Poniższy artykuł otwiera cykl poświęcony funkcjonowaniu organów kierujących pracami Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) oraz kontrolujących ich działalność. Przedstawimy zadania osób pełniących poszczególne funkcje w OSP, sposób ich sprawowania, organizację pracy i prowadzenie dokumentacji. Mamy nadzieję, że informacje te będą pomocne w dobrym wywiązywaniu się z przyjętych zadań.
W artykule przedstawimy, jak zorganizowana jest OSP i dlaczego właśnie tak. Omówimy, jakie komórki organizacyjne ochotniczej straży muszą zostać powołane, a jakie mogą. Podstawą działania stowarzyszenia ochotnicza straż pożarna jest statut, zazwyczaj oparty na wzorcowym statucie, który można znaleźć na przykład na internetowych stronach oddziałów wojewódzkich Związku OSP RP. Każdy członek OSP powinien znać statut, choć w praktyce różnie z tym bywa. Każda OSP jest zorganizowana według struktury opisanej w statucie, do której mogą być wprowadzane rozmaite modyfikacje, ale pewne jego składniki są stałe i niezbędne do prawidłowego funkcjonowania straży.
Podstawy Prawne Działania OSP
W myśl art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity: Dz. U. 2009 r. Nr 178 poz. 1380 z pź. zm.) ochotnicza straż pożarna i związek ochotniczych straży pożarnych funkcjonują w oparciu o przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity: Dz. U. 2001 r. Nr 79 poz. 855 z pź. zm.).
Struktura i Organy OSP
Według wzorcowego statutu OSP, organami OSP są: walne zebranie, zarząd i komisja rewizyjna. Są to organy kolegialne, czyli składające się z więcej niż jednej osoby, w których decyzje zapadają większością głosów. Walne zebranie prowadzi - wybierany każdorazowo - przewodniczący zebrania. Zarządem kieruje wybierany przez zarząd prezes.
Walne Zebranie Członków - Najwyższa Władza OSP
Najwyższą władzą OSP jest - jak w każdym stowarzyszeniu - Walne Zebranie Członków, w którym z głosem stanowiącym udział biorą wszyscy członkowie zwyczajni (nazywani czasem czynnymi), a z głosem doradczym (bez prawa głosowania) także członkowie honorowi i wspierający. Członkowie honorowi i wspierający nie tylko nie głosują, ale także nie mogą być wybierani do władz stowarzyszenia.
Kompetencje Walnego Zebrania
Do kompetencji, czyli wyłącznego prawa, walnego zebrania należy przede wszystkim:
- Podejmowanie uchwał o zmianach statutu i rozwiązaniu OSP.
- Rozpatrywanie i zatwierdzanie dorocznych sprawozdań zarządu i komisji rewizyjnej z ich działalności.
- Podejmowanie - na wniosek komisji rewizyjnej - uchwał w sprawie udzielania absolutorium dla zarządu, czyli aprobata dla działań dotychczasowych i wyrażenie zgody na jego dalsze działanie.
- Uchwalanie rocznego planu działalności i budżetu OSP oraz ustalanie wysokości składki członkowskiej na podstawie materiałów przedstawionych przez zarząd.
- Nadawanie osobom szczególnie zasłużonym dla OSP członkostwa honorowego.
- Rozpatrywanie odwołań od decyzji zarządu. Odwołania takie - adresowane do walnego zebrania członków OSP - składa się na ręce zarządu, który ma obowiązek wprowadzenia ich pod obrady najbliższego walnego zebrania.
- Rozpatrywanie także innych spraw i wniosków, zgłoszonych przez członków OSP przed, a także w trakcie zebrania.
- Podejmowanie uchwały o wstąpieniu (przy uchwalaniu statutu) bądź wystąpieniu ze Związku OSP RP.
- Podejmowanie decyzji o ewentualnym zaprzestaniu działalności i rozwiązaniu OSP. Jest to prawo niezbywalne, to znaczy walne zebranie nie może przekazać takiego uprawnienia.
- Podejmowanie uchwał w sprawie nabycia i zbycia nieruchomości oraz ich obciążeniu (czyli poręczania kredytów hipoteką nieruchomości), a także o nabyciu i zbyciu środków trwałych, a także podejmowanie uchwał w sprawie przyjęcia spadków i darowizn.
- Określenie rodzaju i zakresu prowadzonej przez OSP działalności gospodarczej. Zarząd w tym przedmiocie może się poruszać tylko w zakresie dozwolonym przez walne zebranie.
