Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) to stowarzyszenie posiadające osobowość prawną, które funkcjonuje w oparciu o przepisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach oraz ustawy o ochronie przeciwpożarowej. Jej sprawne działanie zależy od właściwego zarządzania, za które odpowiada Zarząd OSP. W sytuacji śmierci lub rezygnacji Prezesa czy innego członka Zarządu, konieczne jest podjęcie odpowiednich działań zgodnych ze statutem jednostki oraz obowiązującymi przepisami prawnymi.
OSP jako Stowarzyszenie i jego Władze
OSP działa na podstawie m.in. ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Jej majątek jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie członkom zarządu, pod bacznym okiem komisji rewizyjnej. Walne Zebranie Członków OSP jest najwyższą władzą stowarzyszenia, zaś Zarząd powołuje się, aby nie zwoływać Walnego Zebrania za każdym razem, gdy trzeba podjąć jakąś decyzję.
Skład i Funkcje Zarządu OSP
Statut wzorcowy OSP określa skład zarządu, wymieniając pięć niezbędnych funkcji: prezes, naczelnik straży, jeden lub dwóch wiceprezesów, sekretarz i skarbnik. Naczelnik sprawuje jednocześnie funkcję wiceprezesa (zazwyczaj pierwszego, najważniejszego). Oprócz wymienionych, statut wzorcowy dopuszcza utworzenie w zarządzie także funkcji gospodarza, kronikarza i zastępcy naczelnika straży, o ile Walne Zebranie zapewni dla nich odpowiednią liczbę miejsc. Minimalny skład zarządu to pięć osób, natomiast maksymalny opisany - dziewięć osób. Istnieje również możliwość utworzenia innych ważnych funkcji, takich jak kapelmistrz, członek zarządu ds. sportu, kobiet czy młodzieży, a także innych, koniecznych z punktu widzenia potrzeb lokalnych. Zazwyczaj wybiera się nieparzystą liczbę członków zarządu.
Rola i Obowiązki Zarządu
Zarząd kieruje całą bieżącą działalnością OSP pomiędzy walnymi zebraniami. Do zadań zarządu należy przede wszystkim reprezentowanie interesów OSP i realizowanie uchwał oraz wytycznych Walnego Zebrania. Zarząd zwołuje walne zebranie - sprawozdawcze i sprawozdawczo-wyborcze zgodnie ze statutem, a nadzwyczajne w razie potrzeby. Posiada również prawo do zaciągania w imieniu OSP zobowiązań finansowych. Poza sprawami materialnymi, zarząd podejmuje uchwały w sprawie przyjmowania i skreślania z listy członków OSP, a także w sprawie przyznawania dyplomów i nagród oraz występowania z wnioskami o przyznanie odznaczeń i odznak.
Członkowie zarządu kierują pracą OSP, reprezentują jednostkę i wypowiadają się w jej imieniu, dbają o majątek i nim zarządzają. Posiedzenia zarządu zwoływane są zgodnie z zapisami w statucie, zazwyczaj przez prezesa, co najmniej raz na kwartał. Do ważności uchwał wymagana jest obecność co najmniej ½ ogólnej liczby członków zarządu. Uchwały zarządu są podejmowane zwykłą większością głosów. Warto wdrożyć sposoby szybkiej komunikacji między posiedzeniami, np. poprzez powiadomienia SMS lub komunikatory internetowe, aby wszyscy członkowie zarządu byli na bieżąco z istotnymi sprawami organizacji. Wszyscy członkowie zarządu jednakowo odpowiadają za jego prawidłową pracę i dlatego powinni mieć także równy udział w podejmowaniu decyzji.
Komisja Rewizyjna - Organ Kontroli Wewnętrznej
Komisja rewizyjna jest organem kontroli wewnętrznej OSP, a jej zadania są opisane w statucie. Komisja jest wybierana na Walnym Zebraniu sprawozdawczo-wyborczym i wybiera spośród siebie przewodniczącego. Ma obowiązek co najmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu działalności statutowej OSP, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich. Składa na Walnych Zebraniach sprawozdania z kontroli, wraz z oceną działalności OSP, i wnioskuje o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium. Komisja ma prawo i obowiązek bieżącego przedstawiania zarządowi uwag i wniosków dotyczących jego pracy.
