Ekwiwalent za urlop: obliczenia, zasady i specyfika dla OSP

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych, które przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy zasady jego naliczania, wskażemy, kiedy pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty, a także poruszymy specyfikę ekwiwalentu pieniężnego dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP).

Czym jest ekwiwalent za urlop i kiedy przysługuje?

Zgodnie z treścią art. 171., § 1. Kodeksu pracy, pracownikowi, który ze względu na rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy nie wykorzysta całości lub części swojego urlopu wypoczynkowego, przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jest to forma finansowej rekompensaty za niewykorzystany urlop, który powinien był zostać wykorzystany, ale nie został przed zakończeniem zatrudnienia.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi w sytuacji, gdy umowa o pracę zostanie rozwiązana lub wygaśnie, niezależnie od sposobu rozwiązania umowy (wypowiedzenie czy porozumienie stron) ani przyczyn niewykorzystania urlopu. Jeśli w ostatnim dniu zatrudnienia pracownikowi pozostał urlop do wykorzystania, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu. Jest to obowiązek pracodawcy, z którego nie może być on zwolniony nawet przez samego pracownika, podobnie jak nie można zrzec się prawa do urlopu.

Kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu za urlop?

Art. 171. § 1. Kodeksu pracy wskazuje, że ekwiwalent za urlop przysługuje pracownikowi, z którym pracodawca rozwiązał umowę o pracę. Firma nie może go zatem wypłacić osobie wciąż zatrudnionej. Jeśli pracownik nie wykorzysta całości lub części urlopu wypoczynkowego w roku, za który dany urlop mu przysługuje, a przy tym pozostaje pracownikiem firmy, to niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok kalendarzowy (do 30 września) - mówimy wówczas o urlopie zaległym. Informacje na ten temat znajdziesz w art. 168. Kodeksu pracy.

Istnieje jednak wyjątek od reguły wypłaty ekwiwalentu, określony w art. 171. § 1. Kodeksu pracy:

• Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Pracodawca oraz pracownik mogą zatem wspólnie ustalić, że nawiążą kolejną umowę o pracę, a zatrudniony w jej trakcie wykorzysta pozostały mu urlop wypoczynkowy. Słowo „wspólnie” jest tutaj kluczowe - firma nie może narzucić pracownikowi takiego rozwiązania, by uniknąć wypłaty ekwiwalentu za urlop.

Dodatkowo, pracodawca może uniknąć wypłaty ekwiwalentu w sytuacji, gdy:

• wyśle pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia i pracownik ten urlop w całości wykorzysta.

Zdarza się również, że kolejny pracodawca zgadza się na przeniesienie zaległego urlopu przy zatrudnieniu (tzw. porozumienie trójstronne). Warto jednak pamiętać, że ta forma przenoszenia urlopu do nowego pracodawcy nie jest umocowana w prawie, a bazuje na orzecznictwie. Może być więc zakwestionowana przez organy nadzorujące.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Wartość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest obliczana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia danego pracownika oraz liczby niewykorzystanych dni (godzin) urlopu. Zapłata za niewykorzystany urlop nie jest kwotą stałą i nie jest jednakowa dla każdego pracownika.

Najważniejsze czynniki, które wpływają na wysokość ekwiwalentu, to:

• wysokość wynagrodzenia i składniki, które je tworzą,
• wymiar czasu pracy,
• współczynnik ekwiwalentu,
• liczba dni urlopu, za które pracownikowi należy się wynagrodzenie w postaci ekwiwalentu.

Współczynnik ekwiwalentu

Podstawą tego, jak wyliczyć ekwiwalent za urlop, jest ustalenie współczynnika ekwiwalentu aktualnego na dany rok kalendarzowy. Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy został zdefiniowany w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Zgodnie z § 19. ust. 2. i 3. wyżej wymienionego rozporządzenia:

1. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
2. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika, ustaloną zgodnie z ust. 2., obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Współczynnik to średnia liczba dni roboczych przypadających na miesiąc pracy w danym roku. Wartość współczynnika w różnych latach jest inna, a to dlatego, że zależy od tego, jak w danym roku kształtuje się kalendarz. Wpływa na nią liczba dni kalendarzowych w danym roku, od której odejmuje się dni wolne: soboty, niedziele i święta. Ważne, by pamiętać, że współczynnik urlopowy należy wyliczać od nowa na każdy rok kalendarzowy.

