Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) funkcjonuje na zasadzie stowarzyszenia i stanowi istotny komponent krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego. Aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie jednostki, efektywne zarządzanie oraz transparentność działań, niezbędne jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji, w tym dotyczącej członkostwa i aktywności strażaków ochotników.
Podstawy Członkostwa i Dokumentacji Personalnej w OSP
Kwestie członkostwa w OSP są regulowane przez statut każdej jednostki. Każde OSP powinno mieć zarejestrowany w sądzie (Krajowy Rejestr Sądowy) statut, w którym znajduje się wszystko, co dotyczy funkcjonowania stowarzyszenia, w tym finanse, członkostwo, wybór władz, itp. Sposób przystąpienia do stowarzyszenia (wstąpienia do OSP) również powinien być w nim określony.
Wstąpienie do OSP i Deklaracje Członkowskie
Aby ktoś mógł zostać członkiem OSP, musi zgłosić siebie, a proces ten zazwyczaj wymaga wypełnienia deklaracji. Niektóre jednostki stosują procedury, w których kandydat jest przyjmowany na walnym zebraniu, często po poręczeniu przez dwóch innych ochotników. W przypadku braku gotowych formularzy, dobrze jest samemu wydrukować i przygotować odpowiednie deklaracje o danych osobowych oraz zgody zarządu na przyjęcie członka.
Ochrona Danych Osobowych
Istotnym elementem jest zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Konieczne jest zebranie od każdego członka oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby OSP. Takie działanie pozwala uniknąć problemów prawnych w przyszłości i jest zgodne z obowiązującymi regulacjami.
Ewidencja Działań Ratowniczo-Gaśniczych i Innych Aktywności
Najważniejszym zadaniem jednostek OSP jest udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych. Prowadzenie rzetelnej ewidencji tych działań jest kluczowe dla rozliczalności, sprawozdawczości oraz planowania dalszych działań. Zadaniem dowódcy z OSP jest zgromadzenie niezbędnych informacji, które posłużą później do przygotowania informacji ze zdarzenia.
Kluczowe Informacje o Zdarzeniu
Zebrane informacje wykorzystywane są między innymi do sporządzenia informacji ze zdarzenia. Podstawowe dane identyfikujące akcję to:
- Nazwa zdarzenia: Określenie odpowiedniej nazwy akcji pozwoli w przyszłości na łatwe odnalezienie i sprawdzenie szczegółów zdarzenia.
- Rodzaj zdarzenia: Będzie przydatny w różnego rodzaju raportach i zestawieniach.
- Miejsce zdarzenia: Odpowiednio określona lokalizacja zdarzenia jednoznacznie wskaże, gdzie dana akcja miała miejsce. Warto rozważyć zapisanie współrzędnych geograficznych, dzięki którym w przyszłości możliwe będzie przygotowanie zobrazowania na mapie.
- Czas trwania: Posłuży do wyliczenia należnego ekwiwalentu.
- Notatka z akcji: To miejsce, w którym można uwzględnić opis przebiegu działań. Z takim opisem chętnie zapoznają się ratownicy, którzy nie mogli uczestniczyć w danej akcji.
Uczestnicy Działań i Używany Sprzęt
Żadna akcja nie mogłaby się odbyć bez strażaków. Oprócz imienia i nazwiska dobrym pomysłem jest określenie funkcji, jaką pełnił strażak. Lista uczestników akcji będzie niezbędna podczas przygotowywania wniosku o ekwiwalent. Wiele jednostek przygotowuje okresowe zestawienia (miesięczne, kwartalne) zawierające informacje o uczestnictwie poszczególnych strażaków w akcjach, w tym o liczbie akcji oraz czasie udziału. Warto również odnotować informacje o wszystkich służbach będących na miejscu akcji, co może być przydatne np. przy publikowaniu informacji w mediach społecznościowych.
Jeżeli podczas działań używano specjalistycznego sprzętu, warto zanotować taką informację. Oprócz informacji, co to był za sprzęt, dobrym pomysłem jest dopisanie strażaka, który go używał. Podczas używania sprzętu spalinowego, podobnie jak w pojazdach, zaleca się uwzględnić czas pracy.
