Walne Zebranie Członków Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) jest najwyższą władzą stowarzyszenia, zgodnie z ustawą Prawo o Stowarzyszeniach oraz statutem każdej OSP. Jego prawomocność jest kluczowa dla ważności podejmowanych uchwał i wyborów. W tym artykule przedstawimy, kto stwierdza prawomocność zebrania, jakie komisje są do tego powoływane oraz jak przebiega cały proces.
Organy OSP i ich kompetencje
Zgodnie ze wzorcowym statutem OSP, organami stowarzyszenia są Walne Zebranie, Zarząd i Komisja Rewizyjna. Są to organy kolegialne, w których decyzje zapadają większością głosów. Walne Zebranie prowadzi wybierany każdorazowo przewodniczący zebrania, natomiast Zarządem kieruje wybierany przez Zarząd prezes.
Do wyłącznych kompetencji Walnego Zebrania należy:
- Podejmowanie uchwał o zmianach statutu i rozwiązaniu OSP.
- Rozpatrywanie i zatwierdzanie dorocznych sprawozdań Zarządu i Komisji Rewizyjnej.
- Podejmowanie uchwał w sprawie udzielania absolutorium dla Zarządu na wniosek Komisji Rewizyjnej.
- Uchwalanie rocznego planu działalności i budżetu OSP.
- Ustalanie wysokości składki członkowskiej.
- Nadawanie członkostwa honorowego osobom szczególnie zasłużonym.
- Rozpatrywanie odwołań od decyzji Zarządu.
- Rozpatrywanie innych spraw i wniosków zgłoszonych przez członków OSP.
- Podejmowanie uchwały o wstąpieniu lub wystąpieniu ze Związku OSP RP.
- Podjęcie decyzji o zaprzestaniu działalności i rozwiązaniu OSP.
- Podejmowanie uchwał w sprawie nabycia i zbycia nieruchomości oraz ich obciążeniu.
- Podejmowanie uchwał w sprawie przyjęcia spadków i darowizn.
- Określanie rodzaju i zakresu prowadzonej przez OSP działalności gospodarczej.
Rodzaje Walnych Zebrań
Walne Zebranie Członków OSP zwoływane jest raz w roku jako zebranie sprawozdawcze. Na zakończenie określonej w statucie kadencji odbywa się zebranie sprawozdawczo-wyborcze, podczas którego wybiera się nowy skład Zarządu i Komisji Rewizyjnej.
W razie potrzeby można także zwołać nadzwyczajne walne zebranie, poświęcone ważnym tematom bieżącym. Zebranie nadzwyczajne obraduje wyłącznie na temat określony przez organ je zwołujący.
Prawomocność Walnego Zebrania i rola Komisji Mandatowej
Ważną sprawą jest prawidłowe stwierdzenie prawomocności Walnego Zebrania. Za stwierdzenie prawomocności zebrania odpowiada Komisja Mandatowa.
Komisja Mandatowa to grupa osób, których zadaniem jest sprawdzenie prawomocności uchwał podejmowanych na zgromadzeniach na podstawie listy obecności uprawnionych do głosowania. Na ogólną liczbę członków OSP i Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych (MDP), Komisja Mandatowa stwierdza liczbę uczestniczących w Walnym Zebraniu sprawozdawczo-wyborczym, co stanowi określony procent. Przewodniczący komisji oznajmia, że w zebraniu uczestniczy wymagana liczba uprawnionych osób, a zatem zebranie jest prawomocne do podejmowania uchwał.
Postanowienia Walnego Zebrania powinny mieć charakter uchwał, które podejmowane są zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania. Uchwały w sprawie zmiany statutu, rozwiązania OSP oraz zbycia i nabycia nieruchomości, podejmowane są większością 2/3 ogólnej liczby głosów.
W przypadku braku frekwencji wymaganej do podjęcia uchwał, Zarząd OSP jest zobowiązany zwołać ponownie Walne Zebranie Sprawozdawcze Członków OSP przed upływem 14 dni.
