W ramach struktury Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) kluczową rolę odgrywają władze stowarzyszenia, do których zalicza się Zarząd oraz Komisja Rewizyjna. Zgodnie ze Statutem wzorcowym OSP, oba te gremia stanowią o sprawnym funkcjonowaniu organizacji. Artykuł ten ma na celu szczegółowe omówienie zasad wyboru, zadań, kompetencji oraz protokołów pracy Komisji Rewizyjnej, podkreślając jej znaczenie jako organu kontroli wewnętrznej.
Władze Ochotniczej Straży Pożarnej: Wybór i Członkostwo
Walne Zebranie Członków OSP odpowiada za wybór zarówno Zarządu, jak i Komisji Rewizyjnej spośród swojego grona. Aby zapewnić możliwość sprawnych głosowań i podejmowania decyzji, liczba osób w tych gremiach powinna być nieparzysta. W praktyce najczęściej Zarządy są pięcioosobowe, natomiast Komisje Rewizyjne trzyosobowe.
Warunki Kandydowania i Wyboru
Warunkiem kandydowania i wybrania do Zarządu lub Komisji Rewizyjnej jest posiadanie członkostwa zwyczajnego w OSP. Członkostwo w OSP może mieć charakter zwyczajny, wspierający lub honorowy. Jednakże, prawo wybierania i bycia wybieranym do władz OSP przysługuje wyłącznie członkom zwyczajnym, z wyjątkiem osób małoletnich poniżej 16 lat.
Członkowie wspierający i honorowi mają prawo uczestniczenia w pracach i imprezach organizowanych przez OSP, a z głosem doradczym także w walnym zebraniu. Ze statutu wynika więc, że członkowie honorowi oraz wspierający nie posiadają ani czynnego, ani biernego prawa wyborczego w zakresie wyboru do władz OSP. Oznacza to, że nie mogą oni ani kandydować i być wybranym do tych gremiów, ani głosować na walnym zebraniu członków w zakresie wyboru.
Członek zwyczajny zobowiązany jest również do regularnego opłacania składki członkowskiej. Statut wzorcowy nie ustala żadnych innych wymogów w zakresie bycia członkiem Zarządu lub Komisji Rewizyjnej, np. co do okresu stażu w OSP. W związku z tym, aby być wybranym, wystarczy członkostwo zwyczajne w OSP oraz regularnie płacona składka członkowska.
Chociaż statut nie wymaga żadnego konkretnego stażu, dobrym zwyczajem jest, aby osoba wybierana do tych gremiów posiadała takie doświadczenie w OSP, które pozwoliło jej nabyć odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie zarządzania stowarzyszeniem. OSP jako stowarzyszenie jest osobą prawną i podmiotem prawa, a członkowie Zarządu OSP ponoszą odpowiedzialność prawną w świetle przepisów państwowych i związkowych za zarządzanie OSP. Dodatkowo, głównym celem OSP jest niesienie pomocy w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ratownictwa ludzi, co nadaje funkcji członka Zarządu czy Komisji Rewizyjnej szczególny charakter odpowiedzialności. Wydaje się więc, że minimum 4-letni staż w OSP będzie odpowiednim okresem na zdobycie wiedzy i doświadczenia pozwalającego na pełnienie funkcji.
Zarząd OSP - Skład i Odpowiedzialność
Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika. Może także wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży, przy czym naczelnik sprawuje jednocześnie funkcję wiceprezesa. Statut wzorcowy OSP określa, że minimalny skład zarządu to pięć osób, a maksymalny opisany - dziewięć osób. W czasie kadencji, jeśli niektórzy członkowie zarządu przestali pełnić swe funkcje, zarząd może dokooptować do swego składu nowych członków na miejsce ustępujących w liczbie nie przekraczającej 1/3 ustalonego składu (np. przy składzie pięcioosobowym - jednego, dziewięcioosobowym - trzech).
Do zadań Zarządu należy przede wszystkim reprezentowanie interesów OSP i realizowanie uchwał Walnego Zebrania. Zarząd zwołuje walne zebranie (sprawozdawcze, sprawozdawczo-wyborcze, nadzwyczajne), opracowuje projekty rocznego planu działalności i budżetu OSP oraz składa sprawozdania z ich wykonania. Posiada również prawo do zaciągania w imieniu OSP zobowiązań finansowych oraz podejmuje uchwały w sprawie przyjmowania i skreślania z listy członków OSP, przyznawania dyplomów i nagród, a także występowania z wnioskami o przyznanie odznaczeń.
