Jednostki Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) pełnią kluczową rolę w systemie bezpieczeństwa, angażując się w około pół miliona interwencji strażaków rocznie w Polsce. Działają w oparciu o pracę społeczną swoich członków, a sprawna realizacja zadań i osiąganie celów jest możliwa dzięki zaangażowaniu i odpowiedniej organizacji. Właściwa ewidencja danych stanowi fundament efektywnego funkcjonowania OSP, obejmując zarówno informacje o strażakach, jak i szczegóły prowadzonych działań oraz szkoleń.
Rola i znaczenie ewidencji danych w OSP
Zadaniem kierującego działaniami na miejscu zdarzenia, szczególnie gdy są tam wyłącznie jednostki OSP, jest zgromadzenie niezbędnych informacji, które posłużą później do przygotowania dokumentacji akcji. Zebrane informacje wykorzystywane są między innymi do sporządzenia informacji ze zdarzenia, a także do tworzenia raportów, zestawień oraz wniosków. Im więcej danych jednostka będzie gromadzić, tym więcej może dowiedzieć się o swojej kondycji i efektywności.
Ewidencja danych personalnych strażaków
Wszystko w jednostce OSP zaczyna się od strażaka, dlatego dane członków są potrzebne praktycznie każdego dnia. Każda organizacja, w tym OSP, w związku ze swoją działalnością zbiera dane osobowe, dlatego musi stosować się do przepisów RODO i wynikających z niego obowiązków. Powinno się przechowywać tylko takie dane, które są potrzebne do realizacji celów działalności, np. skierowanie na szkolenie, stworzenie listy strażaków uprawnionych do działań czy karty zgłoszenia na zawody. Podstawowe dane to imię, nazwisko, data urodzenia i PESEL. Natomiast dane takie jak numer dowodu z reguły nie są potrzebne, dlatego nie powinno się ich przechowywać.
Oprócz podstawowych danych, podczas prowadzenia ewidencji strażaków gromadzi się inne potrzebne informacje, takie jak dane dotyczące członkostwa w OSP czy dane antropologiczne, niezbędne podczas zakupu umundurowania. Ważne są również dane o przebiegu służby, które można zanotować. Strażak w jednostce angażuje się w różne przedsięwzięcia, opłaca składki członkowskie, otrzymuje umundurowanie i sprzęt. Ewidencjonowanie tych dziedzin działalności OSP zawsze będzie miało związek z konkretnym strażakiem.
Ewidencja udziału w działaniach ratowniczo-gaśniczych
Ewidencjonowanie udziału w akcjach ratowniczo-gaśniczych jest obowiązkiem każdej jednostki OSP. Podstawowe dane identyfikujące akcje to nazwa, rodzaj, miejsce zdarzenia, czas trwania i notatka. Określenie odpowiedniej nazwy akcji pozwoli w przyszłości na łatwe odnalezienie i sprawdzenie szczegółów zdarzenia, a rodzaj akcji będzie przydatny w różnego rodzaju raportach i zestawieniach. Czas trwania posłuży do wyliczenia należnego ekwiwalentu. Odpowiednio określona lokalizacja zdarzenia jednoznacznie wskaże, gdzie dana akcja miała miejsce. Warto rozważyć zapisanie współrzędnych geograficznych, dzięki którym w przyszłości będzie możliwe przygotowanie zobrazowania na mapie.
Notatka z akcji to miejsce, w którym można uwzględnić opis przebiegu działań. Z takim opisem chętnie zapoznają się ratownicy, którzy nie mogli uczestniczyć w danej akcji.
Lista uczestników akcji i ich role
Żadna akcja nie mogłaby się odbyć bez strażaków. Oprócz imienia i nazwiska dobrym pomysłem jest określenie funkcji, jaką pełnił strażak. Lista uczestników akcji będzie niezbędna podczas przygotowywania wniosku o ekwiwalent. Wiele jednostek przygotowuje okresowe zestawienia (miesięczne, kwartalne) zawierające informacje o uczestnictwie poszczególnych strażaków w akcjach. Zestawienie takie zawiera zazwyczaj informację o liczbie akcji oraz czasie udziału.
W papierowych raportach z akcji, które można jeszcze dziś spotkać w wielu jednostkach, znajduje się tabela zatytułowana „Przybyli na alarm”. Ważne jest rozróżnienie między strażakami, którzy przybyli na alarm, a tymi, którzy faktycznie uczestniczyli w działaniach. Wyobraźmy sobie sytuację, w której jednostka wyjeżdża zastępem, a na alarm przybyło 9 strażaków - w takiej sytuacji nie wszyscy przybyli będą mogli uczestniczyć w akcji.
