Rola i zadania Zarządu oraz Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej w Ochotniczej Straży Pożarnej

Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) jest stowarzyszeniem posiadającym osobowość prawną, funkcjonującym na podstawie Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach oraz Ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej. Działalność OSP opiera się także na Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Stowarzyszenie to, dobrowolne, samorządne i trwałe, podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, a jego szczegółowe zadania i organizację określa statut. Patronem ochotniczej straży pożarnej jest św. Florian, a strażacy OSP obchodzą swoje święto 4 maja.

Władze Ochotniczej Straży Pożarnej

Władze poszczególnych OSP zostały określone w ich statutach i odzwierciedlają demokratyczną strukturę. Władzami OSP są: walne zebranie członków, zarząd oraz komisja rewizyjna. Wybory władz OSP odbywają się w głosowaniu tajnym lub jawnym, a kadencja władz trwa zazwyczaj 4 lata, kończąc się z chwilą powołania nowych władz.

Walne Zebranie Członków

Walne zebranie członków jest najwyższą władzą OSP. To ono uchwala roczny plan działalności i budżet OSP oraz przyjmuje sprawozdania zarządu z ich wykonania. Zarząd zwołuje walne zebranie - sprawozdawcze i sprawozdawczo-wyborcze zgodnie ze statutem, a także nadzwyczajne w razie potrzeby.

Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej

Zarząd OSP jest władzą wykonawczą stowarzyszenia, kierującą bieżącą działalnością pomiędzy walnymi zebraniami. Jego głównym celem jest reprezentowanie interesów OSP i realizowanie uchwał walnego zebrania, podejmując decyzje w sposób korzystny dla organizacji, zgodnie z przepisami i dbałością o jej wizerunek.

Skład i wybór Zarządu OSP

Zarząd OSP jest wybierany przez walne zebranie członków spośród jego grona, w liczbie ustalonej przez statut. Statut wzorcowy określa, że zarząd powinien składać się z 5 do 9 osób. W praktyce, walne zebranie wybiera kandydatów, a następnie nowo powołany zarząd ustala, kto obejmie poszczególne funkcje. Zazwyczaj wybiera się nieparzystą liczbę członków zarządu. Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, bez podległości i nadrzędności.

Jeśli w czasie kadencji niektórzy członkowie zarządu przestaną pełnić swe funkcje, zarząd może dokooptować do swego składu nowych członków na miejsce ustępujących. Liczba dokooptowanych członków nie może przekroczyć 1/3 ustalonego składu zarządu (np. przy pięcioosobowym składzie - jednego, sześcioosobowym - dwóch, a przy dziewięcioosobowym - trzech).

Funkcje w Zarządzie OSP

Statut wzorcowy OSP określa pięć niezbędnych funkcji w zarządzie:

• Prezes
• Naczelnik straży (pełniący jednocześnie funkcję wiceprezesa, zazwyczaj pierwszego i najważniejszego)
• Jeden lub dwóch wiceprezesów
• Sekretarz
• Skarbnik

Oprócz tych obligatoryjnych funkcji, statut wzorcowy dopuszcza utworzenie dodatkowych stanowisk w zarządzie, takich jak:

• Gospodarz
• Kronikarz
• Zastępca naczelnika straży

Można również utworzyć inne funkcje wynikające z lokalnych potrzeb, np. kapelmistrza, członka zarządu ds. sportu, kobiet czy młodzieży.

Rola Prezesa Zarządu OSP

Prezes zarządu jest "premierem" OSP. Reprezentuje on stowarzyszenie na zewnątrz i kieruje pracami zarządu. Do jego kluczowych kompetencji należy zwoływanie posiedzeń zarządu, proponowanie porządku obrad, przewodniczenie zebraniom oraz przedstawianie projektów uchwał. Prezes ma także obowiązek złożyć walnemu zebraniu sprawozdanie z działalności zarządu za dany rok. Choć statut nie określa konkretnych kwalifikacji, od prezesa oczekuje się predyspozycji osobistych niezbędnych do efektywnego zarządzania i reprezentowania organizacji.

Rola Naczelnika Straży

Naczelnik straży jest statutowo odpowiedzialny za działalność ratowniczą i kieruje jednostką operacyjno-techniczną (JOT) w formie rozkazów i poleceń. Pełni on jednocześnie funkcję wiceprezesa. Jego najważniejszym zadaniem jest zorganizowanie JOT i nadzór nad jej działalnością. Naczelnik powinien cieszyć się zaufaniem, posiadać doświadczenie, odpowiedzialność, dyspozycyjność, zdolność kierowania ludźmi, konsekwencję oraz gotowość do podnoszenia kompetencji. Inni członkowie zarządu, w tym prezes, zasadniczo nie powinni ingerować w sprawy operacyjne prowadzone przez naczelnika.

