Organizacja Festynu Ochotniczej Straży Pożarnej: Poradnik Praktyczny

Organizacja festynu przez Ochotniczą Straż Pożarną (OSP) to doskonała okazja do integracji lokalnej społeczności oraz pozyskania funduszy na niezbędny sprzęt. Aby przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, należy odpowiednio zaplanować zarówno aspekty formalne, jak i programowe. Poniższy poradnik przedstawia kluczowe kroki i wskazówki dotyczące organizacji takiego wydarzenia.

I. Podstawy Prawne i Formalności

Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) jest organizacją pozarządową, utworzoną na takich samych zasadach jak stowarzyszenie. Cechą odróżniającą OSP od innych stowarzyszeń jest "podejmowanie działań w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska". Przed przystąpieniem do organizacji festynu, szczególnie jeśli jego celem jest zbiórka pieniędzy, należy zapoznać się z obowiązującymi przepisami.

1. Zbiórki Publiczne

Jeśli festyn ma na celu zbiórkę funduszy, konieczne jest zgłoszenie oficjalnej zbiórki publicznej. Zgodnie z Ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz.U. 2014 poz. 498), pozwolenie na zbiórkę może być udzielone stowarzyszeniom i organizacjom, które mają osobowość prawną, lub komitetom, które są organizowane dla przeprowadzenia określonego celu. Cel zbiórki powinien być zgodny ze statutem stowarzyszenia lub organizacji albo z aktem organizacyjnym komitetu. Powołując się na te przepisy, Ochotnicza Straż Pożarna może być oficjalnym organizatorem zbiórki.

• Sposoby zgłaszania zbiórki: Zgodnie ze zmianami, które weszły w życie w 2014 roku, zgłoszenie zbiórki nie musi opierać się na pozwoleniu udzielanym w drodze decyzji administracyjnej przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Obecnie zgłoszenie można wysyłać drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu zbiorki.gov.pl (wówczas pojawi się na portalu maksymalnie w ciągu 3 dni) lub złożyć wersję papierową (w takim przypadku weryfikacja może potrwać do 7 dni).
• Zgłoszenie elektroniczne: Zgłaszając zbiórkę drogą elektroniczną, niezbędne będzie wygenerowanie podpisu elektronicznego lub bezpłatny “profil zaufany”, który można założyć na portalu ePUAP.gov.pl.
• Formy zbiórki: Zbiórka publiczna ofiar w gotówce może przybrać 4 formy: dobrowolnych wpłat na konto założone specjalnie na potrzeby danej zbiórki, zbierania ofiar do puszek kwestarskich lub skarbon stacjonarnych, sprzedaży cegiełek wartościowych oraz sprzedaży przedmiotów i usług.
• Zabezpieczenie i identyfikacja: Rozpoczynając zbiórkę, warto sprawdzić, czy puszki i skarbony są odpowiednio ochronione, tzn. muszą być tak zabezpieczone, aby ich otwarcie i wyciągnięcie zawartości nie było możliwe bez widocznego naruszenia zabezpieczenia. Puszki i skarbony muszą być ponumerowane, zaopatrzone w nazwę instytucji lub organizacji przeprowadzającej akcję oraz jej adres. Osoby bezpośrednio przeprowadzające zbiórkę funduszy muszą być wyposażone w stosowne identyfikatory. W przypadku rozprowadzania kalendarzy strażackich, roznoszącymi mogą być członkowie OSP, którzy otrzymali stosowne pozwolenie, członkowie instytucji mającej cele pokrewne do OSP lub osoby imiennie zaproszone przez tę instytucję.

2. Organizacja Loterii Fantowej

Loteria fantowa to popularny i efektywny sposób na pozyskiwanie funduszy podczas festynu. Jej organizacja wymaga jednak spełnienia określonych formalności.