Rodzaje Walnych Zebrań i Ich Przebieg
Walne zebranie członków OSP zwoływane jest raz w roku jako zebranie sprawozdawcze, a na zakończenie określonej w statucie kadencji - jako zebranie sprawozdawczo-wyborcze. To ostatnie różni się od zebrania sprawozdawczego jedynie tym, że oprócz sprawozdania z działalności stowarzyszenia, wybiera się na nim nowy skład zarządu i komisji rewizyjnej, gdyż z mocy prawa organy te w starym składzie kończą kadencję i przestają istnieć.
W razie potrzeby można także zwołać nadzwyczajne walne zebranie, poświęcone najczęściej jakiemuś ważnemu tematowi bieżącemu. Tryb jego zwołania przewiduje statut OSP. W niektórych OSP nadzwyczajne walne zebrania zwołuje się w połowie roku, żeby przedstawić członkom wyniki półrocznej działalności OSP i poznać ich zdanie na temat prowadzonej działalności. Zebranie nadzwyczajne obraduje wyłącznie na temat określony przez organ je zwołujący (np. zmiany w statucie) i jest władne do podejmowania uchwał na ten temat.
Rozliczenie i Wybory
Na dorocznych zebraniach sprawozdawczych wszyscy zebrani członkowie OSP dokonują rozliczenia (merytorycznego i finansowego) pracy zarządu i komisji rewizyjnej. Przyjęcie sprawozdań oznacza akceptację dotychczasowej ich pracy. Na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym wybiera się ponadto skład komisji rewizyjnej i zarządu.
We wzorcowym statucie OSP przyjęto, że walne zebranie nie decyduje o tym, kto z wybranych członków władz stowarzyszenia będzie pełnić określone funkcje. Zarząd i komisja rewizyjna decydują o tym na swych pierwszych posiedzeniach. W pierwszej kolejności wybierają prezesa OSP i przewodniczącego komisji rewizyjnej, którzy będą ich pracą kierować i koordynować działania poszczególnych członków, po czym następuje dalszy podział funkcji.
Taki sposób wybierania zarządu i komisji rewizyjnej ma tę zaletę, że zarząd w trakcie kadencji może wprowadzić zmiany w podziale funkcji, bez konieczności zwoływania nadzwyczajnego walnego zebrania. Jest to istotne, gdyż niektórym członkom OSP jest trudno określić, czy będą mogli pracować intensywnie przez całą kadencję, czy też obowiązki rodzinne czy zawodowe mogą im to uniemożliwić. Zmiany funkcji w trakcie kadencji nie powinny być odczytywane jako jakiś dyshonor, ponieważ każdy z ochotników ma także inne obowiązki i poświęca na działalność w OSP tylko tyle czasu, ile może.
Chcesz zostać strażakiem ochotnikiem? Oto co musisz wiedzieć 🚒
Często, niestety, wybór członków kolegialnych władz stowarzyszenia odbywa się w znany chyba wszystkim sposób, gdzie ustępujące władze zgłaszają (lub nie) swoich kandydatów, a następnie zgłaszane są (lub nie) propozycje z sali. Ważne jest, aby podczas głosowania nad kandydaturami zadawać pytania dotyczące znajomości roli i obowiązków zarządu lub komisji rewizyjnej, a także preferowanej roli kandydata w ich strukturze.
Usprawnienie Walnych Zebrań i Dokumentacja
Przebieg walnych zebrań można usprawnić przez opracowanie i uchwalenie regulaminu walnego zebrania, uwzględniającego jego charakter, obowiązujące wytyczne prawne i pewne ustalenia lokalne, np. sposób przeprowadzania głosowania. Raz uchwalony regulamin można stosować (jeśli nie ma sprzeciwu) na kolejnych zebraniach.
Po każdym zebraniu należy sporządzić z niego protokół. Tworzy go na podstawie swoich notatek protokolant zebrania. Protokół podpisuje protokolant i wybrany przewodniczący zebrania. W celu ułatwienia czynności sprawozdawczych władze Związku OSP RP opracowały wzory protokołów i ich załączników, które można znaleźć na stronie Zarządu Głównego. Są to druki wzorcowe i można je zmieniać, o ile lokalne warunki tego wymagają. Do protokołu zebrania można dołączyć w razie potrzeby także i inne dokumenty (np. opisowe sprawozdanie z działalności).
Sprawozdawczość do Wyższych Jednostek
Po sporządzeniu odpowiedniej dokumentacji należy jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawić w aktach OSP. W terminie 7 dni od zebrania drugi egzemplarz protokołu wraz z kompletem załączników należy przekazać do Zarządu Oddziału Gminnego (lub równorzędnego) Związku OSP RP.
