Stowarzyszenie „Związek Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej”, zwane dalej „Związkiem”, jest ogólnopolskim, samorządnym, trwałym zrzeszeniem posiadającym osobowość prawną. Terenem działania Związku jest obszar Rzeczypospolitej Polskiej. Zarówno Związek, jak i Ochotnicze Straże Pożarne, funkcjonują jako stowarzyszenia i są zobowiązane do posiadania organów kontroli wewnętrznej. W strukturze tej kluczową rolę odgrywają Komisje Rewizyjne - zarówno na szczeblu gminnym, jak i w poszczególnych jednostkach OSP.
Podstawy Prawne Działalności Ochotniczych Straży Pożarnych i ZOSP RP
Ochotnicze straże pożarne oraz Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP funkcjonują jako stowarzyszenia na podstawie kilku kluczowych aktów prawnych:
- ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity - Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 855 z późniejszymi zmianami),
- ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity - Dz.U. z 2009 r. nr 178, poz. 1380 z późniejszymi zmianami),
- ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96 z 2003 r. poz. 873 i 874 z późniejszymi zmianami).
Każde stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej. Stowarzyszenie, które zamierza tworzyć terenowe jednostki organizacyjne, jest zobowiązane określić w statucie strukturę organizacyjną i zasady ich tworzenia. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego.
Rola i Kompetencje Gminnej Komisji Rewizyjnej (GKR) ZOSP RP
Zgodnie ze Statutem Związku OSP RP, Komisja Rewizyjna oddziału gminnego jest jedną z władz oddziału gminnego i jednocześnie jego organem kontrolnym. Jej uprawnienia wynikają w szczególności z „Regulaminu pracy Gminnej (równorzędnej) Komisji Rewizyjnej ZOSP RP”, uchwalonego przez Główną Komisję Rewizyjną na podstawie § 29 pkt 4 Statutu ZOSP RP.
Zakres Działania GKR
Do głównych zadań Gminnej Komisji Rewizyjnej należy sprawowanie ogólnego nadzoru nad działalnością zarządów OSP i komisji rewizyjnych OSP na terenie gminy (miasta, dzielnicy). GKR jest upoważniona do wyrywkowej kontroli tych organów i członków Związku (OSP).
Uprawnienia Członków GKR
Członkowie Komisji Rewizyjnej mają prawo wstępu do wszystkich obiektów i pomieszczeń stanowiących własność Zarządu Gminnego (równorzędnego) oraz Ochotniczych Straży Pożarnych na terenie gminy (miasta, dzielnicy).
Kontrola Działalności Oddziału Gminnego
Statutowo, do kompetencji komisji rewizyjnej oddziału gminnego należy kontrolowanie całokształtu działalności oddziału gminnego, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej, nie rzadziej niż raz w roku. Kontrola gospodarki finansowej powinna być bardziej wnikliwa i drobiazgowa niż kontrola całokształtu działalności. Zwrot „nie rzadziej niż raz w roku” oznacza, że komisja rewizyjna może kontrolować działalność i gospodarkę finansową oddziału gminnego nawet kilka razy do roku.
Zasady Kontroli Jednostek OSP przez GKR
Kompetencje komisji rewizyjnej oddziału gminnego ZOSP RP, zapisane w § 68 Statutu Związku, dotyczą przede wszystkim zarządu gminnego. OSP, nie mówiąc już o Urzędzie Gminy, co do zasady, nie podlega bezpośredniej kontroli GKR w zakresie wszystkich wydatków Urzędu Gminy. Jednakże, GKR może badać aspekty oddziaływania Zarządu Gminnego na OSP (np. w zakresie udzielonych dotacji lub pomocy dla OSP przez Zarząd Gminny, wymaganej sprawozdawczości dla oddziałów Związku lub opłacania składek członkowskich dla Związku). Taka kontrola w jednostkach OSP wymaga jednak pisemnej lub ustnej zgody Komisji Rewizyjnej OSP i władz OSP (obydwa organy muszą wyrazić zgodę). W uzasadnionych przypadkach niewydanie zgody na kontrolę w tym zakresie może skutkować wnioskiem GKR o wykreślenie jednostki OSP ze Związku.
