Profil Zaufany to Twój dowód osobisty w internecie. Dzięki niemu możesz potwierdzić, że to naprawdę Ty załatwiasz sprawę przez komputer lub telefon. Jest on całkowicie bezpłatny i bezpieczny.
Co to jest Profil Zaufany?
Profil zaufany to udostępniany przez administrację publiczną, bezpłatny sposób na podpisywanie dokumentów elektronicznych. Działa jako narzędzie do elektronicznego potwierdzania tożsamości, umożliwiając obywatelom komunikację z podmiotami administracji publicznej online.
Charakterystyka Profilu Zaufanego
- W naszym urzędzie i w każdym innym nie zakłada się profilu zaufanego, tylko potwierdza wnioski złożone wcześniej przez internet.
- Profil zaufany jest prywatny. Urząd nie może pomagać w jego zakładaniu, ponieważ dostęp do konta ma mieć tylko właściciel profilu. Chroni to Twoje dane osobowe i bezpieczeństwo.
- Urząd nie ma też możliwości edycji danych podanych przez obywatela - ani w złożonym wniosku, ani w już potwierdzonym profilu.
- Wszystkie dane są wprowadzane samodzielnie przez użytkownika i chronione w systemie Ministerstwa Cyfryzacji.
- Każda osoba może mieć tylko jeden profil zaufany - przypisany do numeru PESEL.
- System profilu zaufanego jest prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, dlatego wszystkie dane są chronione zgodnie z przepisami prawa i przechowywane na rządowych serwerach.
Zastosowanie Profilu Zaufanego
Z Profilem Zaufanym możesz między innymi załatwiać sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu oraz podpisywać elektronicznie wnioski.
Profil Zaufany w Organizacjach Pozarządowych, w tym OSP
Coraz częściej w wielu sytuacjach posługujemy się dokumentami w wersji elektronicznej, co ma zastosowanie również w organizacjach pozarządowych, takich jak Ochotnicze Straże Pożarne (OSP). Dokumenty, także elektroniczne, zwykle trzeba podpisywać.
Nie wszystkie NGO-sy mają środki na zakup płatnych podpisów kwalifikowanych. Mogą jednak skorzystać z bezpłatnego Profilu Zaufanego.
Profilem zaufanym można podpisać na przykład sprawozdanie finansowe, ale także dokumenty wewnętrzne organizacji.
Kto powinien założyć Profil Zaufany w OSP?
Profil zaufany zakłada sobie konkretna osoba. W NGO-sach, w tym w OSP, pod ważnymi dokumentami najczęściej będą podpisywać się członkowie i członkinie zarządu i to właśnie oni (każdy i każda z nich) powinni wyrobić sobie swoje profile.
Podpisywanie dokumentów Profilem Zaufanym
Mając profile członków i członkiń zarządu, można przystąpić do podpisywania dokumentów. Jak to robimy krok po kroku, przedstawia infografika.
Podczas podpisywania dokumentów Profilem Zaufanym wymagane jest logowanie. Jeśli zakładaliśmy profil z wykorzystaniem naszego banku, to najczęściej logowanie będzie się odbywało za pośrednictwem banku i związane będzie z koniecznością jego wskazania.
Samo podpisywanie może wydawać się nieintuicyjne, szczególnie za pierwszym razem, ale na pewno z czasem nabierze się wprawy. Zwykle potrzebne są tak naprawdę dwa logowania. Warto zatrzymać się chwilę na wyborem miejsca na podpis - dokument zobaczymy na ekranie.
Będzie to pierwsza strona, ale w przypadku większych dokumentów będzie możliwość przejścia do kolejnych stron. Przeklikujemy się na stronę, gdzie planujemy umieścić podpis, a następnie najeżdżamy kursorem na wybrane miejsce w dokumencie i klikamy.
Jak założyć Profil Zaufany?
Profil zaufany możesz założyć w dowolnej chwili - usługa jest dostępna online 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.
1. Przez bankowość elektroniczną (najszybciej i najprościej)
Jeśli masz konto w banku współpracującym z systemem Profilu Zaufanego (np. PKO BP, mBank, Pekao, ING, Santander i inne), możesz założyć profil w kilka minut. Wystarczy zalogować się do bankowości internetowej i wybrać zakładkę „Profil zaufany”. Bank sam potwierdzi Twoje dane - nie trzeba iść do urzędu.
2. Potwierdzenie w punkcie
Druga droga zakłada, że musisz założyć konto na stronie Profilu Zaufanego pz.gov.pl lub na platformie ePUAP, a następnie osobiście zgłosić się do punktu, gdzie potwierdzisz swoją tożsamość. Punkty potwierdzające znajdują się na terenie całej Polski.
Profil zaufany można potwierdzić w dowolnym punkcie w Polsce, niezależnie od miejsca zameldowania. Oznacza to, że na przykład osoba zameldowana w Gdańsku może potwierdzić profil w urzędzie w Wiśniowej.
