Walne zebranie członków to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia, który tworzą wszyscy jego członkowie. Choć bieżąca działalność OSP opiera się na pracy zarządu, to właśnie walne zebranie podejmuje kluczowe decyzje w życiu jednostki. Zwołuje je zarząd w terminach określonych w statucie.
Przygotowanie formalne i weryfikacja członków
Przed zwołaniem walnego zebrania warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często raporty zarządu podają ogólną liczbę członków zwyczajnych, która nie odzwierciedla rzeczywistej liczby osób „czynnych”, co utrudnia zwołanie prawomocnego zebrania. Podstawą jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego, w szczególności z płacenia składek.
Ustalenie ostatecznej liczby członków uprawnionych do głosowania jest kluczowe dla określenia kworum. Uchwały władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że statut stanowi inaczej. Prawidłowe zwołanie zebrania wymaga zawiadomienia wszystkich członków o terminie, miejscu i porządku obrad.
Dokumentacja i wzory pism
Pomocnym narzędziem dla zarządów jest komplet wzorów dokumentów opracowany przez ZOSP RP, aktualizowany rokrocznie na stronie Związku w zakładce „Kampania sprawozdawcza”. Dokumenty te można edytować elektronicznie, co pozwala zaoszczędzić czas. Należy pamiętać o:
- Przygotowaniu listy obecności z podziałem na członków zwyczajnych (uprawnionych do głosowania) oraz pozostałe osoby (wspierające, honorowe, MDP, goście).
- Przyjęciu uchwały w sprawie sprawozdania finansowego, jeśli jednostka prowadzi księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości.
- Archiwizacji dokumentacji zebrania, która stanowi historię organizacji.
Przebieg obrad i wybory
Zebranie zwykle otwiera prezes OSP, po czym następuje wybór przewodniczącego zebrania oraz powołanie niezbędnych komisji (skrutacyjnej, mandatowej, wyborczej oraz komisji uchwał i wniosków). W małych jednostkach dopuszczalne jest łączenie funkcji komisji.
Procedura wyborcza
Przed przystąpieniem do wyborów walne zebranie podejmuje uchwałę w sprawie określenia liczby członków Zarządu i Komisji Rewizyjnej, zgodnie ze statutem. Kluczowe zasady głosowania:
- W pierwszym głosowaniu wybiera się prezesa Zarządu (wymagana większość ponad 50% głosów).
- W drugim głosowaniu wybiera się członków Zarządu - głos jest ważny, jeśli liczba wybranych kandydatów nie przekracza liczby wybieranych członków.
- W trzecim głosowaniu wybiera się Komisję Rewizyjną, stosując odpowiednie zasady głosowania.
W komisji skrutacyjno-wyborczej należy obsadzić osoby, które nie kandydują do organów. Po wyborach zarząd spośród swoich członków wybiera wiceprezesa, naczelnika, zastępcę naczelnika, sekretarza, skarbnika oraz gospodarza.
Zebranie Sprawozdawczo - Wyborcze w OSP w Czerninie
Wybory delegatów i przedstawicieli
W porządku obrad zebrania sprawozdawczo-wyborczego znajdują się również:
- Wybór delegatów na Zjazd Oddziału Gminnego ZOSP RP.
- Wybór przedstawiciela OSP do składu osobowego Zarządu Oddziału Gminnego ZOSP RP.
Jeżeli decyzje podjęte podczas zebrania wymagają zmian w KRS, do sądu należy przygotować oryginały dokumentów: protokół, listę obecności, stosowne uchwały oraz dwa egzemplarze statutu.
tags: #porzadek #zebrania #sprawozdawczo #wyborczego #osp