Z prac Komisji Mandatowej opracowywany jest protokół wraz ze sprawozdaniem.
Inne komisje powoływane na Walnym Zebraniu
Oprócz Komisji Mandatowej, na Walnym Zebraniu sprawozdawczo-wyborczym powoływane są zazwyczaj również inne komisje:
- Komisja Skrutacyjna
- Komisja Uchwał i Wniosków
- Komisja Wyborcza (często połączona z Komisją Mandatową jako Komisja Mandatowo-Skrutacyjna)
Komisja Skrutacyjna
Komisja Skrutacyjna to grupa osób, których zadaniem jest policzenie głosów oddawanych za, przeciw lub wstrzymujących się podczas głosowań na Walnym Zebraniu. Członkowie komisji skrutacyjnej nie mogą kandydować w wyborach. Powszechnie przyjętą zasadą jest, że osoba kandydująca nie może uczestniczyć w obliczaniu głosów za i przeciw swej kandydaturze. Z prac Komisji Skrutacyjnej opracowywany jest protokół wraz ze sprawozdaniem.
Komisja Uchwał i Wniosków
Komisja Uchwał i Wniosków, po zapoznaniu się z materiałami na Walne Zebranie sprawozdawczo-wyborcze, po wysłuchaniu dyskusji i sprawozdań komisji Walnego Zebrania, przedkłada projekty uchwał w sprawach:
- Działalności organizacyjno-programowej.
- Wyborów.
- Zmian statutu OSP.
Z prac Komisji Uchwał i Wniosków opracowywany jest protokół.
Na zatwierdzonej na Walnym Zebraniu uchwale w sprawie działalności organizacyjno-programowej podpisy składa cała komisja uchwał i wniosków oraz przewodniczący Walnego Zebrania.
Komisja Wyborcza
Zadaniem Komisji Wyborczej jest przedstawienie Walnemu Zebraniu sprawozdawczo-wyborczemu OSP kandydatów do składu Zarządu OSP, Komisji Rewizyjnej OSP, delegatów na zjazd i przedstawicieli do zarządu oddziału gminnego (lub równorzędnego) ZOSP RP. Członek komisji wyborczej nie może kandydować do władz OSP.
Komisja wyborcza potrzebna jest na dużych zgromadzeniach, np. zjazdach, gdzie zebrani nie znają się wzajemnie i muszą polegać na przygotowanych propozycjach. W małych lokalnych społecznościach podczas wyborów kandydatury padają bezpośrednio z sali od przybyłych druhów. Praca członków komisji ogranicza się wtedy do wypisania dokumentacji, tj. protokołu ze sprawozdaniem. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji.
Członkowie komisji wyborczej mają prawo uczestniczyć w tajnych obradach podziału funkcji w zarządzie i komisji rewizyjnej, tzw. ukonstytuowania się zarządu i komisji rewizyjnej.
Komisja Statutowa
Jeśli na Walnym Zebraniu przewidziane są zmiany statutu, powołuje się Komisję Statutową. Zarząd OSP na swoich obradach przygotowuje projekt zmian treści statutu, który następnie Komisja Statutowa przedstawia zebranym. Z prac Komisji Statutowej opracowywany jest protokół wraz ze sprawozdaniem.
Łączenie komisji i przebieg głosowania
Łączenie komisji jest możliwe i często praktykowane w jednostkach o małej liczbie członków, gdzie obsadzenie wszystkich wymaganych komisji mogłoby prowadzić do konfliktów lub trudności w zebraniu odpowiedniej liczby osób. Możliwe jest połączenie np. Komisji Mandatowej z Wyborczą lub Skrutacyjną.
W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest, aby w komisji skrutacyjno-wyborczej zasiadały osoby, które nie będą kandydowały do organów.
