Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) odgrywają kluczową rolę w systemie bezpieczeństwa kraju. Ich działalność, choć oparta na społecznych zasadach, wymaga odpowiedniego uregulowania prawnego. Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) ma fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania OSP, nadając im pełną osobowość prawną. Jednakże istnieją jednostki OSP, które z różnych przyczyn nie dopełniły tego obowiązku, co rodzi specyficzne konsekwencje prawne.
Utrata Osobowości Prawnej przez OSP niezarejestrowane do 2016 roku
Kluczową zmianą prawną, która wpłynęła na status wielu OSP, było wejście w życie przepisów wprowadzających ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgodnie z art. 9 ust. 2a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym, Ochotnicze Straże Pożarne, które do dnia 31 grudnia 2015 r. nie złożyły wniosku o wpis do KRS, zostały z mocy prawa uznane za wykreślone z rejestru z dniem 1 stycznia 2016 r., a tym samym pozbawione osobowości prawnej.
Pozbawienie osobowości prawnej oznacza, że taka jednostka OSP nie może występować w obrocie prawnym jako samodzielny podmiot. Nie może we własnym imieniu zaciągać zobowiązań, nabywać praw czy być stroną w postępowaniach sądowych w sposób przewidziany dla osób prawnych.
Podstawy Prawne Działania Ochotniczych Straży Pożarnych
Od 31 października 2021 r. OSP są odrębnymi od siebie stowarzyszeniami, działającymi na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 2261) oraz ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 869).
Charakter Wpisu do KRS: Konstytutywny dla Stowarzyszeń
Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego dla stowarzyszeń, w tym OSP, ma charakter konstytutywny. Oznacza to, że dokonanie wpisu w KRS kształtuje stan prawny, a stowarzyszenie (lub fundacja) uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność dopiero od momentu wpisania do KRS. Decyduje więc o faktycznym powołaniu do życia stowarzyszenia nie zebranie założycielskie czy uchwała o powołaniu i przyjęciu statutu, lecz sam wpis do rejestru.
Dla kontrastu, wpis deklaratoryjny oznacza, że dany stan prawny powstaje z dniem podjęcia decyzji przez odpowiedni organ (np. walne zebranie stowarzyszenia), a wpis do KRS jest jedynie „odbiciem” faktycznej sytuacji. Tak jest np. ze zmianą członków zarządu - funkcję pełnią osoby faktycznie wybrane, a nie te, które są wpisane do KRS. Liczy się data podjęcia uchwały o wyborze zarządu i treść uchwały, a nie treść wpisu do rejestru sądowego.
W przypadku zmiany statutu, ze względu na rozbieżne opinie prawne i orzeczenia sądowe, bezpieczniej jest uznać, że nowy statut obowiązuje od momentu zatwierdzenia go przez sąd rejestrowy, co ponownie wskazuje na konstytutywny charakter wpisu w tej kwestii. Sąd rejestrowy ocenia zgodność zmian statutu z prawem, a w przypadku odmowy wpisu, zmiana nie wchodzi w życie.
Ryzyka związane z nieaktualnymi danymi w KRS (dla zarejestrowanych OSP)
Nawet dla OSP, które są zarejestrowane w KRS, brak aktualnych danych może utrudniać funkcjonowanie. Zgodnie z art. 17 ustawy o KRS domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. W praktyce oznacza to, że dla świata zewnętrznego (kontrahentów, urzędów) informacje o członkach władz, ich funkcjach, sposobie reprezentacji czy siedzibie organizacji widoczne w KRS są wiążące. Jeśli umowa zostanie podpisana przez osoby, które formalnie nie widnieją w KRS jako uprawnione do reprezentacji (np. stary zarząd), umowa taka może zostać uznana za nieważną.
Dodatkowo, od 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe do KRS składa się w formie elektronicznej (dotyczy tylko NGO wpisanych do rejestru przedsiębiorców). Aby je złożyć, wymagane jest potwierdzenie podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym członka zarządu, którego PESEL jest uwidoczniony w KRS. Brak aktualnych danych w rejestrze uniemożliwiłby dopełnienie tego obowiązku.
Obowiązki i Terminy Rejestracyjne dla Nowo Powstałych OSP
Członkowie-założyciele nowej OSP muszą uchwalić jej statut oraz wybrać jej władze: zarząd i komisję rewizyjną. Następnie nowo wybrany zarząd OSP powinien złożyć wniosek o wpis do KRS w terminie 7 dni od daty zaistnienia zdarzenia uzasadniającego wpis (np. powołania nowych władz czy uchwalenia zmian w statucie).
Konsekwencje niezgłoszenia zmian w terminie
Mimo braku wprost wskazanych negatywnych konsekwencji za niezgłoszenie zmian w 7-dniowym terminie, konsekwencją może być wszczęcie przez sąd rejestrowy tzw. „postępowania przymuszającego” (art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Sąd wzywa wtedy do złożenia zmian, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny. W razie niewykonania obowiązków w tym terminie, sąd może nałożyć grzywnę, którą może ponawiać. Niemniej jednak, złożenie wniosku o wpis w terminie późniejszym niż wymagane 7 dni nie spowoduje, że sąd odmówi dokonania wpisu - nie uzna również zgłoszenia za nieważne czy bezskuteczne. Warto zauważyć, że dla OSP, która nie zgłosi wniosku o wpis do KRS, nie ustanawia się kuratora.
