Archiwum Akt Ochotniczych Straży Pożarnych: Informacje i Dostęp

Dokumentacja wytwarzana przez jednostki Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) oraz instytucje współpracujące, takie jak Państwowa Straż Pożarna (PSP) i Archiwa Państwowe, stanowi cenne źródło informacji o działalności pożarniczej, historii lokalnej i życiu społecznym. Gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie tych akt odbywa się na podstawie szczegółowych regulacji prawnych i standardów archiwizacyjnych.

Podstawy Prawne Archiwizacji Dokumentacji

Archiwizacja dokumentacji Ochotniczych Straży Pożarnych oraz powiązanych z nimi instytucji opiera się na szeregu ustaw i zarządzeń, które precyzują zasady jej tworzenia, przechowywania i udostępniania.

Kluczowe Akty Prawne dotyczące OSP i PSP

• Zgodnie z art. 15 ust. 1-2 oraz art. 16 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2490), OSP podlegają określonym wymogom dotyczącym zarządzania dokumentacją.
• Art. 29 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r. poz. 1372 z póź. zm.) stanowi podstawę prawną dla szeroko pojętej ochrony przeciwpożarowej, co generuje liczne akta administracyjne i operacyjne.
• W kontekście prawnym działalności OSP jako stowarzyszeń istotna jest również ustawa z dnia 25 września 2015 r. o zmianie ustawy - Prawo o stowarzyszeniach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1667).

Regulacje dotyczące Państwowej Straży Pożarnej

Dla dokumentacji Państwowej Straży Pożarnej, której akta często są ściśle powiązane z OSP, obowiązują następujące regulacje:

• Zarządzenie nr 1 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2022 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej, które określa zasady prowadzenia i archiwizacji dokumentacji.
• Zarządzenie nr 43 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 września 2017 r. (Dz.U. MSW i A poz. 195) reguluje tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane.
• Decyzja nr 26 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 czerwca 2018 r. również precyzuje procedury związane z archiwizacją.
• Zasady udostępniania zasobu archiwalnego Archiwów Państwowych określone są w art. 16, 16a-16e w związku z art. 22c Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 164).
• Zasady uzyskiwania urzędowych potwierdzeń treści materiałów archiwalnych określone są w Dziale VII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Charakterystyka Archiwów Państwowych i Dostępu do Zbiorów

Archiwa Państwowe przechowują różnorodne źródła informacji o wartości historycznej, wytworzone przez instytucje lub osoby fizyczne. Zasób Archiwów Państwowych liczy ponad 45,5 mln jednostek archiwalnych, w tym dokumenty pergaminowe i papierowe, teczki, księgi, mapy, atlasy, fotografie oraz albumy.

Struktura Zasobu Archiwalnego

Cała dokumentacja przechowywana w archiwum dzieli się na zespoły archiwalne. W skład jednego zespołu wchodzą materiały wytworzone i zgromadzone przez instytucję (np. konkretny urząd czy przedsiębiorstwo), albo przez osobę lub rodzinę/ród. Zespoły składają się z jednostek archiwalnych, które są podstawowym elementem udostępnianym w czytelni archiwum. Jednostką może być np. dokument, teczka, księga, mapa, atlas, fotografia, album. W części zespołów jednostki archiwalne są dodatkowo pogrupowane w serie, w których znajdują się materiały powiązane według określonych kryteriów, np. wytworzone przez ten sam wydział w ramach urzędu, który wytworzył dokumentację, czy też jednostki powiązane ze sobą tematycznie.

Opisy i skany wielu jednostek archiwalnych, a także spisy i inwentarze zespołów są dostępne m.in. w serwisie Szukaj w Archiwach.

Zasady Korzystania z Zasobów

Każdy może skorzystać ze źródeł zgromadzonych w Archiwach Państwowych, niezależnie od stopnia przygotowania do badania źródeł historycznych. Archiwa Państwowe z zasady nie pytają użytkowników o cel poszukiwań archiwalnych, jednak pracownik obsługujący czytelnię może zadać takie pytanie, aby lepiej dostosować swoje działania do oczekiwań. Aby skorzystać z zasobu, nie trzeba być pełnoletnim.