Ewidencja sprzętu i środków
Jeżeli podczas działań używano specjalistycznego sprzętu, warto zanotować taką informację. Oprócz informacji o rodzaju sprzętu, dobrym pomysłem jest dopisanie strażaka, który go używał. Podczas używania sprzętu spalinowego, podobnie jak w pojazdach, zaleca się uwzględnić czas pracy. Podczas prowadzenia działań oprócz paliwa zużywane są również inne środki. W przypadku pożaru może to być woda lub środek pianotwórczy, a podczas wypadku - sorbent.
Rodzaje prowadzonych działań ratowniczych są różnorodne, obejmując takie czynności jak podawanie środków gaśniczych w natarciu, prace rozbiórkowe konstrukcji budowlanych, tamowanie krwotoków zewnętrznych i opatrywanie ran. Informacje o prowadzonych działaniach są niezbędne dla stanowiska kierowania, jednak również w przypadku jednostek OSP warto przechowywać takie dane. Często zdarza się, że na akcji działa więcej służb. Zapisanie informacji o wszystkich służbach będących na miejscu nie jest konieczne i jest raczej ciekawostką, jednak powyższe informacje są często wykorzystywane, np. przy publikowaniu wiadomości w mediach społecznościowych.
System szkoleń członków OSP i informacje z nim związane
Od lutego 2022 roku obowiązują nowe "Zasady organizacji szkoleń członków Ochotniczych Straży Pożarnych biorących bezpośredni udział w działaniach ratowniczych". Zmianie uległ zakres tematyczny i godzinowy poszczególnych szkoleń, takich jak szkolenie podstawowe, dla kierowców-konserwatorów oraz kierujących działaniem ratowniczym. Dotychczas obowiązujący "System szkolenia członków OSP biorących bezpośredni udział w działaniach ratowniczych" z 2006 roku został zaktualizowany.
Obowiązkowe testy i próby
Zgodnie z zasadami zatwierdzonymi przez Komendanta Głównego PSP, strażacy Ochotniczych Straży Pożarnych włączonych do Krajowego Systemu Ratowniczo-Gaśniczego (KSRG) mają obowiązek przystępować do testów w komorze dymowej nie rzadziej niż raz na 5 lat. Celem testu jest sprawdzenie odporności strażaków na obciążenia psychofizyczne w warunkach zbliżonych do rzeczywistych. W czasie testu sprawdza się orientację, zdolność do przemieszczania w warunkach zadymienia i ograniczonej widoczności. Kartę skierowania na test/ćwiczenie w komorze dymowej podpisuje właściwy komendant gminny/prezes OSP/naczelnik OSP.
Próba wysiłkowa, obejmująca bieżnię, rower, młot podciągowy i drabinę bez końca, realizowana jest w obuwiu sportowym, a ścieżka treningowa pokonywana jest w obuwiu specjalnym.
Zaliczenie Komory Dymowej WOSZ Kraków
Materiały szkoleniowe i platformy edukacyjne
Komenda Powiatowa PSP w Brzozowie informuje, że uruchomiona została platforma edukacyjna www.platforma.wint.pl. Zawiera ona m.in. materiały szkoleniowe z zakresu ratownictwa dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych w ramach "Systemu szkolenia członków OSP biorących bezpośredni udział w działaniach ratowniczych" z 2006 roku. Możliwość logowania do serwisu (na podstawie loginu i hasła) wymaga wcześniejszego zarejestrowania się użytkownika za pomocą kodu dostępu przyznanego dla OSP. Dostępne są tam również materiały szkoleniowe, takie jak prezentacje w plikach .pps, które obejmują tylko część teoretyczną poszczególnych szkoleń. Są one dostępne na stronach internetowych.
Metody dokumentowania i zarządzania danymi w OSP
Sytuacja wygląda inaczej, gdy zakończymy działania i wrócimy do remizy. Jeżeli podczas akcji pojawi się potrzeba zanotowania jakiejś informacji, dla większości najwygodniejszą formą będzie papierowy notes, dla niektórych tablet lub telefon. Jednak dla formalnej dokumentacji dostępne są różne metody.
