Coroczne walne zebrania członków Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) stanowią kluczowy element funkcjonowania tych jednostek. Jest to statutowy obowiązek wszystkich ochotniczych straży pożarnych, podczas którego dokonuje się podsumowania ubiegłego roku, udziela absolutorium zarządowi oraz wybiera nowe władze jednostki na kolejną kadencję. Proces ten jest ściśle regulowany przez statut OSP oraz Statut Związku OSP RP, a jego prawidłowe przeprowadzenie jest fundamentalne dla zachowania transparentności i efektywności działania straży.
Podsumowanie Roku i Wybory Władz w OSP Gorzyca
Druhny i druhowie z Ochotniczej Straży Pożarnej w Gorzycy podsumowali ubiegły rok. Podczas zebrania jednogłośnie udzielono zarządowi, który zakończył kadencję, absolutorium, co potwierdził późniejszy aplauz. Był to też czas wyboru nowych władz jednostki na kolejną pięcioletnią kadencję.
Jednostka OSP w Gorzycy liczy dziś 29 członków, w tym trzy kobiety, 24 członków zwyczajnych i pięciu honorowych. Nowo wybrany skład zarządu to: prezesem ponownie został Mirosław Witkowski, a funkcję naczelnika pełnić będzie Artur Konieczny. Do zarządu weszli także: Robert Klimkowski, Andrzej Jaszczyszyn i Jacek Rębisz.
Wójt Norbert Grabowski podziękował druhom za gotowość, aktywność i służbę na rzecz mieszkańców, podkreślając, że gmina ma bardzo dobrą ochronę dzięki niemal 300 ochotnikom. Jednym z najważniejszych celów na kolejne lata jest budowa nowej remizy w Gorzycy, która będzie realizowana etapami, aby realnie poprawić warunki służby druhów.
Annual General Meeting 2022 - Financial Report
Walne Zebrania Sprawozdawczo-Wyborcze OSP: Ogólne Zasady
W pierwszych miesiącach roku przeprowadzane są coroczne walne zebrania członków OSP. Zwyczajne walne zebrania członków OSP są pierwszym etapem kampanii sprawozdawczo-wyborczej w Związku OSP RP przed XVI Zjazdem Krajowym. Ochotnicze Straże Pożarne, będące członkami Związku OSP RP, są obowiązane do końca I kwartału 2026 roku odbyć zwyczajne walne zebrania członków OSP RP o charakterze sprawozdawczo-wyborczym, zgodnie z uchwałą i wytycznymi Zarządu Głównego.
Na zebraniach należy dokonać analizy realizacji pięcioletnich planów, podsumowania kończącej się pięcioletniej kadencji sprawowania funkcji przez członków obecnych władz OSP, a także przeprowadzić wybór zarządu i komisji rewizyjnej na nową kadencję. Przeprowadzenie walnego zebrania jest obowiązkiem każdej OSP wynikającym z jej statutu.
Przygotowanie Walnego Zebrania
Zwyczajne walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze członków OSP zwoływane jest przez zarząd OSP, który powiadamia członków o terminie, miejscu i porządku obrad z wyprzedzeniem określonym przez statut OSP (minimum 7 dni). Powiadomienie otrzymuje również zarząd i komisja rewizyjna oddziału gminnego / równorzędnego, oraz zarząd i komisja rewizyjna oddziału powiatowego ZOSP RP.
Oprócz części sprawozdawczej, zarządy ochotniczych straży pożarnych muszą przygotować przeprowadzenie wyborów nowych władz, które przez 5 lat będą kierować działaniami OSP i dbać o pełną realizację nakreślonych rocznych i pięcioletnich planów. Liczby nowo wybieranych członków zarządu i komisji rewizyjnej określają walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze członków OSP.
W skład zarządu powinni wchodzić: prezes, wiceprezes-naczelnik, zastępca naczelnika, sekretarz, skarbnik i gospodarz. W zarządzie mogą być ponadto kronikarz, opiekun MDP i inni członkowie bez określonych funkcji. Statut Związku OSP RP, jak i statuty OSP nie przewidują ograniczenia liczby kadencji dla sprawowania określonych funkcji, dlatego też nie ma przeszkód formalnych, aby druhom pełniącym funkcje uniemożliwiać kandydowanie na te same funkcje w kadencji nadchodzącej. Należy pamiętać, że zabronione jest łączenie działalności w zarządzie i jednocześnie w komisji rewizyjnej.
