Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) odgrywają kluczową rolę w systemie bezpieczeństwa kraju, działając jako jednostki ochrony przeciwpożarowej. Ze względu na swój charakter i często znaczne finansowanie ze środków publicznych, pojawia się pytanie, czy podlegają one regulacjom ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp). Zrozumienie tej kwestii jest fundamentalne dla prawidłowego funkcjonowania OSP i uniknięcia nieprawidłowości.
OSP jako zamawiający publiczny: kryteria i podstawa prawna
Ochotnicze straże pożarne, zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 194 ze zm.), są jednostkami ochrony przeciwpożarowej o statusie stowarzyszenia. Tworzone są w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, a ich zadania określa art. 3 tej ustawy.
Podmioty prowadzące działalność w formie stowarzyszeń w określonych sytuacjach mogą być zobowiązane do stosowania ustawy Pzp. Kluczowy jest tutaj art. 4 pkt 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.). Zgodnie z nim, przepisy ustawy stosuje się do innych niż jednostki sektora finansów publicznych osób prawnych, utworzonych w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, nie mającym charakteru przemysłowego ani handlowego.
Warunek finansowania publicznego
Izba wyjaśniła, że ochotnicza straż pożarna jest zamawiającym publicznym w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, jeżeli ponad 50% środków na jej funkcjonowanie pochodzi z budżetów jednostek samorządu terytorialnego i środków z budżetu państwa. W związku z powyższym należy uznać, że ochotnicze straże pożarne mogą zostać uznane za zamawiających publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 3 Pzp.
Obowiązek stosowania Prawa zamówień publicznych
Jeżeli ochotnicza straż pożarna jest zamawiającym publicznym w oparciu o art. 4 pkt 3 Pzp, to jest zobowiązana podmiotowo do stosowania tej ustawy. Należy mieć również na względzie treść art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, w którym ustawodawca wprowadził zasady dotyczące stosowania ustawy. Zdaniem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach (tak wyjaśnienie z 6.12.2023 r., znak: WI.54.62.2023), ochotnicze straże pożarne mogą zostać uznane za zamawiających publicznych i tym samym być zobowiązane do przeprowadzenia przetargu w myśl przepisów Pzp.
Progi wartościowe i rodzaj zamówienia
Jeśli OSP udziela zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 170 000 zł, zobowiązana jest do stosowania przepisów Pzp. W przypadku zamówienia, którego rodzaj określono jako dostawę (np. zakup narzędzi, sprzętu, samochodu ratowniczego), nawet jeśli przedmiot zamówienia obejmuje jednocześnie roboty budowlane - związane z rozmieszczeniem lub instalacją dostarczanego produktu - zamawiający ma obowiązek stosować przepisy ustawy Pzp dotyczące jedynie dostaw. Nie znajdują w tym przypadku zastosowania obowiązki określone w art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, w którym ustawodawca wprowadził zasady dotyczące stosowania ustawy. Co do zasady w przypadku robót budowlanych należy traktować razem roboty wykonywane w ramach jednego obiektu budowlanego.
Przykładowe scenariusze:
- Zakup samochodu ratowniczego: Ochotnicza Straż Pożarna otrzymała na swoje konto środki na zakup samochodu ratowniczego z budżetu gminy oraz z MSWiA. W takiej sytuacji, jeśli OSP spełnia kryterium finansowania (ponad 50% środków publicznych), to ona jest zamawiającym i to ona powinna ogłaszać postępowanie.
- Remont remizy: OSP, która otrzymała dofinansowanie na remont remizy ze środków publicznych (np. ponad 180 tys. zł na modernizację budynku OSP, pokrywaną w całości ze środków publicznych), musi ogłosić przetarg na prace modernizacyjne, jeżeli jest zamawiającym publicznym. Zdaniem RIO wszystko zależy od wartości zamówienia, a nie źródła jego finansowania.
- Zakup narzędzi: Analogicznie, zakup narzędzi, jeśli jego wartość przekracza wskazane progi i OSP jest zamawiającym publicznym, wymaga przeprowadzenia postępowania zgodnie z Pzp.
Procedury zamówień publicznych dla OSP
Komisja przetargowa
Ochotnicza straż pożarna jako zamawiający, o którym mowa w art. 4 pkt 3 Pzp, powołuje komisję przetargową, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, zgodnie z art. 53 Pzp. W przypadku postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne, kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową, ale nie ma takiego obowiązku.
Plan postępowań
Zgodnie z art. 23 ust. 1 Pzp, zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 Pzp, oraz ich związki, sporządzają plan postępowań. Jednakże, ochotnicza straż pożarna jako zamawiający, o którym mowa w art. 4 pkt 3 Pzp, nie ma obowiązku sporządzania i publikowania planu postępowań.
Aspekty praktyczne i rola gminy
Wójt gminy Moskorzew zwrócił się do RIO z pytaniem dotyczącym obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przez ochotnicze straże pożarne, konkretnie w sytuacji, gdy OSP pozyskała dofinansowanie na modernizację budynku OSP, a realizacja tego zadania ma być pokryta w całości ze środków publicznych. Izba potwierdziła ogólne zasady.
Rola gminy jako pełnomocnika
W sytuacji, gdy OSP jest zamawiającym, ale gmina dysponuje lepszymi zasobami do przeprowadzenia postępowania, gmina może występować jako pełnomocnik zamawiającego - OSP. Na przykład, na podstawie art. 37 Pzp, gmina może pełnić rolę pełnomocnika w postępowaniu na zakup pojazdu strażackiego.
Problemy z systemami informatycznymi
Praktycznym wyzwaniem może być korzystanie z systemów do obsługi zamówień publicznych. OSP może dysponować kontem na portalu e-Zamówienia, gdzie może zamieścić ogłoszenie o zamówieniu, plany i sprawozdania, ale nie posiada loginu BZP, który pozwalałby zarejestrować postępowanie na miniPortalu. W takiej sytuacji, jeśli gmina jest pełnomocnikiem zamawiającego, może zamieścić ogłoszenie i prowadzić procedurę na swoim miniPortalu, gdzie jest zarejestrowana jako zamawiający. Należy jednak pamiętać, że w dokumentach zamówienia (ogłoszenie, SWZ) jako zamawiający powinna być wpisana OSP, nawet jeśli przy zamieszczeniu postępowania na miniPortalu automatycznie jako zamawiający pojawia się gmina. Zakładanie konta do BZP odbywa się w wersji papierowej, co może stanowić problem w przypadku pilnej potrzeby ogłoszenia postępowania.
Finansowanie a ustawa o finansach publicznych
Gmina do podpisania umowy musi mieć zabezpieczone środki finansowe. Zgodnie z art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (ufp), wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego lub w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Co do zasady, jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki (art. 46 ust. 1 ufp). Należy jednak podkreślić, że wobec OSP, nie będącej jednostką sektora finansów publicznych, nie mają zastosowania przepisy ustawy o finansach publicznych, w tym art. 46 ust. 1 ufp.