Wymagane dokumenty i procedury aktualizacji danych stowarzyszeń (w tym OSP) w KRS

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) jest organem, w którym stowarzyszenia i fundacje zyskują osobowość prawną poprzez rejestrację. Oprócz tego, KRS zajmuje się także aktualizacją danych organizacji, a każda zmiana kluczowych informacji powinna być zgłoszona. Zmiany zachodzące w stowarzyszeniu lub fundacji wymagają odpowiedniego udokumentowania. Do najczęściej wykorzystywanych dokumentów należą protokoły, uchwały oraz oświadczenia składane przez osoby pełniące odpowiedzialne funkcje w organizacji. Wiele z tych zmian musi być również zgłoszonych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Niedochowanie terminu zgłoszenia zmian do KRS nie zamyka drogi do złożenia wniosku po upływie tych 7 dni.

Obowiązek aktualizacji danych w KRS

Jeśli prowadzisz spółkę, stowarzyszenie (w tym OSP) lub fundację zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym, której dane uległy zmianie, pamiętaj o obowiązku zaktualizowania tych informacji w rejestrze. Zgłoszenia zmiany w KRS stowarzyszenia wymaga także każda modyfikacja treści umowy spółki lub statutu. Zaniechanie tego obowiązku obwarowane jest szeregiem sankcji, np. wszczęciem postępowania przymuszającego lub grzywną nałożoną na członków zarządu. W sytuacji niewypełnienia obowiązku zgłoszenia zmiany w rejestrze w ustanowionym terminie, sąd rejestrowy - zgodnie z art. 24 ustawy o KRS - może przeprowadzić postępowanie przymuszające. W pierwszym kroku przedsiębiorca otrzymuje ponowne wezwanie do zgłoszenia zmiany w ciągu 7 dni. W dalszej kolejności postępowanie przymuszające może skutkować nałożeniem na spółkę grzywny w wysokości 1000 zł. Aby uniknąć problemów z KRS w przyszłości i utrzymać zgodność z przepisami, należy regularnie monitorować wszelkie zmiany i szybko reagować na obowiązki rejestrowe.

Kiedy należy zgłosić zmiany do KRS?

Zgłoszenia zmian do KRS należy przeprowadzić niezwłocznie po każdej modyfikacji informacji, które są do niego wpisane. Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, czyli także wtedy, gdy już zarejestrowana w KRS organizacja zgłasza do rejestru zmiany. Zasada tygodniowego terminu zgłoszenia wszelkich zmian, które muszą być zarejestrowane w KRS obowiązuje niezależnie od tego, jaki organ ma prawo podjąć taką decyzję. Zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających złóż w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu do KRS. Sąd przyjmie twój wniosek złożony po terminie. W sytuacji, gdy nie złożysz wniosku lub złożysz go po terminie, nie możesz zasłaniać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze zarzutem, że dane są nieprawdziwe. Na przykład w sytuacji zaniechania zgłoszenia do KRS zmian dotyczących siedziby spółki, organy administracji mogą kierować korespondencję na adres ujawniony w KRS. W efekcie możesz nie wiedzieć o toczących się postępowaniach, gdyż dwukrotnie awizowana przesyłka uznawana jest za prawidłowo doręczona.

Jakie dane podlegają aktualizacji?

Wśród danych organizacji, które są wymagane do aktualizacji w KRS, znajdują się przede wszystkim:

• pełny adres siedziby (obejmujący informacje o województwie, powiecie, gminie, miejscowości, ulicy i kodzie pocztowym),
• wszelkie zmiany w składzie osobowym zarządu oraz danych osobowych (np. imiona i nazwiska, numery PESEL, adresy do doręczeń),
• zmiany w organach nadzoru (np. komisja rewizyjna),
• zmiana statutu.

Sposoby zgłaszania zmian do KRS

Obecnie elektroniczne zgłoszenie zmian do KRS jest jedynym sposobem na skuteczne wprowadzenie aktualizacji danych dla organizacji prowadzących działalność gospodarczą. Obowiązuje to od 1 lipca 2021 roku - od tego też czasu w większości przypadków wnioski składane w formie papierowej nie są rozpatrywane przez sądy rejestrowe. Wyjątek stanowią organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej. One nadal mogą składać wnioski w formie papierowej (osobiście w sądzie lub wysyłając list polecony). Jest to konieczne po każdej modyfikacji informacji wpisanych do rejestru. Ta zmiana jest częścią szerokiego programu digitalizacji usług publicznych.

Zgłoszenie elektroniczne poprzez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) lub S24

Zgłoszenie elektroniczne jest robione poprzez Portal Rejestrów Sądowych. W taki sposób zmiany zgłaszają organizacje, które prowadzą działalność gospodarczą albo zamierzają ją rozpocząć. Do tego, aby zgłosić zmiany w KRS online, przygotowano dwie platformy: Portal Rejestrów Sądowych (PRS) i system S24. Ich wybór nie jest dowolny - trzeba kierować się miejscem zawarcia umowy spółki. Istnieją jednak pewne wyjątki, kiedy mimo zawarcia umowy na wzorcu z S24 nie można dokonać zmiany w KRS elektronicznie za pomocą tego systemu.