Głosowanie na Walnym Zebraniu może odbywać się w różny sposób. W małym gronie, aby zapewnić tajność, zaleca się przygotowanie kartek z kwadracikami i miejscem na nazwisko i imię kandydata. Komisja na szybko wpisze kandydatury w miejsce wykropkowane (najlepiej nazwiskami w kolejności alfabetycznej) i rozdaje karty do głosowania.
Wniosek o głosowanie tajne może być zgłoszony w trakcie zebrania. Młodzi członkowie OSP często preferują głosowanie tajne, aby zachować demokrację i uniknąć presji ze strony starszych członków.
Przebieg Walnego Zebrania i dokumentacja
Walne Zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego oraz protokolanta. Następnie przewodniczący zebrania odczytuje porządek zebrania sprawozdawczo-wyborczego. Przewodniczący Walnego Zebrania proponuje składy komisji: mandatowej, wyborczej, uchwał i wniosków oraz skrutacyjnej, a następnie poddaje je pod głosowanie.
Po wysłuchaniu sprawozdań i dyskusji, na wniosek Komisji Rewizyjnej, Walne Zebranie podejmuje uchwałę o udzieleniu absolutorium ustępującemu Zarządowi OSP. Następnie Przewodniczący Komisji Wyborczej przedstawia kandydatów do składu Zarządu OSP, a Walne Zebranie podejmuje decyzję o ich wyborze. Po wyborach następuje przerwa, podczas której nowo wybrane organy odbywają swoje pierwsze posiedzenia w celu ukonstytuowania się składu i podziału funkcji.
Po każdym zebraniu należy sporządzić protokół, który tworzy protokolant na podstawie swoich notatek. Protokół podpisuje protokolant i przewodniczący zebrania. W celu ułatwienia czynności sprawozdawczych, władze Związku OSP RP opracowały wzory protokołów i ich załączników. Do protokołu zebrania można dołączyć w razie potrzeby także i inne dokumenty (np. opisowe sprawozdanie z działalności).
Dokumentacja Walnych Zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawia się w aktach OSP. W terminie 7 dni od zebrania drugi egzemplarz protokołu wraz z kompletem załączników należy przekazać do Zarządu Oddziału Gminnego (lub równorzędnego) Związku OSP RP.
W przypadku, gdy podczas zebrania podjęto decyzje skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w KRS, do sądu należy przygotować komplet dokumentów z Walnego Zebrania (w oryginale), składający się z protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) oraz statutu (2 egzemplarze).
Rzetelne sporządzanie załącznika 4 do protokołu, czyli Raportu OSP, jest bardzo ważne. Raport ten, po przekazaniu go do Zarządu Oddziału Gminnego Związku OSP RP, służy do sporządzenia raportu gminnego, a następnie do raportów wyższych stopni. Na ich podstawie ogniwa Związku sporządzają plany działania i potrzeb.
Zarządzanie finansami i sprawozdawczość
Wszystkie zarejestrowane Ochotnicze Straże Pożarne są zobowiązane do prowadzenia księgowości. OSP, która nie prowadzi pełnej księgowości, tylko uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK), jest zwolniona z obowiązku przygotowywania corocznego sprawozdania finansowego. Decyzję w sprawie prowadzenia UEPiK podejmuje Walne Zebranie Członków.
Termin sporządzenia i podpisania finansowego sprawozdania za rok obrotowy przypada zazwyczaj na koniec marca kolejnego roku. Walne Zebranie, oprócz zatwierdzenia sprawozdania finansowego, powinno podjąć uchwałę o zadysponowaniu nadwyżki finansowej z przeznaczeniem na cele statutowe, co daje prawo do zwolnienia z podatku dochodowego.
Niezależnie od wyboru sposobu prowadzenia księgowości (pełnej czy uproszczonej), obowiązkiem każdej OSP jest wypełnienie i przekazanie do Urzędu Skarbowego deklaracji CIT-8 za rok podatkowy. Deklaracja ta zawiera informacje o przychodach i kosztach organizacji w poprzednim roku podatkowym i określa, czy będzie ona płaciła podatek dochodowy od osób prawnych.