Rezygnacja z funkcji prezesa Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) to formalne oświadczenie woli o chęci ustąpienia ze stanowiska. Proces ten, choć z pozoru prosty, wiąże się z konkretnymi procedurami, które należy przestrzegać, aby rezygnacja była skuteczna i bezpieczna dla osoby rezygnującej oraz dla jednostki OSP.
Podstawy prawne i statutowe
Do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Zgodnie ze Statutem Wzorcowym OSP do kompetencji walnego zebrania członków należy wybór spośród siebie Zarządu. Zarząd stanowi jedną z władz ochotniczej straży pożarnej. Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży. Liczba członków Zarządu może być różna i de facto zależy od wielkości OSP i konieczności powierzania stanowisk funkcyjnych w OSP. Liczbę tę określa każdorazowo Statut danej OSP.
Członkostwo w zarządzie ustaje z powodu upływu kadencji władz, odwołania przez uprawniony organ ze sprawowanej funkcji oraz na skutek złożenia rezygnacji. Nawet jeśli statut nie wskazuje na wygaśnięcie mandatu na skutek rezygnacji, to przyjmuje się, że jest to powód ustania członkostwa w zarządzie, gdyż członkostwo w zarządzie jest dobrowolne i nie można nikogo zmusić do pełnienia takiej funkcji.
Rezygnacja jako oświadczenie woli
Rezygnacja pod względem prawnym będzie traktowana jako oświadczenie woli. Zasady składania oświadczeń woli wynikają z art. 61 Kodeksu cywilnego. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Skutek prawny złożenia rezygnacji następuje w dniu, w którym adresat (organizacja) może zapoznać się z oświadczeniem o rezygnacji.
Forma i treść rezygnacji
Wymagana forma
Przedstawione przepisy nie wskazują wymaganej formy do złożenia oświadczenia, nie ma więc wymogu, aby rezygnacja musiała mieć formę pisemną. Należy więc przyjąć, że dopuszczalne są wszelkie formy: ustna, pisemna, dokumentowa (np. za pomocą poczty elektronicznej). Przy czym zawsze należy zwrócić uwagę na zapisy statutu danej organizacji, gdyż forma złożenia oświadczenia o rezygnacji może być dookreślona w statucie (np. tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności).
Ze względów dowodowych, najlepiej jest złożyć rezygnację w formie pisemnej i zachować kopię oświadczenia oraz dowód złożenia oświadczenia (np. potwierdzenie odbioru listu poleconego). Jeśli rezygnacja jest składana ustnie, to powinna być odnotowana w protokole zebrania zarządu OSP, w którym stwierdza się, że dana osoba oficjalnie zrezygnowała z pełnienia funkcji.
Treść oświadczenia
Treść oświadczenia o rezygnacji powinna być sformułowana w sposób jednoznaczny. Ważne jest, aby określić, czy rezygnacja dotyczy tylko funkcji prezesa, czy też całkowicie członkostwa w zarządzie OSP. Przykładowo, zdanie: „rezygnuję z pełnienia funkcji prezesa w zarządzie Fundacji…” może rodzić wątpliwości, czy osoba chce pozostać w zarządzie, pełniąc inną funkcję, czy całkowicie opuścić zarząd. Prezes OSP reprezentuje OSP i kieruje pracami zarządu. Rezygnacja z funkcji prezesa OSP nie wymaga uzasadnienia, choć sam prezes może uwzględnić je w swoim piśmie, np. podając powody osobiste, zbyt dużą ilość obowiązków, odpowiedzialność związaną z pracą na danym stanowisku, czy pogarszający się stan zdrowia. Rezygnację z funkcji prezesa OSP można złożyć w każdym czasie.
