Karty drogowe oraz karty pracy sprzętu silnikowego stanowią kluczowe elementy w zarządzaniu i rozliczaniu eksploatacji pojazdów oraz urządzeń w Ochotniczych Strażach Pożarnych (OSP). Ich prawidłowe prowadzenie jest niezbędne do zapewnienia racjonalnej gospodarki paliwowej, efektywnego wykorzystania zasobów oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Często pojawia się pytanie, czy OSP może mieć swoje własne karty pracy sprzętu silnikowego, czy muszą być one wydawane przez właściwy Urząd Miejski. Zależy to przede wszystkim od tego, kto jest właścicielem sprzętu - karty pracy wystawia właściciel sprzętu. W przypadku, gdy OSP posiada własny program do prowadzenia ewidencji paliwowej, możliwe jest wydawanie kart kierowcom i operatorom oraz samodzielne obliczanie zużycia paliwa, a następnie rozliczanie się z Urzędem Gminy na podstawie tych kart.
Regulacje Prawne i Zasady Gospodarki Paliwowej w OSP
Podstawą do opracowania i wdrożenia zasad racjonalnej gospodarki paliwowej w Ochotniczych Strażach Pożarnych są przepisy prawa, takie jak ustawa o samorządzie gminnym oraz ustawa o ochotniczych strażach pożarnych. Dodatkowo, szczegółowe wytyczne mogą wynikać z zarządzeń Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, danych producenta z instrukcji obsługi pojazdów i sprzętu, a także z faktycznego spalania zaobserwowanego przez kierowców, konserwatorów i strażaków-ratowników podczas obsługi sprzętu.
Zapewnienie Racjonalnej i Oszczędnej Gospodarki Paliwowej
W celu zapewnienia w jednostkach OSP racjonalnej i oszczędnej gospodarki zużycia paliw płynnych w eksploatowanych pojazdach samochodowych oraz pracy sprzętu napędzanego silnikami spalinowymi, wykorzystywanego podczas udziału w działaniach ratowniczych, zwalczaniu klęsk żywiołowych, ćwiczeniach i szkoleniach pożarniczych, wprowadza się normy zużycia paliw płynnych. Ustalane są również zasady kontroli i obiegu dokumentów w jednostkach OSP w zakresie zaopatrzenia materiałowego i usług.
Zasady Rozruchu Kontrolowanego Pojazdów i Sprzętu
- Rozruch kontrolowany stosuje się w pojazdach samochodowych i sprzęcie silnikowym raz w miesiącu, a zgodnie z dokumentacją techniczną producenta nie częściej niż raz w tygodniu.
- W przypadku wyjazdu do zdarzeń i używaniu urządzeń specjalnych lub wyjazdów w innych celach niż ratowniczo-gaśnicze w danym tygodniu, rozruchu nie wykonuje się. Zasada ta dotyczy również pojazdów i urządzeń, które były używane przez wymieniony okres (ćwiczenia, szkolenia).
- Należy ograniczyć do niezbędnego minimum ilość rozruchów silnika pojazdów i urządzeń, z uwagi na ich niszczenie i nieefektywne zużycie paliwa.
- Raz na kwartał naczelnik danej jednostki OSP może zarządzić ćwiczenia, w których udział mogą brać pojazdy i urządzenia silnikowe.
Odpowiedzialność za Powierzony Sprzęt i Finanse
Kierowca i konserwator samochodu ponosi odpowiedzialność za powierzony mu pojazd, dba o czystość i porządek w samochodzie. Realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowym jednostek OSP powinna następować w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania jak najlepszych efektów z przekazanych nakładów oraz umożliwiającą terminową realizację zadań, bez zbędnych przestojów sprzętu. W przypadku niesprawności technicznej pojazdu lub sprzętu silnikowego powodującego przepał, pojazd/sprzęt należy wycofać z eksploatacji i naprawić, zapewniając zużycie paliwa w granicach normy.
Prowadzenie Kart Drogowych i Kart Pracy Sprzętu
W OSP stosuje się różne rodzaje kart do rozliczania zużycia paliw i czasu pracy sprzętu. Są to druki ścisłego zarachowania, które są przygotowywane i wydawane zgodnie z wewnętrznymi instrukcjami lub zarządzeniami lokalnych władz.