• Zgłoszenie loterii: Zgłoszenie, regulamin, oświadczenia, wzór losu biorącego udział w losowaniu oraz karty ewidencji (ważnej na rok kalendarzowy) wraz z wnioskiem należy złożyć w Urzędzie Celno-Skarbowym, np. Wielkopolski Urząd Celno-Skarbowy w Poznaniu Delegatura w Kaliszu (ul. Okopowa 1, 62-800 Kalisz, tel. 63 246 61 40, pani Anna Tomaszewska). Loteria powinna być zgłoszona na 30 dni przed planowanym rozpoczęciem.
• Kwestie finansowe: W przypadku organizacji pożytku publicznego łączna wartość puli wygranych w loteriach fantowych lub grach bingo fantowe może wynieść w ciągu roku nie więcej niż 30-krotność kwoty bazowej.
• Dane organizatora: Gdy loteria zgłaszana jest przez osobę fizyczną, należy dopisać funkcję jaką pełni w danej organizacji (np. przewodnicząca KGW, OSP). Gdy loteria zgłaszana jest przez bibliotekę, ośrodek kultury czy szkołę, w załącznikach nr 1,3,4 wpisać należy instytucję, natomiast w załącznikach 5,6 osobę zgłaszającą loterię (np. dyrektor).
• Nagrody:
  • Jeśli nagrody będą ufundowane przez darczyńców, należy sporządzić listę darczyńców, którzy muszą ją podpisać i opieczętować wraz z wyceną podarowanych nagród.
  • W przypadku, gdy nagrody nie będą fundowane przez organizatora, ale "zabezpieczą" je rodzice dzieci i nauczyciele we własnym zakresie, należy pamiętać o zebraniu paragonów - będą one potrzebne przy kontroli.
  • W regulaminie należy napisać, że nagrody będą fundowane przez organizatora i darczyńców oraz wpisać dokładny adres przeprowadzenia loterii.
• Czas trwania i sprawozdawczość: Czas trwania loterii musi wynosić minimum 10 dni roboczych od dnia rozpoczęcia loterii. Po jej zakończeniu, w terminie 30 dni, należy przedłożyć SPRAWOZDANIE O ZAKOŃCZENIU LOTERII. Sprawozdanie powinno zawierać informacje takie jak: czy loteria się odbyła, termin, data, miejsce, oraz liczba sprzedanych losów.
• Druki ścisłego zarachowania: Zaświadczenia o wygranej wydaje się na drukach ścisłego zarachowania, które należy pozyskać z Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, ul. Lindleya 14, 02-013 Warszawa. W sprawie pozyskania druków należy zadzwonić pod numer telefonu 22 584 61 00.

3. Sprzedaż Alkoholu i Kasy Fiskalne

Ważnym aspektem przy organizacji festynu z elementami gastronomicznymi jest kwestia sprzedaży alkoholu, zwłaszcza piwa.

• Brak zwolnień dla OSP: Ministerstwo Finansów jasno wskazało, że rozporządzenie nie przewiduje szczególnych tytułów zwolnieniowych dla sprzedaży dokonywanej przez ochotniczą straż pożarną podczas organizacji festynów. Oznacza to bezwzględny obowiązek ewidencjonowania sprzedaży piwa przy pomocy kas fiskalnych. Sprzedaż piwa przez ochotniczą straż pożarną na festynach była objęta bezwzględnym obowiązkiem prowadzenia ewidencji przy pomocy kas fiskalnych również na mocy wcześniej obowiązujących przepisów.
• Ryzyko nadużyć: Szczególny charakter piwa, przejawiający się tym, że w obrocie tego typu towarami występuje wysokie ryzyko występowania nadużyć podatkowych, powoduje, że nie jest zasadne obejmowanie zwolnieniem ich sprzedaży.
• Zwolnienia ogólne: Podatnicy ci będą uprawnieni do korzystania ze zwolnienia z tego obowiązku na zasadach ogólnych, w szczególności w związku z osiągnięciem obrotów nieprzekraczających limitów określonych w rozporządzeniu.

4. Bezpieczeństwo Imprez Masowych

Organizacja większego festynu może podlegać pod Ustawę z dnia 22 sierpnia 1997 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1836/).

