Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) funkcjonuje jako stowarzyszenie, a jej działalność opiera się na precyzyjnych zasadach określonych w statucie. Kluczową rolę w zarządzaniu i nadzorze pełnią Zarząd OSP oraz Komisja Rewizyjna. Niniejszy artykuł omawia proces ich wyboru, zasady funkcjonowania oraz procedury uzupełniania składu, zwłaszcza w sytuacjach niekompletnych.
Główne organy władzy OSP
Władzami w stowarzyszeniu, jakim jest OSP, są Walne Zebranie Członków, Zarząd i Komisja Rewizyjna. Walne zebranie członków to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia, który tworzą wszyscy jego członkowie. Jest to najwyższa władza stowarzyszenia.
Walne Zebranie Członków
Walne Zebranie Członków jest odpowiedzialne za wybór Zarządu i Komisji Rewizyjnej. W większości jednostek co 5 lat odbywa się walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze, podczas którego przeprowadzane są wybory. Walne zebranie zwołuje zarząd w terminach określonych w statucie.
Zasady organizacji Walnego Zebrania
- Zwoływanie zebrania: Walne Zebranie zwołuje Zarząd zgodnie ze statutem (sprawozdawcze i sprawozdawczo-wyborcze) lub w razie potrzeby (nadzwyczajne).
- Quorum: Przed zwołaniem Walnego Zebrania Członków (WZC) warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest istotne ze względu na określenie kworum, czyli wymaganej statutem liczby członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach. Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji.
- Głosowania: Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej. Zaleca się jednak, aby w regulaminie zawrzeć klauzulę, że na wniosek określonej grupy członków (np. ¼) można przeprowadzić głosowanie w trybie tajnym - po uprzednim poddaniu wniosku pod głosowanie jawne.
- Lista obecności: Prawidłowo sporządzona lista obecnych jest najważniejsza do określenia, czy uchwały będą prawomocne. Dobrą praktyką jest wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych). Ułatwi to pracę komisji mandatowej i szybkie ustalenie spełnienia warunku kworum.
- Regulamin obrad: Na Walnym Zebraniu uchwala się regulamin obrad, który powinien przypomnieć niektóre zapisy statutu danej OSP, zasady prowadzenia dyskusji i głosowania. Może on zawierać też inne postanowienia, które jednak nie mogą być sprzeczne z zapisami statutu OSP i Statutu Związku OSP RP (jeżeli dana OSP jest członkiem Związku). Uchwała w sprawie uchwalenia regulaminu powinna być krótka i zawierać jedynie podstawę prawną jej podjęcia, wynik głosowania i stwierdzenie o jej podjęciu. Najkorzystniejsze jest opracowanie uniwersalnego regulaminu, obejmującego wszystkie statutowe rodzaje walnych zebrań.
- Prowadzenie zebrania: Walne Zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego. Nie ma statutowego ograniczenia co do osoby przewodniczącego zebrania.
Zarząd OSP
Zarząd stowarzyszenia powołuje się, aby nie zwoływać walnego zebrania za każdym razem, gdy trzeba podjąć jakąś decyzję. Członkowie zarządu kierują pracą OSP, reprezentują i wypowiadają się w imieniu jednostki, dbają o majątek i nim zarządzają. Zarząd podejmuje decyzje w imieniu całego stowarzyszenia. Do zadań zarządu należy przede wszystkim reprezentowanie interesów OSP i realizowanie uchwał i wytycznych walnego zebrania.
Skład i funkcje Zarządu
Statut wzorcowy OSP określa skład zarządu i wymienia pięć niezbędnych funkcji: prezes, naczelnik straży, jeden lub dwóch wiceprezesów, sekretarz i skarbnik. Naczelnik sprawuje jednocześnie funkcję wiceprezesa (zazwyczaj przyjmuje się, że pierwszego, najważniejszego). Oprócz wymienionych, statut wzorcowy pozwala na utworzenie w zarządzie także funkcji gospodarza, kronikarza i zastępcy naczelnika straży. Minimalny skład zarządu to pięć osób, a maksymalny opisany - dziewięć osób. Można także utworzyć inne ważne funkcje, np. kapelmistrza, członka zarządu ds. sportu, kobiet czy młodzieży, a także inne, konieczne z punktu widzenia potrzeb lokalnych. Zazwyczaj wybiera się nieparzystą liczbę członków zarządu, co zapewnia możliwość sprawnych głosowań. W praktyce najczęściej zarządy są pięcioosobowe. Członkowie zarządu (poza naczelnikiem) nie muszą być czynnymi ratownikami, lecz niezbędna jest wiedza, umiejętności i talenty menadżerskie. Najlepiej, gdy doświadczeni druhowie współpracują z mniej doświadczonymi, ale obdarzonymi energią i talentami organizacyjnymi.