Rodzaje Kart Rozliczeniowych
- Miesięczne karty drogowe pożarniczego pojazdu samochodowego: wydawane co miesiąc.
- Miesięczne karty pracy dla motopomp pożarniczych: wydawane co miesiąc.
- Półroczne karty pracy na pozostały sprzęt silnikowy: wydawane w styczniu i lipcu.
Karty te stanowią podstawę do rozliczania zużycia paliw w pojazdach samochodowych i sprzęcie z napędem silnikowym w jednostkach OSP.
Zasady Wypełniania Kart
Wypełnianie kart powinno odbywać się czytelnie i zgodnie ze stanem faktycznym. Normy zużycia paliw są rozpisane dla poszczególnych jednostek OSP na pojazdy i sprzęt, stanowiąc podstawę do rozliczania i nie mogą być przekraczane. Zużycie paliwa w kartach należy rozpisywać w zaokrągleniu do 0,5 litra.
W Miesięcznej Karcie Drogowej Pojazdu Samochodowego odnotowuje się:
- datę opuszczenia garażu przez pojazd;
- trasę przebytą przez pojazd;
- cel wyjazdu pojazdu;
- czas wyjazdu i powrotu pojazdu do garażu;
- aktualny stan licznika pojazdu;
- ilość wlanego paliwa do zbiornika w ciągu miesiąca;
- miesięczne zużycie paliwa przez pojazd.
W Miesięcznej Karcie Pracy Motopomp odnotowuje się:
- czas pracy sprzętu;
- cel i miejsce pracy sprzętu;
- ilość wlanego paliwa;
- miesięczne zużycie paliwa.
W Półrocznej Karcie Pracy Pozostałego Sprzętu Silnikowego odnotowuje się:
- czas pracy sprzętu;
- cel i miejsce pracy sprzętu;
- ilość wlanego paliwa;
- półroczne zużycie paliwa.
W miesięcznej karcie drogowej pożarniczego pojazdu samochodowego, biorącego udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych, akcjach ratowniczych, ćwiczeniach, szkoleniach lub w innym celu opuszczającym garaż, każdorazowo potwierdza podpisem dowódca akcji gaśniczej lub dysponent/dowódca pojazdu.
Odpowiedzialność i Obieg Dokumentów
System zarządzania kartami i gospodarką paliwową w OSP opiera się na jasno określonych obowiązkach i procedurach obiegu dokumentów, często z udziałem Urzędu Miejskiego lub Gminnego.
Role i Obowiązki
- Kierowca/Konserwator: Otrzymuje miesięczne karty drogowe pojazdów pożarniczych lub okresowe karty pracy sprzętu silnikowego po rozliczeniu za poprzedni okres użytkowania. Odpowiada za prawidłowe wypełnienie kart i rozliczenie paliwa.
- Urząd Miejski (lub Gminny): Pracownik zajmujący się sprawami OSP przygotowuje i wydaje karty, ewidencjonuje je oraz prowadzi rejestr upoważnień do odbioru druków ścisłego zarachowania. Rozlicza miesięczne i półroczne zużycie paliw na podstawie wypełnionych kart pracy sprzętu oraz otrzymanych faktur za paliwa. Przeprowadza inwentaryzację stanu paliwa.
- Naczelnik jednostki OSP: Odpowiada za sprawność powierzonego mienia, możliwość dysponowania nim, prawidłowość obiegu dokumentów i gospodarkę materiałową, jak również prawidłowość obliczeń w kartach pracy sprzętu.
- Zespół Bezpieczeństwa Obywateli (lub równoważny): Odpowiada za kontrolę i nadzór nad zużyciem paliwa i obiegiem dokumentów z tym związanych. Inspektor w Zespole Bezpieczeństwa Obywateli odpowiada za prawidłowe prowadzenie przez jednostki OSP gospodarki paliwowej i obowiązującej dokumentacji.