Członkowie Zarządu OSP ponoszą odpowiedzialność prawną. Sąd rejestrowy może zażądać oświadczeń członków zarządu i komisji rewizyjnej, potwierdzających brak powiązań (np. małżeństwa, pokrewieństwa, powinowactwa, podległości z tytułu zatrudnienia). Zarząd informuje również sąd rejestrowy i organ nadzorujący (urząd gminy) o swoim składzie, miejscach zamieszkania członków oraz adresie siedziby OSP. Warto pamiętać, że udostępnianie oryginałów dokumentów organowi nadzorującemu może odbywać się tylko w lokalu OSP, z wyjątkiem prokuratury.
Komisja Rewizyjna OSP - Organ Kontroli Wewnętrznej
Komisja Rewizyjna to niezwykle istotny, choć często niedoceniany, organ kontroli wewnętrznej OSP. Jej zadania są szczegółowo opisane w obowiązującym statucie.
Zasady Wyboru i Prawa Członków Komisji Rewizyjnej
Wybór członków Komisji Rewizyjnej odbywa się podczas zebrań wyborczych, zazwyczaj tuż po wyłonieniu członków Zarządu. Walne Zebranie Członków powołuje skład Komisji, a na pierwszym posiedzeniu jej członkowie wybierają spośród siebie przewodniczącego, który następnie reprezentuje Komisję. Zwykle dzieje się to jeszcze w trakcie walnego zebrania, a nazwisko przewodniczącego jest podawane w protokołach z zebrania wyborczego.
W skład Komisji Rewizyjnej powinni wchodzić druhowie z dużym doświadczeniem, także w zakresie finansów, oraz wyjątkowo rozważni. Optymalne byłoby, gdyby znaleźli się w niej np. byli prezesi czy byli skarbnicy, lub osoby posiadające odpowiednie kompetencje z racji wykonywanych zawodów (np. ekonomicznych). Zawsze warto postawić na szkolenia i uzupełnianie wiedzy o prawidłowym zarządzaniu organizacją również przez członków Komisji Rewizyjnej.
Jeśli w trakcie kadencji któryś z członków Komisji przestanie pełnić swe obowiązki, Komisja Rewizyjna OSP może dokooptować do swojego składu nowych członków na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 jej składu.
Ograniczenia Członkostwa i Niezależność
Dla zachowania niezależności i obiektywizmu kontroli, członek Komisji Rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem Zarządu tej OSP. Ponadto, nie może być małżonkiem członka Zarządu ani pozostawać z członkami Zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia. Członek Komisji Rewizyjnej nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za jakiekolwiek przestępstwo popełnione z winy umyślnej.
W odróżnieniu od innych stowarzyszeń, członek Komisji Rewizyjnej OSP nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie ze strony macierzystej OSP. Nie dotyczy to przypadków, gdy członek Komisji Rewizycyjnej jest jednocześnie ratownikiem i otrzymuje ekwiwalent za udział w akcjach czy szkoleniach, a także gdy jest konserwatorem sprzętu.
Zadania i Kompetencje Komisji Rewizyjnej
Zakres kompetencji Komisji Rewizyjnej wynika z jej kontrolnej roli w organizacji. Do kluczowych zadań należą:
- Przeprowadzenie kontroli całokształtu działalności statutowej OSP co najmniej raz w roku, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich.
- Składanie na Walnych Zebraniach sprawozdań z przeprowadzonych kontroli, wraz z oceną działalności OSP.
- Wnioskowanie o udzielenie bądź nieudzielenie Zarządowi absolutorium.
- Bieżące przedstawianie Zarządowi uwag i wniosków dotyczących jego pracy, oczywiście w sposób rzeczowy i konstruktywny.
- Reprezentowanie OSP w umowach zawieranych pomiędzy OSP a członkiem Zarządu (zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach). W praktyce oznacza to, że w sytuacji, gdy z członkiem Zarządu należałoby podpisać umowę (np. umowę o dzieło, umowę zlecenia), to OSP jest reprezentowana przez członka Komisji Rewizyjnej.
- Kontrola sprawozdania finansowego (jeśli OSP ma obowiązek jego sporządzenia, czyli prowadzi księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości, a nie uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów) i opiniowanie go.