Alternatywa dla OSP bez osobowości prawnej: Stowarzyszenie Zwykłe
W przypadku OSP, która nie posiada osobowości prawnej (np. po wykreśleniu z KRS w 2016 r. lub jako nowo powstała jednostka), a nie prowadzi działalności gospodarczej, można rozważyć utworzenie jej jako stowarzyszenia zwykłego. Jest to prostsza i mniej czasochłonna forma niż stowarzyszenie zarejestrowane w KRS. Do jego powołania wystarczą już trzy osoby.
Stowarzyszenia zwykłe rejestrują się w ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez starostę powiatu. Nie mają one osobowości prawnej, lecz są tzw. "ułomną osobą prawną". Mogą zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwane. Ich źródła finansowania to m.in. składki członkowskie czy dotacje, ale nie mogą prowadzić działalności ekonomicznej (odpłatnej albo gospodarczej). Działanie stowarzyszeń zwykłych reguluje Ustawa Prawo o stowarzyszeniach.
Zasady jawności i domniemania prawdziwości danych w KRS
Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 14-17 u.k.r.s.) wprowadzają zasady jawności i domniemania prawdziwości wpisów, mające na celu ochronę obrotu gospodarczego i pewność prawa. Dotyczą one przede wszystkim podmiotów obowiązanych do złożenia wniosku o wpis do rejestru lub już wpisanych do KRS:
- Podmiot obowiązany do złożenia wniosku o wpis do rejestru nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do rejestru lub uległy wykreśleniu z rejestru.
- Od dnia ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów, z pewnymi wyjątkami dotyczącymi czynności dokonanych przed upływem 16. dnia od ogłoszenia.
- W przypadku rozbieżności między wpisem do rejestru a ogłoszeniem w Monitorze Sądowym i Gospodarczym obowiązuje wpis w rejestrze, ale osoba trzecia może powoływać się na treść ogłoszenia, chyba że podmiot wpisany udowodni jej wiedzę o wpisie.
- Domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Jeżeli dane wpisano niezgodnie ze zgłoszeniem lub bez niego, podmiot nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeśli zaniedbał wystąpić z wnioskiem o sprostowanie.
OSP wpisana do KRS ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych lub niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu w ustawowym terminie, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej, winy poszkodowanego lub osoby trzeciej.
Obowiązek Zgłaszania Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)
Od 31 października 2021 r. OSP, jako stowarzyszenia, podlegają obowiązkowi zgłaszania informacji o swoich beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Zmiana ta wynika z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przy ustalaniu osób będących beneficjentami rzeczywistymi w OSP pod uwagę należy wziąć przede wszystkim osoby, które są członkami zarządu (reprezentują OSP na zewnątrz, posiadają uprawnienia umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na działalność OSP). Należy również przeanalizować zakres uprawnień np. członków komisji rewizyjnej OSP jako organu nadzorczego. Zgłoszenie jest bezpłatne. Pierwszego zgłoszenia należało dokonać w terminie 31 października 2021 r. - 31 stycznia 2022 r. Niezgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do Rejestru zagrożone jest karą pieniężną do 1 000 000 zł.
Inne Obowiązki Ewidencyjne: Rejestr REGON
Jeśli działalność OSP nie wymaga wpisu do CEIDG lub KRS, nadal istnieje obowiązek zgłoszenia danych do urzędu statystycznego w celu uzyskania wpisu do rejestru REGON. Jest to obowiązek informacyjny dotyczący aktualizacji danych. Zmiana danych następuje poprzez złożenie wniosku na tym samym formularzu, który służy do uzyskania wpisu. Udostępnienie danych na stronie GUS jest równoznaczne z potwierdzeniem zmiany wpisu w rejestrze REGON. Można również wystąpić o wydanie zaświadczenia o numerze REGON.
Wyzwania w Procesie Rejestracji Stowarzyszeń
Przedstawiciele organizacji pozarządowych często podnoszą, że praktyka działania organów rejestrowych utrudnia proces rejestracji stowarzyszeń. Wśród najczęstszych problemów wymienia się:
- Przedłużanie postępowania rejestrowego, np. poprzez wielokrotne wzywanie do dokonywania zmian w statucie.
- Wyznaczanie zbyt krótkiego terminu do uzupełnienia wniosków (7-dniowy termin jest często trudny do dotrzymania dla NGO z uwagi na konieczność zebrania walnego zgromadzenia).
- Oczekiwanie potwierdzenia prowadzenia nowego rodzaju działalności przez określony czas, co uniemożliwia organizacjom pożytku publicznego pozyskiwanie dofinansowania w tym zakresie.
- Stawianie stowarzyszeniom wymagań niewynikających z przepisów prawa na wniosek organu nadzorczego.