Jak prawidłowo złożyć sprawozdanie Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP)

Organizacja pozarządowa, prowadząca pełną księgowość, ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy. Nie ma znaczenia, czy ta organizacja prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie. Nie ma znaczenia także to, czy w ogóle była aktywna w poprzednim roku, czy miała jakieś przychody lub koszty. Jeśli stowarzyszenie, fundacja czy OSP prowadziły księgowość pełną, to sporządzają sprawozdanie finansowe. Obowiązek ten realizuje się w odpowiednim terminie i formie.

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego OSP

Wszystkie jednostki OSP, które prowadzą pełną księgowość, są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego. W 2025 roku sprawozdania sporządza się, podpisuje i wysyła wyłącznie elektronicznie.

Przygotowanie sprawozdania finansowego OSP

Pierwszym krokiem jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Odpowiada za to osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowy lub księgowa). Sprawozdanie przygotowuje się według załącznika nr 6, który obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. W 2025 roku sprawozdanie finansowe musi być wykonane w tzw. strukturze logicznej.

Należy również wybrać jednostki, w jakich będą podawane przychody, koszty, wynik, aktywa, pasywa, itd.

Korzystanie z aplikacji e-Sprawozdania

Aplikacja e-Sprawozdania jest narzędziem do zapisania (sporządzenia) sprawozdania w strukturze logicznej. Ważne jest, aby pamiętać, że aplikacja ta nie liczy, nie podsumowuje ani nie przenosi danych - wszystkie informacje należy do niej samodzielnie wpisywać. Wersja aplikacji jest zawsze widoczna na dole strony.

Po uzupełnieniu danych należy kliknąć "wygeneruj". Plik będzie miał rozszerzenie .xml. Należy go zapisać na komputerze, zachowując rozszerzenie .xml (można zmienić nazwę pliku).

Sprawozdanie finansowe po sporządzeniu powinno być przesłane w wersji „czytalnej”, czyli np. w formacie PDF. Wersję „czytalną” można wygenerować z aplikacji e-Sprawozdania, korzystając z funkcji "Wizualizacje sprawozdań" - trzeba wczytać plik .xml ze sprawozdaniem, a następnie zapisać go w formacie PDF.

Podpisywanie sprawozdania finansowego OSP

Sprawozdanie finansowe podpisuje się podpisem elektronicznym. Podpisuje je osoba sporządzająca (księgowa/księgowy) oraz co najmniej jedna osoba z zarządu (zgodnie z ustawą o rachunkowości).

Wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie finansowe, muszą posiadać podpis elektroniczny. Profil zaufany to forma internetowego potwierdzenia tożsamości danej osoby fizycznej i jest akceptowalnym narzędziem do składania podpisu elektronicznego.

Proces podpisywania elektronicznego

1. Kto pierwszy się podpisuje? Pierwsza powinna podpisać się osoba, która sporządziła sprawozdanie finansowe.
2. Kolejność podpisywania przez zarząd: Członkowie zarządu muszą się umówić i ustalić kolejność przesyłania i podpisywania sprawozdania. Na przykład, jeśli jest trzech członków zarządu, mogą ustalić, kto podpisuje w pierwszej, drugiej i trzeciej kolejności.
3. Zapisywanie plików: Warto zmienić nazwę pliku po każdym podpisie, np. dodając inicjały osoby lub kolejną cyfrę, aby uniknąć pomyłek. Ostatnia osoba z zarządu, po podpisaniu pliku, zapisuje ostateczny plik ze wszystkimi podpisami na dysku. Zaleca się zrobienie kopii tego pliku i zamieszczenie jej w dedykowanym folderze, np. „sprawozdanie finansowe_2024”.
4. Weryfikacja podpisów: Aby sprawdzić, czy sprawozdanie jest prawidłowo podpisane przez wszystkie osoby, można ponownie skorzystać z funkcji "Wizualizacje sprawozdań" dostępnej w aplikacji e-Sprawozdania.

Oświadczenia o prawidłowości sprawozdania

Pozostałe osoby z zarządu, które nie podpisują sprawozdania finansowego, sporządzają elektronicznie albo papierowo oświadczenia, że sprawozdanie spełnia ustawowe wymogi (tzw. oświadczenie o prawidłowości sprawozdania). Oświadczenie jest dokumentem osobistym, sporządzonym i podpisanym samodzielnie przez każdą osobę.

W oświadczeniu należy podać datę i godzinę podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą (księgowego/księgową). Jeśli oświadczenia są sporządzone na papierze i podpisane odręcznie, wówczas członek zarządu podpisujący sprawozdanie musi przygotować ich elektroniczną kopię (skan/zdjęcie) i zapisać je w folderze „sprawozdanie_finansowe_2024”.

Zatwierdzanie sprawozdania finansowego OSP

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Organem zatwierdzającym jest ciało określone w statucie OSP. W przypadku stowarzyszeń, najczęściej jest to walne zebranie członków.

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Uchwała ta może być sporządzona w formie:

• papierowej, z odręcznymi podpisami osób z organu zatwierdzającego (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków),
• elektronicznej, z elektronicznymi podpisami osób z organu zatwierdzającego.

W przypadku fundacji, przed sporządzeniem uchwały, należy sprawdzić statut, aby dowiedzieć się, który organ odpowiada za zatwierdzenie sprawozdania i jak skonstruować uchwałę zatwierdzającą.

Wysyłka sprawozdania finansowego

Zarząd jest odpowiedzialny za przekazanie sprawozdania finansowego do odpowiednich instytucji. Warto wcześniej ustalić w gronie zarządu, kto będzie odpowiedzialny za ten proces.

