Profil zaufany (eGO) to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela Polski w elektronicznych systemach administracji publicznej. Powstał w 2011 roku, mając na celu ułatwienie załatwiania spraw urzędowych przez internet. Stanowi on środek identyfikacji elektronicznej, który umożliwia potwierdzenie swojej tożsamości online, a w praktyce jest porównywalny do podpisu kwalifikowanego lub innego podpisu elektronicznego w kontekście spraw urzędowych.
Załatwianie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu, z wykorzystaniem narzędzi internetowych i platformy ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), to duże ułatwienie. Profil zaufany pozwala na identyfikację danego posiadacza usług publicznych w internecie poprzez takie dane jak: imiona, nazwisko, data urodzenia i PESEL.
Podstawa prawna funkcjonowania Profilu Zaufanego
Podstawą prawną funkcjonowania Profilu Zaufanego jest ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r.). Jego funkcjonowanie jest również regulowane przez Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego (Dz. U. z 2023 r.).
Kto może założyć Profil Zaufany?
Odpowiedź jest dosyć prosta: każda osoba, która posiada numer PESEL oraz ma pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Wyjątkiem są osoby ubezwłasnowolnione oraz dzieci, które nie ukończyły 13 roku życia. Jest to zatem bardzo szeroko dostępne narzędzie.
Do czego służy Profil Zaufany?
Dzięki Profilowi Zaufanemu można załatwić wiele spraw urzędowych bez wychodzenia z domu, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu i nerwów. Możliwe jest korzystanie z wielu usług publicznych na różnych portalach urzędowych.
Ułatwienie spraw urzędowych
Profil zaufany daje bardzo szerokie możliwości. Jest to rozwiązanie wpływające przede wszystkim na wygodę i oszczędność czasu użytkownika. Możliwość internetowego załatwiania spraw urzędowych może być wspaniałym odkryciem. Wygodnie, siedząc w domu przed komputerem, można załatwić urzędową sprawę, np. złożyć wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego. Wypełniony cyfrowo wniosek i odpowiednio przygotowane cyfrowe zdjęcie wysyła się do urzędu. Potwierdzenie złożonego wniosku jest bardzo proste: udowadniamy, że my to my za pomocą profilu zaufanego.
Podpisywanie dokumentów
Niezwykle przydatną funkcją jest podpisywanie dokumentów profilem zaufanym. Profil zaufany działa wówczas jak podpis elektroniczny. Należy pamiętać, że podpis profilem zaufanym może mieć zastosowanie jedynie w sprawach urzędowych. Aby podpisywać elektronicznie dokumenty prywatne lub związane z prowadzoną działalnością, należy użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Gdy jednak wiesz już, jak podpisać dokument profilem zaufanym, załatwianie wielu urzędowych spraw staje się znacznie prostsze. Można podpisać tylko jeden plik za jednym razem.
Przykładowe zastosowania
Ponadto, Profil Zaufany świetnie sprawdza się do składania różnego rodzaju wniosków, a także załatwiania spraw prywatnych. Dzięki niemu łatwo zgłosisz np. zgubienie dowodu osobistego, sprawdzisz liczbę swoich punktów karnych czy uzyskasz odpis aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu. Możesz też np. podpisać wirtualnie dokumenty, aby móc je przesłać elektronicznie do urzędu.
Jak założyć Profil Zaufany?
Profil zaufany można założyć na kilka sposobów. Co istotne, sam profil zaufany również możesz założyć bez wychodzenia z domu.
Metody zdalne
- Przez bankowość elektroniczną: Najwygodniejsza jest metoda internetowa. Jeśli masz konto w banku (PKO Bank, Inteligo, Santander, Bank Pekao, mBank, ING, Millennium Bank, Alior Bank), wystarczy, że w procesie rejestracji do Profilu Zaufanego zalogujesz się w bankowości elektronicznej.
- Z wykorzystaniem e-dowodu: Jeśli posiadasz e-dowód, możesz bez przeszkód założyć Profil Zaufany. Będzie to jednak wymagało pobrania i zainstalowania aplikacji mobilnej eDO App. Po jej uruchomieniu należy zeskanować kod QR, a następnie postępować według poleceń. Aplikacja poprosi Cię m.in. o wpisanie 6-cyfrowego numeru CAN z dowodu osobistego oraz podanie 4-cyfrowego kodu PIN, który został ustalony przy odbiorze dokumentu.
- Wideo rozmowa z urzędnikiem: Możliwe jest także np. przeprowadzenie wideo rozmowy z urzędnikiem w celu potwierdzenia tożsamości.
Metoda online z potwierdzeniem w punkcie
Wniosek o Profil Zaufany można też wypełnić online poprzez ePUAP, a następnie potwierdzić swoją tożsamość osobiście w autoryzowanym punkcie. Na stronie epuap.gov.pl czytamy, że po założeniu konta „w ciągu 14 dni udaj się do dowolnego Punktu Potwierdzającego z dowodem osobistym lub paszportem”.
