Zakres obowiązków Prezesa Ochotniczej Straży Pożarnej

Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) oraz Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP funkcjonują jako stowarzyszenia na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach, ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, a także przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Stowarzyszenie, które zamierza tworzyć terenowe jednostki organizacyjne, jest obowiązane określić w statucie strukturę organizacyjną i zasady ich tworzenia. Jest ono dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych, podlegającym wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej. Zarząd terenowej jednostki organizacyjnej stowarzyszenia jest obowiązany w terminie 14 dni od chwili jej powołania zawiadomić o tym organ nadzorujący właściwy ze względu na siedzibę tej jednostki, podając skład zarządu i adres siedziby jednostki oraz doręczyć statut stowarzyszenia. W razie niezastosowania się do wymagań, sąd na wniosek starosty może nałożyć grzywnę.

Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej: Skład i zasady działania

Zarząd OSP jest jedną z władz OSP. Jest wybierany przez walne zgromadzenie członków spośród członków walnego zgromadzenia, w liczbie ustalonej przez statut. Zgodnie ze związkowym wzorem statutu, walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzyć będą zarząd, ale bez wskazania funkcji. Dopiero nowo powołany zarząd ustala, kto jakie obowiązki może wziąć na siebie w rozpoczynanej kadencji. W praktyce najczęściej zarząd podejmuje tę decyzję oddalając się na chwilę w trakcie walnego zebrania.

Wzorcowy statut mówi o wyborze od 5 do 9 osób. Są funkcje wskazane jako obligatoryjne: prezes, dwóch wiceprezesów, skarbnik, sekretarz, naczelnik (który pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa), a także dodatkowe, wybierane w razie potrzeby: kronikarz, gospodarz czy zastępca naczelnika.

Mimo tradycji obsadzania licznego zarządu w OSP, w małych środowiskach wiejskich zdarzają się już minimalne, pięcioosobowe składy. Ma to wpływ malejące zaangażowanie mieszkańców oraz obawa członków stowarzyszenia przed wzięciem na siebie obowiązków na całą kadencję, szczególnie że często brakuje im rozeznania, jakie konkretnie są to obowiązki. Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, pomiędzy nimi nie ma podległości i nadrzędności, czyli nie obowiązuje żadna hierarchia. Tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym jego członkom mogą być ujęte w regulaminie pracy zarządu, przyjętym uchwałą zarządu.

Rola i obowiązki Prezesa OSP

Główną postacią każdej OSP powinien być prezes. O jego funkcji mówi § 26 wzorcowego statutu OSP: „Prezes zarządu reprezentuje OSP na zewnątrz i kieruje pracami zarządu”. Prezes bezpośrednio lub za pośrednictwem innych członków zarządu kieruje działalnością całego stowarzyszenia i koordynuje działania innych funkcyjnych w zarządzie OSP.

Z jednej strony prezes ma reprezentować swoją organizację „na zewnątrz”, np. podczas oficjalnych uroczystości. Z drugiej strony kreuje aktywność i czuwa nad organizacją pracy zarządu: zwołuje posiedzenia zarządu (co najmniej raz w kwartale), proponuje porządek obrad, przewodniczy zebraniom, przedstawia projekty uchwał. Prezes ma także obowiązek złożyć walnemu zebraniu sprawozdanie z działalności prowadzonej przez zarząd za dany rok.

Szczegółowe kompetencje Prezesa:

• Reprezentowanie OSP na zewnątrz, np. podczas spotkań z władzami samorządowymi, innymi organizacjami.
• Kierowanie pracami zarządu: zwoływanie i przewodniczenie posiedzeniom, ustalanie porządku obrad, dbanie o sprawny przebieg obrad.
• Koordynowanie działań pozostałych członków zarządu i zapewnienie spójności ich pracy.
• Podpisywanie dokumentów, zwłaszcza finansowych, co wiąże się z odpowiedzialnością.
• Składanie sprawozdań z działalności zarządu walnemu zebraniu członków.
• Warto dążyć do realizowania modelu podziału kompetencji i do przypisania odpowiednich ról odpowiednim osobom, myśląc o tym na długo przed walnym zebraniem wyborczym.

Statut ani inne przepisy nie zakładają, że prezes ma mieć jakieś konkretne kwalifikacje, nacisk stawia się zwykle raczej na predyspozycje osobiste, takie jak zdolność kierowania ludźmi, odpowiedzialność, umiejętność podejmowania decyzji oraz zdolność do wysłuchania zdania innych. Prezes powinien być swoistym symbolem OSP i to on ma statutowe prawo i obowiązek do jej reprezentowania przed organami zewnętrznymi. Na tym polega też jego odpowiedzialność. Wszyscy członkowie zarządu podlegają bezpośrednio prezesowi, choć każdy powinien mieć przypisany sobie zakres czynności czy obowiązków i związaną z tym pewną autonomię.

