Działalność w Ochotniczej Straży Pożarnej to bez wątpienia piękna, ale też i wymagająca droga, wiążąca się z namacalną pomocą - ratowaniem ludzkiego życia i z troską o bezpieczeństwo drugiego człowieka. Słowo „wymagająca” wiąże się nie tylko z odwagą i ryzykiem o własne życie, ale także z zapałem, siłą, wytrwałością i znajomością różnych procedur. Założenie Ochotniczej Straży Pożarnej wiąże się z powołaniem stowarzyszenia, co pociąga za sobą konkretne wymogi prawne. Moment, w którym powstaje jednostka OSP, jest bardzo ważny nie tylko dla samych Strażaków, ale też i dla ludzi, którzy zamieszkują daną miejscowość, gdyż ma realny wpływ na ludzkie życie i bezpieczeństwo. Dziś podpowiemy, jak przejść przez wszystkie formalności - od zebrania grupy założycielskiej, po włączenie do Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP (ZOSP RP), aby mogła powstać jednostka OSP, która będzie służyła osobom z mniejszych miejscowości.
Podstawy Prawne Działalności OSP i ZOSP RP
Ochotnicze straże pożarne oraz Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP funkcjonują jako stowarzyszenia na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity - Dz.U. nr 79 z 2001 r. poz. 855 z późniejszymi zmianami) oraz ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (tekst jedn. - Dz.U. nr 178 z 2009 r. poz. 1380 z późn. zm.). Ich działalność opiera się także na przepisach ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96 z 2003 r. poz. 873 i 874 z późn. zm.).
Stowarzyszenie, które zamierza tworzyć terenowe jednostki organizacyjne, jest obowiązane określić w statucie strukturę organizacyjną i zasady ich tworzenia. Jest ono obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej. Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych, podlegającym wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (rejestracji) przez sąd rejestrowy - odpowiedni wydział KRS - właściwy ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego. Powyższy przepis stosuje się odpowiednio do zmian w składzie zarządu i adresie siedziby stowarzyszenia.
Terenowa jednostka organizacyjna stowarzyszenia może uzyskać osobowość prawną, jeżeli statut stowarzyszenia to przewiduje. Zarząd terenowej jednostki organizacyjnej stowarzyszenia jest obowiązany w terminie 14 dni od chwili jej powołania, zawiadomić o tym organ nadzorujący właściwy ze względu na siedzibę tej jednostki, podając skład zarządu i adres siedziby jednostki oraz doręczyć statut stowarzyszenia. W razie niezastosowania się stowarzyszenia do ww. wymagań, sąd na wniosek starosty może nałożyć grzywnę w wysokości jednorazowo nie wyższej niż 5.000 zł. Stowarzyszenie w terminie 7 dni może wystąpić do sądu o zwolnienie od grzywny. Przesłanką do działania sądu może być również sytuacja, gdy stowarzyszenie nie posiada przewidzianych w ustawie władz i nie ma warunków do ich wyłonienia w okresie nie dłuższym niż rok.
Założenie i Rejestracja Jednostki OSP
Wszystko zaczyna się od ludzi i dokumentów. Aby w ogóle myśleć o powołaniu OSP, potrzebnych jest co najmniej 15 osób zainteresowanych. I tutaj nasuwać może się pytanie, jak zebrać tę grupę i utrzymać jej zaangażowanie? Warto wykorzystać różne metody, m.in.:
- Social media - w obecnych czasach jest to bardzo dobre źródło dotarcia do przeróżnych osób.
- Spotkania na żywo - organizowanie tego typu zgromadzeń to świetny sposób na to, aby opowiedzieć o tym, jakie korzyści może dawać jednostka OSP. Takich plusów jest naprawdę wiele; najważniejszą z nich jest oczywiście zapewnianie bezpieczeństwa. A z kolei ochrona ludzkiego życia tak naprawdę jest najistotniejsza. Takie spotkania można organizować np. lokalnie.
- Lokalne ogłoszenia - można też próbować zachęcić ludność za pomocą ulotek czy nawet plakatów, które najlepiej zostawić w często odwiedzanych miejscach.
