Obowiązki Dokumentacyjne i Formalne Zarządu Gminnego Ochotniczej Straży Pożarnej

Ochotnicze straże pożarne (OSP) oraz Związek Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej (ZOSP RP) funkcjonują jako stowarzyszenia. Ich działalność opiera się na przepisach ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach, ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, a także ustaw z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz przepisów wprowadzających te ustawy. Stowarzyszenie, w tym OSP, jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych, podlegającym wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przez sąd rejestrowy właściwy ze względu na siedzibę stowarzyszenia.

Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność z chwilą wpisania do KRS. Wszelkie zmiany w składzie zarządu oraz adresie siedziby stowarzyszenia również wymagają odpowiedniego zgłoszenia do KRS.

Struktura i Obowiązki Zarządu OSP

Stowarzyszenie jest zobowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej (komisję rewizyjną). Jeśli stowarzyszenie zamierza tworzyć terenowe jednostki organizacyjne, jego statut musi określać ich strukturę organizacyjną i zasady tworzenia.

Wymogi Statutowe i Prawne

Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem zarządu jest dbałość o działanie OSP w oparciu o statut. Zarząd dba, by statut OSP był zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach. Jeżeli planowany rozwój organizacji wykracza poza założone w statucie ramy (np. dodatkowe cele, formy działalności, zmiany reprezentacji, możliwość wynagradzania członków zarządu, status OPP, źródła przychodów), zarząd dąży do wprowadzenia zmian, które pozwolą organizacji efektywnie i zgodnie z prawem funkcjonować.

Wszelkie zmiany statutowe muszą być zaktualizowane i zatwierdzone przez KRS, a ich moc prawna obowiązuje od momentu zatwierdzenia przez sąd. Zarząd inicjuje działania tylko w zakresie opisanym w statucie. W przypadku rozszerzenia działalności zarząd zwraca się do walnego zebrania, proponując projekt statutu uwzględniający korzystne dla OSP zmiany, np. odnosząc się do zapisów art. 4 ust. 1 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, wybierając obszary odpowiadające możliwościom organizacji i potrzebom środowiska (np. działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym lub rozwój przedsiębiorczości na wsi).

Zarząd terenowej jednostki organizacyjnej stowarzyszenia jest obowiązany w terminie 14 dni od chwili jej powołania zawiadomić organ nadzorujący (starostę) właściwy ze względu na siedzibę tej jednostki, podając skład zarządu i adres siedziby oraz doręczyć statut stowarzyszenia. W przypadku niezastosowania się do tych wymagań, sąd, na wniosek starosty, może nałożyć grzywnę.

Zarządzanie Finansami i Dokumentacja Księgowa

Zarząd jest odpowiedzialny za prawidłowe zarządzanie finansami OSP. Najlepiej, gdy większość operacji finansowych odbywa się poprzez rachunek bankowy. Jeśli zarząd operuje gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne raporty kasowe, a w małych OSP wystarczy jedna karta raportu na rok) i na każdą operację posiadać dowód księgowy.

Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych, gdzie faktury i rachunki są zatwierdzane na odwrocie podpisem przez wskazane osoby (zwykle skarbnik pod względem rachunkowym, osoba z zarządu odpowiedzialna za zadanie pod względem merytorycznym, prezes do wypłaty, a potwierdzenie zapłaty przez osobę dokonującą przelewu lub wypłaty). Dokumenty te są układane chronologicznie, z podziałem na bank i kasę.

Opisy na fakturach są kluczowe dla księgowego, aby potwierdzić, czy dany koszt jest kosztem statutowym. Koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej powinien być opodatkowany. Wydatkując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia:

• Dotacje są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku i zatwierdzone przez donatora.
• Środki ze zbiórek publicznych muszą być wydatkowane zgodnie z celem podanym w zgłoszeniu.
• Środki z odpisów 1% podatku są wydatkowane zgodnie z zakresem OPP i ew. celem wskazanym przez podatnika.
• Pieniądze ze składek członkowskich mogą być wydatkowane z większą dowolnością na cele OSP, np. poczęstunek na walne zebranie.
• Darowizny, nawet jeśli cel nie został określony przez darczyńcę, powinny być wydane wyłącznie na cele statutowe OSP (np. zakup sprzętu, szkolenia MDP). Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn.