Inne kluczowe funkcje w Zarządzie OSP

Naczelnik

Naczelnik, pełniący funkcję wiceprezesa, jest powołany przez zarząd do dowodzenia jednostką operacyjno-techniczną (JOT). Jego najważniejszym zadaniem jest zorganizowanie JOT i nadzór nad jej działalnością. Naczelnik kieruje jednostką operacyjno-techniczną jednoosobowo w formie rozkazów i poleceń, co oznacza pełną odpowiedzialność za działalność zespołu ratowniczego. Wzorcowy statut nakłada na naczelnika obowiązek kierowania akcjami ratowniczo-gaśniczymi i przeciwpożarową działalnością zapobiegawczą, a także dysponowanie sprzętem i urządzeniami oraz nadzorowanie ich prawidłowej eksploatacji.

Naczelnik kieruje wnioski do zarządu w sprawie składu osobowego JOT, nie przyjmując ani nie usuwając członków jednoosobowo. Jest on również zobowiązany do prowadzenia we własnym zakresie szkoleń podstawowych dla członków OSP, w tym także dla Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych (MDP) i drużyn kobiecych. Jako dowódca JOT, naczelnik czuwa nad przestrzeganiem dyscypliny przez członków OSP i jest upoważniony do udzielania wyróżnień (pochwały ustne lub pisemne, wnioski o nagrody czy odznaczenia) oraz środków dyscyplinarnych (upomnienie ustne lub pisemna nagana). Przy wyborze naczelnika zarząd kieruje się jego doświadczeniem, odpowiedzialnością, dyspozycyjnością, zdolnością kierowania ludźmi oraz konsekwencją.

Sekretarz

W organizacjach sięgających po środki z dotacji sekretarz, współpracując z koordynatorami projektów, może czuwać także nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych (wniosków, sprawozdań, umów) w części dotyczącej ogólnych informacji o OSP. Dobrze, by sekretarz posiadał podstawowe kompetencje cyfrowe, by móc współuczestniczyć w prowadzeniu dokumentacji elektronicznej.

Skarbnik

Skarbnik dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów księgowych (faktur, rachunków, not księgowych, KP/KW itp.) i kompletuje je w chronologii. Prowadzi na bieżąco raport kasowy oraz czuwa nad terminowym wypełnieniem przez zarząd obowiązku złożenia rokrocznie zeznania podatkowego CIT-8, a w przypadku pełnej księgowości także sprawozdania finansowego. Opracowuje we współpracy z zarządem roczny plan finansowy i sprawozdanie z jego wykonania. Przynajmniej raz na dwa lata przeprowadza inwentaryzację wyposażenia, a raz na cztery lata inwentaryzację środków trwałych.

Kronikarz, Gospodarz, Zastępca Naczelnika

Funkcje takie jak kronikarz (odpowiedzialny za dokumentowanie wydarzeń, często poprzez media społecznościowe), gospodarz (dbający o majątek i porządek w remizie) czy zastępca naczelnika (wspierający naczelnika w dowodzeniu) są wybierane w zależności od potrzeb i specyfiki danej jednostki OSP.

Współpraca Prezesa z Naczelnikiem

Współpraca prezesa i naczelnika jest bardzo złożonym problemem, ale jest koniecznością ze względu na odrębność ich ról. W czasie akcji ratowniczych to naczelnik (lub jego zastępca, bądź inna wyznaczona osoba) dowodzi jednostką, niezależnie od tego, czy prezes lub inni członkowie zarządu biorą udział w działaniach. W OSP nie ma wojskowego pojęcia "rangi" czy "stopnia", a jedynie funkcja, którą się pełni kadencyjnie. Zatem, będąc członkiem zarządu, nie przestaje się być ratownikiem podporządkowanym dowodzącemu akcją.

Optymalny podział obowiązków pomiędzy prezesem a naczelnikiem zachodzi, gdy prezes jest w stałym kontakcie organizacyjnym z gminą, a naczelnik - w kontakcie operacyjnym z Jednostką Ratowniczo-Gaśniczą (JRG), z którą współpracuje OSP. Ważne jest, aby prezes i naczelnik pracowali w miarę jednomyślnie i z pełnym wzajemnym zrozumieniem, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie OSP.

Wymagania wiekowe i prawne dla Prezesa OSP

Kluczową kwestią dla funkcji prezesa OSP są wymagania wiekowe i prawne. Zgodnie z Prawem o stowarzyszeniach, artykuł 3.1, prawo tworzenia stowarzyszeń przysługuje obywatelom polskim mającym pełną zdolność do czynności prawnych i nie pozbawionym praw publicznych. Małoletni w wieku od 16 do 18 lat, którzy mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, mogą należeć do stowarzyszeń i korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego, z tym że w składzie zarządu stowarzyszenia większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych.

Mimo zapisu w statucie, że członkowie MDP powyżej 16 lat mogą być wybierani do władz OSP, należy interpretować to w kontekście pełnej zdolności do czynności prawnych. Funkcja prezesa zarządu OSP, wiążąca się z reprezentowaniem jednostki na zewnątrz, kierowaniem pracami zarządu, a przede wszystkim z podpisywaniem dokumentów (zwłaszcza finansowych) i zaciąganiem zobowiązań, wymaga posiadania pełnych praw obywatelskich. W praktyce oznacza to, że prezes OSP musi być osobą pełnoletnią. Niepełnoletni prezes nie zostanie zaakceptowany przy aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), ponieważ jednym z wymogów jest pełnoletność osób pełniących takie funkcje.

tags: #prezes #powiatowy #osp