Przykład obliczenia współczynnika ekwiwalentu na rok 2025:

Dla przykładu wyliczmy współczynnik ekwiwalentu za 2025 rok przy założeniu, że pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze pracy. W 2025 roku mamy 365 dni, a w nich:

• 52 niedziele,
• 12 dni świątecznych,
• 52 dni wolne od pracy (wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy),

co daje łącznie 116 dni niepracujących. Najpierw odejmujemy od liczby dni w roku (365) wszystkie dni niepracujące (116), otrzymujemy zatem 249. Następnie dzielimy wynik (249) przez 12, co daje nam współczynnik ekwiwalentu za 2025 rok: 20,75.

W roku 2024 współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,92 dla pełnego wymiaru czasu pracy. W przypadku niepełnych etatów współczynnik jest obniżany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop

Kolejnym krokiem w obliczaniu ekwiwalentu za urlop, po ustaleniu aktualnego współczynnika, jest ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu.

Podstawę wymiaru ekwiwalentu stanowi suma miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15-17. wyżej wymienionego rozporządzenia, tj.:

• stałych wynagrodzeń miesięcznych,
• składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. miesięcznych premii, prowizji) i wypłaconych w ciągu 3 miesięcy przed rozwiązaniem/wygaśnięciem umowy,
• składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartalnych, półrocznych czy rocznych premii i prowizji).

Przy obliczaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, należy trzymać się następujących zasad:

• Wynagrodzenie stałe określa się na podstawie wysokości wynagrodzenia z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli ustania stosunku pracy (§ 15.).
• Jeśli umowa zostanie rozwiązana (lub wygaśnie) w trakcie miesiąca, np. w jego połowie, to w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop należy uwzględnić wynagrodzenie za pełen miesiąc, a nie za okres faktycznie przepracowany. Jeżeli zatem umowa przykładowego pracownika wygasła 18 czerwca, to w omawianej podstawie uwzględnia się wszystkie 30 dni z wyłączeniem wolnych od pracy, a nie tylko 18 minus dni wolne od pracy.
• Za składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc wyciąga się średnią z wypłat z 3 miesięcy poprzedzających ustanie stosunku pracy (§ 16. ust. 1.).
• Za składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc wyciąga się średnią z wypłat z 12 miesięcy poprzedzających ustanie stosunku pracy (§ 17. ust. 1.).

Wyliczenia ekwiwalentu za urlop

Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, należy:

1. podzielić podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop przez wskaźnik ekwiwalentu,
2. uzyskaną wartość podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika (przy pełnym wymiarze będzie to 8 godzin),
3. uzyskaną wartość pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład wyliczenia:

Pan Jan pracował w 2023 roku w pełnym wymiarze godzin i przysługiwało mu 26 dni urlopowych. Jego umowa o pracę wygasła 15 kwietnia, a do tego czasu zdążył wykorzystać 14 dni urlopu. Pozostało mu zatem 12 dni niewykorzystanego urlopu, tj. 96 godzin - zgodnie z art. 154. i art. 154². § 2. Kodeksu pracy jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Jego stałe wynagrodzenie miesięczne wynosiło 5030 zł, bez dodatków, a więc bez zmiennych składników wynagrodzenia.

1. Podstawą wymiaru ekwiwalentu za urlop jest zatem wartość: 5030 zł.
2. Dzielimy ją przez wskaźnik ekwiwalentu z 2023 roku, tj. 20,83 - otrzymujemy 241,59 zł.
3. Teraz dzielimy przez dobową normę czasu pana Jana, czyli 8 - mamy 30,19 zł.
4. Tę wartość mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu, a więc 96 - i otrzymujemy ekwiwalent za urlop dla pana Jana w wysokości 2 898,24 zł.

Przykład wyliczenia z płacą minimalną w 2024 roku:

Zakładamy, że pracownik jest zatrudniony na okres próbny od 1 stycznia 2024 do 31 marca 2024 w pełnym wymiarze godzin. Umowa nie zostaje przedłużona. W tym czasie przysługuje mu 5 dni urlopu. Wykorzystał 3 dni. Wysokość płacy minimalnej do czerwca 2024 roku wynosi 4242 zł brutto.

1. W pierwszym kroku ustalamy podstawę wymiaru ekwiwalentu - w tym wypadku jest wysokość płacy minimalnej brutto, a więc 4242 zł.
2. Następnie należy ją podzielić przez współczynnik, wynoszący w 2024 roku 20,92. Otrzymujemy kwotę 202,77 zł.
3. Następnie dzielimy przez 8 - podstawową dobową normę czasu pracy. To daje nam kwotę 25,35 zł.
4. Pracownik nie wykorzystał 2 dni urlopu, czyli do wypłaty jest ekwiwalent za 16 godzin. Tak więc 16 × 25,35 = 405,6 zł. Tyle właśnie wynosi ekwiwalent za niewykorzystany urlop przy takiej symulacji (kwota brutto).

