Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) to organizacje pozarządowe, które, funkcjonując jako stowarzyszenia na podstawie Prawa o stowarzyszeniach, posiadają osobowość prawną. Z tego względu zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, a tym samym do prowadzenia ksiąg rachunkowych. OSP, podobnie jak inne stowarzyszenia, ma różne obowiązki do spełnienia, które są związane z różnymi sferami działania. Jednym z kluczowych obszarów jest właśnie rachunkowość.
Podstawy Prawne i Typy Księgowości w OSP
OSP musi prowadzić księgowość. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), stowarzyszenie mieści się w grupie podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych jako "inne osoby prawne".
Uproszczona a Pełna Księgowość
Jeśli jednostki OSP nie wykonują działalności gospodarczej (a tylko działalność statutową), księgi rachunkowe mogą prowadzić w sposób uproszczony. Odbywa się to w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. OSP może prowadzić księgowość w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są w tym przypadku takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych.
Działalność Gospodarcza a Obowiązki Rachunkowe
Jeżeli jednostka OSP wykonuje działalność gospodarczą, ma obowiązek stosować przepisy ustawy o rachunkowości w pełnym zakresie, w tym prowadzić księgi rachunkowe. Należy przy tym pamiętać, że stowarzyszenie prowadzące, obok działalności statutowej, także działalność gospodarczą, powinno wyodrębnić w księgach rachunkowych konta służące do ewidencji przychodów i kosztów w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wyniku finansowego z każdego rodzaju działalności.
Oznacza to, że w księgach rachunkowych takiego stowarzyszenia należy oddzielnie ewidencjonować przychody i koszty działalności gospodarczej oraz przychody i koszty działalności statutowej. Wskazane jest w takim przypadku prowadzenie pełnego rachunku kosztów, tj. na kontach zespołu 4 (koszty według rodzajów) oraz równocześnie na kontach zespołu 5 (koszty według funkcji) lub wyłącznie na kontach zespołu 5.
W ramach kont zespołu 5 jednostka może wówczas wyodrębnić konta służące ewidencji kosztów działalności statutowej (np. konto 50-0), kosztów administracyjnych (np. konto 50-1) i kosztów działalności gospodarczej. W przypadku prowadzenia ewidencji kosztów jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5, kierownik jednostki powinien dokonać wyboru wariantu sporządzania rachunku zysków i strat spośród dwóch możliwych, a więc wariantu porównawczego lub kalkulacyjnego.
Należy przy tym podkreślić, iż decydując się na prowadzenie ewidencji kosztów tylko w układzie funkcjonalnym, tj. na kontach zespołu 5, należy do każdego konta syntetycznego w tym zespole wyodrębnić analitykę według poszczególnych kosztów prostych (według rodzajów). Jest to spowodowane koniecznością zapewnienia niezbędnych danych do sporządzenia informacji dodatkowej. Zgodnie bowiem z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości, w jednostkach sporządzających rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej w ust. 2 pkt 6 dodatkowych informacji i objaśnień powinna znaleźć się informacja o poszczególnych kosztach rodzajowych (amortyzacji, zużyciu materiałów i energii, usługach obcych, podatkach i opłatach, wynagrodzeniach, ubezpieczeniach i innych świadczeniach, pozostałych kosztach rodzajowych).
Prowadzenie Ewidencji Majątku OSP
Prawidłowe zarządzanie majątkiem jest kluczowe dla każdej OSP. Książka skarbnika zawiera jedynie dane na temat przychodów i rozchodów, nie przedstawia natomiast danych o posiadanych przez jednostkę aktywach i pasywach. Jak wynika z art. 19 ustawy o rachunkowości, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) powinien być potwierdzony przeprowadzoną inwentaryzacją, a jego pozycje winny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. W celu prawidłowego wypełniania obowiązków i właściwego ich dokumentowania, OSP powinna prowadzić „Księgę majątkową OSP”, zwaną też księgą inwentarzową.
Księga Majątkowa OSP (Inwentarzowa)
Księga majątkowa służy do bieżącej ewidencji środków trwałych i nietrwałych oraz ich użytkowania. Nie istnieje jeden, obowiązkowy wzór takiej księgi; można ją kształtować odpowiednio do potrzeb danej OSP. Właściwe prowadzenie ewidencji majątku OSP jest dość czasochłonne i pracochłonne, tym niemniej jest konieczne. Gospodarowanie majątkiem powierzonym, z czego musimy się okresowo rozliczać, jest sprawą odpowiedzialną, a większość zatargów na tym tle wynika ze złego prowadzenia dokumentacji.