Terminy i Składanie Dokumentów
Rozliczone przez konserwatora lub kierowcę-konserwatora karty drogowe należy składać w Urzędzie Miejskim najpóźniej do 5-go dnia miesiąca następującego po upływie danego okresu rozliczeniowego, uwzględniając rodzaj karty potwierdzonej podpisem konserwatora i zatwierdzonej przez prezesa/naczelnika.
Zużycie Paliwa na Postoju
Ustala się możliwość uwzględnienia w rozliczeniu zużycia materiałów pędnych podczas działań ratowniczo-gaśniczych i innych interwencji pracy silnika samochodu na postoju w następujących uzasadnionych warunkach:
- Oświetlenie terenu działań akcji ratowniczo-gaśniczej i innej interwencji prowadzonej w porze nocnej (nie dotyczy pojazdów z niezależnym urządzeniem oświetleniowym).
- Ogrzewanie kabiny kierowcy i załogi oraz przedziału z autopompą podczas działań w okresach niskich temperatur (nie dotyczy pojazdów z zainstalowanymi urządzeniami grzewczymi).
- Podtrzymanie właściwej ciepłoty silnika w czasie udziału w działaniach w okresie ujemnych temperatur.
- Używanie sygnałów alarmowych do ostrzegania o zagrożeniu.
Utrzymanie Gotowości Operacyjnej
Dla zapewnienia stałej gotowości operacyjnej pojazdów i sprzętu:
- Po każdym powrocie z trasy należy uzupełnić stan paliwa w zbiorniku, jeśli zużyto około 1/2 zbiornika. Fakt ten musi być każdorazowo odnotowany w karcie pojazdu.
- Obowiązuje zasada utrzymywania pełnych zbiorników w pojazdach, dotyczy to również pozostałego sprzętu silnikowego.
- Dopuszcza się posiadanie na stanie jednostek OSP zapasu paliw płynnych w kanistrach do każdego sprzętu silnikowego posiadającego zbiornik paliwa nie większy niż 3 litry.
Wyjazdy w Innych Celach
Wyjazd pojazdem specjalnym w innych celach niż ratowniczo-gaśniczy i gospodarczy wymaga uzyskania zgody Burmistrza (lub odpowiedniego organu gminy). Jeśli jednostka OSP użyje pojazdu w innym celu z pominięciem tej zgody, jest zobowiązana do uzupełnienia wykorzystanego paliwa na przebyte kilometry we własnym zakresie i na koszt jednostki OSP.
Zarządzanie Mieniem i Obowiązki Gospodarza w OSP
W strukturze Ochotniczej Straży Pożarnej kluczową rolę w zarządzaniu mieniem odgrywa Gospodarz (zwany czasem kwatermistrzem). Mimo że nie zawsze musi być on członkiem zarządu, jego obowiązki są szerokie i odpowiedzialne.
Zakres Obowiązków Gospodarza
Gospodarz odpowiada za całość mienia OSP, to znaczy za jego właściwy stan, nadzór nad zabezpieczeniem i właściwym użytkowaniem. Do jego zadań należy:
- Utrzymywanie strażnicy i jej otoczenia w należytym porządku i czystości, co często oznacza organizowanie systemu utrzymania porządku.
- Piecza nad zabezpieczeniem mienia stowarzyszenia przed kradzieżą i innymi stratami, w tym przed zbędnym niszczeniem pomieszczeń i sprzętu.
- Dbałość o terminowe zawieranie i przedłużanie umów na ubezpieczenie budynków i sprzętu posiadanego przez straż.
- Odpowiadanie za bieżącą eksploatację obiektu OSP, w tym wypożyczanie sal i udostępnianie innego mienia podmiotom zewnętrznym (w porozumieniu z zarządem).
- W porozumieniu z zarządem, odpowiedzialność za terminowe prowadzenie przeglądów (kominiarskich, elektrycznych itp.) i konserwację budynku OSP oraz terenów przyległych.
- Doglądanie porządku w garażach, gdzie stoją wozy pożarnicze - w obszarze gotowości bojowej działa w porozumieniu z naczelnikiem.
- Pilnowanie utrzymywania w czystości i porządku sprzętu ratowniczego oraz wszystkich urządzeń łączności i sygnalizacji alarmowej. Wszelkie nieprawidłowości powinien zgłaszać naczelnikowi.