Regulamin Obrad Walnego Zebrania
W regulaminie walnego zebrania powinno być przypomnienie niektórych zapisów statutu danej OSP, a także zasady prowadzenia dyskusji, głosowania itp. Może on zawierać też inne postanowienia, które jednak nie mogą być sprzeczne z zapisami statutu OSP i Statutu Związku OSP RP. Uchwała w sprawie uchwalenia regulaminu obrad powinna być krótka i zawierać jedynie podstawę prawną jej podjęcia (statut OSP), wynik głosowania i stwierdzenie o jej podjęciu. Łączenie jej z innymi zagadnieniami jest niewskazane, gdyż utrudnia późniejsze wprowadzanie poprawek. Uchwała może obowiązywać tylko na zebraniu, na którym została podjęta, ale znacznie wygodniejszy jest brak określania terminu jej obowiązywania, a na następnych walnych zebraniach jedynie przypominanie o jego istnieniu poprzez stwierdzenie prowadzącego zebranie, że obrady będą prowadzone właśnie w oparciu o tenże regulamin. Uchwalony regulamin ułatwia prowadzącemu obrady sprawne wykonywanie jego funkcji.
Najkorzystniejsze wydaje się opracowanie uniwersalnego regulaminu, obejmującego wszystkie statutowe rodzaje walnych zebrań. Tak zredagowany regulamin pozwala na sprawne przeprowadzenie dowolnego walnego zebrania, a także daje możliwość do przeprowadzania bez oddzielnej dyskusji np. wyborów uzupełniających na zebraniach sprawozdawczych, gdzie zazwyczaj tego się nie przewiduje. Na wstępie, w pierwszej części regulaminu, powinny się znaleźć definicje walnych zebrań: sprawozdawczo-wyborczego, sprawozdawczego i nadzwyczajnego oraz tryb ich zwoływania.
Regulamin powinien przypomnieć o tym, kto ma prawo do otworzenia zebrania i przeprowadzenia wyboru przewodniczącego zebrania i protokolanta oraz określić sposób głosowania (tajne czy jawne). Zazwyczaj zebranie otwiera prezes zarządu OSP, a wybory są jawne. Nie ma statutowego ograniczenia co do osoby przewodniczącego zebrania - może to być członek zwyczajny, wspierający lub nawet honorowy danej OSP. Prowadzenie zebrania przez osobę z zewnątrz nie jest rozwiązaniem najszczęśliwszym i powinno być czymś wyjątkowym.
Ważne jest przypomnienie w regulaminie, kto ma prawo uczestniczenia w głosowaniach. Jest to określone w statucie, który ustala, że czynne i bierne prawo wyborcze przysługuje jedynie członkom zwyczajnym stowarzyszenia. Członkowie honorowi i wspierający mają jedynie prawo udziału w dyskusji jako głos doradczy, ale nie stanowiący. Nie można być jednocześnie członkiem zwyczajnym i honorowym, a nadanie godności honorowej odbiera prawo do głosowania i bycia wybieranym.
Regulamin musi też jednoznacznie stwierdzać sposób udziału członków zebrania w dyskusji - udzielanie i odbieranie głosu oraz formę zgłaszania się do dyskusji. Pozwala to na uniknięcie późniejszych nieporozumień. Z tego samego powodu regulamin powinien określać formę protokołu sporządzanego przez wybranego protokolanta. Do protokołu załącza się listę obecności członków OSP, uczestniczących w obradach. W przypadku zebrań, na których następują wybory, korzystne jest sporządzanie listy członków (osób głosujących) w dwóch egzemplarzach, ponieważ sąd rejestrowy wymaga oryginału.
Bardzo ważną sprawą jest uregulowanie zasad przeprowadzania wyborów, jeśli są przewidziane w porządku obrad. Określa się więc sposób głosowania, kryteria ważności głosowań oraz kto i w jakiej formie zgłasza kandydatury. Regulamin powinien również podawać liczbę wybieranych osób lub pozostawiać to do decyzji członków walnego zebrania. W uzasadnionych przypadkach walne zebranie może odwołać prezesa lub poszczególnych członków władz stowarzyszenia.
Jedną z ważniejszych spraw jest dokładne określenie sposobu zarówno głosowania, jak i liczenia głosów. Powinno się także znaleźć ustalenie, jakie głosy (przy głosowaniu tajnym) uznawane są za ważne, a jakie za nieważne. Częstym błędem jest dopuszczanie do dyskusji na ten temat już w trakcie głosowania. Ogólną zasadą jest, że głosowania wybierające władze są tajne, a pozostałe - jawne. Zaleca się jednak, aby w regulaminie zawrzeć klauzulę, że na wniosek określonej grupy członków (np. ¼) można przeprowadzić głosowanie w trybie tajnym.