Jeżeli OSP posiada status organizacji pożytku publicznego, dodatkowo ma obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania merytorycznego. Pomoc w sporządzeniu sprawozdań merytorycznego i finansowego na potrzeby OPP można znaleźć na stronie www.poradnik.pl/x/423736. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez walne zebranie, OPP mają obowiązek do 15 lipca opublikować sprawozdanie merytoryczne i zatwierdzone sprawozdanie finansowe (czyli po podjęciu uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania) w internetowej bazie sprawozdań prowadzonej przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS). Samej uchwały w bazie się nie umieszcza. Od 2012 roku, czyli przy składaniu sprawozdania za rok 2011, OPP nie mają już obowiązku wysyłania sprawozdań w wersji papierowej do MPiPS.
Bardzo ważne jest, o czym nie wszyscy pamiętają, rzetelne sporządzanie załącznika 4 do protokołu, czyli Raportu OSP. Raport ten, po przekazaniu go do Zarządu Oddziału Gminnego Związku OSP RP, służy do sporządzenia raportu gminnego, a następnie do raportów wyższych stopni. Na ich podstawie ogniwa Związku sporządzają plany działania i potrzeb.
Odwołanie i Zmiana Zarządu OSP
W przypadku niezadowolenia z działalności zarządu OSP, możliwe jest jego odwołanie. Można tego dokonać na walnym zebraniu sprawozdawczym. Jeśli statut OSP nie zawiera zapisu, że nie można tego zrobić w czasie trwania kadencji zarządu, jest to możliwe do przeprowadzenia. Nie należy sugerować się tym, że nie ma takiego zapisu w proponowanym porządku obrad, ponieważ można go zmienić na potrzeby zrealizowania i podjęcia uchwał. Walne zebranie sprawozdawcze jest najdogodniejszym momentem do przeprowadzenia takiej zmiany, gdyż nawet jeśli nie będzie kworum w pierwszym terminie, walne zebranie i tak odbędzie się w drugim.
Rozpoczyna się zebranie, najpierw idą sprawozdania za rok poprzedni, potem głosowanie nad absolutorium. Jeśli zarząd nie otrzyma absolutorium, oznacza to brak akceptacji jego działania. Konieczność odwołania zarządu pojawia się, gdy statut stowarzyszenia posiada zapisy o głosowaniu nad udzieleniem absolutorium i wskazuje konsekwencje jego nieudzielenia (np. stanowi to podstawę do odwołania zarządu).
Jeśli statut nie wskazuje żadnych konsekwencji braku absolutorium, wtedy członkowie stowarzyszenia głosujący za nieudzieleniem absolutorium powinni zadać sobie pytanie - co dalej? Na czym nam zależy? Czy brak absolutorium oznacza tylko „ostrzeżenie” - wtedy warto wskazać zarządowi, co konkretnie powoduje brak akceptacji pracy i jakie zmiany są oczekiwane. Może więc być tak, że pomimo braku absolutorium zarząd nadal pozostanie na swoim stanowisku. Jednak może być też tak, że w opinii walnego zebrania zarząd powinien zostać zmieniony. Wtedy członkowie powinni postawić wniosek o odwołanie zarządu i wybór nowego - ale wszystko to powinno być przeprowadzone zgodnie z procedurą zawartą w statucie.
W którymkolwiek momencie, najlepiej już po przerobieniu sprawozdań, ktoś z uczestników stawia wniosek o odwołanie zarządu i wybór nowego. Wniosek powinien zostać poddany głosowaniu. Jeśli wniosek przejdzie, można przystąpić do wyborów. Jeśli nie, stary zarząd pozostaje.
Przygotowując się do takiego manewru, należy mieć przygotowane nowe kandydatury i rozeznanie o poparciu. Brak przygotowania może doprowadzić do sytuacji, w której w skład nowego zarządu wejdą osoby, które odwołano.
Wykluczenie Członka OSP
Prawidłowość wykluczenia członków OSP opiera się na statucie danej OSP. Każda OSP ma swój indywidualny statut, a często postanowienia w nich zawarte różnią się od siebie. W większości statutów czynność skreślenia z listy członka zwyczajnego dokonuje Zarząd OSP poprzez podjęcie stosownej uchwały.
Podstawy Wykluczenia
Zazwyczaj w statutach OSP występuje zapis, iż jednym z powodów skreślenia z listy członków OSP jest nieusprawiedliwione zaleganie przez członka z opłatą składek za okres przekraczający 12 miesięcy, mimo pisemnego upomnienia. Dopiero po spełnieniu tych przesłanek Zarząd może podjąć uchwałę o wykluczeniu danej osoby.
