W dobie wszechobecnych smartfonów, inteligentnych zegarków i cyfrowych organizerów, mogłoby się wydawać, że tradycyjny, papierowy kalendarz odchodzi do lamusa. A jednak, co roku tysiące jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) w całej Polsce zamawia kalendarze ze swoim logo. Ten zwyczaj wciąż ma się bardzo dobrze, a dla OSP kalendarz to coś znacznie więcej niż tylko narzędzie do sprawdzania daty.
Pytanie, jak na taką działalność OSP zapatruje się Urząd Skarbowy i czy sprzedaż kalendarzy wymaga specjalnych procedur, jest kluczowe dla wielu jednostek. Niniejszy artykuł wyjaśnia aspekty prawne, organizacyjne i praktyczne związane z dystrybucją i pozyskiwaniem środków z kalendarzy strażackich.
Tradycja i cel kalendarzy strażackich
Kalendarze strażackie to element nieodzownie łączący się z działalnością jednostek OSP w całej Polsce. Fakt, iż ta wielopokoleniowa tradycja w dalszym ciągu cieszy się dużym uznaniem społecznym, jest budujący. Okazuje się, że dla Ochotniczych Straży Pożarnych kalendarz to symbol tradycji, ważne narzędzie PR-owe, a także doskonały pomysł na prezent. To jedno z głównych powodów, jak kalendarz pomaga jednostce OSP.
Więcej niż tylko data: Funkcje kalendarza OSP
Argumentów za zamówieniem kalendarza OSP dla swojej jednostki jest co najmniej kilka, a każdy z nich jest równie ważny.
- Budowanie wizerunku i lokalnej tożsamości
Kalendarz strażacki z logo jednostki, zdjęciem druhów na tle wozu bojowego czy fotografią remizy to potężne narzędzie budowania wizerunku. Zawieszony w lokalnym urzędzie, szkole, sklepie czy w domach mieszkańców, przez 365 dni w roku przypomina o istnieniu i działalności OSP. Jest to subtelna, ale niezwykle skuteczna forma promocji. - Narzędzie fundraisingu i forma „cegiełki”
Nie jest tajemnicą, że wiele jednostek OSP traktuje kalendarze jako formę „cegiełki” wspierającej ich działalność. Mieszkańcy, otrzymując kalendarz podczas corocznej zbiórki lub wizyty druhów, chętniej przekazują darowiznę na rzecz jednostki. Wiedzą, że ich wsparcie przekłada się na konkretny, użyteczny gadżet, a jednocześnie wspierają lokalnych bohaterów. Pamiętając o tym, że jednostki Ochotniczych Straży Pożarnych nie posiadają stałego dochodu, a środki, które pozyskują na działalność statutową czy sprzęt, są pozyskiwane w formie dotacji czy z budżetu gminy, w przypadku jednostek z małych miasteczek czy wsi każda zebrana złotówka z kalendarzy ma znaczenie. - Funkcja organizacyjna w remizie
O ile kalendarz w telefonie jest świetny do celów prywatnych, o tyle w remizie nic nie zastąpi dużego, ściennego kalendarza trójdzielnego. To na nim zarząd może zapisywać terminy przeglądów sprzętu, planowane zbiórki, wyjazdy na zawody czy ważne uroczystości. Jest widoczny dla wszystkich, przejrzysty i ułatwia wspólne planowanie.
Aspekty prawne i podatkowe sprzedaży kalendarzy OSP
Odpowiedź na pytanie, czy OSP może sprzedawać kalendarze, nie jest tak oczywista - wiele zależy od formy działalności OSP, zapisów prawnych i sposobu rozliczeń. Jak wiadomo, jednym z dochodów OSP jest sprzedaż oraz dystrybucja kalendarzy strażackich. Wiele jednostek się tym zajmuje.
Sprzedaż czy zbiórka publiczna?
Ochotnicza Straż Pożarna to stowarzyszenie, które może prowadzić działalność odpłatną i nieodpłatną. Podstawą prawną funkcjonowania OSP jest Ustawa Prawo o stowarzyszeniach oraz statut danej jednostki. Wiele OSP w statucie ma zapis, że może prowadzić działalność odpłatną pożytku publicznego, np. w zakresie edukacji, kultury czy bezpieczeństwa.