Następnym krokiem jest opracowanie i przyjęcie statutu OSP - to jeden z najważniejszych punktów formalnych. A z kolei sam statut to dokument, który określa cel działania stowarzyszenia, jego zasady funkcjonowania oraz prawa i obowiązki członków. Następnie, na zebraniu założycielskim, po przyjęciu statutu, należy wybrać władze stowarzyszenia: zarząd oraz komisję rewizyjną. Ostatnim formalnym krokiem do założenia OSP jest rejestracja stowarzyszenia w sądzie rejonowym (wydziale gospodarczym KRS).
Struktura Organizacyjna i Władze OSP
Stowarzyszenie OSP jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej. Zarząd OSP jest odpowiedzialny za kierowanie pracami jednostki, reprezentowanie jej na zewnątrz oraz realizację celów statutowych. W jego skład wchodzą (np. prezes, naczelnik-wiceprezes, dodatkowi wiceprezesi, sekretarz, skarbnik). Zarząd (w zależności od swojej liczebności) wybiera ze swojego grona: prezesa, naczelnika-wiceprezesa, dodatkowych wiceprezesów, sekretarza, skarbnika, a także: gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika OSP.
Zgodnie z art. 19 ust. 1b znowelizowanej w dniu 19 lutego 2010 r. „Ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej” - kandydaci na funkcje: naczelnika OSP i jego zastępcy nie mogą przekroczyć wieku 65 lat oraz powinni posiadać ukończone przynajmniej szkolenie dowódców OSP, ewentualnie specjalistyczne z zakresu ratownictwa technicznego wg programu szkolenia z 2006 r. Dopuszcza się również ukończenie przez tych kandydatów szkolenia dowódców lub naczelników OSP wg programów szkoleń z 1994 r. pod warunkiem, że w nieprzekraczalnym terminie - do dnia 11 maja 2011 r. zostaną uzupełnione kwalifikacje.
Członkostwo w OSP i Wymagania dla Działaczy
Bezpośredni udział w działaniach ratowniczych mogą brać członkowie OSP, którzy ukończyli 18 lat i nie przekroczyli 65 roku życia. Działalność w OSP to szereg różnych przedsięwzięć, obejmujących m.in. inspirowanie i współdziałanie w zakresie podejmowania działań na rzecz wychowania dzieci i młodzieży, ze szczególnym uwzględnieniem wychowania dla bezpieczeństwa, m.in. poprzez udział w organizacji corocznych eliminacji gminnych/równorzędnych Ogólnopolskiego Turnieju Wiedzy Pożarniczej Pt. „Młodzież Zapobiega Pożarom”. Ponadto, członkowie OSP podejmują we współdziałaniu z samorządem gminnym i Komendą Powiatową/Miejską Państwowej Straży Pożarnej różnorodne przedsięwzięcia oraz nadzorują sprawność, ewentualnie powodują jak najszybsze przywrócenie sprawności sprzętu, a także prawidłową eksploatację oraz konserwację sprzętu i wyposażenia Jednostek Operacyjno-Technicznych (JOT).
Karta Działacza OSP: Kluczowe Informacje
Karta działacza OSP stanowi istotny element ewidencji członków, gromadząc kluczowe dane osobowe i informacje o ich zaangażowaniu. Typowe informacje zawarte w takiej karcie (lub w dokumentacji członka) obejmują:
- Lp. (Liczba porządkowa)
- Nazwisko i imię
- Funkcja (np. Prezes, Naczelnik, Skarbnik)
- Nr telefonu
- Data ur. (Data urodzenia)
- Miejsce ur. (Miejsce urodzenia)
- Imię ojca
- PESEL
- Szkolenia
W karcie działacza lub w ewidencji szkoleń odnotowuje się ukończone kursy i szkolenia, które są niezbędne do pełnienia poszczególnych funkcji i udziału w akcjach. Przykładowe szkolenia, które mogą być tam umieszczone, to:
- Kurs obsługi aparatów oddechowych
- Kurs ratownictwa technicznego
- Szkolenie strażaków ratowników OSP (część podstawowa lub specjalistyczna)
W statucie OSP powinny być również zawarte informacje o członkach stowarzyszenia (m.in. prawa i obowiązki członków, zasady nabywania i utraty członkostwa) oraz informacje o władzach (m.in. skład zarządu, komisji rewizyjnej, kompetencje, zasady wyboru).