Skarbnik OSP - #OSP #skarbnik_OSP #rachunkowość_OSP #rachunkowość
Części Składowe Księgi Majątkowej
„Księga majątkowa OSP” składa się z czterech części, które - w przypadku większej OSP - mogą stać się oddzielnie prowadzonymi księgami:
- Ewidencja materiałowa: Dotyczy zapisu zakupów i zużycia materiałów, takich jak materiały budowlane, pędne itp. Każdy rodzaj materiału powinien mieć wykaz na oddzielnej stronie. Ewidencję środków o małej wartości jednostkowej (np. materiały kancelaryjne czy środki utrzymania czystości) można zapisywać na podstawie rachunków zbiorczo.
- Ewidencja środków nietrwałych: Dotyczy przedmiotów trwałego użytku o wartości jednostkowej do 3500 zł. Są to np. odzież, węże, elementy wyposażenia bojowego, artykuły administracyjne, sportowe czy świetlicowe. Przedmioty zaliczone do środków nietrwałych powinny być oznakowane symbolami inwentarzowymi. Zaleca się, by w ich skład wchodziły: numer inwentarzowy, rok wprowadzenia do użytku i oznaczenie OSP. Zdjęcie środka nietrwałego z ewidencji może nastąpić tylko na podstawie odpowiedniego protokołu zniszczenia.
- Ewidencja środków trwałych: Dotyczy gospodarki przedmiotami trwałymi. Według obowiązujących obecnie przepisów finansowych ich wartość jednostkowa jest większa niż 3500 zł. Są to np. budynki czy samochody, ale także i drobniejszy sprzęt (np. motopompy czy agregaty prądotwórcze). Od kilku lat sygnalizuje się - ze względu na inflację oraz wzrost cen i podatku VAT - potrzebę podniesienia minimalnej księgowej wartości środków trwałych, ale nic nie wskazuje na to, by w możliwej do przewidzenia przyszłości coś się pod tym względem zmieniło.
- Ewidencja wyposażenia osobistego: Jest ostatnią częścią księgi majątkowej OSP. Dotyczy ona wyposażenia osobistego wszystkich członków OSP, w tym członków JOT.
Zasady Prowadzenia Ewidencji
Księga majątkowa ma sens tylko w przypadku jej prowadzenia na bieżąco. Za jej prowadzenie formalnie odpowiada gospodarz OSP, ale praktyczne jest powierzenie prowadzenia każdej z jej czterech części innej osobie, np. magazynierowi lub innemu druhowi/druhnie. Należy pamiętać, że wszystkie przychody i wydatki powinny mieć akceptację zarządu OSP. Praktycznym rozwiązaniem jest upoważnienie gospodarza do samodzielnych zakupów do wysokości kwoty określonej przez zarząd. Ze swych działań gospodarz rozlicza się przed zarządem na jego posiedzeniach. Przy konieczności wydatku przekraczającego określony limit gospodarz powinien zgłosić zarządowi taką potrzebę, a zarząd po ustaleniu jej konieczności - akceptować bądź odrzucić propozycję.
Kwalifikacje i Forma Zatrudnienia Księgowego w OSP
Kierownik jednostki OSP ustala kryteria na stanowisko księgowego czy głównego księgowego na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Możliwe jest prowadzenie księgowości jednostki OSP na umowę zlecenia. Osoba taka nie musi posiadać certyfikatu księgowego w sytuacji, gdy księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie firmy świadczącej usługi księgowe lub w samej OSP. Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego).
Odpowiedzialność Finansowa
Zaleca się, żeby gospodarz złożył na ręce prezesa OSP pisemne oświadczenie o odpowiedzialności finansowej w zakresie pełnionych czynności, podobne do oświadczenia, jakie obligatoryjnie składa skarbnik. Takie oświadczenie powinni także złożyć magazynierzy. W praktyce, żeby uniknąć nieporozumień, korzystne jest, aby oświadczenia takie złożyli wszyscy członkowie zarządu. Zapobiega to wrażeniu, że tylko część członków władz jest odpowiedzialna za to, co robi, a część nie.
Wsparcie Samorządu w Prowadzeniu Księgowości OSP
Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, zadania własne gminy obejmują m.in. sprawy porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej. W związku z tym wójt gminy może podpisać umowę z biurem rachunkowym na prowadzenie ewidencji księgowej dla jednostek OSP, wspierając w ten sposób ich działalność finansową.
Specyfika Obowiązków w Sierpniu
W kontekście obowiązków księgowej Ochotniczej Straży Pożarnej, sierpień, podobnie jak inne miesiące, charakteryzuje się ciągłością działań związanych z bieżącym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Tekst źródłowy nie zawiera specyficznych zadań księgowych przypisanych wyłącznie temu miesiącowi. Oznacza to, że obowiązki księgowej OSP w sierpniu obejmują standardowe czynności, takie jak ewidencjonowanie przychodów i wydatków, aktualizacja księgi majątkowej, rozliczanie zakupów oraz przygotowywanie dokumentacji finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości, niezależnie od pory roku.