Sporządzanie dokumentacji z działań ratowniczych jest kluczowym elementem pracy jednostek Państwowej Straży Pożarnej (PSP) oraz Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP). Meldunek z akcji stanowi oficjalny zapis przebiegu zdarzenia, podjętych działań, zaangażowanych sił i środków, a także konsekwencji interwencji. Prawidłowo sporządzony meldunek ma znaczenie operacyjne, prawne i statystyczne.
Kto sporządza meldunek i odpowiada za jego treść?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, informację ze zdarzenia zawsze sporządza Kierujący Działaniem Ratowniczym (KDR). Odpowiada on za rzetelność i kompletność zawartych w nim danych. KDR podpisuje się pod meldunkiem, co potwierdza jego autentyczność i zgodność ze stanem faktycznym.
W rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego, oraz w nowszym rozporządzeniu MSWiA z dnia 17 września 2021 roku w sprawie szczegółowej organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego (Dz.U.2021 poz. 1737), wskazano, że za sporządzenie i dane w meldunku odpowiada dowodzący akcją. Dokładniej, „instrukcja w sprawie zasad sporządzania dokumentacji z interwencji podejmowanych przez jednostki…” stanowiąca załącznik nr 2 do rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowych zasad organizacji KSRG, w paragrafie 7 pkt 6, określa osobę sporządzającą meldunek.
Sporządzanie vs. wprowadzanie danych do systemu
Istnieje istotna różnica między sporządzeniem meldunku a wprowadzeniem danych do bazy. KDR sporządza informację ze zdarzenia, często dokonując odręcznego wypełnienia formularza meldunku. Jak dotąd, nikt nie zwolnił z tego obowiązku odręcznego pisania, a niektóre kontrole z Komend Wojewódzkich (KW) nadal wytykają to komendom. Jednakże, wprowadzenie danych do elektronicznego Systemu Wspomagania Decyzji (SWD) lub EWID może być dokonane przez inną osobę, np. dyżurnego operacyjnego lub dyspozytora. Dyżurny lub dyspozytor może również podać dane do informacji telefonicznej.
W praktyce często zdarza się, że meldunek jest od razu wprowadzany do SWD (EWID) przez dyżurnego (dyspozytora) i podpisywany przez KDR. Przy dobrej współpracy dyżurnego ze zmianą, KDR ma prawie gotowy meldunek już w momencie powrotu do bazy (przy zdarzeniach klasy „duperela”). W takich przypadkach każdy myślący dyżurny nie zawaha się nad zmianą meldunku, jeżeli będzie zawierał błędy ortograficzne i stylistyczne. Jednakże, sporządzenie meldunku to proces, który KDR musi nadzorować, a ostateczna odpowiedzialność spoczywa na nim.
Korekty meldunku i ich zasadność
Zdarzają się sytuacje, w których przełożeni, np. szef operacji lub Komendant Powiatowy/Miejski (KP/M), zwracają meldunek do sporządzającego z zaleceniami korekty. KDR, który sporządza meldunek, podpisuje się pod nim i za niego odpowiada, ponieważ jest to dokument. Jeśli są to poprawki ortograficzne, nie ma w tym nic dziwnego.
Dyskusja pojawia się, gdy poprawki nanosi osoba, która nie była obecna przy zdarzeniu. Choć dyżurny PSK wpisujący meldunek do bazy może go zmienić, powinien to zrobić wyłącznie w kwestiach formalnych (literówki, stylistyczne uchybienia). Faktualne zmiany bez wiedzy i akceptacji KDR są niedopuszczalne, chyba że KDR ufa bezgranicznie dyżurnemu.
W przypadku, gdy na miejscu zdarzenia było kilku Kierujących Działaniem Ratowniczym (KDR), którzy kolejno przejmowali dowodzenie, sprawa staje się bardziej złożona. Idealnym rozwiązaniem byłoby, gdyby każdy dowódca opisał swoje decyzje i sytuację w czasie, gdy był KDR. W punkcie 33 Informacji ze Zdarzenia każdy KDR przejmujący kierowanie działaniami powinien opisać swoje działania. Można na końcu każdego akapitu wpisać, np. „część sporządzona przez [imię i nazwisko KDR]”. Sporządzającym meldunek powinien być KDR, który kończy działania. W punkcie 33.6 „Inne uwagi dotyczące danych ze strony poprzedniej” można by wpisać np. „Informację sporządził ostatni KDR po uzyskaniu informacji od poprzednich KDR”.
Dobry, solidny meldunek, zawierający szczegóły, które początkowo mogą wydawać się nieważne, zapewnia komfort w przypadku wniosków policji, prokuratury czy spraw sądowych, zwłaszcza w sprawach ubezpieczeniowych.
