W każdej Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) obligatoryjne jest obsadzenie funkcji skarbnika, co wynika z § 24 Statutu wzorcowego OSP, a także z bardzo zbliżonych wytycznych w statucie każdej jednostki. Skarbnik w OSP to bardzo odpowiedzialna funkcja, ponieważ we współczesnym świecie sprawy finansowe są jednymi z najważniejszych zagadnień, a ich prawidłowe prowadzenie zapewnia spokojną działalność podstawową.
Rola i zakres odpowiedzialności skarbnika OSP
Skarbnik, jako członek zarządu OSP, jest odpowiedzialny za całość spraw finansowych i prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej jednostki. Odpowiedzialność ta wynika bezpośrednio z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Nawet jeżeli zarząd powierzy prowadzenie księgowości zewnętrznej księgowej, skarbnik nadal odpowiada za jej pracę, dzieląc tę odpowiedzialność z prezesem.
Szczegółowe obowiązki skarbnika
- Prawidłowość wszystkich rozliczeń OSP.
- Ewidencja zgodna z obowiązującymi przepisami.
- Właściwe przechowywanie i archiwizacja dokumentów finansowych OSP, w tym tych zawierających dane osobowe.
Należy zwrócić uwagę, że dokumenty finansowe zawierają często dane osobowe, podlegające szczególnej ochronie, dlatego należy je przechowywać w warunkach gwarantujących, że nie dostanie się do nich nikt niepowołany. Dobrze jest przyjąć zasadę, że dokumenty finansowe (tak jak osobowe) nie mogą być wynoszone poza teren OSP. Wyjątek można zrobić wyłącznie dla księgowej, jeżeli nie pracuje w strażnicy, ale ją także obowiązują przepisy o ochronie danych.
Niezbywalnym prawem i obowiązkiem skarbnika jest prawo podpisu na dokumentach finansowych. Bez jego podpisu dokumenty finansowe OSP nie mają mocy prawnej. Zapisano to zresztą we wzorcowym statucie w § 44: "Umowy, akty oraz pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik".
Wymagane kwalifikacje i zaangażowanie
Funkcja skarbnika wymaga nie tylko znajomości spraw finansowych, czyli stale zmieniającego się w Polsce prawa i zasad sprawozdawczości, ale też dużego zaangażowania osobistego i czasowego. Nie powinny podejmować się tej funkcji osoby mające nawet dobre chęci, ale niemające odpowiedniej wiedzy.
W małych OSP, działających w niewielkich gminach, w których obroty finansowe są niewielkie, olbrzymią pomocą może być urząd gminy. W wielu przypadkach właściwą księgowość prowadzą wprost urzędnicy, a skarbnik dostarcza jedynie kolejne dokumenty. Wynika to z faktu, że dla organu założycielskiego (a więc kontrolnego), jakim dla OSP jest gmina, czasem łatwiej jest poprowadzić całą rzecz od początku, niż później poprawiać czyjeś błędy.
Finansowanie NGO - Opłata turystyczna
Zarządzanie finansami OSP
O sprawach finansowych OSP decyduje zarząd w swym pełnym składzie. Materiały potrzebne do podejmowania takich decyzji przygotowuje jednak właśnie skarbnik. On też, wraz z prezesem, odpowiada za prawidłową, bieżącą gospodarkę środkami finansowymi. Stąd też przez ręce skarbnika powinny przechodzić wszystkie dokumenty finansowe - faktury i rachunki. Należy zwrócić uwagę na to, że bardzo korzystne jest, by dokumenty tego typu były na odwrocie opisywane - czego dotyczą i w jakim celu oraz przez kogo był poczyniony wydatek. Można również napisać, na czyje polecenie. Skarbnik powinien również parafować przyjęcie dokumentu do odpowiedniego rejestru.
Zwiększanie wpływów i przechowywanie środków
Skarbnik jest w zarządzie osobą - niejedyną, ale najbardziej predysponowaną - do wyszukiwania sposobów zwiększenia wpływów do strażackiej kasy. To on w pierwszym rzędzie powinien śledzić możliwości uzyskiwania rozmaitych darowizn, dotacji czy innych dochodów.