Najczęściej spotykana praktyka to bezpłatne rozdawanie kalendarzy mieszkańcom, a w zamian druhowie proszą o dobrowolne datki na działalność OSP. Warto jednak pamiętać, że darowizny należy ująć w dokumentacji finansowej OSP.
Jeżeli pieniądze są spożytkowane na cele statutowe, to nie trzeba płacić podatku. Urząd Skarbowy podczas rozliczeń zazwyczaj akceptuje takie podejście, zwłaszcza gdy dochody przeznaczane są na cele statutowe. Mieszkańcy często płacą "co łaska", czasami jest to kwota około 10 zł za kalendarz, choć zdarza się, że ktoś da 50 zł. Kalendarze strażackie można pozyskać za symboliczną kwotę. Nie ma ustalonej odgórnie ceny, a co za tym idzie, kwota uzyskana ze zbiórki znacząco różni się w poszczególnych regionach.
Zgłaszanie zbiórki publicznej
Przed rozpoczęciem działań związanych z rozprowadzaniem kalendarzy warto pamiętać, że należy zgłosić oficjalną zbiórkę publiczną. Zgodnie z Ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz.U. 2014 poz. 498), pozwolenie na zbiórkę może być udzielone stowarzyszeniom i organizacjom, które mają osobowość prawną, lub komitetom, które są organizowane dla przeprowadzenia określonego celu. Cel zbiórki powinien być zgodny ze statutem stowarzyszenia lub organizacji albo z aktem organizacyjnym komitetu.
Powołując się na te przepisy, Ochotnicza Straż Pożarna może być oficjalnym organizatorem zbiórki. Zgodnie ze zmianami, które weszły w życie w 2014 roku, zgłoszenie zbiórki nie musi opierać się na pozwoleniu udzielanym w drodze decyzji administracyjnej przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Obecnie zgłoszenie można wysyłać drogą elektroniczną (wówczas pojawi się na portalu maksymalnie w ciągu 3 dni) za pośrednictwem portalu zbiorki.gov.pl lub złożyć wersję papierową (w takim przypadku weryfikacja może potrwać do 7 dni).
Zgłaszając zbiórkę drogą elektroniczną, niezbędne będzie wygenerowanie podpisu elektronicznego lub bezpłatny „profil zaufany”, czyli podpis elektroniczny dedykowany kontaktom obywateli z administracją - można go założyć na portalu ePUAP.gov.pl. W przypadku Ochotniczych Straży Pożarnych, które zarejestrowane są w Krajowym Rejestrze Sądowym, weryfikacja osoby reprezentującej odbywa się na podstawie danych zawartych w KRS. Odmowa zamieszczenia zgłoszenia zbiórki odbywa się w drodze decyzji administracyjnej, jeśli cel zbiórki wskazany w zgłoszeniu jest niezgodny z prawem lub wykracza poza sferę zadań publicznych.
Zbiórka publiczna ofiar w gotówce może przybrać 4 formy:
- dobrowolnych wpłat na konto założone specjalnie na potrzeby danej zbiórki,
- zbierania ofiar do puszek kwestarskich lub skarbon stacjonarnych,
- sprzedaży cegiełek wartościowych,
- sprzedaży przedmiotów i usług.
Wymogi formalne podczas zbiórki
Rozpoczynając zbiórkę, warto sprawdzić, czy puszki i skarbony są odpowiednio ochronione, tzn. muszą być tak zabezpieczone, aby ich otwarcie i wyciągnięcie zawartości nie było możliwe bez widocznego naruszenia zabezpieczenia. Puszki i skarbony muszą być ponumerowane, zaopatrzone w nazwę instytucji lub organizacji przeprowadzającej akcję oraz jej adres.
Osoby bezpośrednio przeprowadzające zbiórkę funduszy muszą być wyposażone w stosowne identyfikatory - w przypadku rozprowadzania kalendarzy strażackich, roznoszącymi mogą być członkowie OSP, którzy otrzymali stosowne pozwolenie, członkowie instytucji mającej cele pokrewne do OSP lub osoby imiennie zaproszone przez tę instytucję. Aby wzbudzić zaufanie mieszkańców, dystrybutorzy kalendarzy powinni się zaopatrzyć w legitymacje strażackie. Jeśli jednostka nie posiada takowych, Prezes Zarządu powinien wydać stosowne zaświadczenie na temat przeprowadzanej akcji - to da gwarancję wiarygodności zbiórki.