Procedura zgłaszania zmian elektronicznie:

1. Założenie konta i autoryzacja: Jeśli nie masz jeszcze konta na portalu PRS, musisz zacząć od założenia konta użytkownika w tym portalu. Założenie konta wymaga też twojej autoryzacji za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego (ePUAP) albo podpisu osobistego (e-dowodu osobistego). Po założeniu konta w PSR, można się zalogować, by złożyć wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego.
2. Wypełnienie wniosku: Po zalogowaniu na swoje konto możesz zacząć uzupełniać wniosek. W systemie wybierz opcję „Wnioski o zmianę” i przejdź do wypełniania wniosku. Wniosek o zmianę danych wypełnia jedna osoba z zarządu. Po zalogowaniu do PRS, wybiera zakładkę „wnioski o zmianę”, a potem wpisuje numer KRS organizacji, której dotyczy zmiana. Wniosek na Portalu Rejestrów Sądowych oraz w systemie S24 może przygotować każda osoba posiadająca konto na tych portalach.
3. Podpisanie wniosku: Wniosek o zmianę danych organizacji jest podpisywany przez zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie, np. "do składania oświadczeń woli uprawniony jest prezes" albo "wszelkie dokumenty, pisma, oświadczenia podpisuje dwóch członków zarządu działających łącznie". W związku z tym, wszystkie osoby, które będą podpisywać elektroniczny wniosek, muszą mieć zarejestrowane konto w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Osoba, która wniosek wypełniała, musi go najpierw sama podpisać - zakładka „podpisanie wniosku”. Wniosek podpisuje się elektronicznie, np. profilem zaufanym. Po podpisaniu klika się „udostępnij do podpisu”. Otwiera się okno z danymi osoby, która będzie podpisywała wniosek. Identyfikator konta - to numer przypisany do każdego zarejestrowanego konta. Jeżeli wniosek przygotowywała inna osoba niż członek zarządu spółki lub pełnomocnik procesowy, to musi skorzystać z opcji udostępnienia do podpisu, żeby umożliwić osobie uprawnionej podpisanie wniosku. Opcja udostępnienia do podpisu jest dostępna w obu trybach rejestracji zmian.
4. Dołączenie dokumentów: Zbieraj dokumenty związane ze zmianą. Dokumenty potrzebne do zgłoszenia zmian są różne, w zależności od tego, czego dotyczy zmiana i kto podejmuje decyzję. Jeśli masz dokumenty elektroniczne (czyli podpisane elektronicznie), dołącz je do wniosku. Wnioskując o wpis zmian do KRS, należy pamiętać o dołączeniu w formie elektronicznych załączników wymaganej dokumentacji potwierdzającej dokonanie zmian, np. protokołów, uchwał. System S24 wymaga dołączenia przynajmniej jednego dokumentu zmianowego wypełnionego na podstawie dostępnego w tym systemie formularza. System nie dołącza do wniosku przygotowanych dokumentów automatycznie. Każdy załącznik dodaj w osobnym pliku. Papierowo musisz wysłać tylko oryginalne dokumenty w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku.
5. Wniesienie opłaty: W PRS i S24 opłatę od wniosku wniesiesz za pomocą systemu e-Płatności. Fundacja bez działalności gospodarczej oraz organizacje (fundacja, stowarzyszenie, OSP, klub sportowy) z działalnością gospodarczą płacą za zmianę danych. Stowarzyszenie bez działalności gospodarczej nie płaci za zmianę. Stowarzyszenie z działalnością gospodarczą opłaca wniosek.

Zgłoszenie papierowe (dla organizacji bez działalności gospodarczej)

Zgłoszenie papierowe dokonujemy poprzez wysłanie lub osobiste dostarczenie do właściwego KRS wniosku o zmianę. Pamiętaj! Jeśli były dołączane dokumenty papierowe (ich skany/zdjęcia), to dodatkowo wysyła się oryginały dokumentów do sądu w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku.

Procedura zgłaszania zmian papierowo:

1. Zebranie dokumentów: Dokumenty potrzebne do zgłoszenia zmian są różne, w zależności od tego, czego dotyczy zmiana i kto podejmuje decyzję. Ważne jest zebranie tych dokumentów w wersji papierowej z odręcznymi podpisami. Zawsze miej co najmniej dwa komplety dokumentów.
2. Wypełnienie wniosku: Wniosek o zmianę danych wypełnia jedna osoba z zarządu. Podstawowy formularz, który należy wypełnić, to KRS-Z20. Do niego załączamy dodatkowe formularze (np. KRS-ZK dla każdej osoby z zarządu). W celu wpisania organu nadzoru należy wypełnić załącznik KRS-WK Organy podmiotu.
3. Podpisanie wniosku: Wniosek o zmianę danych organizacji jest podpisywany przez zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji. Formularze podpisują członkowie zarządu upoważnieni do reprezentacji.
4. Dołączenie załączników: Do wniosku należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty. Dołącza się także dokumenty potwierdzające zmianę przygotowane zgodnie z procedurą określoną w statucie, np. protokół z Walnego Zgromadzenia Członków wraz z treścią uchwały o odwołaniu i powołaniu członka Zarządu lub Komisji Rewizyjnej. Należy także załączyć protokół z listą obecności na Walnym Zgromadzeniu Członków.