Rodzaje dokumentacji z działań ratowniczych
Oprócz głównego meldunku ze zdarzenia, strażacy sporządzają również inne kluczowe dokumenty, które są integralną częścią formalności po akcji.
Decyzja Kierującego Działaniem Ratowniczym
Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 lipca 1992 r. w sprawie zakresu i trybu korzystania z praw przez kierującego działaniem ratowniczym, decyzję Kierującego Działaniem Ratowniczym w formie pisemnej z klauzulą o rygorze natychmiastowej wykonalności wydaje się na żądanie zainteresowanej strony, której ta decyzja dotyczy. Dokument wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, z których jeden (oryginał) jest przekazywany podmiotowi żądającemu jego wystawienia, a drugi jest dołączany do Informacji ze zdarzenia. Przykładowo, w dniu 15 kwietnia 2022 r. podczas pożaru sklepu spożywczego „Jabłuszko”, Kpt. Andrzej Raciszewski (KDR), przy współudziale patrolu Policji, podjął decyzję o ewakuacji pracowników przyległego zakładu produkcyjnego „DIORA” (łącznie 35 osób) ze względu na wysokie prawdopodobieństwo zadymienia. Na prośbę właściciela zakładu, p. Cezarego Szewczyka, decyzja o ewakuacji została wydana na piśmie.
Informacja ze zdarzenia
Informację ze zdarzenia sporządza Kierujący Działaniem Ratowniczym po zakończeniu działań ratowniczych. Wzór „Informacji ze zdarzenia” określa załącznik nr 5 do Rozporządzenia MSWiA z dn. 17 września 2021 roku w sprawie szczegółowej organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego (Dz.U.2021 poz. 1737). Na przykład, 23 maja 2022 r. w Sieradzu, Kpt. Jan Jaszczak sporządził informację ze zdarzenia dotyczącą pożaru budynku wielorodzinnego. Dokumentacja szczegółowo opisywała przebieg akcji: zadymienie na I piętrze, ewakuację mieszkańców, udzielenie kwalifikowanej pierwszej pomocy poszkodowanemu mężczyźnie, ewakuację butli z tlenem, oraz przekazanie miejsca zdarzenia właścicielce mieszkania z zaleceniami.
Karta indywidualna ratownika medycznego
Karta indywidualna ratownika medycznego przeznaczona jest dla ratowników medycznych pełniących służbę w PSP oraz w innych służbach podległych MSWiA. Jest wystawiana w dwóch egzemplarzach: jeden wydawany jest pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu (lub przekazywany podmiotowi leczniczemu), a drugi pozostaje w dokumentacji. Wzór określa załącznik do Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 czerwca 2023 r. w sprawie określenia wzoru karty indywidualnej ratownika medycznego (Dz.U. 2023 poz. 1104). Przykładem jest sytuacja z 15 października 2022 r., kiedy to zastęp GBA 2/20 z JRG KP PSP w Zabrzu został zadysponowany do 42-letniego Piotra Adamczyka z niewydolnością oddechową. Ratownicy udzielili pomocy medycznej i przekazali pacjenta przybyłemu ZRM wraz z kartą, którą sporządził asp. Zbigniew Kędzierski.
Karta udzielonej kwalifikowanej pierwszej pomocy (KPP)
Karta udzielonej kwalifikowanej pierwszej pomocy (KPP) jest dla wszystkich strażaków ratowników, którzy udzielili takiej pomocy. Jest to dokument samokopiujący (trzy karty w różnych kolorach): biała przekazywana jest ZRM, żółta koordynatorowi ratownictwa medycznego podmiotu KSRG, a czerwoną zatrzymuje dowódca zastępu i dołącza do meldunku. Wzór „Karty udzielonej kwalifikowanej pierwszej pomocy” określa załącznik nr 4 do Rozporządzenia MSWiA z dnia 17 września 2021 roku w sprawie szczegółowej organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego (Dz.U. 2021 poz. 1737). Przykładem jest interwencja z 20 września 2022 r. w Wieluniu, gdzie mł. kpt. Albert Lewandowski, dowódca zastępu GBA 2/20 z JRG Wieluń, udzielał KPP mężczyźnie, który upadł i doznał urazu głowy oraz kolan.
Wszystkie te dokumenty, gromadzone w aplikacjach takich jak „Strażak.Online”, pozwalają na generowanie dokumentów. Wzory dokumentów w formacie .docx mogą zawierać znaczniki, które są automatycznie zastępowane danymi z aplikacji, ułatwiając i przyspieszając proces dokumentowania działań.