Regulamin powinien także określać, kiedy walne zebranie jest władne podejmować uchwały, co dotyczy zwłaszcza sprawy quorum. Zazwyczaj przyjmuje się, że uchwały zapadają zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności ponad połowy ogólnej liczby członków zwyczajnych stowarzyszenia. Dla przypadku braku wymaganej frekwencji, należy w regulaminie przewidzieć możliwość zwołania zebrania w drugim terminie, w którym nie ma już wymogu obecności ponad połowy członków, a podejmowane uchwały i wyniki głosowań mają moc wiążącą bez względu na liczbę obecnych.
Aby usprawnić przebieg zebrania, w regulaminie powinny być również sprecyzowane zakresy obowiązków walnego zebrania jako całości oraz powołanych komisji. Zazwyczaj powołuje się komisje: mandatową, wyborczą, skrutacyjną i wnioskową. Komisja mandatowa czuwa nad listą obecności i sprawdza quorum. Komisja wyborcza organizuje wybory, a komisja skrutacyjna je przeprowadza (liczy głosy). Często obie te komisje łączy się w jedną komisję wyborczo-skrutacyjną. Członkowie komisji wyborczej i skrutacyjnej nie mogą kandydować w wyborach.
Regulamin powinien zawierać opis zasad zwoływania i przebiegu walnego zebrania nadzwyczajnego. Różni się ono od zwyczajnych walnych zebrań tym, że zwoływane jest w innym, przewidzianym w statucie, trybie i omawiane są na nim tylko tematy będące powodem jego zwołania. Zapisy końcowe regulaminu powinny określać uprawnienie przewodniczącego do interpretacji przepisów w razie powstania różnicy zdań oraz stwierdzenie o formie przyjęcia regulaminu i wprowadzania ewentualnych zmian. Tekst regulaminu obrad wraz z tekstem statutu OSP powinny być przed obradami wyłożone do użytku uczestników walnego zebrania.
Absolutorium dla Zarządu OSP
Udzielenie absolutorium jest jednym z najważniejszych punktów walnego zebrania sprawozdawczego lub sprawozdawczo-wyborczego. Oznacza to akceptację działalności zarządu w minionym okresie rozliczeniowym przez członków stowarzyszenia. Jednogłośne udzielenie absolutorium, jak miało to miejsce w OSP Gorzyca, jest wyrazem zaufania i aprobaty dla działań dotychczasowych władz.
Dokumentacja i Sprawozdawczość Finansowa OSP
Postanowienia Walnego Zebrania powinny mieć charakter uchwał. Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania. Uchwały w sprawie zmiany statutu, rozwiązania OSP oraz zbycia i nabycia nieruchomości, podejmowane są większością 2/3 ogólnej liczby głosów. W przypadku braku wymaganej frekwencji zarząd OSP jest zobowiązany zwołać ponownie Walne Zebranie Sprawozdawczo-wyborcze Członków OSP przed upływem 14 dni.
Wszystkie zarejestrowane Ochotnicze Straże Pożarne są zobowiązane do prowadzenia księgowości, nawet wtedy, gdy jedyny ich przychód to składki członkowskie. Rzetelne dane są niezbędne do spełnienia obowiązków sprawozdawczych. Coroczne walne zebrania są także okazją do wręczenia zasłużonym członkom OSP odznaczeń, odznak i wyróżnień.
Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK)
Możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK) wymaga spełnienia warunków określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Począwszy od 01.01.2026 roku warunki te ulegają istotnej zmianie, rozszerzając możliwość objęcia uproszczeniem UEPiK znacznie szerszemu kręgowi organizacji pozarządowych. Nowe przepisy wprowadza ustawa z dnia 8.11.2024r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o kołach gospodyń wiejskich. Organizacja nie może prowadzić działalności gospodarczej.
