Pożar w biurze rachunkowym lub u klienta, którego dokumentacja jest prowadzona, stanowi poważne zdarzenie losowe, niosące za sobą szereg konsekwencji prawnych, podatkowych i księgowych. Wymaga od podatnika oraz biura rachunkowego podjęcia natychmiastowych działań w celu odtworzenia dokumentacji i rozliczenia strat. Niniejszy artykuł omawia kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę w takiej sytuacji, w tym obowiązki podatnika, orzecznictwo sądowe, zasady ewidencji księgowej strat i odszkodowań, a także specyfikę kontroli, którym podlegają biura rachunkowe.
Obowiązek odtworzenia dokumentacji po pożarze
Obowiązek odtworzenia dokumentacji księgowej po pożarze spoczywa na podatniku, a nie na organach skarbowych. Jest to fundamentalna zasada wynikająca z art. 86 Ordynacji podatkowej, który zobowiązuje podatnika do przechowywania dokumentacji aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania. Dopiero w przypadku, gdy podatnik ma problemy z jej odtworzeniem, na przykład, gdy kontrahent odmówi wydania duplikatu, może zwrócić się o pomoc do organu podatkowego. Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w swoim orzecznictwie wielokrotnie potwierdzał to stanowisko, podkreślając, że organy podatkowe nie wyręczą podatnika i same nie będą poszukiwać brakującej dokumentacji.
WSA w Łodzi wyrokiem z 15 stycznia 2020 r. (sygn. akt I SA/Łd 525/19) oraz NSA wyrokiem z 17 stycznia br. oddaliły skargę spółki, której dokumenty spłonęły w pożarze, i która nie przedłożyła dokumentów źródłowych potwierdzających koszty podatkowe. W uzasadnieniu stwierdzono, że spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów z uwagi na brak udokumentowania poniesionych wydatków. Sąd stanął po stronie organów skarbowych, stwierdzając, że same tylko wyciągi z rachunków bankowych nie wystarczą, aby móc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu.
NSA podkreślił, że podatnik może zwrócić się do organu podatkowego o pomoc w odzyskiwaniu duplikatów dokumentów, ale pod warunkiem, że najpierw sam wykaże, że o takie dokumenty wystąpił i spotkał się na przykład z niczym nieuzasadnioną odmową od swojego kontrahenta. Wówczas organ, zwłaszcza w postępowaniu podatkowym, może pomóc w takiej sytuacji.
Skutki utraty dokumentacji księgowej i podatkowej
Usunięcie, zagubienie lub zniszczenie dokumentów to zdarzenie, które może spotkać każdego przedsiębiorcę. Utrata danych księgowych zazwyczaj prowadzi do poważnych konsekwencji, takich jak problemy z rozliczeniami podatkowymi, straty finansowe oraz utrudnienia w monitorowaniu i zarządzaniu finansami firmy. Przechowywanie dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami prawa, aż do upływu przedawnienia zobowiązań, których dane dokumenty dotyczą, to jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców.
Postępowanie po utracie dokumentów
Jeśli przedsiębiorca utraci dokumenty księgowe, powinien:
- Poinformować o tym fakcie urząd skarbowy.
- Przystąpić do odtworzenia dokumentacji, zwracając się do kontrahentów z prośbą o wystawienie duplikatów faktur i rachunków, a także dowodów wpłat i wypłat.
- Przejrzeć wyciągi bankowe, aby ustalić przychody i rozchody firmy.
Sankcje i konsekwencje podatkowe
Jeśli podatnikowi nie uda się odtworzyć pełnej dokumentacji księgowej, fiskus może określić podstawę opodatkowania szacunkowo. Celem jest, aby podstawa ta była możliwie jak najbardziej zbliżona do jej rzeczywistej wysokości, jednak podatnik musi liczyć się z niekorzystną dla siebie podstawą opodatkowania, której co do zasady nie może kwestionować.
Kodeks karny skarbowy stanowi, że utrata dokumentów księgowych nie powoduje sankcji, jeśli była spowodowana niezależnym od podatnika i nieumyślnym zdarzeniem. Warto jednak pamiętać, że Ordynacja podatkowa przewiduje, iż podatnik, który nie przedstawi w wyznaczonym terminie dokumentów, może zostać ukarany karą porządkową do 3 000 zł. Co więcej, nieprzedstawienie wymaganej dokumentacji na przykład organom kontroli podatkowej lub celno-skarbowej, może być traktowane jako utrudnianie lub udaremnianie czynności sprawdzających, za co grozi kara grzywny do 720 stawek dziennych, co w 2023 roku może oznaczać nawet 46 533,33 zł.