• Definicje:
  • Impreza masowa: impreza artystyczno-rozrywkowa lub sportowa, w której liczba uczestników wynosi: na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na terenie otwartym powyżej 1000 osób, a w przypadku obiektu budowlanego powyżej 500 osób.
  • Impreza masowa o podwyższonym ryzyku: impreza masowa, podczas której istnieje możliwość wystąpienia aktów przemocy lub agresji, gdzie liczba uczestników wynosi: na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na terenie otwartym powyżej 300 osób, a w przypadku obiektu budowlanego powyżej 200 osób.
• Zgłoszenie i współpraca z władzami: W przypadku dużego festynu konieczne jest poinformowanie władz gminy i komendanta gminnego. Na zbiórkę publiczną zgodę wydaje burmistrz lub wójt na teren gminy, a starosta na teren powiatu. Jest ustawa, która o tym mówi i nikt nie może odmówić zgody, chyba że cel jest niezgodny z prawem.
• Osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo pożarowe: Osoba ta powinna posiadać odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony przeciwpożarowej zgodne z art. 4 ust 2 Ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. Nr 100 poz. 835 z 2005 r.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 października 2005 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych oraz szkoleń dla strażaków jednostek ochrony przeciwpożarowej i osób wykonujących czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej (Dz. U. Nr 215 poz. 1823).
• Urządzenia mechaniczne: Należy egzekwować od właścicieli, w przypadku organizowania imprez podczas których przewiduje się używanie urządzeń mechanicznych, elektrycznych, hydraulicznych (np. dźwigi, podnośniki, wysięgniki, windy), wymaganych pozwoleń na użytkowanie.

II. Planowanie Atrakcji i Programu Festynu

Aby festyn był atrakcyjny i przyciągnął dużą liczbę uczestników, kluczowe jest zaplanowanie różnorodnego programu i zadbanie o ciekawe elementy. Data imprezy powinna być ustalona na jakiś "cieplejszy termin", najlepiej na przełomie czerwca.

1. Atrakcje Artystyczne i Edukacyjne

• Występy na scenie: Najlepszym sposobem na przyciągnięcie ludzi jest występ jakiegoś zespołu. Mogą to być zespoły pieśni i tańca przy Gminnym Ośrodku Kultury (GOK) lub zespoły, które grają na zabawach i zgodzą się zagrać charytatywnie. Ważne, żeby na scenie coś się działo, a przez cały czas powinna lecieć jakaś muzyka, nawet z CD. Można poprosić osobę z GOK, żeby poprowadziła całą imprezę.
• Konkursy dla dzieci: Dzieci bardzo lubią śpiewać i mówić wierszyki, a rodzice widząc swoje pociechy na scenie, będą w lepszym nastroju do wsparcia finansowego.
• Pokazy ratownictwa: Warto zorganizować pokazy ratownictwa drogowego lub inne, które demonstrują umiejętności strażaków i sprzęt OSP.
• Młodzieżowe i Dziecięce Drużyny Pożarnicze (MDP, DDP): Można zaangażować MDP i DDP, oferując im możliwość zaprezentowania się, np. przez organizację konkursów, ćwiczeń czy gier związanych z tematyką pożarniczą. Warto pamiętać, że gmina zapewnia OSP ubezpieczenie członków i opiekunów MDP i DDP, w tym ubezpieczenie grupowe, od odpowiedzialności cywilnej i od następstw nieszczęśliwych wypadków, podczas wykonywania powierzonych zadań. Regulamin odznaczeń, odznak i wyróżnień Związku OSP RP umożliwia nadawanie członkom MDP wyróżnień w postaci odznaki MDP: złotej, srebrnej i brązowej.

2. Stoiska i Gastronomia

Gastronomia jest często najbardziej dochodowym elementem festynu OSP.