Ważność i zarządzanie Profilem Zaufanym
Profil jest ważny 3 lata, ale można go łatwo przedłużyć przez internet, bez wizyty w urzędzie.
Profil Zaufany a ePUAP
Jednym z największych udogodnień, jakie daje ePUAP, jest to, że jeśli tylko posiadasz dostęp do internetu, to za pośrednictwem platformy możesz załatwić wiele spraw w różnych urzędach z dowolnego miejsca na świecie. Oczywiście jest też drugi warunek - aby skutecznie komunikować się z podmiotami publicznymi, musisz elektronicznie potwierdzić swoją tożsamość. ePUAP to miejsce, które służy obywatelom do komunikacji z urzędami.
Jeżeli więc za pośrednictwem tej platformy możesz na przykład rozliczyć PIT, złożyć wniosek o Kartę Dużej Rodziny czy uzyskać zaświadczenie o niekaralności, dany podmiot musi mieć pewność, że nikt się pod Ciebie nie podszywa. Wszystkie te informacje jednoznacznie identyfikują danego użytkownika, co z kolei pozwala mu skutecznie potwierdzić swoją tożsamość w internecie.
Jeszcze do niedawna, aby móc zdalnie złożyć jakiekolwiek dokumenty, konieczne było posiadanie podpisu elektronicznego. Dziś do sposobów autoryzacji dołączył Profil Zaufany. W kontaktach z podmiotami administracji publicznej podpis potwierdzony Profilem Zaufanym jest równoznaczny z podpisem złożonym własnoręcznie.
Profil Zaufany a Kwalifikowany Podpis Elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest rozwiązaniem komercyjnym. Jest on ważny przez jeden rok lub dwa lata, a to, jak długo można z niego korzystać, ma wpływ na jego cenę. Jeśli po upływie tego czasu nadal będziesz chciał korzystać ze swojego podpisu, możesz przedłużyć jego ważność.
Warto mieć jednak na uwadze, że nie każdy może świadczyć usługę jego wydania - podpis elektroniczny można bowiem kupić jedynie u certyfikowanych dostawców. Ci ostatni są monitorowani przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Pomoc techniczna i wsparcie
Jeśli masz problem z zalogowaniem się do Profilu Zaufanego, błędnymi danymi, nieaktywnością profilu, lub innymi błędami technicznymi, skontaktuj się z Centralnym Ośrodkiem Informatyki (Ministerstwo Cyfryzacji).
- Telefon: +48 (42) 253 54 50 (czynny od poniedziałku do piątku w godz. 7:00-18:00)
Aspekty prawne i ochrona danych osobowych
Administrator danych
Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę przy Al. Ujazdowskich 1/3, 00-583 Warszawa. Z administratorem można skontaktować się listownie, kierując korespondencję na adres siedziby administratora lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się listownie, kierując korespondencję na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie:
- Obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)*, w odniesieniu do celu przetwarzania wskazanego w pkt. 1) - pkt. 4).
- Art. 20aa, art. 20ab, art. 20ac, art. 20ad, art. 20c, art. 20cb Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2070 z późn. zm.).
- Przepisów Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego (Dz.U. z 2020 r. poz. 1166 z późn. zm.).
- W odniesieniu do dodatkowego celu przetwarzania - w przypadku wykorzystania Pani/Pana danych kontaktowych przy nawiązaniu kontaktu zostanie Pani/Pan poinformowany/a o podstawie prawnej takiego działania stosownie do treści art. 13 RODO.
Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez 20 lat od chwili potwierdzenia albo przedłużenia ważności Profilu Zaufanego, lub od chwili odmowy jego potwierdzenia albo odmowy przedłużenia ważności, bądź od chwili jego unieważnienia, na podstawie § 17 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r.
Pani/Pana dane kontaktowe w koncie Profilu Zaufanego mogą być wykorzystane przez inny podmiot publiczny w celu ochrony Pani/Pana interesu prawnego lub faktycznego, w szczególności w związku z realizowanymi przez te podmioty na Pani/Pana rzecz usługami w trybie określonym w art. 15b ust. 1 i ust. 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Prawa użytkownika
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania. Jest to możliwe, po uwierzytelnieniu się na założonym przez siebie koncie w systemie Profilu Zaufanego, w sposób ustalony przez użytkownika tego konta.
Jeżeli nie ma Pani/Pan możliwości uwierzytelnienia się i samodzielnego poprawienia/usunięcia danych, żądanie zmiany lub usunięcia danych musi być wyrażone w formie umożliwiającej jednoznaczną identyfikację składającego żądanie i powiązanie z danymi konta ePUAP, którego dotyczy żądanie.
Ponadto, przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podanie danych jest dobrowolne, jednakże jest ono warunkiem korzystania z Profilu Zaufanego. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).