Nie ulega wątpliwości, że dokonywanie takich obliczeń może być bardzo czasochłonne - szczególnie gdy organizacja jest duża, podobnie jak rotacja w firmie, a do wszystkiego dochodzą premie i inne zmienne. Wówczas dobrym rozwiązaniem może być kalkulator ekwiwalentu za urlop, a wszystkie potrzebne dane dotyczące urlopu pozostałego byłym pracownikom znajdziesz w aplikacji urlopowej tomHRM.

Ekwiwalent pieniężny dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP)

Zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 1), kandydat na strażaka ratownika OSP oraz strażak ratownik OSP, który brał udział w działaniach ratowniczych, akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach, otrzymuje ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent został wprowadzony do porządku prawnego przez ustawę z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej.

Charakter prawny i zasady wypłaty

W świetle orzecznictwa sądów administracyjnych, ekwiwalent dla członków OSP stanowi równoważnik, odpowiednik wkładu wniesionego na rzecz ochrony przeciwpożarowej przez strażaka OSP uczestniczącego w działaniach ratowniczych lub szkoleniu, w postaci czasu, wysiłku, zdrowia. Ekwiwalent nie jest równoważnikiem utraconego wynagrodzenia, co oznacza, że przysługuje on wszystkim strażakom ratownikom OSP, niezależnie od ich statusu zawodowego (pracujący, bezrobotni, emeryci, renciści, uczniowie i studenci). Ten pogląd jest obecnie niekwestionowany i jest honorowany przez Regionalne Izby Obrachunkowe oraz powielany w rozstrzygnięciach nadzorczych wojewodów.

Ekwiwalent ma charakter bardziej zbliżony do świadczeń określanych w przepisach prawa pod nazwą „diet” związanych z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, np. radnych, posłów, senatorów. Przyjmuje się, że jest to forma wynagrodzenia dla osób pełniących funkcje o wysokim stopniu użyteczności publicznej, stanowiąca rekompensatę za wykorzystywanie czasu wolnego w interesie dobra powszechnego.

Rada gminy ma prawny obowiązek podjęcia uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu, nie rzadziej niż raz na 2 lata. Uchwała ta ma status aktu prawa miejscowego i podlega ogłoszeniu w wojewódzkim dzienniku urzędowym.

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego nie może przekraczać 1/175 przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego brutto, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, przed dniem ustalenia ekwiwalentu. Rady gmin mogą przyjąć maksymalną wysokość ekwiwalentu przewidzianą w ustawie, ale nie mogą całkowicie pozbawić strażaków ratowników OSP prawa do tego ekwiwalentu.

Ekwiwalent pieniężny nalicza się za każdą rozpoczętą godzinę liczoną od zgłoszenia wyjazdu z jednostki ochotniczej straży pożarnej lub gotowości do wyjazdu w celu realizowania zadań ratowniczych, bez względu na liczbę wyjazdów w ciągu jednej godziny, a w przypadku kandydata na strażaka ratownika OSP - za każdą rozpoczętą godzinę szkolenia. Czas udziału w działaniu ratowniczym i szkoleniu pożarniczym zlicza się minutowo.

Co to są "działania ratownicze" i "szkolenia pożarnicze"?

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o OSP w zw. z art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej pod pojęciem „działań ratowniczych” należy rozumieć każdą czynność podjętą w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska, a także likwidację przyczyn powstania pożaru, wystąpienia klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia. Tak więc prawo dla strażaka ratownika OSP do otrzymania ekwiwalentu nie ogranicza się tylko do pożarów.

Pojęcie „szkolenia pożarniczego” należy wykładać szeroko. Obejmuje ono nie tylko kurs podstawowy dla członków OSP, ale także inne szkolenia z zakresu ratownictwa medycznego, chemicznego, ekologicznego, technicznego, kwalifikowanej pierwszej pomocy, kierowania ruchem drogowym, kursy dla płetwonurków, szkolenia BHP, szkolenia dla naczelników, dowódców czy komendantów gminnych OSP, dla kierowców-konserwatorów itd. Pojęcie to nie obejmuje natomiast szkolenia specjalistów ochrony przeciwpożarowej oraz szkolenia inspektorów ochrony przeciwpożarowej. Ekwiwalentu nie należy płacić za udział w ćwiczeniach ratowniczych i zawodach, z tej racji, że są to kategorie odmienne od szkolenia pożarniczego.