   Ważne dokumenty dodatkowe:

   • Zgoda na kandydowanie: Osoba kandydująca do zarządu musi wyrazić na to zgodę. Może to być informacja w protokole z walnego zebrania członków, potwierdzeniem jest podpis na liście obecności. Może też być odrębne oświadczenie/zgoda na kandydowanie do zarządu, dołączane do wniosku.
   • Oświadczenie o adresie do doręczeń: Od 2018 roku wymagane jest oświadczenie o adresie do doręczeń członków zarządu - tzw. okres przejściowy zakładał, że oświadczenie ma być dołączone przy pierwszym składanym do KRS wniosku, nie później niż do 15.09.2019 r.
   • Wzory podpisów: W przypadku zmiany Zarządu OSP do wniosku o zmianę dołącza się uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów nowych członków Zarządu.
5. Opłaty: Stowarzyszenie bez działalności gospodarczej nie płaci za zmianę.

Zmiana składu zarządu OSP w KRS

W przypadku zmian zarządu OSP, stosuje się ogólne zasady dotyczące stowarzyszeń. Należy złożyć formularz KRS-Z20 i KRS-ZK dla każdej osoby z zarządu. Dodatkowo wymagane są zgody od nowych członków zarządu na ich powołanie oraz oświadczenie członków zarządu o adresie do doręczeń (jeśli nie było wcześniej złożone).

Ile trwa rejestracja zmian w KRS?

Nie można jednoznacznie określić czasu, w jakim na pewno nasza zmiana zostanie zarejestrowana. Na podstawie art. 20a ustawy o KRS sąd rejestrowy ma 7 dni na rozpoznanie wniosku, co oznacza, że najpóźniej 7 dnia referendarz sądowy bądź sędzia podejmuje decyzję i wydaje postanowienie. Jeżeli wniosek musi być poprawiony lub uzupełniony, to powinien zostać rozpoznany w ciągu 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę. Jeśli wniosek nie jest dotknięty brakami, wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Zasada ta nie obowiązuje w razie kolejnego zwrotu wniosku. Na zarządzenie o zwrocie wniosku przysługuje zażalenie.

Postępowanie w przypadku braków formalnych

Zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek złożony nie na urzędowym formularzu, złożony na formularzu nieprawidłowo wypełnionym lub nienależycie opłacony jest zwracany, bez wzywania do uzupełnienia braków. Zasadą ogólną jest, że wniosek zwrócony jest traktowany tak, jakby w ogóle nie był złożony. Prezes sądu lub sąd stwierdzają tym samym, że wniosek dotknięty jest takimi brakami formalnymi, że nie można go rozpatrzyć merytorycznie. Jeżeli strona opłaciła wniosek, opłata jest zwracana. Jeżeli sąd rejestrowy wezwie cię do uzupełnienia braków formalnych we wniosku, a ty nie uzupełnisz ich we wskazanym terminie, to sąd zwróci ci wniosek.

Dla osób, które po raz pierwszy dokonują rejestracji, ustawodawca wprowadził jednak wyjątek. Mianowicie, zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy, w razie zwrócenia wniosku przy pierwszym wpisie do rejestru, może on być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie.

Informacja o tym, ile mamy czasu na uzupełnienie wymaganych przez KRS zmian/dokumentów, powinna być podana w otrzymanym przez nas postanowieniu z KRS. Zazwyczaj jest to 7 lub 14 dni. W momencie, kiedy nie mamy wyraźnie w postanowieniu takiej informacji, obowiązuje termin tygodniowy (przepis art. 20a ust. 10 ustawy o KRS). Oczywiście postanowienie z sądu zawiera też informację, co powinniśmy zrobić, np. zmienić zapisy statutu, uzupełnić wymagane dokumenty.

Opłaty za zmiany danych w KRS

Wprowadzenie zmian do KRS wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty, którą można wnieść poprzez system e-Płatności. Wysokość opłat zależy od portalu, za pośrednictwem którego zgłaszasz swój wniosek. Stowarzyszenia niewpisane do rejestru przedsiębiorców są zwolnione z opłat za wpis i zgłaszanie zmian do KRS na podst. art. 17 ust. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Fundacja bez działalności gospodarczej oraz organizacje (fundacja, stowarzyszenie, OSP, klub sportowy) z działalnością gospodarczą płacą za zmianę danych. Stowarzyszenie bez działalności gospodarczej nie płaci za zmianę. Stowarzyszenie z działalnością gospodarczą opłaca wniosek.

tags: #jakie #dokumenty #osp #do #krs