Rola Wiceprezesów

Głównym zadaniem wiceprezesa jest wspomaganie i, w razie potrzeby, zastępowanie prezesa podczas jego nieobecności. Wiceprezesi powinni być stale zaangażowani we współpracę z prezesem i pozostałymi członkami zarządu w realizacji zadań statutowych. Statut indywidualny OSP powinien precyzować liczbę i obowiązki wiceprezesów w zależności od potrzeb. Mogą oni mieć powierzony stały zakres obowiązków, np. wiceprezes naczelnik prowadzi sprawy związane z ratownictwem, lub czasowo przejmować inne zagadnienia. Wiceprezes może również reprezentować zarząd OSP na zewnątrz w zakresie powierzonych mu spraw, po otrzymaniu zgody prezesa. Często spotykanym rozwiązaniem jest przypisanie wiceprezesowi funkcji opiekuna Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP), co podkreśla znaczenie pracy z młodzieżą i pozwala na samodzielne działania zewnętrzne w tym obszarze.

Rola Sekretarza

Sekretarz dba o prawidłowy obieg dokumentacji w OSP. Współpracuje z koordynatorami projektów, czuwając nad przygotowaniem i prawidłowością dokumentów projektowych (wniosków, sprawozdań, umów) w części dotyczącej ogólnych informacji o OSP. Ważne jest, aby sekretarz posiadał podstawowe kompetencje cyfrowe w celu sprawnego zarządzania dokumentacją elektroniczną i komunikacją.

Rola Skarbnika

Skarbnik odpowiada za gospodarkę finansową OSP. Do jego obowiązków należy dbanie o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów księgowych (faktur, rachunków) oraz ich kompletowanie. Skarbnik prowadzi na bieżąco raport kasowy i czuwa nad terminowym wypełnianiem przez zarząd obowiązku złożenia zeznania podatkowego CIT-8 oraz sprawozdania finansowego (w przypadku pełnej księgowości). We współpracy z zarządem opracowuje roczny plan finansowy i sprawozdanie z jego wykonania. Skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej, co podkreśla ogromną wagę jego funkcji.

Zadania i obowiązki Zarządu OSP

Do kluczowych zadań zarządu OSP należą:

• Reprezentowanie interesów OSP i składanie oświadczeń woli w jej imieniu.
• Realizowanie uchwał i wytycznych walnego zebrania.
• Zwoływanie walnych zebrań członków.
• Opracowywanie projektów rocznego planu działalności i budżetu OSP oraz składanie sprawozdań z ich wykonania.
• Podejmowanie uchwał w sprawie przyjmowania i skreślania członków OSP.
• Przyznawanie dyplomów i nagród oraz występowanie z wnioskami o odznaczenia.
• Koordynowanie przedsięwzięć związanych z wychowaniem dzieci i młodzieży, w tym udział w organizacji Ogólnopolskiego Turnieju Wiedzy Pożarniczej.
• Podejmowanie, we współdziałaniu z samorządem gminnym i PSP, przedsięwzięć dotyczących ochrony przeciwpożarowej.
• Nadzorowanie sprawności sprzętu, jego eksploatacji i konserwacji.
• Zaciąganie w imieniu OSP zobowiązań finansowych.

Zarząd ma duże uprawnienia organizacyjne, ale także ogromną odpowiedzialność przed członkami OSP, a także władzami samorządowymi i państwowymi.

Reprezentacja OSP na zewnątrz

Jednym z ważniejszych obowiązków zarządu jest składanie oświadczeń woli w imieniu OSP. Zazwyczaj wymagana jest reprezentacja dwuosobowa, szczególnie w przypadku umów, pełnomocnictw czy dokumentów finansowych. Prezes może samodzielnie podpisywać proste pisma urzędowe. Banki muszą posiadać informacje o osobach upoważnionych do obsługi rachunku bankowego OSP. Zarząd, jako "kierownik jednostki", ma również obowiązek elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego.

Posiedzenia i dokumentacja Zarządu

Posiedzenia zarządu odbywają się według potrzeb, co najmniej raz na kwartał, i są zwoływane przez prezesa. Do ważności uchwał wymagana jest obecność co najmniej połowy członków zarządu, a uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów. Prezes, wspólnie z sekretarzem, przygotowuje projekty uchwał i porządek posiedzenia. Warto, aby jednostki OSP uchwalały regulamin pracy zarządu, precyzujący podział obowiązków. Każda uchwała powinna być zapisana i numerowana, a protokoły z zebrań dostępne dla członków, co jest pomocne podczas walnych zebrań czy kontroli.