Przykłady z praktyki OSP
Wiele jednostek OSP od lat sprzedaje kalendarze. Na przykład, dochód z tego tytułu w jednej z jednostek to około 1500 zł. W innej jednostce co roku z akcji rozprowadzania kalendarzy do kasy straży trafia około 15 000 zł, a kalendarze zamawiane są w drukarni, nic za nie nie płacąc, ponieważ dolna część kalendarza jest z różnymi reklamami sponsorów. Druhowie z Ochotniczej Straży Pożarnej w Giżycach również wydali wyjątkowy kalendarz strażacki. Sprzedaż odbywała się np. tuż po mszach świętych pod kościołem. Było można go nabyć za 20 zł, a tegoroczny dochód został przeznaczony na wyposażenie bojowe jednostki.
Tworzenie i personalizacja kalendarzy OSP
Przełom września i października to dobry czas na to, by przygotować kalendarze dla swojej jednostki. Aby odpowiednio przygotować kalendarze, warto rozplanować wcześniej prace, rozdzielając obowiązki. W tym celu warto zorganizować spotkanie, na którym ustalony zostanie podział ról.
Wybór rodzaju kalendarza
Rodzaj kalendarza powinien być dopasowany do jego przeznaczenia. W ofercie dostępnych jest kilka typów, które idealnie odpowiadają na potrzeby służb mundurowych:
- Kalendarz trójdzielny: To absolutny klasyk. Idealny do remizy, biura naczelnika, ale także do domów mieszkańców. Jego duża powierzchnia (tzw. „główka”) pozwala na umieszczenie efektownego zdjęcia i logo jednostki. Trzy oddzielne kalendaria ułatwiają planowanie długoterminowe. Najczęściej wybieranym modelem są kalendarze z wyrywanym kalendarium trójmiesięcznym - są praktyczne, dobrze widoczne i chętnie wieszane w domach. To najbardziej praktyczna forma.
- Kalendarz książkowy: Elegancki i praktyczny. To doskonały wybór dla członków zarządu, naczelnika, prezesa czy kronikarza do prowadzenia notatek. Sprawdzi się też jako forma podziękowania dla sponsorów lub ważnych gości odwiedzających jednostkę.
- Kalendarz ścienny (plakatowy): Zazwyczaj posiada 12 kart ze zdjęciami (np. z akcji lub sesji zdjęciowej jednostki). Ma silny walor wizerunkowy i jest świetnym nośnikiem treści PR-owych.
Projektowanie i treść
Warto też zastanowić się nad zawartą w kalendarzach treścią - czy ograniczyć się wyłącznie do zaznaczenia świąt, czy umieścić także dodatkowe informacje, np. o wywozie śmieci, czy planowanych działaniach prewencyjnych. Kalendarze strażackie są bez wątpienia przydatnym gadżetem, jednak, aby były chętnie kupowane, poza tym, że będą funkcjonalne, powinny być też atrakcyjne wizualnie.
Z tego względu warto zebrać odpowiednie materiały, które będą wykorzystane do szaty graficznej. Należy wybrać zdjęcia prezentujące załogę jednostki oraz jej działania. Jeśli istnieje taka możliwość, warto zorganizować specjalną sesję zdjęciową, podczas której zastęp zostanie przedstawiony jako zgrana drużyna, dla której pożarnictwo jest nie tylko pracą, ale przede wszystkim pasją - warto pamiętać, że im lepsze jakościowo zdjęcia, tym kalendarze będą atrakcyjniejsze dla potencjalnego kupującego. Można przesłać swoje zdjęcia, logotypy, grafiki, loga sponsorów, które zostaną wkomponowane w projekt.
Tworząc wzór kalendarzy pamiętajmy jednak o umiarze - ilość zdjęć należy dostosować do formy produktu - w przypadku kalendarzy spiralowanych dobrym rozwiązaniem będzie umieszczenie fotografii na każdej karcie, w przypadku kalendarza klasycznego i wyrywanego, ilość wykorzystanych zdjęć powinna być nieco bardziej ograniczona. Istnieje możliwość wykonania indywidualnego, personalizowanego kalendarium.
Można przesłać logotypy sponsorów w dobrej jakości (najlepiej w formacie wektorowym lub PNG na przezroczystym tle) oraz informacje, gdzie mają się znaleźć. Nie ma sztywnego limitu liczby sponsorów, jednak ze względów technicznych i estetycznych zaleca się, aby ich liczba była dostosowana do formatu kalendarza. Przy zamówieniu kalendarzy otrzymuje się jeden indywidualny projekt graficzny w cenie - gratis. Można wprowadzić do 4 bezpłatnych poprawek związanych ze zmianą tekstu lub zdjęć. Każdą kolejną poprawkę można wprowadzić za dodatkową opłatą.