Zgodnie ze statutem wzorcowym OSP członek OSP może zostać wykluczony również z innych powodów. Działalność sprzeczna ze statutem OSP może polegać m.in. na naruszeniu statutowych obowiązków członka zwyczajnego OSP (np. regularne opłacanie składek członkowskich). Kluczowe jest tutaj rozumienie słowa „rażące”. Jednorazowe niezapłacenie składki członkowskiej nie będzie więc rażącym naruszeniem lecz zwykłym naruszeniem statutu. Jednak uporczywe uchylanie się od płacenia składek członkowskich pomimo wezwań skarbnika OSP, można by zakwalifikować jako rażące naruszenie statutu.
Drugim powodem wykluczenia może być popełnienie czynu, który dyskwalifikuje daną osobę jako członka OSP. Za taki czyn należałoby uznać np. świadome, dobrowolne wykroczenie lub przestępstwo z zakresu bezpieczeństwa pożarowego, w postaci spowodowania pożaru w celu wywołania akcji ratowniczej jednostki ochrony przeciwpożarowej.
Innym powodem wykluczenia jest także popełnienie czynu godzącego w dobre imię OSP. Według orzeczenia Sądu Najwyższego z 14 listopada 1986 r. (OSN 1988, poz. 40) naruszenie dobrego imienia osoby prawnej (w tym OSP) polega na rozgłaszaniu nieprawdziwych informacji lub ferowaniu ocen nie mieszczących się w granicach konstruktywnej krytyki (Z. Radwański, Prawo cywilne - część ogólna, Warszawa 2005, s. 189).
Odwołanie od Decyzji o Wykluczeniu
Często statuty przewidują możliwość odwołania się członka od podjętej uchwały wykluczającej. Również na podstawie prawa powszechnie obowiązującego wykluczony członek może wnieść do Sądu Okręgowego właściwego miejscowo z punktu widzenia siedziby OSP pozew w trybie art. 189 k.p.c.
Status Karanych Członków Zarządu OSP
Jeśli członek zarządu OSP został prawomocnie skazany wyrokiem sądowym za przestępstwo umyślne, również w tej kwestii rozstrzyga statut danej OSP. Zwykle w statutach OSP nie ma zakazów pełnienia funkcji w jej władzach przez osoby karane (tak jak jest to np. w statucie Związku). Jeżeli więc prezes OSP został skazany za popełnienie przestępstwa i nie wymierzono mu kary dodatkowej np. zakazu pełnienia funkcji we władzach stowarzyszeń, a w statucie OSP brak jest zapisu o zakazie pełnienia funkcji w jej władzach przez osoby karane, to może on, z punktu widzenia formalnoprawnego, nadal pełnić funkcję.
Rozwiązanie i Likwidacja OSP
W pierwszej kolejności należy zapoznać się ze statutem danej OSP, czy nie zawarto w nim szczególnych uregulowań dotyczących likwidacji. Zgodnie z treścią rozdziału 5 ustawy Prawo o stowarzyszeniach, w wypadku "samorozwiązania" walne zebranie członków podejmuje uchwałę o rozwiązaniu stowarzyszenia, w wyniku którego przeprowadza się likwidację. Uchwała powinna określać przede wszystkim datę rozwiązania stowarzyszenia, która jest jednocześnie datą rozpoczęcia likwidacji. Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach likwidatorami stowarzyszenia są członkowie jego zarządu, jeżeli statut stowarzyszenia nie przewiduje inaczej.
Rozwiązanie stowarzyszenia przez sąd następuje wówczas, gdy liczba członków stowarzyszenia zmniejszyła się poniżej liczby członków wymaganej do jego założenia lub stowarzyszenie nie ma przewidzianych w ustawie władz i nie ma warunków do ich wyłonienia w okresie dłuższym niż rok (art. 31 pr.stow.). Sąd może również rozwiązać stowarzyszenie w sytuacji określonej w art. 29 ust. 1 pkt 3 pr.stow., tj. gdy jego działalność wykazuje rażące lub uporczywe naruszanie prawa albo postanowień statutu i nie ma warunków do przywrócenia działalności zgodnej z prawem lub statutem. Podmiotem, który mógłby zwrócić uwagę sądu rejestrowego na potrzebę podjęcia tego typu działań może być Starosta właściwy z punktu widzenia siedziby OSP, a to z uwagi na uprawnienia nadzorcze jakie posiada na podstawie art. 8 ust.
tags: #odwolania #do #zarzadu #wojewodzkiego #osp