Obowiązki Sprawozdawcze

Wszystkie organizacje, niezależnie od wielkości obrotów, mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego co roku CIT-8 (do 31 marca), czyli zeznania podatkowego o przychodach i kosztach poprzedniego roku podatkowego. Jeśli OSP prowadzi pełną księgowość, sporządzenie CIT-8 poprzedzone jest przygotowaniem sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości, na wzorze według załącznika nr 6 do tej ustawy. OSP, jako organizacja związkowa, jest zobowiązana do składania sprawozdań i raportów OSP, których wzory są dostępne na stronie Związku OSP RP (www.zosprp.pl) w zakładce „kampania sprawozdawczo-wyborcza”.

Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych). Jest to obowiązkowe i zawiera część finansową oraz merytoryczną. Organizacje, które osiągnęły w danym roku przychody do 100 tys. zł, wypełniają sprawozdanie OPP uproszczone, a pozostałe rozszerzone.

Jeśli OSP planuje zbiórkę publiczną, zgłasza ją na portalu www.zbiorki.gov.pl. Portal służy do kontroli terminów składania sprawozdań z przebiegu zbiórki publicznej, a następnie sprawozdań z wydatkowania środków ze zbiórki.

Ważnym obowiązkiem jest terminowe składanie sprawozdań z wydatkowania dotacji zgodnie z umową. Sprawozdanie musi odpowiadać na pytanie, czy osiągnięto założone we wniosku wskaźniki i rezultaty. W razie kontroli organizacja musi posiadać dokumentację zadania (np. dowody księgowe, listy, umowy, deklaracje udziału, zdjęcia zakupionych materiałów, ewidencję sprzętu, dokumentację promocji). Niewydatkowaną kwotę dotacji należy zwrócić w terminach określonych w umowie.

Ochrona Danych Osobowych (RODO)

OSP jest administratorem danych osobowych, które zbiera, przechowuje i przetwarza w trakcie prowadzonych działań. Ważnym obowiązkiem wynikającym z RODO jest poinformowanie o tym zainteresowanych osób. OSP przetwarza także dane swoich członków. Można to naprawić, przygotowując nowy wzór deklaracji członkowskiej/aktualizacyjnej, w której członkowie wyrażą zgodę na przetwarzanie danych i ewentualnie na wykorzystanie wizerunku w celach promocji. Kluczowe jest przestrzeganie zasady zbierania minimalnej ilości danych, tylko gdy jest to konieczne, oraz ich bezpieczne przechowywanie. Do oceny warunków bezpieczeństwa służy analiza ryzyka, która jest obowiązkowym dokumentem.

Dokumentacja i Archiwizacja

Zarząd dokumentuje swoją pracę, działania organizacji i odpowiada za prawidłowe dokumentowanie posiedzeń walnego zebrania członków. Wszystkie dokumenty powstające w kadencji zarządu są dokumentami organizacji. Należy dbać o ich właściwe przygotowywanie, przechowywanie i archiwizowanie. Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum 5 lat (sprawozdań finansowych nie niszczy się wcale), a dokumenty zatrudnieniowe nawet 50 lat. Czas przechowywania dokumentacji projektów jest określony w umowach dotacji, zwykle nie krótszy niż 5 lat. Wiele innych dokumentów stanowi historię organizacji i powinno być przechowywane w sposób przemyślany.

Kampania Sprawozdawczo-Wyborcza w OSP i ZOSP RP

Minimalną formą planowania w OSP jest wypełnienie związkowego wzoru planu finansowego, które odbywa się w oparciu o dane roku poprzedniego i obejmuje stałe przychody (składki członkowskie, gminne dotacje celowe) oraz koszty (energii elektrycznej, podatków, składek do związku). Planowanie powinno być poprzedzone analizą potrzeb i możliwości, a także szans na pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania. Zarząd powinien diagnozować potrzeby członków OSP i środowiska, a także rozważać poszerzanie działań w oparciu o nowe źródła przychodów, np. zbiórki publiczne czy krajowe programy dotacyjne.