Posiedzenia i dokumentacja Zarządu
Posiedzenia zarządu zwoływane są zgodnie z zapisami w statucie. Dobrą praktyką są regularne zebrania zarządu, co pozwala wszystkim członkom zaplanować swoje obowiązki i uczestniczyć w zebraniach. Niektóre jednostki uchwalają regulamin pracy zarządu, który doprecyzowuje podział obowiązków i może być uchwalony przez zarząd w celu polepszenia jakości pracy. Jeżeli podczas zebrania została podjęta uchwała, powinna zostać zapisana zgodnie z przyjętym wzorem i numeracją. Prowadzenie w ten sposób dokumentacji z zebrań zarządu pozwala na stwierdzenie, jak doszło do podjęcia konkretnych decyzji. Do protokołów z zebrań powinien mieć dostęp każdy członek zarządu. Dodatkowo tak prowadzona dokumentacja może być pomocna podczas walnych zebrań lub kontroli komisji rewizyjnej lub organu zewnętrznego. Dokumentację z zebrań można przechowywać również elektronicznie.
Odpowiedzialność Zarządu
OSP jest stowarzyszeniem mającym osobowość prawną. Jej majątek jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie członkom zarządu. Członkowie zarządu OSP ponoszą odpowiedzialność prawną w świetle przepisów państwowych i związkowych za zarządzanie OSP. Dlatego skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej. Zarząd ma również prawo do zaciągania w imieniu OSP zobowiązań finansowych. Poza sprawami materialnymi, zarząd podejmuje uchwały w sprawie przyjmowania i skreślania z listy członków OSP, a także w sprawie przyznawania dyplomów i nagród oraz występowania z wnioskami o przyznanie odznaczeń i odznak.
Komisja Rewizyjna
Komisja rewizyjna to organ kontroli wewnętrznej OSP. Członkowie komisji mają za zadanie kontrolować działalność statutową OSP z uwzględnieniem spraw finansowych. Jej zadania opisane są w obowiązującym statucie. Komisja jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym i wybiera spośród siebie przewodniczącego, który ją później reprezentuje. W praktyce najczęściej komisje rewizyjne są trzyosobowe.
Zadania kontrolne i niezależność
Komisja powinna przynajmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu działalności statutowej OSP, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich. Komisja rewizyjna składa na walnych zebraniach sprawozdania z przeprowadzonych kontroli, wraz z oceną działalności OSP, i wnioskuje o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium. Komisja ma też prawo i obowiązek bieżącego przedstawiania zarządowi uwag i wniosków, dotyczących jego pracy. Dla zapewnienia właściwych warunków do pełnienia obowiązków, statut zapewnia komisji rewizyjnej, że jest każdorazowo informowana o posiedzeniach zarządu OSP i jej przedstawiciele mają prawo uczestniczyć (z głosem doradczym) w obradach.
Wymagania wobec członków Komisji Rewizyjnej
W skład komisji rewizyjnej powinni wchodzić druhowie nie tylko z dużym doświadczeniem (także w zakresie finansów), ale i wyjątkowo rozważni. Optymalne byłoby, gdyby w komisji rewizyjnej znaleźli się np. byli prezesi czy byli skarbnicy. Nie każdy jednak członek OSP może zostać wybrany w skład komisji rewizyjnej. Członek komisji rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP, współmałżonkiem członka zarządu ani pozostawać z członkami tego zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia. Nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za przestępstwo z winy umyślnej. Członek komisji rewizyjnej OSP - w odróżnieniu od innych stowarzyszeń - nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie ze strony macierzystej OSP, z wyjątkiem ekwiwalentu za udział w akcjach czy szkoleniach (jeśli jest ratownikiem) lub wynagrodzenia (jeśli jest konserwatorem sprzętu).
