Jednostka Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) działa w oparciu o pracę społeczną jej członków. To dzięki zaangażowaniu strażaków jednostka może wypełniać swoje obowiązki i realizować stawiane cele. W poniższym artykule przybliżymy temat ewidencji danych związanych z działalnością strażaka w ramach jednostki, a także wyjaśnimy kwestię numeru identyfikacyjnego OSP, czyli numeru REGON.
Rola OSP i Znaczenie Ewidencji Danych
Każda organizacja, w tym OSP, w związku ze swoją działalnością zbiera dane osobowe. Dlatego też musi stosować się do przepisów RODO i wynikających z niego obowiązków. Powinniśmy przechowywać tylko takie dane, które są potrzebne do realizacji celów, np. do skierowania na szkolenie, stworzenia listy strażaków uprawnionych do działań, wypełnienia karty zgłoszenia na zawody czy opracowania dokumentów potrzebnych na zebranie sprawozdawcze. Wszystko w jednostce zaczyna się od strażaka, a dane strażaków potrzebne są praktycznie każdego dnia.
Zakres Danych Ewidencjonowanych w OSP
Dane Podstawowe i Osobowe
W przypadku danych osobowych powinniśmy gromadzić te dane, które są nam potrzebne do realizacji celów naszej działalności. Będą to na pewno: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL. Natomiast dane takie jak np. numer dowodu osobistego z reguły nie są nam potrzebne, dlatego nie powinniśmy ich przechowywać.
Inne Kategorie Danych
Dane dotyczące członkostwa w OSP to kolejna kategoria danych, którą warto ewidencjonować. Dane antropologiczne (np. rozmiary umundurowania) są niezbędne podczas zakupu wyposażenia dla strażaków. Podczas prowadzenia ewidencji strażaków, oprócz podstawowych danych, będziemy gromadzić inne potrzebne informacje, takie jak dane o przebiegu służby, które można zanotować w formie notatki.
Podczas funkcjonowania w jednostce strażak angażuje się w różne przedsięwzięcia, opłaca składki członkowskie, otrzymuje umundurowanie i sprzęt. Jeżeli ewidencjonujemy inne dziedziny działalności OSP, to prawie w każdym miejscu dane będą miały związek ze strażakiem.
Metody Ewidencji Danych Strażaków
Ewidencja Papierowa
Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie papierowej ewidencji danych strażaków, to warto odpowiednio to zorganizować. Ewidencja papierowa ma wiele ograniczeń: jest pracochłonna, a przygotowywanie na jej podstawie statystyk jest bardzo utrudnione. Taką ewidencję można zacząć od przygotowania szablonów, które będziemy wypełniać. W szablonie możemy określić istotne dla naszej jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie pominiemy niektóre z informacji, które chcemy gromadzić.
Ewidencja Elektroniczna i Dedykowane Aplikacje
W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na podstawie ich przygotować potrzebne zestawienia.
Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Niektóre z nich, np. Strażak.Online, pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków, możemy szybko, bezpiecznie i wygodnie zacząć działać. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji nie musimy rezygnować z formy papierowej.
Cel Ewidencji: Raporty i Wnioski
Gromadzimy dane po to, aby na ich podstawie przygotowywać raporty, zestawienia oraz wnioski. Jeżeli chcemy zaoszczędzić swój czas, to podstawą będzie odpowiednie zorganizowanie ewidencji danych strażaków. Tworzenie wyłącznie papierowej dokumentacji jest bardzo pracochłonne i nie umożliwia szybkiego przygotowywania zestawień.
Dane strażaków znajdują się praktycznie w każdym składanym wniosku. Skierowanie na szkolenie, wniosek o ekwiwalent czy też wniosek o nadanie odznaki „Za wysługę lat”, którego przygotowanie może okazać się bardzo pracochłonne, to tylko kilka przykładów. Wykorzystując aplikację Strażak.Online, możesz skorzystać z wielu dostępnych raportów lub przygotować własne. W Strażaku Online znajduje się kreator dokumentów umożliwiający wygenerowanie potrzebnych wniosków. Kreator bazuje na danych wprowadzonych w modułach ewidencji, dzięki temu przygotowanie dowolnego wniosku zajmuje chwilę.
