Walne Zebranie Członków (WZC) jest najważniejszym organem władzy stowarzyszenia, jakim jest Ochotnicza Straż Pożarna (OSP). W jego skład wchodzą wszyscy członkowie jednostki. Chociaż bieżące sprawy prowadzi zarząd OSP, to Walne Zebranie podejmuje kluczowe decyzje dotyczące działalności organizacyjno-programowej i finansowej. Prawidłowe przeprowadzenie i udokumentowanie takiego zebrania jest niezwykle istotne dla funkcjonowania OSP.
Przygotowanie do Walnego Zebrania Sprawozdawczego
Zarząd zwołuje Walne Zebranie w terminach określonych w statucie OSP. Przed jego zwołaniem warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często zdarza się, że ogólna liczba członków zwyczajnych podawana w raportach nie odzwierciedla rzeczywistej liczby osób "czynnych" w OSP. Taka sytuacja może powodować trudności w zwołaniu prawomocnego zebrania, które ma zdolność podejmowania uchwał.
Podstawą do uporządkowania spraw członkowskich jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby w ostatnich latach wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego, w tym przede wszystkim z płacenia składek. Należy także sprawdzić, czy nie ma podstaw do zawieszenia lub skreślenia ich z listy członków. Zarząd powinien przeprowadzić tę weryfikację odpowiednio wcześnie, aby dana osoba miała czas na uregulowanie zaległości lub, w razie skreślenia, na ewentualne odwołanie zgodnie z trybem określonym w statucie.
Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest kluczowe ze względu na określenie kworum, czyli wymaganej statutem liczby członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach. Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnych decyzji dla OSP.
Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że statut stanowi inaczej.
Przebieg Walnego Zebrania Sprawozdawczego
Prawidłowe zwołanie Walnego Zebrania Członków oznacza, że wszyscy członkowie zostali zawiadomieni o terminie i miejscu zebrania oraz o porządku obrad. Zebranie zwykle otwiera prezes OSP, a następnie przeprowadzany jest wybór przewodniczącego.
Komisje i głosowanie
Bardzo pomocnym "przewodnikiem" dla wielu zarządów OSP jest komplet wzorów kilkunastu dokumentów związanych z przebiegiem Walnego Zebrania Członków, opracowywany i aktualizowany rokrocznie przez ZOSP RP w zakładce "Kampania sprawozdawcza". Z tego kompletu należy wybierać formularze odpowiadające przebiegowi zebrania. Każdy taki dokument można edytować elektronicznie, co oszczędza czas.
W trakcie zebrania ważne jest prawidłowo sporządzenie listy obecnych, która jest kluczowa do określenia prawomocności uchwał. Biorąc pod uwagę, że wśród obecnych są członkowie o różnym statusie (zwyczajni, wspierający, honorowi, młodzież z MDP) oraz zaproszeni goście, bardzo ważne jest, by osoba "wtajemniczona" czuwała nad zbieraniem podpisów, aby uniknąć pomyłek. Dobrą praktyką, zwłaszcza w większych jednostkach, jest wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych). Ułatwi to pracę komisji mandatowej i szybkie ustalenie spełnienia warunku kworum.
W małych OSP możliwe jest łączenie komisji, np. komisji mandatowej, uchwał i wniosków. W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest obsadzenie w komisji skrutacyjno-wyborczej osób, które nie będą kandydowały do organów. Osoba licząca głosy nie może uczestniczyć w przygotowywaniu wyborów i obliczaniu głosów za i przeciw swojej kandydaturze. Ta sama zasada dotyczy mniej liczebnych walnych zebrań (w małych OSP, gdy trudno powołać składy komisji), których członkowie na początku obrad zdecydowali, że głosowanie będzie jawne, a sam przewodniczący będzie obliczał głosy.
Jeśli w WZC przewidziane są wybory lub zmiana statutu, do pracy włącza się odpowiednie komisje (skrutacyjno-wyborcza, statutowa), które, działając z prowadzącym zebranie, organizują przypisane im czynności i głosowanie. Powoływana na każdym zebraniu komisja uchwał i wniosków zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał, które przedstawia WZC. W obradach zebrania sprawozdawczo-wyborczego przewodniczący zwykle przewiduje przerwę po wyborach organów, dając im czas na ukonstytuowanie się.