Obieg dokumentów w kancelarii
Odpowiedzialność biura rachunkowego za utratę dokumentacji
Współpraca z biurem rachunkowym to codzienność dla wielu przedsiębiorców. Biuro rachunkowe, świadcząc profesjonalne usługi, powinno odpowiadać za błędy popełnione podczas prowadzenia ksiąg. Jeśli dokumentacja księgowa została utracona z winy biura rachunkowego, a podatnik doznał z tego tytułu strat, ma prawo żądać naprawienia szkody. Biuro rachunkowe jest w takim wypadku zobowiązane do naprawienia szkody wynikłej z nienależytego wykonania zobowiązania.
Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych błędy - nawet jeśli powstały one w wyniku działania biura rachunkowego. Jednakże, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, klient może dochodzić odszkodowania od biura rachunkowego. Przedsiębiorca może domagać się zwrotu poniesionych kosztów, np. odsetek za zwłokę, kar czy grzywien.
W strukturze biura rachunkowego za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny jest konkretny księgowy. Jeśli jest zatrudniony na umowę o pracę, odpowiedzialność za błędy spoczywa na pracodawcy, czyli biurze rachunkowym. Kluczowe znaczenie ma tutaj OC biura rachunkowego, które pozwala pokryć szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. Klient biura rachunkowego powinien więc przed podpisaniem umowy upewnić się, czy polisa obejmuje wszystkie kluczowe ryzyka i czy biuro zgłosiło umowę do ubezpieczyciela.
Aby ubiegać się o odszkodowanie, przedsiębiorca musi udowodnić błędy biura oraz wykazać związek przyczynowy między nimi a poniesioną szkodą. Nierzetelne biuro rachunkowe to takie, które unika odpowiedzialności, nie dokumentuje działań i nie informuje klienta o błędach. W praktyce, błędy w rozliczeniach mogą prowadzić do nałożenia kar, a klient odpowiada przed organami skarbowymi.
Księgowe aspekty pożaru w firmie: straty i odszkodowania
Pożar w firmie, skutkujący zniszczeniem mienia (towarów, środków trwałych), wywołuje również konsekwencje na gruncie rachunkowości. Straty i zyski nadzwyczajne definiowane są przez ustawę o rachunkowości jako straty i zyski powstające na skutek zdarzeń trudnych do przewidzenia, będących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia.
Ewidencja wartości zniszczonych składników majątku
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 21 ustawy o rachunkowości, szkody spowodowane zdarzeniami losowymi, takimi jak pożary, ujmuje się w księgach rachunkowych w następujący sposób:
- Wartość zniszczonych składników majątku, ustaloną w rzeczywistych cenach zakupu (nabycia) lub koszcie wytworzenia, a w przypadku środków trwałych - w wartości pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, zalicza się do strat nadzwyczajnych.
Do ewidencji otrzymanych odszkodowań z tytułu ubezpieczeń majątkowych służy konto 770 „Zyski nadzwyczajne”. Natomiast na koncie 771 „Straty nadzwyczajne” ewidencjonowana jest bezpośrednio wartość szkód w składnikach majątku nieobjętych ubezpieczeniem majątkowym.
Szkody w składnikach majątku objętych ubezpieczeniem oraz koszty ich usuwania obciążające ubezpieczyciela ewidencjonowane są w ciągu roku na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: np. 240 „Rozrachunki z ubezpieczycielem”). Istotne jest, aby wszelkie operacje związane z rozliczaniem w księgach rachunkowych szkód i odszkodowań były ewidencjonowane w taki sposób, aby możliwe było wykazanie w rachunku zysków i strat wysokości poniesionych strat i otrzymanych odszkodowań.
Przykład ujęcia zdarzenia w księgach rachunkowych
Załóżmy, że w firmie wybuchł pożar w magazynie. Wartość początkowa spalonych pomieszczeń to 200 000 zł, a kwota umorzenia to 60 000 zł. Magazyn uległ całkowitemu zniszczeniu. Firma miała polisę ubezpieczeniową. Likwidacji magazynu (rozbiórki) dokonała firma zewnętrzna, wystawiając fakturę na 20 000 zł netto. Ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie w wysokości 100 000 zł.
- Wyksięgowanie wartości początkowej środka trwałego (magazynu) z konta środków trwałych.
- Wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia.
- Zaksięgowanie nieumorzonej wartości środka trwałego jako straty nadzwyczajnej.
- Zaksięgowanie faktury za rozbiórkę od firmy zewnętrznej.
- Zaksięgowanie należnego odszkodowania od ubezpieczyciela.
- Zaksięgowanie wpływu odszkodowania na rachunek bankowy.
Skutki pożaru - aspekt podatkowy
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodu strat w środkach trwałych w części pokrytej odpisami amortyzacyjnymi. Odszkodowania podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych.