W przeciwieństwie do poprzednio obowiązującej regulacji, w art. 15 ust. 1 ustawy o OSP nie wskazano wyłącznie Państwowej Straży Pożarnej czy gminy jako organizatora szkoleń pożarniczych. Oznacza to, że ekwiwalent należy się również za udział w szkoleniach organizowanych przez inne uprawnione podmioty, pod warunkiem, że wiążą się one z działalnością statutową OSP, opartą na ustawie o OSP (np. szkolenia związane z działalnością MDP organizowane przez ZOSP RP).

Procedura wypłaty ekwiwalentu

Wiele trudności praktycznych związanych jest z procedurą wypłaty ekwiwalentu. Ustawodawca ustalił jedynie, że wysokość ekwiwalentu ustala rada gminy w drodze uchwały. W uchwale rada gminy ma prawo określić jedynie wysokość ekwiwalentu. Próby określania w uchwale trybu wypłaty ekwiwalentu czy wzorów załączników stanowią naruszenie prawa i przekroczenie delegacji ustawowej.

Drugim ważnym krokiem jest wydanie przez organ wykonawczy gminy zarządzenia wykonawczego do uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu. W zarządzeniu tym można określić m.in. wzory wniosków oraz terminy ich składania do gminy.

Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu przysługuje strażakom ratownikom OSP (a także kandydatom na strażaków ratowników OSP), a nie samej OSP. OSP potwierdza organom gminy udział strażaka ratownika OSP w działaniu ratowniczym, akcji ratowniczej, szkoleniu lub ćwiczeniu i zakres czasowy tego udziału. Wypłata ekwiwalentu dokonywana jest na rzecz danego strażaka ratownika OSP. W przypadku niewypłacenia ekwiwalentu przez gminę lub w przypadku wypłacenia go w zaniżonej wysokości z roszczeniem wobec gminy występuje dany strażak ratownik OSP. Wierzytelność może być dochodzona na drodze postępowania sądowego.

Zgodnie z art. 15a ustawy o OSP, rada gminy może, w drodze uchwały, przyznać ekwiwalent pieniężny strażakom ratownikom OSP za wykonywanie zadań innych niż wymienione w art. 15. Przyznanie prawa do ekwiwalentu na podstawie przywołanego przepisu jest dobrowolne i zależy od możliwości finansowych gminy oraz konkretnych potrzeb z zakresu ochrony przeciwpożarowej (np. udział w działaniach zabezpieczających masowe imprezy, usuwanie skutków nawałnic).

Termin wypłaty i dochodzenie roszczeń

Ustawa o ochotniczych strażach pożarnych nie wskazuje, w jakim terminie ma zostać wypłacony ekwiwalent. W takim wypadku przyjmuje się zasadę niezwłoczności wypłaty po wezwaniu do zapłaty (art. 455 k.c.). Formą wezwania do zapłaty mogą być np. zestawienia udziału strażaków ratowników OSP w działaniach ratowniczych, akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach, które są podstawą do naliczenia i wypłaty ekwiwalentu z budżetu gminy. Termin „niezwłocznie” oznacza termin realny, mający na względzie okoliczności miejsca i czasu. W typowych sytuacjach, gdy z okoliczności nic innego nie wynika, należy przyjmować, że spełnienie świadczenia oznacza spełnienie w terminie 14 dni od wezwania (tak np. SN w orz. z 1968 r.).

Na etapie poprzedzającym proces sądowy w imieniu strażaków ratowników OSP w charakterze ich pełnomocnika mogą występować np. przedstawiciele władz danej OSP. Na etapie procesu sądowego pełnomocnikiem procesowym strażaków ratowników OSP w sporze z gminą może być adwokat lub radca prawny.

Usprawnienie naliczania ekwiwalentu dla strażaków OSP

W urzędach gmin pojawia się potrzeba usprawnienia naliczania ekwiwalentu dla strażaków OSP za akcje. Istnieją programy komputerowe, które oferują zautomatyzowane rozwiązania. Taki program daje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby jednostek OSP i wprowadzenia składu jednostek. Dla każdego strażaka musi być zdefiniowana data od której należy on do jednostki OSP. Wprowadza się datę i godzinę początku akcji, oraz datę i godzinę końca akcji i stawkę akcji. Program obsługuje dowolną liczbę stawek za akcje. Ponadto do każdej akcji należy przypisać obsadę spośród strażaków dostępnych w jednostce. Listy można generować w okresie miesięcznym lub wielokrotności miesiąca np. kwartalnie, a generowanie listy jest czynnością zautomatyzowaną.

tags: #ekwiwalent #obliczenia #excel #osp