Włączenie OSP do Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP (ZOSP RP)
Po uzyskaniu osobowości prawnej jednostka OSP może dążyć do włączenia w struktury Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP. O tym, jakie niesie to ze sobą korzyści wspominaliśmy we wpisie blogowym pt. „Członkostwo OSP w ZOSP RP - jakie daje korzyści?”. Jest to ważne m.in. z punktu widzenia współpracy i wsparcia. Proces ten obejmuje:
- Uchwała Walnego Zebrania: Walne Zebranie Członków OSP musi podjąć formalną uchwałę o przystąpieniu do ZOSP RP.
- Złożenie Dokumentów: Dokumenty (uchwałę i deklarację) należy złożyć do właściwej instancji ZOSP RP, np. do Zarządu Gminnego ZOSP RP - jeśli działa on w gminie.
Założenie Ochotniczej Straży Pożarnej, a później dołączenie do ZOSP RP niesie ze sobą wiele korzyści. Na podstawie § 50 ust. 2, § 51 ust. 2 i § 53 pkt. 6 Statutu Związku OSP RP, Zarząd Główny Związku OSP RP uchwałą nr 50/XI/2010 z dnia 21 października 2010 r. wskazał na konieczność zintensyfikowania działań OSP i poszczególnych oddziałów Związku OSP RP w środowisku młodzieży oraz doprowadzenia do pełnej realizacji przez wszystkie OSP obowiązujących przepisów od dnia 16 grudnia 2004 r.
Walne Zebrania Sprawozdawczo-Wyborcze w OSP
Zwyczajne walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze OSP jest zwoływane raz na 5 lat przez Zarząd OSP. Zarząd jest obowiązany zawiadomić wszystkich członków OSP o terminie, miejscu i porządku obrad - co najmniej na 7 dni przed zaplanowanym terminem odbycia tego zebrania. Także z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni - o terminie, miejscu i porządku walnego zebrania - Zarząd OSP powinien zawiadomić Zarząd i Komisję Rewizyjną Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP, Zarząd i Komisję Rewizyjną Oddziału Powiatowego ZOSP RP oraz Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej. Każdorazowo do udziału w walnym zebraniu OSP należy zaprosić (także z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni): Burmistrza / Wójta Gminy, radnych, przedstawicieli samorządu mieszkańców oraz dyrektora miejscowej szkoły.
Odbycie walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego OSP powinno zostać poprzedzone odbyciem posiedzenia Zarządu OSP (z udziałem członków Komisji Rewizyjnej OSP), na którym m.in. zatwierdza się sprawozdania. Zgodnie z treścią § 26 i § 27 wzorcowego statutu OSP - do kompetencji walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego OSP należy m.in. zatwierdzenie sprawozdań Zarządu i Komisji Rewizyjnej OSP z ich działalności w 2010 r.
Zgodnie z treścią § 33 wzorcowego statutu OSP uchwały walnego zebrania są podejmowane zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania: zwyczajnych (czynnych), honorowych i członków MDP (w wieku 16-18 lat). Jedynie uchwały w sprawie nabycia / zbycia nieruchomości oraz zmiany statutu i rozwiązania OSP są podejmowane większością 2/3 ogólnej liczby głosów w obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania. Na podstawie § 34 wzorcowego statutu OSP w razie nie odbycia się walnego zebrania w I terminie z powodu braku quorum (odpowiedniej liczby członków, niezbędnej do podejmowania uchwał) - Zarząd OSP jest obowiązany zwołać kolejne zebranie (przed upływem 14 dni).