Skarbnik odpowiada również za właściwe przechowywanie środków pieniężnych. Oczywiście najbezpieczniejsze jest trzymanie gotówki w banku i korzystanie w jak największej mierze z obrotu bezgotówkowego, ale nie zawsze można tak robić. Często nawet przy zakupie sprzętu ratowniczego można się spotkać z żądaniem zapłaty gotówką. W tej sytuacji w kasie podręcznej powinien być pewien zapas gotówki. Tu jednak skarbnik powinien dbać o to, by spoczywała w bezpiecznym miejscu - np. w sejfie czy stabilnie zamocowanej kasecie, od której klucz posiada wyłącznie on. Zaleca się również, by zarząd podjął uchwałę określającą, jaka jest górna granica środków, jakie można przechowywać w kasie podręcznej. To porządkuje sprawę i zapobiega przechowywaniu większej ilości pieniędzy „w skarpecie”.
Jako strażnik finansów OSP skarbnik powinien też być odporny na pokusy szybkiego pomnożenie zasobów poprzez umieszczanie środków na okazyjnych, podejrzanie wysoko oprocentowanych kontach w różnych bankach i parabankach. Przy ewentualnej „wpadce” niesłychanie trudno będzie skarbnikowi wytłumaczyć właścicielowi tych środków (a więc wszystkim członkom stowarzyszenia), że działał w dobrej wierze.
Planowanie i sprawozdawczość finansowa
Do skarbnika należy również opracowanie rocznego planu finansowego OSP. Nie ma tu znaczenia, jak wielkie są obroty finansowe. Publiczne pieniądze zawsze powinny pochodzić z legalnych źródeł i zawsze w równie legalny sposób powinny być wydawane. Dlatego po zakończeniu okresu finansowego, skarbnik powinien sporządzić sprawozdanie z wykonania planu.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992 r. (z późniejszymi zmianami) nakazuje, aby sprawozdanie finansowe po jego przegłosowaniu i zatwierdzeniu przez walne zebranie członków było dołączone do rocznego zeznania podatkowego (CIT-8), które OSP jako płatnik tego podatku powinien złożyć w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od daty odbycia walnego zebrania.
Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej
Ponieważ skarbnik prowadzi zazwyczaj także bezpośrednią obsługę kasową, wymagane jest, aby złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Spotyka się również przypadki, gdy oświadczenia takie składali wszyscy członkowie zarządu, co jest dobrym zwyczajem, gdyż uzmysławia wszystkim, że zespołowo kierują i odpowiadają za powierzony im majątek OSP. Odpowiedzialność prawna wynika zresztą także z przepisów ogólnych i nawet przy braku podpisanego oświadczenia, odpowiedzialność skarbnika nie ulega zmniejszeniu.
Dodatkowe obowiązki skarbnika związane ze składkami
Pełniąc obsługę kasową, skarbnik z jednej strony proponuje zarządowi wysokość rocznej składki członkowskiej, zatwierdzanej później na walnym zebraniu, a z drugiej - przyjmuje wpłaty tych składek. Prowadzi też rejestr członków z zaznaczeniem aktualności wniesienia składek członkowskich. Jest to o tyle ważne, że zbyt długie zaleganie z wpłaceniem należnych składek skutkuje zawieszeniem, a później utratą praw członkowskich w OSP. Na ogół przyjmuje się, że tylko członkowie z aktualnie opłaconymi składkami mają prawo głosu na walnym zebraniu. Przy zaległości większej niż rok zarząd może podjąć decyzję o skreśleniu z listy członków.
Jeśli OSP jest członkiem Związku OSP RP, skarbnik ma jeszcze jeden obowiązek składkowy: co roku wpłaca zbiorową składkę członkowską OSP na rzecz Związku OSP RP. Wysokość tej składki powinna być określona przez Zarząd Oddziału Gminnego (lub równorzędnego) Związku OSP RP. Składkę wpłaca się na rzecz tegoż oddziału. Spotyka się także przypadki (zazwyczaj gdy oddziały gminne nie prowadzą działalności finansowej), gdy OSP wpłacają składki bezpośrednio na rzecz oddziału powiatowego, a nawet wojewódzkiego.
Rola skarbnika nie ogranicza się - jak się czasem wydaje - jedynie do zliczania wpływów i wydawania pieniędzy na polecenie zarządu. Skarbnik musi na bieżąco prowadzić księgowość zgodną z wymaganiami władzy skarbowej, w porę odprowadzać należne podatki, wskazywać na możliwe źródła ewentualnych dochodów i na ograniczenia w wydatkach, a także planować strategię finansową stowarzyszenia, aby zachować możliwość jego działania i rozwoju.
tags: #oswiadczenie #o #odpowiedzialnosci #materialnej #skarbnika #osp