Komisja Rewizyjna Jednostki OSP
Wybór i Skład
Członkowie Komisji Rewizyjnej OSP wybierani są przez Walne Zebranie Członków OSP spośród jego członków. Zgodnie ze Statutem Wzorcowym OSP do kompetencji Walnego Zebrania Członków należy wybór spośród siebie Komisji Rewizyjnej. Członkowie komisji rewizyjnej oddziału gminnego są wybierani spośród delegatów (członków zwyczajnych Związku) na zjazd oddziału gminnego w liczbie określonej przez zjazd gminny. Następnie członkowie komisji rewizyjnej oddziału gminnego wybierają ze swego grona przewodniczącego, wiceprzewodniczącego i sekretarza.
Członek zwyczajny OSP ma prawo być wybieranym do władz OSP. Członek wspierający i członek honorowy mają prawo uczestniczenia w pracach i imprezach organizowanych przez OSP, a z głosem doradczym także w Walnym Zebraniu Członków. Nie są to jednak uprawnienia do wybierania i bycia wybieranym do władz.
Wybór członków komisji rewizyjnej odbywa się podczas zebrań wyborczych, zazwyczaj tuż po wyłonieniu członków zarządu. Statut OSP określa tryb powołania i liczbę członków KR. Walne zebranie członków powołuje skład komisji, a na pierwszym posiedzeniu jej członkowie wybierają spośród siebie przewodniczącego. Najrozsądniejszy i najbardziej przydatny byłby wybór na członków KR osób, które posiadają odpowiednie kompetencje, z racji wykonywanych zawodów (np. ekonomicznych) lub osobistych predyspozycji, albo doświadczenie we wcześniejszej pracy w zarządach organizacji. Zawsze warto postawić na szkolenia i uzupełnianie wiedzy o prawidłowym zarządzaniu organizacją również przez członków KR.
Częstotliwość Posiedzeń i Zakres Kontroli
Komisja Rewizyjna OSP zbiera się przynajmniej raz w roku, zwykle na zebranie poświęcone kontroli działalności OSP. Posiedzenia komisji rewizyjnej zwołuje jej przewodniczący według potrzeb, nie rzadziej jednak niż 2 razy w roku. Z pewnością nie zaszkodziłoby spotykać się częściej, szczególnie gdy wymagają tego przełomowe momenty w działaniach organizacji (np. konieczność zaciągnięcia zobowiązań, podjęcie decyzji o ważnych inwestycjach czy sprzedaży). Zebranie zwołuje przewodniczący.
Zakres kompetencji komisji rewizyjnej wynika z jej kontrolnej roli w organizacji. Do zadań komisji rewizyjnej należy m.in. kontrola sprawozdania finansowego (w sytuacji, gdy OSP ma obowiązek jego sporządzenia, czyli gdy prowadzi księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości, a nie uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów) i opiniowanie w tych sprawach. Wzór sprawozdania komisji rewizyjnej OSP na walne zebranie sprawozdawcze zawiera ocenę prowadzenia (jeśli są prowadzone): książki kasowej, książki pracy OSP, książki naczelnika oraz książki gospodarza.
Kontrola Po Udzieleniu Absolutorium
Udzielenie absolutorium przez poprzednią Komisję Rewizyjną nie jest równoznaczne z zamknięciem okresu bez prawa powrotu do działań z danego okresu. Kontrola okresu, za który zostało udzielone absolutorium, nie jest prawnie zabroniona. Nie powinno to jednak polegać na uporczywym dążeniu do udowodnienia swoich racji i nagminnym przeprowadzaniu kontroli, lecz służyć wyjaśnieniu ewentualnych wątpliwości. Prezes zarządu OSP nie może zlecić Komisji Rewizyjnej kontroli, lecz może jedynie wystąpić z wnioskiem o jej przeprowadzenie.