Walne Zebranie Sprawozdawczo-Wyborcze OSP

Zwyczajne walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze OSP jest zwoływane raz na 5 lat przez Zarząd OSP. Zarząd jest obowiązany zawiadomić wszystkich członków OSP o terminie, miejscu i porządku obrad co najmniej na 7 dni przed planowanym terminem zebrania. Z takim samym wyprzedzeniem należy zawiadomić Zarząd i Komisję Rewizyjną Oddziału Gminnego/Równorzędnego ZOSP RP, Zarząd i Komisję Rewizyjną Oddziału Powiatowego ZOSP RP oraz Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej. Do udziału w walnym zebraniu OSP należy również zaprosić (z 7-dniowym wyprzedzeniem): Burmistrza/Wójta Gminy, radnych, przedstawicieli samorządu mieszkańców oraz dyrektora miejscowej szkoły.

Odbycie walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego OSP powinno być poprzedzone posiedzeniem Zarządu OSP z udziałem członków Komisji Rewizyjnej OSP, na którym m.in. zatwierdza się sprawozdania Zarządu i Komisji Rewizyjnej OSP z ich działalności za poprzedni rok. Walne zebranie wybiera ze swojego grona: prezesa, naczelnika-wiceprezesa, dodatkowych wiceprezesów, sekretarza, skarbnika, a także: gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika OSP.

Zgodnie z art. 19 ust. 1b ustawy o ochronie przeciwpożarowej, kandydaci na funkcje naczelnika OSP i jego zastępcy nie mogą przekroczyć wieku 65 lat oraz powinni posiadać ukończone przynajmniej szkolenie dowódców OSP, ewentualnie specjalistyczne z zakresu ratownictwa technicznego.

Uchwały walnego zebrania są podejmowane zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania (zwyczajnych, honorowych i członków MDP w wieku 16-18 lat). Uchwały w sprawie nabycia/zbycia nieruchomości oraz zmiany statutu i rozwiązania OSP są podejmowane większością 2/3 ogólnej liczby głosów w obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania.

W razie nieodbycia się walnego zebrania w pierwszym terminie z powodu braku quorum, Zarząd OSP jest obowiązany zwołać je ponownie w drugim terminie. Sprawozdanie finansowe OSP prowadzącej tylko działalność statutową należy sporządzić w trzech egzemplarzach. Po zatwierdzeniu tego sprawozdania przez walne zebranie OSP, należy je przesłać do właściwego urzędu skarbowego.

Protokół z walnego zebrania OSP należy wypełnić w trzech egzemplarzach - jeden pozostawić w OSP, dwa pozostałe zaś (w terminie 7 dni) przesłać odpowiednio do Zarządu Oddziału Gminnego/Równorzędnego ZOSP RP i Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP.

Posiedzenia i Zjazdy Oddziału Gminnego ZOSP RP

Przed walnymi zebraniami sprawozdawczo-wyborczymi OSP, każdy Zarząd Oddziału Gminnego/Równorzędnego ZOSP RP musi odbyć swoje posiedzenie plenarne, na którym m.in. ustali terminarz zebrań poszczególnych OSP, uzgodniony z ich zarządami. Bezpośrednio po odbyciu walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych OSP na terenie gminy, najpóźniej do wyznaczonego terminu, musi odbyć się posiedzenie plenarne Zarządu Oddziału Gminnego/Równorzędnego ZOSP RP.

Odbycie zjazdu oddziału gminnego/równorzędnego ZOSP RP powinno zostać poprzedzone wspólnym posiedzeniem Zarządu i Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego/Równorzędnego ZOSP RP. Zwyczajny zjazd oddziału gminnego/równorzędnego ZOSP RP jest zwoływany raz na 5 lat. Jest on zwoływany przez Zarząd Oddziału Gminnego/Równorzędnego ZOSP RP, który jest obowiązany zawiadomić delegatów OSP na tenże zjazd o jego terminie, miejscu i porządku obrad co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem jego odbycia.