Komisja Rewizyjna

Komisja rewizyjna jest organem kontroli wewnętrznej OSP, pełniącej funkcję władzy kontrolnej i sądowniczej. Jej zadania są szczegółowo określone w statucie.

Rola i skład Komisji Rewizyjnej

Komisja rewizyjna jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym spośród członków OSP, w liczbie określonej przez statut. Po wyborze, komisja wybiera spośród siebie przewodniczącego, który następnie ją reprezentuje.

Jeśli w trakcie kadencji któryś z członków komisji przestanie pełnić swe obowiązki, komisja może dokooptować nowych członków, na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 jej składu.

Obowiązki i uprawnienia Komisji Rewizyjnej

Do głównych zadań i uprawnień komisji rewizyjnej należy:

• Przeprowadzanie kontroli całokształtu działalności statutowej OSP co najmniej raz w roku, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich.
• Składanie sprawozdań z przeprowadzonych kontroli na walnych zebraniach, wraz z oceną działalności OSP, i wnioskowanie o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium.
• Bieżące przedstawianie zarządowi uwag i wniosków dotyczących jego pracy w sposób rzeczowy.

Dla zapewnienia właściwych warunków do pełnienia obowiązków, statut gwarantuje komisji rewizyjnej, że jest informowana o posiedzeniach zarządu OSP, a jej przedstawiciele mają prawo uczestniczyć w obradach z głosem doradczym (bez prawa głosu stanowiącego).

Ograniczenia dla członków Komisji Rewizyjnej

Członek komisji rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej samej OSP. Nie może być również małżonkiem, krewnym, powinowatym ani pozostawać w stosunku podległości z tytułu zatrudnienia z członkami zarządu. Dodatkowo, członek komisji rewizyjnej nie może być skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za umyślne przestępstwo.

W odróżnieniu od innych członków OSP, członek komisji rewizyjnej nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie od macierzystej OSP, chyba że pełni dodatkowo funkcję ratownika (otrzymuje ekwiwalent za udział w akcjach czy szkoleniach) lub konserwatora sprzętu.

Dobre praktyki dla nowego Zarządu i Komisji Rewizyjnej

Po wyborach nowego zarządu i komisji rewizyjnej, dla sprawnego funkcjonowania jednostki, kluczowe jest podjęcie szeregu działań:

• Aktualizacja danych i podział pracy: Należy zaktualizować dane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i innych instytucjach. Ustępujący zarząd ma obowiązek przekazać całą dokumentację. Ważny jest jasny podział obowiązków, angażujący wszystkich strażaków.
• Plan działania: Nowo wybrany zarząd powinien opracować i przedstawić całej jednostce przejrzysty plan działania.
• Informowanie o pracy: Po każdym zebraniu zarządu warto przygotować podsumowanie dla członków OSP, opierając się na protokole. O planowanych wydarzeniach należy informować z wyprzedzeniem.
• Dbanie o zdrowie strażaków: Nowy zarząd powinien skontrolować stan środków ochrony indywidualnej, wyznaczyć priorytety zakupowe oraz wydzielić strefę brudną i czystą w remizie jako element profilaktyki.
• Komunikacja z członkami OSP: Warto usprawnić komunikację, np. poprzez skrzynkę "Do zarządu", stronę internetową i media społecznościowe.
• Monitorowanie gotowości bojowej: Można wprowadzić monitorowanie gotowości bojowej strażaków i dzielić się sprawozdaniami z akcji, aby przekazywać cenne doświadczenia.
• Organizacja wydarzeń integrujących: Pikniki, festyny, dni dziecka, zbiórki krwi czy dni otwarte jednostki budują wizerunek OSP i integrują społeczność.

Podstawy prawne funkcjonowania OSP

Majątek OSP jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie członkom zarządu, pod bacznym okiem komisji rewizyjnej. Warto pamiętać o odpowiedzialności prawnej. Art. 296 Kodeksu karnego mówi wprost o odpowiedzialności za nadużycie uprawnień lub niedopełnienie obowiązków przez osoby zobowiązane do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą. Władze OSP powinny więc składać się z druhów nie tylko oddanych sprawom ratownictwa, ale i potrafiących zarządzać mieniem, które nawet w małej OSP może mieć wartość kilkuset tysięcy złotych.

tags: #glowny #przewodniczacy #osp