Poniżej przedstawiono przykładowy wzór rezygnacji:
Warszawa, dnia …………… 201?Ja niżej podpisany, Jan Kowalski (PESEL: ..……….) z dniem ………………. 201? r. składam rezygnację z pełnienia funkcji Prezesa OSP w [Nazwa OSP] z siedzibą w [Miejscowość].Z poważaniemJan Kowalski
Adresat i moment złożenia rezygnacji
Do kogo złożyć rezygnację?
Oświadczenie o rezygnacji powinno być złożone podmiotowi, w którym funkcja jest pełniona - a więc stowarzyszeniu czy fundacji. Rezygnacja z funkcji prezesa OSP to nic innego jak pisemne oświadczenie woli o chęci rezygnacji z zajmowanego stanowiska. Powinno być ono skierowane do zarządu OSP. Jeśli rezygnacja jest składana w formie pisemnej i wysyłana pocztą, to powinna być wysłana na oficjalny adres ngo lub np. do przewodniczącego zarządu.
Data skuteczności rezygnacji
Domyślnie za datę rezygnacji przyjmuje się datę oświadczenia. Data skuteczności rezygnacji może być jednak określona w samym oświadczeniu, np. może być sformułowanie o złożeniu rezygnacji ze skutkiem na podaną w oświadczeniu konkretną datą w przyszłości (np. od pierwszego dnia kolejnego miesiąca) lub poprzez inne określenie warunku skuteczności (np. na najbliższym walnym sprawozdawczym).
W przypadku wysyłania rezygnacji pocztą, nie jest istotne, czy korespondencja zostanie odebrana - liczy się fakt, kiedy mogła być odebrana. Dlatego warto wysłać ją listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, co stanowi dowód wysłania oświadczenia oraz daty, kiedy pismo mogło być odebrane (liczona jest data tzw. powtórnego awizo). Dla pewności doradza się korzystanie również z innych sposobów komunikacji.
Konsekwencje rezygnacji i odpowiedzialność
Rezygnacja a odpowiedzialność za szkodę
Do złożenia rezygnacji przez członka zarządu należy stosować odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie (art. 202 § 5 k.s.h., odnoszący się odpowiednio do stowarzyszeń). Wskazuje to na art. 746 § 2 k.c., z którego wynika prawo członka zarządu do rezygnacji z tej funkcji w każdym czasie. Jeżeli pełni ją odpłatnie, to może być pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, gdy rezygnacja nastąpiła bez ważnego powodu. Jeśli rezygnacja nastąpiła z „ważnych powodów”, jako członek zarządu zwolniony jest od odpowiedzialności odszkodowawczej.
Przykłady „ważnych powodów” mogą obejmować sytuację rodzinną, chorobę, utratę zaufania do współpracowników, czy też konflikt z organami nadzorczymi. Brak ważnego powodu do rezygnacji nie wpływa na skuteczność rezygnacji (czyli przestanie się być członkiem zarządu z dniem rezygnacji), ale może uzasadniać jedynie odpowiedzialność odszkodowawczą. Możliwe jest jednak żądanie przez spółkę odszkodowania za szkodę spowodowaną rezygnacją członka zarządu w „nieodpowiednim czasie”.
Co po rezygnacji?
Jeżeli zarząd przyjmie rezygnację, należy dokonać zmian w składzie osobowym zarządu OSP. Jeśli z pośród zarządu zostanie wybrany nowy naczelnik lub prezes, należy dokonać zmian funkcji zgodnie ze statutem. Wszystkie te działania odbywają się w gronie zarządu, a na najbliższym zebraniu sprawozdawczym ogłasza się zmianę w zarządzie. Zmiany należy zgłosić do KRS.
W przypadku, gdy naczelnik chce zrezygnować z funkcji, jak i z członkostwa, a nie skłania się do formalnego spotkania, zarząd może wysłać do takiej osoby pismo, za potwierdzeniem odbioru, w którym wzywa się ją do dopełnienia formalności związanych z rezygnacją. Pismo powinno zawierać termin, do którego zainteresowany powinien złożyć rezygnację.