Wybory do władz OSP: Zasady i procedury
Wybory do władz OSP odbywają się podczas walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego. Aby zapewnić ich prawidłowy przebieg, należy przestrzegać ściśle określonych zasad i procedur.
Prawo wyborcze
Warunkiem kandydowania i wybrania do Zarządu lub Komisji Rewizyjnej jest członkostwo w OSP. Członkostwo w OSP może mieć charakter zwyczajny, wspierający i honorowy. Tylko członek zwyczajny ma prawo wybierać i być wybieranym do władz OSP, z wyjątkiem małoletnich poniżej 16 lat. Członek wspierający i członek honorowy mają jedynie prawo udziału w dyskusji jako głos doradczy, ale nie stanowiący. Nie mogą więc ani kandydować i być wybranym do tych gremiów, ani głosować. Członek zwyczajny zobowiązany jest do regularnego opłacania składki członkowskiej. Chociaż statut nie wymaga żadnego stażu w OSP, aby być wybranym, dobrym zwyczajem jest, aby osoba wybierana miała taki staż, który pozwolił jej nabyć odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie zarządzania stowarzyszeniem. Wydaje się, że minimum 4-letni staż w OSP będzie odpowiednim okresem.
Komisje pomocnicze podczas wyborów
Powołuje się komisje: mandatową, wyborczą, skrutacyjną i wnioskową. Często komisje wyborczą i skrutacyjną łączy się w jedną komisję wyborczo-skrutacyjną.
- Komisja mandatowa czuwa nad listą obecności i sprawdza prawidłowość mandatów członków walnego zebrania oraz stwierdza, czy jest wymagane quorum.
- Komisja wyborcza organizuje wybory.
- Komisja skrutacyjna przeprowadza wybory (liczy głosy).
- Komisja uchwał i wniosków zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał.
Członkowie komisji wyborczej i skrutacyjnej nie mogą kandydować w wyborach. Jeżeli zaistnieje taki przypadek, to osoba taka musi zrezygnować z uczestnictwa w komisji.
Dokumentacja wyborcza
Dokumentacja Walnych Zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP (nie ma terminu granicznego, jest to udokumentowanie historii organizacji). Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC (w oryginale) składający się z protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) i statutu. Należy sporządzić listę członków (osób głosujących) w dwóch egzemplarzach, gdyż sąd rejestrowy wymaga oryginału listy, a drugi oryginał zachowuje się w dokumentach Walnego Zebrania.
Uzupełnianie składu władz w niepełnym składzie
W każdym przypadku może pojawić się konieczność uzupełnienia składu danego organu władzy. Tryb uzupełnienia składu zależy od zapisów statutu stowarzyszenia.
Kooptacja
Jeżeli w czasie kadencji okaże się, że niektórzy członkowie zarządu lub komisji rewizyjnej, wybrani na walnym zebraniu, z różnych powodów przestali pełnić swe funkcje, zarząd lub komisja rewizyjna może dokooptować do swego składu nowych członków na miejsce ustępujących. Liczba tak dokooptowanych członków nie może przekroczyć 1/3 ustalonego na zebraniu składu. A więc przy składzie pięcioosobowym - jednego, sześcioosobowym - dwóch, a przy składzie dziewięcioosobowym - trzech. Oczywiście możliwość kooptacji musi być przewidziana w statucie. Jeśli statut nie przewiduje możliwości dokooptowania brakujących członków organu, to trzeba przeprowadzić wybory uzupełniające.
Konsekwencje niepełnego składu
Jeśli statut stanowi, że Zarząd liczy od 6 do 9 członków, a po śmierci lub rezygnacji jednej osoby z jego składu, członków zarządu jest już tylko pięciu, to zarząd trzeba uzupełnić. Nie ma on bowiem prawidłowego umocowania do stanowienia uchwał (tzw. "zarząd kadłubowy"). Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji. Ważne jest ustalenie, czy pomimo mniejszego składu niż to wynika ze statutu, organ jest zdolny do podejmowania uchwał. Często w statucie jest zapis, że uchwała jest ważna, jeśli zapada przy określonej liczbie członków organu uprawnionych do głosowania.