Dokumentacja papierowa
Jeżeli zdecydujemy się na papierowe dokumentowanie akcji czy ewidencji danych strażaków, warto mieć przygotowany szablon, który będziemy wypełniać. W szablonie można określić istotne dla jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie pominiemy niektóre z informacji, które chcemy gromadzić, a po dłuższym czasie może być trudno je uzupełnić. Ewidencja papierowa ma wiele ograniczeń, jest pracochłonna, a przygotowywanie na jej podstawie statystyk jest bardzo utrudnione. Tworzenie wyłącznie papierowej dokumentacji jest bardzo pracochłonne i nie umożliwia szybkiego przygotowywania zestawień.
Dokumentacja elektroniczna
W przypadku dokumentacji elektronicznej jednostki OSP mają więcej możliwości. Można wspomagać się programami, z których korzysta się na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na podstawie ich przygotować potrzebne zestawienia. Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Niektóre z nich, np. Strażak.Online, pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie.
Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków, można szybko, bezpiecznie i wygodnie zacząć działać. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji, nie trzeba rezygnować z formy papierowej; obie metody mogą się uzupełniać.
Wykorzystanie zgromadzonych danych
Dane gromadzone są po to, aby na ich podstawie przygotowywać raporty, zestawienia oraz wnioski. To tylko kilka podstawowych raportów, które przydadzą się w każdej jednostce OSP.
Wnioski i sprawozdania
Podstawowym przykładem wniosku przygotowywanego na bazie informacji z akcji jest wniosek o ekwiwalent. Wielu strażaków OSP przeznacza środki z ekwiwalentu na rzecz jednostki, co nie zmienia faktu, że i tak jednostka musi przygotować odpowiedni dokument i złożyć go do urzędu. Wzór oraz częstotliwość jego składania zależą od ustaleń pomiędzy urzędem a OSP. Niektóre jednostki składają wniosek po każdej akcji, inne przygotowują zbiorczy wniosek. Jeżeli przygotowywanie wniosku o ekwiwalent zabiera zbyt dużo czasu, pomocne może być skorzystanie z programu Strażak.Online.
Dane dotyczące akcji mogą być także przydatne podczas sporządzania wniosków o dofinansowania i sprawozdań. Potrzebne dane to np. liczba akcji w określonych latach, średnia liczba akcji za okres lub liczba uczestników w akcjach w roku sprawozdawczym. Aby móc w każdej chwili odpowiedzieć na pytania typu: "W ilu akcjach w tym roku brała udział jednostka?", "Jakiego rodzaju były to akcje?", "Kiedy była ostatnia?", "Jaki jest średni czas wyjazdu?", wygodnie jest prowadzić ewidencję przy wykorzystaniu odpowiedniego programu komputerowego.
Generowanie dokumentów w systemach elektronicznych
Dane strażaków znajdują się praktycznie w każdym składanym wniosku. Skierowanie na szkolenie, wniosek o ekwiwalent czy wniosek o nadanie odznaki „Za wysługę lat”, którego przygotowanie może okazać się bardzo pracochłonne, to tylko kilka przykładów. W aplikacjach takich jak Strażak.Online znajduje się kreator dokumentów umożliwiający wygenerowanie potrzebnych wniosków. Kreator bazuje na danych wprowadzonych w modułach ewidencji, dzięki czemu przygotowanie dowolnego wniosku zajmuje chwilę.
Korzyści z kompleksowej ewidencji danych i zaangażowania jednostki
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować dane dotyczące strażaków oraz udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Aby zaoszczędzić czas, podstawą będzie odpowiednie zorganizowanie ewidencji danych strażaków.
Warto spojrzeć na korzyści wynikające z zaangażowania całej jednostki w proces ewidencji danych. Aplikacja taka jak Strażak.Online jest rozwiązaniem dla całej jednostki, co oznacza, że każdy strażak może włączyć się w ewidencję danych. Dane strażaka można powiązać z danymi użytkownika, dzięki czemu wszyscy członkowie jednostki mogą korzystać z aplikacji. Takie podejście umożliwia wgląd strażaków w swoje dane, a także zaangażowanie się w inne obszary działalności. Elastyczny system uprawnień dostępny w tego typu aplikacjach pozwala na optymalny podział obowiązków i zapewnienie zgodności z przepisami RODO.
Kompleksowa ewidencja danych strażaków oraz innych aspektów funkcjonowania OSP, zgromadzona w odpowiednio przygotowanych modułach, może być dostępna praktycznie z każdego urządzenia z dostępem do internetu. Jeżeli celem jest nie tylko zapisywanie danych, ale także przygotowywanie różnych zestawień i raportów, to aplikacje elektroniczne są znacznie efektywniejsze niż pracochłonna ewidencja papierowa.
tags: #lista #obecnosci #w #zakresie #szkolenia #podstawowego