Od 2026 roku obowiązek działania jednostki w sferze zadań publicznych przestał być warunkiem koniecznym do skorzystania z UEPiK, a także usunięto wymóg osiągania przychodu wyłącznie z 4 wskazanych w ustawie tytułów. Decyzję w sprawie prowadzenia UEPiK podejmuje walne zebranie członków (WZC). Jeśli OSP spełnia warunki i decyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji, zawiadamia o swoim wyborze naczelnika urzędu skarbowego. UZDPP przynosi od 01.01.2026 roku wydłużenie terminów z tego tytułu oraz możliwość zrezygnowania przez OSP z prowadzenia UEPiK w ciągu roku podatkowego, z konsekwencją prowadzenia księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości od początku roku podatkowego.
Sprawozdanie Finansowe i Deklaracja CIT-8
Sporządzanie corocznego sprawozdania finansowego to obowiązek wszystkich OSP prowadzących pełną księgowość - niezależnie od tego, czy prowadzą wyłącznie działalność statutową, czy również działalność gospodarczą. Sprawozdanie finansowe to uporządkowana informacja o majątku OSP w danym roku. Bilans i Rachunek zysków i strat prezentują dane liczbowe opisujące zdarzenia gospodarcze i kondycję ekonomiczną OSP. Istotne jest, aby WZC oprócz zatwierdzenia sprawozdania finansowego (SF), podjęło również uchwałę o zadysponowaniu nadwyżki finansowej, z przeznaczeniem na cele statutowe, co daje prawo do zwolnienia z podatku dochodowego.
Deklaracja CIT-8 to informacja o przychodach i kosztach w poprzednim roku podatkowym oraz o tym, czy organizacja będzie płaciła podatek dochodowy od osób prawnych. Obowiązkiem każdej OSP jest wypełnienie i przekazanie deklaracji CIT-8 do Urzędu Skarbowego w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Obecnie istnieje możliwość składania deklaracji za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy. Niezależnie od funkcjonalności składania deklaracji, nadal w określonych okolicznościach dopuszcza się dostarczenie zeznania CIT-8 do US w tradycyjnej wersji papierowej z ręcznym podpisem. Dotyczy to OSP, które w roku podatkowym, za który składane jest zeznanie CIT-8, osiągały wyłącznie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych.
Na koniec, w kontekście sprawozdawczości finansowej, warto wspomnieć o przywileju dla OSP, wprowadzonym ustawą z 17.12.2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych, która weszła w życie 1 stycznia 2022 r. Art. 35 ust. 1 tej ustawy stanowi, że OSP, które nie prowadzą działalności gospodarczej, są zwolnione z obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych, co stanowi znaczące ułatwienie administracyjne.
Kampania Sprawozdawczo-Wyborcza na Wyższych Szczeblach ZOSP RP
Po odbyciu sprawozdawczego walnego zebrania członków OSP zarząd OSP sporządza dokumentację sprawozdawczą. Po przeprowadzeniu na terenie gminy walnych zebrań we wszystkich OSP, każdy zarząd Oddziału Gminnego ZOSP RP w terminie dwóch tygodni po zakończeniu zebrań - nie później niż do dnia 15 maja 2026 r. - powinien przekazać do zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP „Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczych OSP” na terenie gminy wraz z protokołami walnych zebrań, generowaną również w Systemie OSP. Zarządy Oddziałów Powiatowych sporządzają następnie „Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań na terenie powiatu”.
W poniedziałek, 16 marca br. Zjazd Oddziału Gminnego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w Braniewie zgromadził w sali konferencyjnej Urzędu Gminy Braniewo delegatów na Zjazd Oddziałów Gminnych oraz przedstawicieli do Zarządu Oddziału Gminnego OSP. Na obszarze gminy Braniewo działają trzy jednostki OSP (stowarzyszenia), które włączone są do struktur Krajowego Systemu Ratowniczo - Gaśniczego. Wcześniej swoje zebrania sprawozdawczo - wyborcze zrealizowali przedstawiciele jednostek gminnych OSP Gronowo, Lipowina oraz Żelazna Góra. Na zebraniach wyłoniono delegatów i przedstawicieli na zjazd gminny ZOSP RP.
Władze Zarządu Gminnego ZOSP RP w Braniewie jako pierwsze na terenie powiatu braniewskiego podjęły decyzję o przeprowadzeniu zjazdu delegatów i przedstawicieli do zarządu. Sprawnie poprowadzone obrady Zjazdu Gminnego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w Braniewie wyłoniło nowe władze struktur Zarządu Gminnego ZOSP RP w Braniewie oraz przedstawicieli na zjazd Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP w Braniewie. W zebraniu uczestniczyli również przedstawiciele komendy powiatowej Państwowej Straży Pożarnych w Braniewie.
tags: #absolutorium #wybory #strazackie