• Własne stoiska OSP: Można postawić własne stoiska typu grill, piwo, napoje. Z tego jest niezły zysk. Ceny warto dawać niezbyt wysokie (ok. 2-2,5 zł), by zachęcić do większej konsumpcji, co zwiększa ogólny zarobek i buduje dobrą reputację strażaków.
• Stoiska zewnętrzne: Dobrze jest załatwić paru gości ze stoiskami typu piwo, napoje, grill. W przypadku słabego ruchu można nie wymagać od nich "placowego". Trzeba jednak zapewnić takim stoiskom źródło prądu.
• Współpraca z lokalnymi firmami: Właściciele sklepów często wolą sponsorować imprezy, dając towar zamiast gotówki. Można mieć układ z hurtownią - zamawiamy towar, firma przywozi na miejsce, a po imprezie odbiera to, co zostało, i dopiero wtedy następuje rozliczenie. Należy jednak skalkulować ryzyko, np. otwartej beczki piwa, za którą trzeba zapłacić w całości.
• Słodkości: Wiele jednostek OSP zyskuje na sprzedaży ciast upieczonych przez panie z lokalnej społeczności, sprzedawanych z kawą.

III. Promocja i Zaangażowanie Społeczności

Skuteczna promocja i zaangażowanie lokalnej społeczności są kluczowe dla sukcesu festynu.

• Plakaty i zaproszenia: Graficy mogą stworzyć ciekawe, efektowne plakaty związane z OSP, na których jasno będzie napisany cel imprezy. Powinny zostać rozwieszone wszędzie, gdzie to możliwe. Warto także jeździć po całym terenie, wchodzić do każdego domu, wręczać wydrukowane zaproszenia na festyn i przy okazji informować o planowanych atrakcjach, np. loterii fantowej.
• Rola ważnego gościa: Ważne jest, aby jakiś ważny gość (np. wójt, burmistrz, komendant) w pewnym momencie zabrał głos i wytłumaczył, na co pójdą zebrane pieniądze. Uświadomi on, ile kosztuje sprzęt, który chcecie kupić, co zachęci ludzi do większej hojności.
• Wolontariat: Bez ludzi nie ma organizacji. Lider, zespół, wolontariusze, młodzież, dzieci - to ludzie tworzą organizacje pozarządowe. W OSP wolontariusze są angażowani na takich samych zasadach jak w innych stowarzyszeniach i ich pomoc jest bezcenna.
• Miejsce wydarzenia: Festyn można zorganizować w Gminnym Ośrodku Kultury lub na dużym boisku ze sceną. Później można zorganizować płatną dyskotekę w GOK.

IV. Zarządzanie Jednostką OSP w Kontekście Festynu

Sprawne funkcjonowanie OSP na co dzień, a co za tym idzie, także podczas organizacji festynu, opiera się na stabilnych podstawach organizacyjnych.

• Statut OSP: Jest to podstawowy i wymagany dokument w każdej jednostce, jej „konstytucja”. Reguluje zasady działania, ułatwia sprawne zarządzanie. Podstawowe informacje konieczne w statucie są takie same dla wszystkich, ale szczegółowe zapisy mogą być różne.
• Władze OSP: W OSP, jak w każdym stowarzyszeniu, władze to: walne zebranie członków (najwyższa władza), zarząd i komisja rewizyjna. Komisja rewizyjna jest organem obowiązkowym, pełniącym wewnętrzną kontrolę działania OSP.
• Księgowość: Ochotnicza Straż Pożarna musi prowadzić księgowość. Może to być pełna księgowość albo prowadzenie księgowości w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi: W OSP ludzie tworzą organizację. Istnieją role i zadania określone ustawowo (np. zarząd, naczelnik), ale są też takie tworzone tylko w danej jednostce (np. zespoły od konkretnych zadań). Całym tym zasobem trzeba zarządzać.

Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą w organizacji udanego festynu, który nie tylko przyniesie wymierne korzyści finansowe, ale także wzmocni więzi w lokalnej społeczności i promować będzie ważne działania Ochotniczych Straży Pożarnych.

tags: #organizacja #festynu #osp