Dla podmiotów opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą są przychodami podatkowymi z działalności gospodarczej.
Utrata wartości środków trwałych może odbywać się nie tylko poprzez planowane odpisy amortyzacyjne. Odpisy aktualizujące wartość środków trwałych mogą być spowodowane także zdarzeniami trudnymi do przewidzenia, występującymi poza działalnością operacyjną jednostki.
Kontrole w biurze rachunkowym - ogólne zasady i rodzaje
Biuro rachunkowe może być miejscem różnych kontroli. Poza kontrolami dotyczącymi dokumentacji klientów (np. po pożarze), biura rachunkowe podlegają również kontrolom w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT), co jest związane z ich rolą jako "instytucji obowiązanych".
Podstawa prawna i cel kontroli AML/CFT
Kontrole biura rachunkowego mogą być przeprowadzane na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustawa ta została zaimplementowana do polskiego porządku prawnego w związku z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843. Rozporządzenie nakłada na państwa Unii Europejskiej obowiązek stosowania mechanizmów koniecznych do monitorowania i podejmowania działań niezbędnych do przestrzegania mechanizmów mających za zadanie skuteczne przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Organy uprawnione do kontroli
Podstawową jednostką uprawnioną do przeprowadzania kontroli w przedmiocie prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu jest Główny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF), będący tzw. organem centralnym. Oprócz kontroli, do jego zadań należy również koordynacja działania innych jednostek kontrolnych.
Ponadto, kontrola może być wykonywana również przez:
- Prezesa NBP (w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność kantorową).
- Komisję Nadzoru Finansowego (KNF) - w odniesieniu do "instytucji obowiązanych" przez nią nadzorowanych, w tym podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, pośredników w obrocie nieruchomościami, banków krajowych, notariuszy, adwokatów, doradców podatkowych.
- Naczelników urzędów celno-skarbowych - w odniesieniu do instytucji obowiązanych kontrolowanych przez te organy.
Rodzaje i przebieg kontroli
Prace GIIF są przeprowadzane na podstawie rocznych planów kontroli, które zawierają wykaz podmiotów podlegających kontroli, zakres kontroli oraz uzasadnienie jej przeprowadzenia. Plany te uwzględniają ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu określone w krajowej ocenie ryzyka.
Oprócz kontroli planowej ustawodawca przewidział także kontrolę doraźną, która może zostać wykonana przez każdy z wyżej wymienionych organów, samodzielnie lub za pośrednictwem któregoś z pozostałych podmiotów.
Każde postępowanie kontrolne musi być przeprowadzone przez specjalnie wyznaczonych kontrolerów, działających w co najmniej dwuosobowych zespołach. Muszą oni otrzymać pisemne upoważnienie zawierające m.in. podstawę prawną, oznaczenie organu, dane kontrolerów, oznaczenie kontrolowanej instytucji, przedmiot i zakres kontroli, datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego podmiotu.
Kontrola dokonywana jest w dniach i godzinach pracy kontrolowanego podmiotu. W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa, kontrola może zostać podjęta również poza godzinami pracy i w dniach wolnych. Kontroler jest uprawniony do swobodnego poruszania się po miejscach objętych kontrolą i może żądać wydania dodatkowych dokumentów oraz pisemnych wyjaśnień. Po zakończeniu sporządzany jest protokół kontroli, który musi zostać doręczony w terminie 30 dni.
Obowiązki biura rachunkowego w czasie kontroli
W czasie kontroli biuro rachunkowe jest zobligowane do współpracy z kontrolerami. Oprócz obowiązku zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia inspekcji, biuro rachunkowe jest zobowiązane również do:
- Przedstawienia w wyznaczonym terminie żądanych dokumentów i materiałów.
- Zapewnienia terminowego udzielania informacji.
- Udostępnienia w niezbędnym zakresie środków łączności i innych urządzeń technicznych.
- Umożliwienia sporządzania kopii, filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych.
- Przedłożenia urzędowych tłumaczeń na język polski sporządzonych w języku obcym dokumentów mających znaczenie dla kontroli.
Kontrola podatkowa klienta w biurze rachunkowym
Kontrola podatkowa klienta, nawet gdy przedsiębiorca nie ma nic do ukrycia, może być stresująca. Biuro rachunkowe staje się naturalnym miejscem kontroli, gdyż to właśnie tam znajduje się najbardziej szczegółowa dokumentacja finansowa firmy. Jeśli kontrola odbywa się w biurze rachunkowym, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić dostęp do swojej dokumentacji w miejscu jej przechowywania lub prowadzenia.