Dla zapewnienia obiektywności, członek komisji rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP, współmałżonkiem członka zarządu ani pozostawać z członkami zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia. Nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za przestępstwo umyślne. Statut zapewnia komisji rewizyjnej prawo do informowania o posiedzeniach zarządu OSP, a jej przedstawiciele mają prawo uczestniczyć w obradach z głosem doradczym (bez prawa głosu stanowiącego).
Postępowanie w przypadku śmierci lub rezygnacji członka Zarządu OSP
Wygaśnięcie Mandatu i Skład Zarządu
Mandat członka zarządu, w tym prezesa OSP, wygasa wskutek śmierci. W przypadku zmniejszenia się liczby członków zarządu poniżej składu wymaganego przez statut, zarząd, jako organ stowarzyszenia, może przestać skutecznie funkcjonować. Taki zarząd nazywany jest „kadłubowym” i nie może on skutecznie podejmować uchwał. Uchwała podjęta przez nienależycie obsadzony zarząd będzie nieważna. Dopuszcza się prowadzenie spraw stowarzyszenia przez członków zarządu „kadłubowego”, o ile nie wymaga to podejmowania uchwał i dotyczy spraw drobnych, nieprzekraczających zakresu zwykłych czynności OSP. W pierwszej kolejności należy zawsze zapoznać się ze statutem danej OSP, czy nie zawarto w nim szczególnych uregulowań dotyczących obsadzania wakujących funkcji.
Zwołanie Zebrania i Powołanie Nowych Członków
Gdy zabraknie prezesa, odpowiedź na pytanie, kto może zwołać zebranie zarządu OSP, powinna znajdować się w statucie jednostki. Często statut przewiduje, że zebranie może zwołać wiceprezes (np. naczelnik straży, jeśli pełni tę funkcję). Inne statuty mogą uprawniać do tego przewodniczącego komisji rewizyjnej. Jeśli w czasie kadencji okaże się, że niektórzy członkowie zarządu z różnych powodów przestali pełnić swe funkcje (np. wskutek śmierci), zarząd może dokooptować do swego składu nowych członków na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 ustalonego na Walnym Zebraniu składu. Przykładowo, przy składzie pięcioosobowym - jednego, sześcioosobowym - dwóch, a przy składzie dziewięcioosobowym - trzech.
W przypadku rezygnacji z funkcji prezesa lub całkowicie z zarządu, należy złożyć oficjalny wniosek lub pismo na zebraniu zarządu OSP. Jeśli zarząd przyjmie rezygnację, może podjąć decyzję o zmianie funkcji w zarządzie lub całkowitym wykluczeniu z jego składu. Wówczas zarząd powoła w miejsce ustępującej osoby inną, a na najbliższym Walnym Zebraniu osoba ta będzie musiała być zatwierdzona w nowym składzie. Według niektórych interpretacji, Walne Zebranie nie musi głosować nad zmianami w składzie zarządu, jeśli zarząd ma prawo wymieniać skład osobowy do 1/3 ustalonego składu, a decyzje o pełnionych funkcjach leżą w gestii samych wybranych członków zarządu. Obowiązkiem zarządu jest wówczas poinformowanie o zmianach w składzie w ostatnim roku rozliczeniowym w czasie najbliższego Walnego Zebrania.
Walne Zebranie Sprawozdawczo-Wyborcze w OSP Złotowo
Obowiązki Sprawozdawcze i Rejestracyjne
Prawna zmiana władz stowarzyszenia, w tym powołanie nowego prezesa czy członka zarządu, wymaga aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W terminie 7 dni od powołania nowego członka zarządu należy złożyć dokumenty do KRS, dokonując wykreślenia zmarłego lub ustępującego członka zarządu i wpisu nowego. Zazwyczaj nie jest wymagane załączanie aktu zgonu, jeśli w uchwale o powołaniu nowego członka zarządu zostanie dokonany odpowiedni zapis. Jeśli jednak dokonuje się samego wykreślenia, akt zgonu staje się dokumentem potwierdzającym podstawę wykreślenia.