Zarządzanie Magazynami
Ponieważ gospodarz odpowiada za stan mienia OSP, do niego też należy sprawa magazynu (lub magazynów). W mniejszych jednostkach gospodarz może być osobiście magazynierem. W dużych OSP, dysponujących zróżnicowanym mieniem, może zajść konieczność podzielenia magazynu na kilka części, np.:
- oddzielny magazyn sprzętu,
- oddzielny magazyn mundurowy,
- wydzielony magazyn materiałów pędnych (paliwa i smary).
Wówczas gospodarz kontroluje i koordynuje działalność magazynierów i odpowiada za ich poprawną pracę. Część obowiązków gospodarza w tym zakresie, zwłaszcza magazynu sprzętu i paliwa, może przejąć naczelnik.
Odpowiedzialność Finansowa i Rozliczenia
Zaleca się, aby gospodarz złożył na ręce prezesa OSP pisemne oświadczenie o odpowiedzialności finansowej w zakresie pełnionych czynności, podobne do oświadczenia składanego przez skarbnika. Oświadczenia takie powinni złożyć również magazynierzy oraz wszyscy członkowie zarządu, aby uniknąć nieporozumień. Gospodarz ma uprawnienie do samodzielnych zakupów do wysokości kwoty określonej przez zarząd, a ze swych działań rozlicza się przed zarządem na jego posiedzeniach. W przypadku konieczności wydatku przekraczającego limit, gospodarz powinien zgłosić taką potrzebę zarządowi.
Księga Majątkowa OSP: Ewidencja Środków
W celu prawidłowego wypełniania obowiązków i właściwego dokumentowania, gospodarz powinien prowadzić „Księgę majątkową OSP”, zwaną również księgą inwentarzową. Służy ona do bieżącej ewidencji środków trwałych i nietrwałych oraz ich użytkowania. Nie istnieje jeden obowiązkowy wzór takiej księgi, można ją kształtować odpowiednio do potrzeb danej OSP. Przykładowo, "Księga majątkowa OSP" może składać się z czterech części, które w przypadku większych OSP mogą stać się oddzielnie prowadzonymi księgami.
Struktura Księgi Majątkowej
- Ewidencja materiałowa: Dotyczy zapisu zakupów i zużycia materiałów, np. budowlanych, pędnych itp. Każdy rodzaj materiału powinien mieć wykaz na oddzielnej stronie. Ewidencję środków o małej wartości jednostkowej (np. materiały kancelaryjne, środki utrzymania czystości) można zapisywać zbiorczo na podstawie rachunków.
- Ewidencja środków nietrwałych: Dotyczy przedmiotów trwałego użytku o wartości jednostkowej do 3500 zł. Są to np. odzież, węże, elementy wyposażenia bojowego, artykuły administracyjne, sportowe czy świetlicowe. Przedmioty te powinny być oznakowane symbolami inwentarzowymi, zawierającymi numer inwentarzowy, rok wprowadzenia do użytku i oznaczenie OSP. Zdjęcie środka nietrwałego z ewidencji następuje tylko na podstawie odpowiedniego protokołu zniszczenia.
- Ewidencja środków trwałych: Dotyczy gospodarki przedmiotami trwałymi o wartości jednostkowej większej niż 3500 zł, zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi. Mogą to być budynki, samochody, ale także drobniejszy sprzęt, jak motopompy czy agregaty prądotwórcze.
- Ewidencja wyposażenia osobistego: Jest to ostatnia część księgi majątkowej OSP i dotyczy wyposażenia osobistego wszystkich członków OSP, w tym członków Jednostek Operacyjno-Technicznych (JOT).
Księga majątkowa ma sens tylko w przypadku jej prowadzenia na bieżąco. Odpowiada za nią gospodarz, jednak praktyczne jest powierzenie prowadzenia każdej z jej czterech części innej osobie, np. magazynierowi. Właściwe prowadzenie ewidencji majątku OSP jest czasochłonne i pracochłonne, ale konieczne. Gospodarowanie majątkiem powierzonym, z którego trzeba się okresowo rozliczać, jest sprawą odpowiedzialną, a większość sporów na tym tle wynika ze złego prowadzenia dokumentacji.