Kontrola podatkowa powinna odbywać się w godzinach pracy przedsiębiorcy lub biura rachunkowego. Organy skarbowe nie mają prawa wymagać dostępu poza ustalonymi godzinami. Ordynacja podatkowa wymaga, aby kontrolowany przedsiębiorca lub jego przedstawiciel udostępnił urzędnikom odpowiednie warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych. W miarę możliwości należy zapewnić kontrolerom samodzielne pomieszczenie lub stanowisko pracy.
Kontrola podatkowa w biurze rachunkowym może odbywać się bez obecności przedsiębiorcy, ale tylko wtedy, gdy dobrowolnie zrezygnuje on z prawa uczestniczenia w niej. Profesjonalne biuro rachunkowe, które rzetelnie prowadzi dokumentację, jest kluczowym wsparciem dla przedsiębiorców w trakcie kontroli. W sytuacji, gdy kontrola odbywa się w biurze rachunkowym, część obowiązków kontrolowanego przedsiębiorcy może zostać przeniesiona na pracowników biura.
Urzędnicy przeprowadzający kontrolę mają szeroki wachlarz uprawnień, które umożliwiają im rzetelne przeprowadzenie postępowania, w tym czasowe zatrzymanie dokumentów w uzasadnionych przypadkach. Biuro rachunkowe musi umożliwić filmowanie, fotografowanie lub nagrywanie dźwięku, jeżeli utrwalony materiał może stanowić dowód w sprawie. W przypadku prowadzenia księgowości w formie cyfrowej, biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania danych elektronicznych na żądanie kontrolerów.
Pożar w firmie a koszty uzyskania przychodu - szczegółowe omówienie
Zniszczenie mienia (towarów, środków trwałych) na skutek pożaru ma bezpośrednie konsekwencje dla kosztów uzyskania przychodu firmy.
Zniszczone towary handlowe w kosztach firmy
Zgodnie z ogólną regułą, kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. W przypadku strat w towarach powstałych wskutek pożaru trudno mówić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów, jednak wiążą się z całokształtem prowadzonej działalności. Dlatego co do zasady mogą stanowić koszt.
Należy jednak ocenić, czy pożar w firmie nie powstał z winy podatnika, tj. w wyniku niedbalstwa lub naruszenia przepisów. Strata z tytułu pożaru powinna być następstwem zdarzenia losowego, rozumianego jako zdarzenie nieprzewidywalne i nie do uniknięcia. Nie można bowiem uznać za koszty uzyskania przychodów strat w środkach trwałych i obrotowych w sytuacji, gdy zostanie udowodnione, że środki nie były zabezpieczone lub były zabezpieczone w sposób nienależyty.
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 2 marca 2012 r. (sygn. ILPB3/423-553/11-4/EK) potwierdził, że straty w środkach obrotowych, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem indywidualnej oceny przypadku z uwzględnieniem okoliczności faktycznych.
Wartość utraconych towarów, które zostały ujęte w kolumnie 10 księgi przychodów i rozchodów (KPiR), w momencie właściwego udokumentowania ich straty należy przeksięgować do kolumny 13 KPiR. W ten sposób wartość tych towarów nie powiększy wartości remanentu sporządzanego na koniec roku podatkowego i w konsekwencji będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.
Pożar w firmie - utrata środków trwałych
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodów może być zaliczona ta część straty, która nie została pokryta odpisami amortyzacyjnymi. Przy czym przez odpisy amortyzacyjne należy rozumieć całość dokonanych odpisów, w tym również te, które nie stanowiły kosztów uzyskania przychodów.
Ponadto, na mocy art. 23 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności. W konsekwencji należy przyjąć, że jeżeli likwidacja nie w pełni umorzonego środka trwałego będzie wynikiem utraty jego przydatności gospodarczej z innych przyczyn niż zmiana rodzaju działalności i nie jest zawiniona przez podatnika, to powstała strata będzie kosztem podatkowym.
Kosztem uzyskania przychodów będzie również likwidacja środka trwałego powstała wskutek jego zniszczenia, w wyniku którego utraci on przydatność gospodarczą. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 29 sierpnia 2013 r. (sygn. ITPB1/415-720b/13/PSZ) potwierdził, że jeżeli zniszczenie budynku było następstwem zdarzenia losowego, a podatnik dochował należytej staranności w zabezpieczeniu przed pożarem, to zostały spełnione przesłanki uprawniające do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów straty powstałej w wyniku pożaru do wysokości odpowiadającej wartości początkowej utraconego środka trwałego pomniejszonej o dokonane odpisy amortyzacyjne.
Stratę zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów stanowi różnica pomiędzy wartością początkową środka trwałego a naliczonymi odpisami amortyzacyjnymi (stanowiącymi koszty i niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodów).
Obieg dokumentów w kancelarii
tags: #pozar #biura #rachunkowego #a #kontrola