Punkty potwierdzające
Do owych punktów należą np. placówki ZUS, urzędy skarbowe (US), NFZ, urzędy miasta (UM) oraz platforma Envelo. Te instytucje pełnią rolę punktów potwierdzających, gdzie można fizycznie zweryfikować swoją tożsamość.
Jak założyć profil zaufany? Instrukcja krok po kroku
Profil Zaufany dla organizacji pozarządowych (w tym OSP)
Możliwość internetowego załatwiania spraw urzędowych może być wspaniałym odkryciem również dla organizacji pozarządowych. Posiadanie Profilu Zaufanego daje możliwość podpisywania i wysyłania dokumentów elektronicznie w imieniu organizacji pozarządowej, np. przez członka zarządu. Przydaje się to chociażby wtedy, gdy trzeba szybko zgłosić zbiórkę publiczną, a następnie ją rozliczyć. Możliwość elektronicznej rejestracji i rozliczenia zbiórki wprowadzono w lipcu 2014 roku ustawą o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych.
W związku z wprowadzaniem kolejnych obostrzeń, a co za tym idzie zamykaniem Komend PSP na odwiedziny petentów, nieuniknionym staje się elektroniczny obieg dokumentów. W 2019 roku organizacje pozarządowe (w tym Ochotnicze Straże Pożarne) czekała elektroniczna rewolucja, związana z powszechnym obowiązkiem składania sprawozdań finansowych. W tym kontekście, Profil Zaufany jest kluczowym narzędziem dla płynności działania OSP i innych NGO.
Zakładanie profilu dla organizacji
Po założeniu Profilu Zaufanego i zalogowaniu się na platformę ePUAP, można także założyć profil dla swojej organizacji pozarządowej. Jeśli jest się w zarządzie organizacji i ma się uprawnienia do podpisywania dokumentów w jej imieniu, warto założyć także profil tej organizacji. Proces ten obejmuje:
- zaznaczenie podmiotu, dla którego zakładamy profil zaufany;
- wypełnienie formularza z danymi naszej organizacji;
- stworzenie nazwy „Identyfikatora w ePUAP”.
Z profilu organizacji można przełączyć się na swój własny osobisty profil zaufany - wchodząc w menu i klikając opcję „zmień podmiot”. Profil organizacji może założyć jedna dowolna osoba z zarządu, w zależności od umowy między członkami zarządu.
Ważność i przedłużanie Profilu Zaufanego
Należy pamiętać, że Profil Zaufany wygasa po 3 latach od jego potwierdzenia. Przedłużenie jego ważności jest jednak bardzo proste. Wystarczy zalogować się na stronie pz.gov.pl i w szczegółach profilu znaleźć opcję „Przedłuż ważność lub zmień dane”.
Ochrona danych osobowych i przetwarzanie informacji
Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę przy Al. Ujazdowskich 1/3, 00-583 Warszawa. Z administratorem można skontaktować się listownie, kierując korespondencję na adres siedziby administratora. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym również można skontaktować się listownie.
Podstawa prawna przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), oraz art. 20aa, art. 20ab, art. 20ac, art. 20ad, art. 20c, art. 20cb Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a także przepisów Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego (Dz.U. z 2020 r. poz. 1166).
W przypadku wykorzystania danych kontaktowych użytkownika przy nawiązaniu kontaktu, zostanie on poinformowany o podstawie prawnej takiego działania stosownie do treści art. 13 RODO.
Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przetwarzane przez 20 lat od chwili potwierdzenia albo przedłużenia ważności Profilu Zaufanego, lub od chwili odmowy jego potwierdzenia albo odmowy przedłużenia ważności, bądź od chwili jego unieważnienia, na podstawie § 17 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r.
Dane kontaktowe w koncie Profilu Zaufanego mogą być wykorzystane przez inny podmiot publiczny w celu ochrony interesu prawnego lub faktycznego użytkownika, w szczególności w związku z realizowanymi przez te podmioty na jego rzecz usługami w trybie określonym w art. 15b ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Prawa użytkownika
Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania. Jest to możliwe po uwierzytelnieniu się na założonym przez siebie koncie w systemie Profilu Zaufanego, w sposób ustalony przez użytkownika tego konta. Jeżeli nie ma możliwości uwierzytelnienia się i samodzielnego poprawienia/usunięcia danych, żądanie zmiany lub usunięcia danych musi być wyrażone w formie umożliwiającej jednoznaczną identyfikację składającego żądanie i powiązanie z danymi konta ePUAP, którego dotyczy żądanie.
Ponadto, użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podanie danych jest dobrowolne, jednakże jest ono warunkiem korzystania z Profilu Zaufanego. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.