Wybory uzupełniające
Jeśli kooptacja nie jest możliwa lub liczba wakatów przekracza statutowe limity kooptacji, konieczne jest zwołanie Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków w celu przeprowadzenia wyborów uzupełniających. Jeśli do końca kadencji obecnych władz pozostało nie więcej niż 3 miesiące, wybory uzupełniające mogą zostać połączone z wyborami nowych władz na Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu.
Brak kandydatów i zarząd komisaryczny
W sytuacji, gdy na Walnym Zebraniu Sprawozdawczo-Wyborczym zabraknie kandydatów do pełnienia kluczowych funkcji w Zarządzie (naczelnik i prezes), pojawia się poważne zagrożenie dla funkcjonowania jednostki. Zarząd Gminny nie ma żadnych praw w stowarzyszeniu i nie może wprowadzić zarządu komisarycznego. W przypadku braku zarządu, organ nadzorujący (wojewoda, starosta powiatowy) zgłosi sprawę do sądu o ustanowienie kuratora nad stowarzyszeniem. Sąd przyzna kuratora, który będzie prowadził sprawy OSP, a jego wynagrodzenie pokrywane jest z majątku OSP. Kurator w ciągu 6 miesięcy od jego powołania musi zwołać Walne Zebranie Członków, na którym zostaną wybrane nowe władze. Jeżeli sytuacja taka będzie trwała powyżej jednego roku (brak powołania zarządu), kurator złoży wniosek do sądu o rozwiązanie stowarzyszenia.
Obowiązki i odpowiedzialność władz OSP po wyborach
Po wyborze nowych władz OSP, istnieje szereg obowiązków, które muszą zostać dopełnione, aby zapewnić ciągłość i prawidłowość funkcjonowania jednostki.
Prawna zmiana władz stowarzyszenia
Każda zmiana we władzach stowarzyszenia wymaga aktualizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz aktualizacji danych w innych instytucjach. Termin na zgłoszenie zmian do KRS to 7 dni od dnia dokonania zmiany (np. wyboru nowego członka organu). Zmianę zgłasza się na formularzu KRS-Z20 (podstawowy) oraz KRS-ZK (na którym wpisuje się konkretne zmiany osobowe we władzach). Do formularzy należy dołączyć dokumenty poświadczające zaistniałą sytuację, tj. rezygnację ustępującego członka oraz uchwałę odpowiedniego organu o uzupełnieniu składu/powołaniu nowego członka organu. Zarząd informuje również sąd rejestrowy i organ nadzorujący (urząd gminy) o swoim składzie, o miejscu zamieszkania członków, także o adresie siedziby OSP lub jego zmianie. Dobrym zwyczajem jest zawiadamianie o zmianach także zarządu oddziału powiatowego Związku OSP RP (jeśli OSP jest członkiem Związku) i komendanta powiatowego PSP. Na życzenie organu nadzorującego zarząd udziela wszelkich wyjaśnień dotyczących działalności OSP oraz udostępnia wszystkie niezbędne dokumenty, pamiętając, że udostępnianie oryginałów dokumentów może się odbywać tylko w lokalu OSP, chyba że dotyczy to prokuratury.
Przejęcie dokumentacji i podział pracy
Funkcjonowanie jednostki OSP wiąże się z dużą ilością dokumentacji, którą trzeba na bieżąco prowadzić. Obowiązkiem ustępującego zarządu jest przekazanie całej dokumentacji. Warto zapoznać się ze sposobem prowadzenia ewidencji i zastanowić się, czy jakieś elementy można usprawnić. Odpowiedni podział obowiązków to klucz do dobrze funkcjonującej jednostki. Funkcje, na jakie zostali wybrani członkowie zarządu, determinują zadania, za które będą odpowiedzialni. Warto zwrócić uwagę na angażowanie wszystkich strażaków w pracę jednostki.
Plan działania i komunikacja
Nowo wybrany zarząd potrzebuje dobrego planu działania, który powinien zostać przedstawiony całej jednostce. Istotny jest dostęp do informacji z zebrań Zarządu i Komisji Rewizyjnej. Po każdym zebraniu warto napisać podsumowanie do wszystkich członków OSP, które można oprzeć na protokole z zebrania. Co więcej, nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby upublicznić cały protokół z zebrania zarządu. Dzięki temu strażacy będą mieli świadomość problemów i podejmowanych decyzji.