Jednostka Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) działa w oparciu o pracę społeczną jej członków. To dzięki zaangażowaniu strażaków jednostka może wypełniać swoje obowiązki i realizować stawiane cele. W niniejszym artykule przybliżymy temat ewidencji danych związanych z działalnością strażaka w ramach jednostki oraz omówimy dostęp do kluczowych systemów wspierających funkcjonowanie OSP.
Każda organizacja, w tym OSP, w związku ze swoją działalnością zbiera dane osobowe. Dlatego też musi stosować się do przepisów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) i wynikających z niego obowiązków. Powinniśmy przechowywać tylko takie dane, które są potrzebne do realizacji celów naszej działalności. Dane strażaków są potrzebne praktycznie każdego dnia, np. do skierowania na szkolenie, stworzenia listy strażaków uprawnionych do działań, przygotowania karty zgłoszenia na zawody czy opracowania dokumentów potrzebnych na zebranie sprawozdawcze.
Rodzaje Danych Gromadzonych w OSP
W przypadku danych osobowych powinniśmy gromadzić te dane, które są nam niezbędne do realizacji celów naszej działalności. Będą to na pewno:
- Imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL - podstawowe dane identyfikacyjne.
- Dane dotyczące członkostwa w OSP - status, data przystąpienia.
- Dane antropologiczne - niezbędne podczas zakupu umundurowania.
- Dane o przebiegu służby - informacje o szkoleniach, uprawnieniach, udziale w akcjach.
Warto pamiętać, że dane takie jak np. numer dowodu osobistego z reguły nie są nam potrzebne, dlatego nie powinniśmy ich przechowywać. Oprócz danych ściśle związanych ze strażakiem, jednostka OSP ewidencjonuje również inne dziedziny działalności, takie jak opłacanie składek członkowskich, otrzymywanie umundurowania i sprzętu, gdzie dane również mają związek ze strażakiem.
Sposoby Ewidencji Danych: Od Papieru do Systemów Cyfrowych
Ewidencja Papierowa
Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie papierowej ewidencji danych strażaków, warto odpowiednio to zorganizować. Taką ewidencję można zacząć od przygotowania szablonów, które będziemy wypełniać. W szablonie możemy określić istotne dla naszej jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie pominiemy niektóre z informacji, które chcemy gromadzić.
Ewidencja papierowa ma jednak wiele ograniczeń: jest pracochłonna, a przygotowywanie na jej podstawie statystyk jest bardzo utrudnione. Tworzenie wyłącznie papierowej dokumentacji nie umożliwia szybkiego przygotowywania zestawień i raportów.
Ewidencja Elektroniczna i Dedykowane Systemy
W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na podstawie nich przygotować potrzebne zestawienia. Jeżeli naszym celem jest przygotowywanie różnych zestawień i raportów, to wykorzystanie aplikacji jest znacznie bardziej efektywne niż ewidencja papierowa.
Przykłady Systemów Wspierających Działalność OSP
System Strażak.Online
Na rynku dostępne są programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Jednym z nich jest aplikacja Strażak.Online, która pozwala na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji oraz przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków, możemy szybko, bezpiecznie i wygodnie zacząć działać. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji, nie musimy rezygnować z formy papierowej.
Strażak.Online to aplikacja dla całej jednostki - każdy strażak może włączyć się w ewidencję danych. Dane strażaka można powiązać z danymi użytkownika, dzięki czemu wszyscy członkowie jednostki mogą korzystać z aplikacji. Takie podejście umożliwia wgląd strażaków w swoje dane, a także zaangażowanie się w inne obszary działalności. Elastyczny system uprawnień dostępny w aplikacji pozwala na optymalny podział obowiązków i zapewnienie zgodności z przepisami RODO.
Aplikacja umożliwia kompleksową ewidencję danych strażaków. Poza modułem strażaków, posiada jeszcze 10 odpowiednio przygotowanych modułów, w których zgromadzisz wszystkie dane dotyczące funkcjonowania OSP. Dane mogą być dostępne praktycznie z każdego urządzenia z dostępem do internetu. Wykorzystując aplikację Strażak.Online, możesz skorzystać z wielu dostępnych raportów lub przygotować własne. W systemie znajduje się również kreator dokumentów, umożliwiający wygenerowanie potrzebnych wniosków (np. skierowanie na szkolenie, wniosek o ekwiwalent, wniosek o nadanie odznaki „Za wysługę lat”). Kreator bazuje na danych wprowadzonych w modułach ewidencji, dzięki czemu przygotowanie dowolnego wniosku zajmuje chwilę.
Platforma E-learningowa dla Strażaków Ochotników (www.platforma.wint.pl)
Członkowie jednostek OSP mają możliwość indywidualnego dostępu do platformy e-learningowej z każdego komputera połączonego z internetem. Po wejściu na adres www.platforma.wint.pl otwiera się okno uruchamiania platformy.
Logowanie do Platformy Wint.pl - Krok po Kroku
Szczegółowe informacje dotyczące sposobu i możliwości indywidualnego logowania się członków OSP z poszczególnych jednostek do platformy edukacyjnej www.platforma.wint.pl i korzystania z zamieszczonych tam materiałów szkoleniowych, znajdują się na stronie www.zosprp.pl ZG ZOSP RP. Informacje dotyczące sposobu indywidualnego logowania się do platformy, otwierają się po kliknięciu na stronie ZG ZOSP RP ikony „Platforma edukacyjna dla strażaków ochotników” (tytuł ikony wyświetla się etapowo) lub po wpisaniu w przeglądarkę adresu www.gaszyn.osp.org.pl/szkoll.pps.
Warunkiem indywidualnego zalogowania się do platformy, zgodnie z instrukcją podaną na stronie ZG ZOSP RP, jest uzyskanie ośmiocyfrowego kodu swojej jednostki. Kod swojej jednostki OSP należy uzyskać z Zarządu właściwego Oddziału Gminnego Związku. Zarządy Gminne mają dostęp do kodów podległych jednostek OSP poprzez „System OSP”, który stanowi elektroniczną bazę danych jednostek OSP.
System e-Remiza
System e-Remiza to innowacyjne narzędzie na rynku systemów wspomagających działania ratownicze Ochotniczych Straży Pożarnych. E-Remiza to kilka współdziałających ze sobą rozwiązań:
- Stacjonarna e-Remiza - przeznaczona dla Prezesów, Naczelników i osób zarządzających danymi OSP w jednostkach i gminach.
- Mobilna e-Remiza - dla druhów posiadających smartfon lub tablet z systemem Android.
- e-Remiza na TV - zapewnia natychmiastową i pełną informację o alarmie w garażu, wystarczy telewizor i Android Box.
- Tablica Gotowości Bojowej - dla osób nadzorujących działania OSP.
System e-Remiza to także nowoczesna metoda alarmowania jednostek OSP, zapewniająca powiadomienie w jednym czasie wielu członków OSP na wszystkie typy telefonów poprzez trzy kanały powiadamiania:
- Internet mobilny na smartfony i tablety - przekazuje informacje o rodzaju zdarzenia, lokalizacji, opisie, a także umożliwia potwierdzenie lub odrzucenie udziału.
- Połączenie telefoniczne - automatyczne wykonywanie połączeń telefonicznych na telefony tradycyjne. Odebranie połączenia oznacza potwierdzenie udziału.
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować dane dotyczące strażaków. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Warto spojrzeć na korzyści wynikające z zaangażowania całej jednostki w proces ewidencji danych i wykorzystywania nowoczesnych systemów informatycznych, które usprawniają zarządzanie i komunikację.