Zjazdy Oddziałów ZOSP RP (Gminne i Powiatowe)
Posiedzenia Zarządów Oddziałów Gminnych ZOSP RP
Przed walnymi zebraniami sprawozdawczo-wyborczymi OSP każdy Zarząd Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP musi odbyć swoje posiedzenie plenarne, na którym m.in. ustali terminarz zebrań poszczególnych OSP - uzgodniony z ich zarządami (uwzględniając treść § 35 ust. 2 wzorcowego statutu OSP). Bezpośrednio po odbyciu walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych OSP na terenie gminy - najpóźniej w terminie do dnia 15 kwietnia 2011 r. - musi odbyć się posiedzenie plenarne Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP, a w terminie - do dnia 20 maja 2011 r. Odbycie zjazdu oddziału gminnego (równorzędnego) ZOSP RP powinno zostać poprzedzone odbyciem wspólnego posiedzenia Zarządu i Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP, na którym m.in. ustala się termin zjazdu oddziału gminnego (równorzędnego) ZOSP RP (uwzględniając treść § 17 ust. 2 i 3 Statutu ZOSP RP).
Na podstawie § 61 Statutu ZOSP RP zwyczajny zjazd oddziału gminnego (równorzędnego) ZOSP RP jest zwoływany raz na 5 lat. Ten zjazd jest zwoływany przez Zarząd Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP, który jest obowiązany zawiadomić delegatów OSP na tenże zjazd - o jego terminie, miejscu i porządku obrad - co najmniej na 30 dni przed zaplanowanym terminem jego odbycia. Zgodnie z treścią § 60 Statutu Związku OSP RP - do kompetencji zjazdu oddziału gminnego (równorzędnego) ZOSP RP należy m.in. wybór delegatów na zjazdy wyższego szczebla. Zgodnie z treścią § 63 Statutu ZOSP RP, po zatwierdzeniu przez zjazd - Zarząd Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP na swoim pierwszym posiedzeniu konstytuującym określa liczbę członków Prezydium Zarządu oraz wybiera jego skład, w tym: prezesa i wiceprezesów, sekretarza, skarbnika oraz komendanta gminnego (równorzędnego) ZOSP RP (biorąc pod uwagę fakt, że zgodnie z uchwałą nr 137/24/2005 Prezydium Zarządu Głównego ZOSP RP z dnia 20 października 2005 r. komendant gminny powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje).
Posiedzenia Zarządów Oddziałów Powiatowych ZOSP RP
Jeszcze przed odbyciem zjazdów oddziałów gminnych (równorzędnych) ZOSP RP na terenie powiatu - musi odbyć się posiedzenie plenarne Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP, na którym m.in. ustala się termin III Zjazdu Oddziału Powiatowego ZOSP RP (uwzględniając treść § 17 ust. 2 i 3 Statutu ZOSP RP). Na podstawie § 50 Statutu Związku zwyczajny Zjazd Oddziału Powiatowego ZOSP RP jest zwoływany raz na 5 lat. Ten zjazd jest zwoływany przez Zarząd Oddziału Powiatowego ZOSP RP, który jest obowiązany zawiadomić wszystkich delegatów wybranych na tenże zjazd - o jego terminie, miejscu i porządku obrad - co najmniej na 30 dni przed tym terminem. Zgodnie z treścią § 49 Statutu ZOSP RP - do kompetencji III Zjazdu Oddziału Powiatowego ZOSP RP należy m.in. wybór delegatów na III Zjazd Oddziału Wojewódzkiego ZOSP RP.
W nieprzekraczalnym terminie - do dnia 31 grudnia 2010 r. zarządy oddziałów gminnych (równorzędnych) ZOSP RP obowiązane są przekazać do Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP odpowiednie dokumenty. Ponadto - niezwłocznie po odbyciu tych walnych zebrań OSP na terenie gminy - najpóźniej do dnia 21 kwietnia 2011 r. Zarządy Oddziałów Gminnych (równorzędnych) ZOSP RP przekazują wymagane informacje.
Obowiązki Sprawozdawcze i Terminy
Sprawozdanie finansowe OSP prowadzącej tylko działalność statutową należy sporządzić w trzech egzemplarzach zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. Po zatwierdzeniu tego sprawozdania przez walne zebranie OSP - na podstawie Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. Protokół walnego zebrania OSP należy wypełnić w trzech egzemplarzach - jeden z nich pozostawić w OSP, dwa pozostałe zaś (w terminie 7 dni) przekazać do właściwych organów zgodnie z treścią art. 22 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r.