Procedura Zmiany w Składzie Komisji Rewizyjnej OSP
W przypadku rezygnacji członka Komisji Rewizyjnej OSP, procedura zmiany w składzie wygląda następująco:
- Rezygnujący członek pisze pismo do przewodniczącego KR (ewentualnie do wiadomości Zarządu OSP).
- Komisja Rewizyjna w pomniejszonym składzie podejmuje uchwałę o uzupełnieniu składu i ewentualnych zmianach funkcji.
- Komisja pisemnie powiadamia Zarząd OSP o dokonanych zmianach.
- Do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) trafiają podpisane przez prezesa formularze zmian w składzie organu nadzoru, wraz z pisemną rezygnacją członka KR, uchwałą KR o uzupełnieniu składu, protokołem z posiedzenia KR oraz zgodą nowego członka na pełnienie funkcji.
Praktyczne Aspekty Działania Komisji Rewizyjnych
Wymagany Skład do Kontroli i Przedstawienia Protokołu
Kontrola Komisji Rewizyjnej nie musi zostać dokonana w pełnym składzie, ale przez minimum połowę składu (np. z trzyosobowej komisji - minimum dwie osoby). Statut OSP zazwyczaj nie odnosi się konkretnie do liczby osób, lecz mówi o KR jako całości. W takich sytuacjach praktyka i interpretacje wskazują na możliwość działania w mniejszym składzie, zgodnie z przyjętymi regulaminami pracy.
Przedstawienie protokołu Komisji Rewizyjnej na zebraniu może zostać dokonane przez jednego z jej członków, nawet w momencie gdy pozostali są nieobecni. Nie ma wymogu, aby przedstawienie protokołu odbyło się w obecności całego składu KR, choć jest to zalecane.
Brak Sprawozdania Komisji Rewizyjnej na Walnym Zebraniu
02 Jak założyć stowarzyszenie rejestrowe
W sytuacji, gdy przewodniczący Komisji Rewizyjnej nie pojawi się na zebraniu, a sprawozdanie KR nie zostanie zaprezentowane, Walne Zebranie, jako najwyższa władza jednostki, może podjąć uchwałę o przyjęciu sprawozdania zarządu nawet bez stanowiska KR. Jeżeli komisja rewizyjna notorycznie nie wykonuje swoich statutowych obowiązków, Walne Zebranie może podjąć decyzję o jej odwołaniu. Procedura wygląda następująco:
- Ktoś z sali może zgłosić wniosek o odwołanie Komisji Rewizyjnej.
- Przewodniczący zebrania zarządza powołanie komisji wyborczych (skrutacyjnej i wyborczej).
- Wniosek jest poddawany pod głosowanie.
- Jeżeli większość jest za odwołaniem komisji, proponuje się kandydatury na nowych członków komisji, które są następnie przegłosowywane.
- Zmiany zgłasza się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Przechowywanie Dokumentów i Jawność Protokołów
Dokumenty Komisji Rewizyjnej, podobnie jak w przypadku zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane - z jednej strony chronione przed zniszczeniem, z drugiej - dostępne dla członków organizacji lub zarządu. Same sprawozdania (protokoły) ze spotkań nie muszą być jawne dla osób spoza komisji. Dobrą praktyką jest jednak przekazanie protokołu ze spotkania wszystkim członkom stowarzyszenia, np. poprzez umieszczenie na serwerze stowarzyszenia i udostępnienie na wirtualnym dysku.
Rola Komisji Rewizyjnej - Perspektywa
Ważne jest, aby pamiętać, że praca komisji rewizyjnej to nie tylko kontrole. Jej zadaniem nie jest wyłącznie wytykanie popełnionych błędów, lecz przede wszystkim wspieranie organizacji w prawidłowym zarządzaniu i działaniu, identyfikowanie obszarów do poprawy oraz dbanie o transparentność i zgodność z przepisami. Jest to rola doradcza i nadzorcza, która ma służyć dobru całej jednostki i związku.