Z zasobu archiwalnego można skorzystać przez Internet (w serwisie Szukaj w Archiwach) lub bezpośrednio (osobiście) w czytelniach lub specjalistycznych pracowniach Archiwów Państwowych. Zasady udostępniania materiałów archiwalnych mogą nieznacznie różnić się w zależności od wybranego Archiwum Państwowego.

W czytelni można samodzielnie kopiować materiały archiwalne przy użyciu własnych urządzeń, np. poprzez zrobienie zdjęcia lub skanu, bez ponoszenia dodatkowych opłat. Płatne mogą być jednak inne usługi, które wspierają korzystanie z materiałów archiwalnych.

Ograniczenia i Urzędowe Potwierdzenia

Od zasady powszechności dostępu istnieją wyjątki. Zapoznawanie się z niektórymi informacjami może być ograniczone prawnie. W takich wyjątkowych przypadkach dyrektor Archiwum Państwowego może odmówić dostępu do materiałów archiwalnych. Jeśli ograniczenia w dostępie wynikają z ochrony danych osobowych, zapoznanie się z materiałami archiwalnymi może zostać uzależnione od zawarcia z archiwum umowy wyłączającej dalsze przetwarzanie danych lub przedstawienia interesu prawnego.

Archiwa mogą wydawać kopie lub odpisy określonych dokumentów, a także wypisy, wyciągi lub inne odwzorowania - bez urzędowego potwierdzenia treści. Aby otrzymać takie urzędowe potwierdzenie, należy wykazać swój interes prawny. W przeciwieństwie do typowych urzędów, Archiwa Państwowe nie ustosunkowują się do treści potwierdzanego dokumentu ani nie przesądzają o jego autentyczności.

Zarządzanie Dokumentacją w OSP i PSP: Przykłady

Współczesne zarządzanie dokumentacją w OSP i PSP często wykorzystuje rozwiązania cyfrowe, a także regularne procedury archiwizacyjne i brakowania.

System OSP "Ochotnik"

Trwa modernizacja SYSTEMU OSP "Ochotnik" w ramach projektu Związku Ochotniczych Straży Pożarnych pn. "OSP - Potencjał Młodych", realizowanego z dotacji programu Aktywni Obywatele - Fundusz Krajowy, finansowanego z Funduszy EOG. Obecnie możliwe jest wprowadzanie oraz edycja raportów, informacji zbiorczych i informacji o zjazdach za 2020 rok, co ułatwia bieżące zarządzanie danymi.

Archiwum Komendy Wojewódzkiej PSP w Kielcach

Jako przykład, aktualny zasób archiwalny Komendy Wojewódzkiej PSP w Kielcach stanowi zbiór otwarty, w którym znajdują się akta przekazane według 657 spisów zdawczo-odbiorczych wytworzonych przez komórki organizacyjne KW PSP. W otwartym zasobie archiwalnym znajduje się obecnie 6187 teczek, w tym materiały o charakterze niejawnym.

Brakowanie Dokumentacji Archiwalnej

W każdym roku archiwum przeprowadza brakowanie akt zbędnych, których termin przechowywania minął. Przykładowo, w 2025 roku w archiwum przeprowadzono brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Komenda Główna PSP wydała zezwolenie jednorazowe nr 257/2025 z dnia 3 września 2025 r., podpisane przez Zastępcę Dyrektora Biura Komendanta Głównego bryg. Radosława Kozickiego, na brakowanie 158 teczek / 4,4 mb. Archiwum udostępnia akta na podstawie kart udostępnienia/wypożyczenia.

Przykłady Materiałów Archiwalnych Komend Straży Pożarnych

Poniższa tabela przedstawia wybrane przykłady akt przechowywanych w archiwach, pochodzących z Powiatowej Komendy Straży Pożarnych. Odzwierciedlają one różnorodność gromadzonych materiałów, od organizacji i sprawozdawczości po plany operacyjne i ewidencję jednostek OSP.

tags: #archiwum #akt #osp