Zużyte Środki i Rodzaje Działań
Podczas prowadzenia działań oprócz paliwa zużywane są również inne środki. W przypadku pożaru może to być woda lub środek pianotwórczy, a podczas wypadku sorbent. Informacje o prowadzonych działaniach są niezbędne dla stanowiska kierowania. Podawanie środków gaśniczych w natarciu, prace rozbiórkowe konstrukcji budowlanych, tamowanie krwotoków zewnętrznych i opatrywanie ran to tylko trzy z ponad 40 rodzajów prowadzonych działań ratowniczych, które można znaleźć we wzorze informacji ze zdarzenia.
Narzędzia do Prowadzenia Dokumentacji
Sprawna ewidencja danych wymaga odpowiednich narzędzi. Gdy zakończy się działania i strażacy wrócą do remizy, należy sporządzić dokumentację.
Dokumentacja Papierowa
Jeżeli jednostka decyduje się na papierowe dokumentowanie akcji, warto mieć przygotowany szablon, który będzie wypełniany. W szablonie można określić istotne dla jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie pominięte zostaną niektóre z informacji, które jednostka chce gromadzić, a po dłuższym czasie może być trudno je uzupełnić.
Dokumentacja Elektroniczna i Aplikacje Dedekowane
W przypadku dokumentacji elektronicznej istnieje więcej możliwości. Można wspomagać się programami, z których korzysta się na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na ich podstawie przygotować potrzebne zestawienia.
Na rynku są również dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP, takie jak Strażak.Online. Aplikacje tego typu pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji, nie trzeba rezygnować z formy papierowej. Aplikacja bardzo ułatwia i przyśpiesza prowadzenie jednostki OSP, a obsługa spraw administracyjnych staje się znacznie usprawniona. Moduły statystyczne w takich programach sprawiają, że przygotowanie argumentacji na potrzeby wnioskowania o dotacje zajmuje zaledwie kilka minut.
Dzień z życia strażaka OSP Krawce - film dla dzieci
Wykorzystanie Zgromadzonych Danych
Gromadzenie danych ma na celu przygotowywanie na ich podstawie raportów, zestawień oraz wniosków. To tylko kilka podstawowych raportów, które przydadzą się w każdej jednostce OSP.
Wnioski o Ekwiwalent
Podstawowym przykładem wniosku przygotowywanego na bazie informacji z akcji jest wniosek o ekwiwalent. Wiele strażaków OSP przeznacza środki z ekwiwalentu na rzecz jednostki, co nie zmienia faktu, że i tak jednostka musi przygotować odpowiedni dokument i złożyć go do urzędu. Wzór oraz częstotliwość jego składania zależą od ustaleń pomiędzy urzędem a OSP. Niektóre jednostki składają wniosek po każdej akcji, inne przygotowują zbiorczy wniosek. Jeżeli przygotowywanie wniosku o ekwiwalent zabiera zbyt dużo czasu, pomocne może być skorzystanie z programu Strażak Online.
Wnioski o Dofinansowania i Sprawozdania
Dane dotyczące akcji mogą być także przydatne podczas sporządzania wniosków o dofinansowania i sprawozdań. Potrzebne dane to np. liczba akcji w określonych latach, średnia liczba akcji za okres lub liczba uczestników w akcjach w roku sprawozdawczym. Aby móc w każdej chwili odpowiedzieć na pytania takie jak: W ilu akcjach w tym roku brała udział jednostka? Jakiego rodzaju były to akcje? Kiedy była ostatnia? Jaki jest średni czas wyjazdu?, wygodnie jest prowadzić ewidencję przy wykorzystaniu odpowiedniego programu komputerowego.
Karta Rodziny Mundurowej a Strażacy Ochotnicy
Debata nad zakresem podmiotowym Karty Rodziny Mundurowej w odniesieniu do strażaków ochotników wymaga rozróżnienia między formalnym członkostwem w OSP a rzeczywistym, udokumentowanym zaangażowaniem w realizację zadań publicznych. Kryterium aktywności - operacyjnej, organizacyjnej lub statutowej - powinno decydować o dostępie do uprawnień, tak aby instrument wsparcia trafiał do strażaków ochotników realnie współtworzących system bezpieczeństwa.