Zarząd informuje również sąd rejestrowy i organ nadzorujący (urząd gminy) o swoim składzie, o miejscu zamieszkania członków, a także o adresie siedziby OSP lub jego zmianie. Dobrym zwyczajem jest zawiadamianie o zmianach także zarządu oddziału powiatowego Związku OSP RP (jeśli OSP jest członkiem Związku) i komendanta powiatowego PSP.
Odpowiedzialność i Dobre Praktyki w Zarządzaniu OSP
Odpowiedzialność Członków Zarządu
Członkowie zarządu OSP ponoszą dużą odpowiedzialność, zarówno przed członkami OSP, jak i przed władzami samorządowymi i państwowymi. Kodeks karny (art. 296) wprost mówi o odpowiedzialności karnej za nadużycie uprawnień lub niedopełnienie obowiązków. Majątek OSP, często o znacznej wartości, jest powierzony w zarządzanie członkom zarządu, dlatego skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej. Warto, aby takie oświadczenia złożyli również inni członkowie zarządu, dla przypomnienia i pełnej jasności dotyczącej ciążącej na nich odpowiedzialności. We władzach OSP powinni znaleźć się druhowie nie tylko oddani sprawom ratownictwa, ale i tacy, którzy potrafią zarządzać mieniem. Niekoniecznie muszą być czynnymi ratownikami (poza naczelnikiem), ale niezbędna jest wiedza, umiejętności i talenty menadżerskie.
Przekazanie Dokumentacji i Plan Działania Nowego Zarządu
Funkcjonowanie jednostki OSP wiąże się z dużą ilością dokumentacji. Obowiązkiem ustępującego zarządu jest przekazanie całej dokumentacji nowemu zarządowi. Warto zapoznać się ze sposobem prowadzenia ewidencji i zastanowić się, czy jakieś elementy można usprawnić. Odpowiedni podział obowiązków to klucz do dobrze funkcjonującej jednostki. Nowo wybrany zarząd powinien również opracować plan działania, który zostanie przedstawiony całej jednostce. Funkcje, na jakie zostali wybrani członkowie zarządu, determinują zadania, za które będą odpowiedzialni. Warto angażować wszystkich strażaków w pracę jednostki, nie tylko członków zarządu.
Komunikacja i Transparentność
Istotny jest dostęp do informacji z zebrań zarządu i komisji rewizyjnej. Po każdym zebraniu zarządu warto napisać podsumowanie dla wszystkich członków OSP lub nawet upublicznić cały protokół. Dzięki temu strażacy będą mieli świadomość problemów i podejmowanych decyzji. Ważne jest również informowanie o planowanych przedsięwzięciach z wyprzedzeniem, np. poprzez wspólny kalendarz. Można również wdrożyć skrzynkę “Do zarządu” w remizie, która pozwoli strażakom anonimowo przekazywać informacje i sugestie, co może pomóc w zapobieganiu sporom i usprawnianiu funkcjonowania jednostki. Strona internetowa i profile w mediach społecznościowych to kluczowe narzędzia do komunikacji z lokalną społecznością i prezentowania działalności OSP.
Inicjatywy i Rozwój Jednostki
Nowy zarząd ma wiele możliwości rozwoju jednostki. Warto zadbać o zdrowie strażaków, kontrolując stan środków ochrony indywidualnej i wyznaczając priorytety zakupowe, a także wydzielając w jednostce strefę brudną i czystą. Monitorowanie gotowości bojowej strażaków poprzez deklarowanie dostępności do działań ratowniczych również jest cennym pomysłem. Każda akcja to cenne doświadczenie, którym warto dzielić się ze wszystkimi strażakami. Organizacja wspólnych przedsięwzięć, takich jak pikniki strażackie, zbiórki krwi, dni otwarte czy otwarte szkolenia z pierwszej pomocy dla mieszkańców, buduje pozytywny wizerunek jednostki i integruje społeczność.