Do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS)

Organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej muszą złożyć sprawozdanie finansowe do KAS do 15 lipca. Sprawozdanie składa się online i można je podpisać Profilem Zaufanym (poprzez bank lub aplikację mObywatel).

Elektronicznie sporządzone i podpisane sprawozdanie finansowe oraz (jeśli były robione) oświadczenia o prawidłowości sprawozdania należy przekazać do szefa KAS. Zgodnie z przepisami nie ma obowiązku wysyłania uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego do KAS, jednak zaleca się jej przesłanie, ponieważ jest to dokument potwierdzający zatwierdzenie sprawozdania wraz z datą zatwierdzenia.

Warto pamiętać, że jeśli OSP nie prowadzi działalności gospodarczej, a wszystkie środki przeznacza na działalność statutową, to często wystarczy złożyć „zwykłe” sprawozdanie finansowe, bez konieczności składania pełnego bilansu. Zawsze jednak warto potwierdzić to w swoim urzędzie skarbowym.

Do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)

Organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą wysyłają sprawozdanie finansowe tylko do KRS. Termin na przesłanie sprawozdania do KRS to 15 dni od daty jego zatwierdzenia.

Elektronicznie sporządzone i podpisane sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą o zatwierdzeniu oraz (jeśli były robione) z oświadczeniami o prawidłowości sprawozdania należy przekazać do Krajowego Rejestru Sądowego. Do systemu KRS trzeba załadować zeskanowaną uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe. Należy wybrać właściwy rodzaj dokumentu i kliknąć „wybierz”. System monitoruje błędy, a uchwałę najlepiej skanować do formatu .jpg.

Po pomyślnym dodaniu uchwały należy kliknąć „wyślij” i podpisać plik profilem zaufanym. Na końcu system powinien wyświetlić komunikat o sukcesie wysyłki.

Pozostała dokumentacja sprawozdawcza OSP i jej adresaci

Po walnym zebraniu sprawozdawczym, poza sprawozdaniem finansowym, OSP jest zobowiązana do przygotowania i przekazania innych dokumentów. Zazwyczaj nie ma konieczności wysyłania tych dokumentów do sądu, chyba że nastąpiła zmiana zarządu lub statutu OSP.

Wzory druków na kampanię sprawozdawczą (według ZOSP RP)

Poniżej przedstawiono typowe dokumenty wymagane do sporządzenia po walnym zebraniu sprawozdawczym:

Druki obowiązujące:

• Protokół z walnego zebrania sprawozdawczego (3 strony)
• Załącznik nr 1 do protokołu: Lista obecności członków OSP i MDP na walnym zebraniu sprawozdawczym (1 strona)
• Załącznik nr 2 do protokołu: Sprawozdanie z działalności ochotniczej straży pożarnej (2 strony)
• Załącznik nr 3 do protokołu: Sprawozdanie finansowe i plan finansowy ochotniczej straży pożarnej (3 strony)
• Załącznik nr 3a do protokołu: Sprawozdanie finansowe OSP prowadzącej działalność statutową (2 strony)
• Załącznik nr 4: Raport ochotniczej straży pożarnej
• Załącznik nr 5 do protokołu: Plan działalności ochotniczej straży pożarnej (2 strony)
• Załącznik nr 6 do protokołu: Uchwała nr 1 z walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
• Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej OSP (3 strony)
• Lista obecności osób zaproszonych do udziału w walnym zebraniu sprawozdawczym OSP (1 strona)
• Protokół Komisji Mandatowej walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)

Druki uzupełniające:

• Protokół Komisji Uchwał i Wniosków walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
• Protokół Komisji Skrutacyjnej walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
• Protokół Komisji Statutowej walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
• Uchwała nr 2 walnego zebrania sprawozdawczego OSP (1 strona)
• Wykaz zmian w Statucie OSP (1 strona)

Adresaci pozostałych dokumentów sprawozdawczych

Protokół wraz z załącznikami (punkt XII) należy przekazać w następujący sposób:

• Jeden egzemplarz pozostaje w aktach OSP.
• Drugi egzemplarz przekazuje się do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP w terminie 7 dni po odbyciu zebrania.
• W przypadku każdorazowych zmian w składzie Zarządu OSP i Komisji Rewizyjnej OSP, należy powiadomić o nich Krajowy Rejestr Sądowy.
• Wszystkie dokumenty, takie jak protokół i załączniki, należy również wysłać do zarządu gminnego, a także do zarządu powiatowego.
• Oryginały dokumentów zawsze pozostają w OSP.

Ważne terminy i dodatkowe wskazówki

Termin ustawowy na przygotowanie i podpisanie sprawozdania finansowego to 31 marca. Jeśli sprawozdanie nie zostało sporządzone do tego terminu, nadal można je nadrobić, tworząc nowe sprawozdanie na stronie e-sprawozdań.

Na złożenie sprawozdania do KRS lub KAS masz 15 dni od daty jego zatwierdzenia.

Warto pamiętać, że urząd skarbowy zazwyczaj nie nakłada kary od razu następnego dnia po upływie terminu. Mimo to, należy złożyć sprawozdanie jak najszybciej, aby uniknąć ewentualnych problemów. Nie jest to zachęta do nieprzestrzegania terminów, lecz wskazówka w przypadku opóźnienia.

Na stronie e-sprawozdań można również sprawdzić podpisy w plikach, co jest przydatne, gdy nie jesteśmy pewni, czy plik jest właściwie podpisany.

tags: #jak #zlozyc #sprawozdanie #osp