Aktywność jako Kryterium
Status strażaka ochotnika nie wyczerpuje się w samym wpisie na listę członków. Dr Dariusz P. Kała podkreśla, że kluczowe znaczenie ma odróżnienie członkostwa nominalnego od aktywności faktycznej. Wyróżnia on kilka pól aktywności:
- Udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych: Obejmuje likwidację pożarów, miejscowych zagrożeń, skutków wypadków komunikacyjnych, podtopień czy klęsk żywiołowych. Udział w akcjach wyjazdowych, potwierdzony w dokumentacji operacyjnej (karty wyjazdowe, ewidencja zdarzeń), stanowi najbardziej mierzalny przejaw realizacji zadań publicznych.
- Działalność prewencyjna, edukacyjna, kulturalna czy charytatywna: Obejmuje prowadzenie pokazów, szkoleń z zakresu pierwszej pomocy, współorganizację ćwiczeń z jednostkami Państwowej Straży Pożarnej, a także działania informacyjne w szkołach i instytucjach publicznych, pracę z młodzieżą i seniorami.
- Działalność organizacyjna i zarządcza: Członkowie zarządów OSP, komisji rewizyjnych czy osoby odpowiedzialne za logistykę, finanse i utrzymanie sprzętu realizują zadania o charakterze administracyjno-technicznym. Ich wkład, choć nie zawsze wiąże się z wyjazdami, ma charakter systemowy.
- Szkolenia specjalistyczne, ćwiczenia i utrzymywanie gotowości operacyjnej: Stałe podnoszenie kwalifikacji jest warunkiem dopuszczenia do działań ratowniczych i wyznacza realny poziom zaangażowania.
Wyzwania w Weryfikacji Aktywności
W analizach kontrolnych i opracowaniach branżowych pojawia się zjawisko określane potocznie mianem „martwych OSP” - jednostek formalnie istniejących, lecz niewykazujących realnej aktywności operacyjnej ani organizacyjnej. Obserwuje się również zjawisko biernego członkostwa, gdzie osoby wpisane do ewidencji jako strażacy ochotnicy nie biorą udziału w szkoleniach, ćwiczeniach ani akcjach.
Doświadczenia związane z przyznawaniem świadczeń pieniężnych strażakom ochotnikom, w szczególności dodatku emerytalnego, wskazują na potrzebę precyzyjnego określenia kryteriów uprawnień. Problem stanowiła często trudność w weryfikacji faktycznej liczby wyjazdów i okresów aktywności w sytuacji niekompletnej dokumentacji archiwalnej. W niektórych jednostkach ewidencja prowadzona była w sposób niesystematyczny, co utrudniało organom administracji ocenę, czy dana osoba spełnia przesłanki ustawowe. Sygnalizowano także przypadki nadmiernie liberalnej interpretacji kryteriów, prowadzącej do przyznawania świadczeń osobom o marginalnej aktywności.
Karta Rodziny Mundurowej - Proponowane Zmiany
Wnioski płynące z tych doświadczeń są jednoznaczne: każda forma wsparcia finansowego lub rzeczowego powinna być ściśle powiązana z udokumentowaną, rzeczywistą aktywnością. W kontekście Karty Rodziny Mundurowej oznacza to konieczność przyjęcia modelu selektywnego. Uprawnienie powinno przysługiwać wyłącznie strażakom ochotnikom aktywnie uczestniczącym w działaniach ratowniczych, prowadzącym działalność statutową poza-ratowniczą lub pełniącym funkcje organizacyjne w OSP. Rozszerzenie katalogu beneficjentów na osoby bierne prowadziłoby do deprecjacji samej idei Karty oraz naruszenia zasady proporcjonalności.
Projekt ustawy o Karcie Rodziny Mundurowej, procedowany w Sejmie, przewiduje objęcie funkcjonariuszy formacji podległych MON i MSWiA, takich jak żołnierze, policjanci czy strażacy, oraz członków ich rodzin, systemem szczególnych uprawnień. Zostanie do niego zgłoszona poprawka, która poszerzy krąg objętych nią osób o strażaków ochotników - ratowników i ich rodziny. Ma to na celu zrównanie uprawnień wszystkich służb mundurowych. Karta umożliwi m.in. bezkolejkowy dostęp do świadczeń zdrowotnych w placówkach wojskowych i resortowych.
Znaczenie Kompleksowej Dokumentacji w OSP
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych oraz inne formy aktywności. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Im więcej danych będzie gromadzonych, tym więcej można dowiedzieć się o kondycji jednostki, jej potrzebach i efektywności działań. Uporządkowane sprawy jednostki, w tym dokumentacja, są fundamentem jej stabilnego i skutecznego funkcjonowania.