- Ocena prowadzenia ksiąg, takich jak książka kasowa, książka pracy OSP, książka naczelnika oraz książka gospodarza.
Należy podkreślić, że zadaniem Komisji Rewizyjnej nie jest wyłącznie wytykanie popełnionych błędów, lecz przede wszystkim wspieranie prawidłowego funkcjonowania organizacji poprzez rzetelną kontrolę i konstruktywne uwagi.
Funkcjonowanie i Protokoły Komisji Rewizyjnej
Komisja Rewizyjna zbiera się przynajmniej raz w roku (zwykle na posiedzeniu poświęconym kontroli działalności OSP), ale z pewnością nie zaszkodziłoby spotykać się częściej, szczególnie gdy wymagają tego przełomowe momenty w działaniach organizacji (np. konieczność zaciągnięcia zobowiązań, podjęcie decyzji o ważnych inwestycjach czy sprzedaży majątku). Zebranie zwołuje przewodniczący Komisji.
Dla zapewnienia właściwych warunków do pełnienia obowiązków, statut zapewnia Komisji Rewizyjnej, że jest każdorazowo informowana o posiedzeniach Zarządu OSP, a jej przedstawiciele mają prawo uczestniczyć w obradach, oczywiście z głosem doradczym, bez prawa głosu stanowiącego.
Dokumenty Komisji Rewizyjnej, podobnie jak w przypadku Zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane - z jednej strony chronione przed zniszczeniem, z drugiej - dostępne dla członków organizacji lub Zarządu. Same sprawozdania (protokoły) ze spotkań nie muszą być jawne dla osób spoza Komisji. Dobrą praktyką jest jednak przekazanie protokołu ze spotkania wszystkim członkom stowarzyszenia, na przykład poprzez umieszczenie na serwerze stowarzyszenia i udostępnienie członkom na wirtualnym dysku.
Wzór sprawozdania Komisji Rewizyjnej OSP na walne zebranie sprawozdawcze (np. ze strony zosprp.pl) zawiera ocenę prowadzenia: książki kasowej, książki pracy OSP, książki naczelnika, książki gospodarza (jeśli są prowadzone zgodnie z wymogami prawnymi lub statutowymi).
Zawodowa Ochotnicza Straż Pożarna: Odnowienie działalności Ochotniczej Straży Pożarnej
Wzajemne Relacje i Odpowiedzialność Władz OSP
Krytycznym elementem zapewniającym prawidłowe funkcjonowanie OSP jest ścisłe rozgraniczenie funkcji Zarządu i Komisji Rewizyjnej. Nie można łączyć funkcji członka Zarządu i Komisji Rewizyjnej. Władze OSP mają zarówno duże uprawnienia organizacyjne, jak i ogromną odpowiedzialność - przed członkami OSP, a także przed władzami samorządowymi i państwowymi. Mówi o tym wprost art. 296 kodeksu karnego, który odnosi się do odpowiedzialności za szkodę majątkową w obrocie gospodarczym.
OSP jest stowarzyszeniem mającym osobowość prawną, a jej majątek jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie członkom Zarządu (pod bacznym okiem Komisji Rewizyjnej). Dlatego skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej, a dobrym zwyczajem byłoby, gdyby takie oświadczenia złożyli także i inni członkowie Zarządu - nie dlatego, że zakłada się ich nieuczciwość, ale dla przypomnienia i pełnej jasności dotyczącej ciążącej na nich odpowiedzialności.
We władzach OSP powinni się znaleźć druhowie nie tylko oddani sprawom ratownictwa, ale i tacy, którzy potrafią zarządzać mieniem znacznej nieraz wartości. Mienie małej nawet OSP to co najmniej kilkaset tysięcy złotych (wartość strażnicy, pojazdów i sprzętu), częściowo własne, częściowo użyczone przez gminę. Członkowie Zarządu (poza naczelnikiem) nie muszą nawet być czynnymi ratownikami, ale niezbędna jest wiedza, umiejętności i choćby niewielkie talenty menadżerskie. Najlepiej, gdy doświadczeni druhowie współpracują z mniej doświadczonymi, ale obdarzonymi energią i talentami organizacyjnymi, co przyczynia się do efektywnego i bezpiecznego zarządzania jednostką.