Wymagana Dokumentacja i Formularze
Kopia ze strony ZOSP RP (Związek Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej) wskazuje na zestaw druków obowiązujących w kampanii sprawozdawczej:
- Protokół z walnego zebrania sprawozdawczego (wzór, 3 str.).
- Załącznik nr 1 do protokołu: Lista obecności członków OSP i MDP na walnym zebraniu sprawozdawczym (1 str.).
- Załącznik nr 2 do protokołu: Sprawozdanie z działalności ochotniczej straży pożarnej (2 str.).
- Załącznik nr 3 do protokołu: Sprawozdanie finansowe i plan finansowy ochotniczej straży pożarnej (3 str.).
- Załącznik nr 3a do protokołu: Sprawozdanie finansowe OSP prowadzącej działalność statutową (2 str.).
- Załącznik nr 4: Raport ochotniczej straży pożarnej.
- Załącznik nr 5 do protokołu: Plan działalności ochotniczej straży pożarnej (2 str.).
- Załącznik nr 6 do protokołu: Uchwała nr 1 z walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.) w sprawie działalności organizacyjno-programowej.
- Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej OSP (3 str.).
- Lista obecności osób zaproszonych do udziału w walnym zebraniu sprawozdawczym OSP (1 str.).
- Protokół Komisji Mandatowej walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.).
Druki uzupełniające, które mogą być konieczne w zależności od przebiegu zebrania:
- Protokół Komisji Uchwał i Wniosków walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.).
- Protokół Komisji Skrutacyjnej walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.).
- Protokół Komisji Statutowej walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.).
- Uchwała nr 2 walnego zebrania sprawozdawczego OSP (1 str.).
- Wykaz zmian w Statucie OSP (1 str.).
Dodatkowo, OSP, które prowadzą księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości i sporządzają sprawozdanie finansowe według załącznika 6 do ustawy, na zebraniu sprawozdawczym muszą przyjąć uchwałę w tej sprawie.
Dokumentacja po Zebraniu Sprawozdawczym - Gdzie i Co Wysłać?
Oryginały wszystkich dokumentów zostają w OSP. Dokumentacja walnych zebrań powinna być archiwizowana i przechowywana w OSP bez terminu granicznego, stanowiąc udokumentowanie historii organizacji.
Do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP
Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami (takimi jak lista obecności, sprawozdanie z działalności, sprawozdanie finansowe i plan finansowy, raport OSP, plan działalności, uchwała nr 1 w sprawie działalności organizacyjno-programowej oraz inne istotne dokumenty) należy przekazać do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP w terminie 7 dni po odbyciu zebrania.
Wszystkie dokumenty, podobnie jak do Zarządu Gminnego, należy wysłać również do Zarządu Powiatowego ZOSP RP.
Do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Dokumenty do sądu (KRS) należy wysłać tylko wtedy, gdy podczas zebrania podjęto decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian. Dotyczy to przede wszystkim każdorazowych zmian w składzie Zarządu OSP i Komisji Rewizyjnej OSP, a także zmian statutu OSP.
Do sądu należy przygotować komplet dokumentów z Walnego Zebrania Członków (w oryginale), składający się z protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) oraz np. dwóch egzemplarzy statutu (jeśli był zmieniany). Należy pamiętać, że na wzorach uchwał przygotowanych przez ZOSP RP jest miejsce tylko na podpis przewodniczącego zebrania, ale taki sposób potwierdzania może być niewystarczający dla tych uchwał, które dotyczą zmian zgłaszanych do sądu.
Do Urzędu Skarbowego
W kwestii sprawozdania finansowego, jeśli OSP nie prowadzi działalności gospodarczej, wystarczy zwykłe sprawozdanie finansowe. Bilans OSP wysyła się tylko wtedy, kiedy OSP prowadzi działalność gospodarczą. Dodatkowo, jeśli OSP nie prowadzi działalności gospodarczej, a wszystkie środki przeznacza na działalność statutową, może być zwolniona z niektórych wymogów sprawozdawczych, o czym warto dopytać w lokalnym urzędzie skarbowym.
tags: #protokol #z #walnego #zebrania #sprawozdawczego #czlonkow