Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdej jednostki Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP). Dotyczy to zarówno formalności związanych z członkostwem, finansami, szkoleniami, jak i codziennymi działaniami operacyjnymi. W niniejszym artykule przedstawiamy przegląd przydatnych druków i sposobów ich efektywnego zarządzania, bazując na doświadczeniach strażaków.
Tradycyjna dokumentacja papierowa w OSP
Podstawowe księgi i rejestry
Wiele jednostek OSP, niezależnie od stopnia zaawansowania cyfrowego, nadal opiera się na tradycyjnych księgach i rejestrach. Do najczęściej wymienianych należą:
- Książka OSP: Zawiera ogólne informacje dotyczące jednostki, jej historii i ważnych wydarzeń.
- Książka naczelnika: Dokumentuje działania operacyjne, dyżury, udział w akcjach oraz stan sprzętu.
- Książka skarbnika: Służy do ewidencji finansowej, wpływów i wydatków OSP.
- Dziennik główny: Księga rachunkowa, w której księguje się wszystkie operacje finansowe.
- Książka pracy Ochotniczej Straży Pożarnej: Jest ona prowadzona na kadencję Zarządu i zawiera "wszystko od zarządu po odznaczenia, kursy, sprawozdania posiedzeń zarządu, udział w akcjach".
- Książka protokołów: Przeznaczona do dokumentowania posiedzeń zarządu i innych ważnych spotkań.
- Rejestr odznaczeń: Ewidencja przyznanych odznaczeń i wyróżnień dla członków OSP.
- Książka środków trwałych: Rejestr majątku jednostki, takiego jak budynki, samochody, sprzęt.
- Karta działacza O.S.P.: Dokument, który można nabyć w oddziałach związku.
W jednostkach włączonych do Krajowego Systemu Ratowniczo-Gaśniczego (KSRG) dodatkowo wymagane są wykazy hydrantów i wyposażenia wozów bojowych.
Dokumentacja członkowska
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji członkowskiej jest podstawą transparentności i porządku w OSP:
- Deklaracje członkowskie: Podstawa przyjęcia do jednostki, dokumentująca wolę przystąpienia do OSP.
- Legitymacje członkowskie: Wiele jednostek posiada legitymacje, choć niektóre "stare" władze mogły zaniedbać ich wydawanie lub aktualizację. Legitymacje mogą mieć formę "małych książeczek".
- Tecza członka: Niektóre jednostki tworzą dla każdego członka teczkę, w której gromadzone są wszystkie dane dotyczące strażaka, takie jak "data wstąpienia, kursy, przeszkolenia, odznaczenia, składki członkowskie, wyposażenie jakie strażak ma na stanie".
Zarządzanie składkami członkowskimi
Pobieranie składek członkowskich wymaga systematyczności i odpowiedniej dokumentacji. Ważne jest, aby na etapie przyjmowania członka pasowała "deklaracja, dokumentacja kasowa dotycząca składek członkowskich, wykazy opłaconych składek".
Powiadomienia o zaległościach
W przypadku zaległych składek, niektóre jednostki stosują procedurę wysyłania powiadomień. Przykład takiego powiadomienia może wyglądać następująco:
Działając na podst. art .... Statutu Ochotniczej Straży Pożarnej w ..........informujemy Pana/Panią o zaleganiu w opłacie składek członkowski za lata ...... i ......... . W związku z powyższym informujemy o możliwości uregulowania należności w kwocie ........ zł do dnia ................. . Od powyższej decyzji służy Panu/Pani odwołanie do Walnego Zebrania Członków które odbędzie sie w dniu ................ o godz. .......... w remizie OSP. Decyzja o wykluczeniu członka z szeregów OSP podjęta przez Walne Zebranie Członków jest ostateczna.
Powiadomienia te wysyła się zazwyczaj na dwa tygodnie przed planowanym Walnym Zebraniem, a pisma przekazuje członkom za podpisem, aby mieć dowód doręczenia.
Kwestia świadectw ukończenia kursów
Pojawia się dyskusja, czy oryginały świadectw ukończenia kursów powinny być przechowywane w OSP, czy u strażaka. Większość strażaków uważa, że świadectwa ukończenia kursów są ich własnością, dlatego do dokumentacji OSP oddają tylko ksera. Ważne jest, aby te "ksera poświadczone są 'za zgodność z oryginałem'".
Niektóre jednostki praktykują system, w którym strażacy po kursie zostawiają oryginał świadectwa w OSP, skąd jest on kserowany, a następnie właściciel odbiera oryginał za potwierdzeniem na kopii. Należy jednak pamiętać, że "świadectwo jest własnością osoby, której ono dotyczy" i często są one potrzebne ratownikom do innych celów.
Cyfryzacja i nowe technologie
Wraz z rozwojem technologii, wiele OSP zaczyna korzystać z rozwiązań cyfrowych, aby ułatwić zarządzanie dokumentacją. "Od niedawna komputer w straży" staje się narzędziem do "wprowadzenia danych wszystkich członków do komputera", w tym adresu, telefonów, dat urodzenia, PESEL, wyszkolenia i odznaczeń.
Aplikacje do zarządzania dokumentacją
Istnieją aplikacje, takie jak Strażak.Online, które umożliwiają przygotowywanie dokumentów na podstawie zgromadzonych danych. Proces ten zazwyczaj obejmuje:
- Przygotowanie wzoru dokumentu: Plik z wzorem musi mieć rozszerzenie .docx. W odpowiednie miejsca wstawia się "znaczniki", które zostaną zastąpione danymi z aplikacji.
- Wgranie wzoru do aplikacji: Po przygotowaniu wzoru należy go wysłać do Strażak.Online. Podczas generowania dokumentu można wskazać własny wzór lub skorzystać z domyślnego.
Wiele jednostek również tworzy własne bazy danych, często w programach takich jak Access, aby "wszystko szybko znaleźć" i "łatwo sortować, np. wg wyszkolenia czy ważności badań". Istnieje potrzeba "napisania jakiegoś programu, bazy danych", która byłaby darmowa, ewentualnie w XML, i umożliwiałaby sprawną obsługę OSP.
Kategoria "Druki i karty"
Kategoria "Druki i karty" to zbiór różnorodnych dokumentów, formularzy i kart, które są niezbędne dla każdej jednostki OSP i PSP. W ofertach rynkowych znajdują się druki i karty o różnym przeznaczeniu, od protokołów zdarzeń, przez dzienniki wyjazdów, po formularze zgłoszeniowe. Są to niezbędne narzędzia, które pomagają w codziennej pracy oraz w pełnieniu służby na najwyższym poziomie.