Po zatwierdzeniu przez zjazd, Zarząd Oddziału Gminnego/Równorzędnego ZOSP RP na swoim pierwszym posiedzeniu konstytuującym określa liczbę członków Prezydium Zarządu oraz wybiera jego skład, w tym: prezesa i wiceprezesów, sekretarza, skarbnika oraz komendanta gminnego/równorzędnego ZOSP RP.

Posiedzenia i Zjazdy Oddziału Powiatowego ZOSP RP

Jeszcze przed odbyciem zjazdów oddziałów gminnych/równorzędnych ZOSP RP na terenie powiatu, musi odbyć się posiedzenie plenarne Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP, na którym m.in. ustala się termin zjazdu oddziału powiatowego ZOSP RP. Do kompetencji zjazdu oddziału powiatowego ZOSP RP należy m.in. wybór delegatów na zjazd oddziału wojewódzkiego ZOSP RP.

Zwyczajny Zjazd Oddziału Powiatowego ZOSP RP jest zwoływany raz na 5 lat przez Zarząd Oddziału Powiatowego ZOSP RP. Zarząd jest obowiązany zawiadomić wszystkich delegatów wybranych na tenże zjazd o jego terminie, miejscu i porządku obrad co najmniej na 30 dni przed tym terminem.

Wykaz Obowiązkowych Dokumentów i Formularzy Związanych z Zarządem Gminnym ZOSP RP

Poniżej przedstawiono listę kluczowych dokumentów i formularzy, które są wymagane lub przydatne w działalności zarządu gminnego ZOSP RP, szczególnie w kontekście kampanii sprawozdawczo-wyborczej oraz bieżącego funkcjonowania:

• Uchwała Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego ZOSP RP w sprawie zwołania Zwyczajnego Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP.
• Załącznik nr 1 do Uchwały - Zestawienie liczby delegatów OSP na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP i przedstawicieli OSP - członków zwyczajnych Związku do Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP.
• Harmonogram walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w ochotniczych strażach pożarnych na terenie gminy/miasta.
• Plan przygotowań do Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Regulamin Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Scenariusz obrad Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Mandat i zaproszenie dla delegata na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Zaproszenie na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Lista obecności delegatów OSP na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Lista obecności ustępujących władz, przedstawicieli OSP do zarządu oddziału oraz gości zaproszonych na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Protokół z posiedzenia konstytuującego skład Komisji Mandatowej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Sprawozdanie Komisji Mandatowej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Protokół z posiedzenia konstytuującego skład Komisji Wyborczej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Sprawozdanie Komisji Wyborczej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Protokół z posiedzenia konstytuującego skład Komisji Uchwał i Wniosków Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Sprawozdanie Komisji Uchwał i Wniosków Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Protokół z posiedzenia konstytuującego skład Komisji Skrutacyjnej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Sprawozdanie Komisji Skrutacyjnej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Uchwała w sprawie rozpatrzenia sprawozdania z działalności Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko - Gminnego/ Miejskiego Związku OSP RP i Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego/Miejsko - Gminnego/ Miejskiego Związku OSP RP oraz udzielenia absolutorium Zarządowi Oddziału Gminnego/Miejsko - Gminnego/ Miejskiego Związku OSP RP.
• Uchwała w sprawie powołania w skład Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko - Gminnego/ Miejskiego Związku OSP RP.
• Uchwała w sprawie określenia liczby członków Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego/Miejsko - Gminnego/ Miejskiego Związku OSP RP oraz ich wyboru.
• Karta Ewidencyjna działacza Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP.
• Informacja o przebiegu Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Informacja zbiorcza z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w ochotniczych strażach pożarnych na terenie działania Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Tezy do wystąpienia otwierającego Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Tezy do referatu na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Tezy do Uchwały Programowej zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Uchwała Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej w sprawie: określenia liczby członków Prezydium, wyboru jego składu, w tym prezesa, wiceprezesów, oraz przedstawicieli do Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP.
• Protokół z posiedzenia konstytuującego się Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Uchwała Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej w sprawie: wyboru przewodniczącego, wiceprzewodniczącego i sekretarza Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP.

tags: #druki #obowiazujace #w #zarzadzie #gminnym #osp