Wybór wykonawcy
Kolejnym ważnym etapem jest wybór wykonawcy zamówienia - kalendarze te, poza podstawową funkcją, mają także zwiększać świadomość społeczeństwa, w związku z tym warto wybrać firmę, która rozumie sprawy strażackie, dzięki czemu produkty nabiorą wyjątkowego charakteru. Po zdecydowaniu się na odpowiedniego wykonawcę, nie należy zapominać o dopracowaniu wszystkich szczegółów, na które z pewnością zwrócą uwagę klienci, tj.: rozplanowanie wszystkich istotnych dat, np. świąt, a w przypadku kalendarzy wyrywanych, czy są one zaopatrzone w okienka do przesuwania, które ułatwiają korzystanie z kalendarza lub dziurkę, umożliwiającą zawieszenie na ścianie - wszystkie te mankamenty, mimo, że wydają się być drobnymi szczegółami, wpływają na to, jak produkt zostanie odebrany przez kupujących.
Możesz przesłać własny, gotowy projekt do druku - powinien on być przygotowany zgodnie z wymaganiami technicznymi (w odpowiednim formacie, kolorystyce CMYK, z odpowiednimi spadami i marginesami). Przed wydrukiem projekt zostanie zweryfikowany pod kątem spełnienia wymogów drukarskich.
Skuteczna dystrybucja kalendarzy
Planowanie i informowanie
Gdy projekt jest gotowy, a produkcja w trakcie, warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób poinformować społeczeństwo o sprzedaży - zrezygnujmy z odwiedzania mieszkańców w ich domach z zaskoczenia - to może odstraszyć potencjalnych klientów. Aby dotrzeć do wszystkich mieszkańców, także tych starszych, warto poprosić miejscowego proboszcza o wsparcie - oficjalne ogłoszenie z ambony na temat akcji strażaków z pewnością zostanie dobrze przyjęte przez mieszkańców.
Strategia rozprowadzania
Odpowiednie przygotowanie kalendarzy oraz poinformowanie o akcji sprzedażowej to jedynie połowa sukcesu - należy także opracować odpowiednią strategię ich rozprowadzania. Strój i forma odwiedzin jest bardzo ważna, gdyż decyduje o tym, z jakim rezultatem przebiegnie zbiórka. Warto odwiedzać mieszkańców parami - koniecznie zadbajcie o odpowiednie stroje.
Podsumowanie akcji
Po przeprowadzonej akcji warto zrobić ogólne podsumowanie, pozwalające określić, czy forma działań oraz kreacja kalendarzy były odpowiednie - dzięki temu zyskacie przydatne informacje na przyszłość. Podsumujcie zatem reakcje ludzi oraz kwotę, jaką udało się uzbierać.
Kalendarze OSP jako prezent
Dobrze wykonany kalendarz strażacki to fantastyczny i praktyczny upominek. Jeśli szukasz prezentu dla druha, elegancki kalendarz książkowy (zwłaszcza z możliwością personalizacji, np. grawerowanym imieniem) będzie strzałem w dziesiątkę. To prezent, który łączy pasję z codzienną użytecznością.
Z kolei kalendarze trójdzielne lub ścienne, wręczane przez jednostkę mieszkańcom, są traktowane jako miły gest i symbol więzi między OSP a lokalną społecznością.
Podsumowanie
Kalendarz strażacki to znacznie więcej niż papier. To narzędzie pracy, symbol tradycji i most łączący jednostkę OSP z lokalną społecznością. Tradycja połączona z funkcjonalnością - tak określić można kalendarze strażackie, które stanowią nie tylko pomoc dla jednostek, ale i służą mieszkańcom, pozwalając także przeprowadzić działania prewencyjne.
Pamiętaj - każda jednostka OSP powinna działać zgodnie ze swoim statutem i obowiązującymi przepisami. Kalendarze, odpowiednio przygotowane i rozdane mieszkańcom (lub sprzedane w ramach zgłoszonej zbiórki publicznej), mogą co roku przynosić realne wsparcie dla strażaków ochotników.
tags: #czy #osp #moze #sprzeawac #kalendarze