Numer Identyfikacyjny Jednostki OSP - REGON
Często pojawia się pytanie o numer identyfikacyjny jednostki OSP, np. przy tworzeniu strony internetowej, gdzie wpisanie numeru REGON jest oznaczane jako nieprawidłowe. Należy wyjaśnić, że właściwym numerem identyfikacyjnym, którym posługują się Ochotnicze Straże Pożarne, jest właśnie numer REGON. Numer ID Twojego OSP powinien znać Prezes lub Naczelnik OSP.
Zgodnie z art. 2 pkt 10 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej[1], Ochotnicza Straż Pożarna (a także ZOSP RP) jest podmiotem gospodarki narodowej, czyli osobą prawną prowadzącą działalność gospodarczą. Podmioty gospodarki narodowej są obowiązane do posiadania numeru identyfikacyjnego krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) i posługiwania się nim przy przekazywaniu informacji wykorzystywanych dla celów statystycznych (art. 42 ust. 1 ww. ustawy).
Numer REGON jest nadawany zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej[2]. Zgodnie z § 4a tego rozporządzenia, wpis OSP do rejestru podmiotów następuje na podstawie wniosku składanego na formularzu RG-1 „Wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej lub o zmianę cech objętych wpisem”[3] według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do tego rozporządzenia.
Wniosek na formularzu RG-1 składa OSP w urzędzie statystycznym (albo w jego oddziale) działającym w województwie, na którego terenie OSP ma siedzibę. Zgodnie z § 6 powyższego rozporządzenia, OSP wpisanym do rejestru podmiotów jest nadawany niepowtarzalny numer identyfikacyjny REGON.
Numer identyfikacyjny podmiotu skreślonego z rejestru podmiotów jest przechowywany w zbiorze historycznym i nie jest wykorzystywany do identyfikacji innego podmiotu. Numer identyfikacyjny REGON składa się z dziewięciu cyfr, które nie mogą mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podmiotu, przy czym osiem pierwszych cyfr stanowi liczbę porządkową, a dziewiąta - cyfrę kontrolną. Numer identyfikacyjny REGON pozostaje niezmieniony w czasie istnienia OSP i nie przechodzi na następcę prawnego. Zmiany cech podmiotu objętych wpisem do rejestru podmiotów nie powodują nadania nowego numeru identyfikacyjnego, z zastrzeżeniem, że zmiana szczególnej formy prawnej podmiotu powoduje skreślenie go z rejestru podmiotów oraz ponowny wpis do rejestru podmiotów z nadaniem nowego numeru identyfikacyjnego REGON, z zastrzeżeniem § 6 ust. 1a.
Należy pamiętać, że dostęp do systemu i aktualizowanie danych OSP (w tym tych związanych z REGON) po kampanii sprawozdawczej często wymaga znajomości specyficznych haseł i loginów. Te dane powinny znać osoby w gminie odpowiedzialne za wprowadzanie i aktualizowanie danych, zazwyczaj osoba prowadząca sprawy p.poż.
Korzyści z Kompleksowej Ewidencji i Zaangażowania Jednostki
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować dane dotyczące strażaków. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Jeżeli naszym celem byłoby tylko zapisywanie danych, to moglibyśmy opierać się na dokumentacji papierowej. Natomiast naszym celem jest przygotowywanie różnych zestawień i raportów, co przy zastosowaniu papierowej ewidencji jest bardzo pracochłonne.
Warto spojrzeć na korzyści wynikające z zaangażowania całej jednostki w proces ewidencji danych. Aplikacja Strażak.Online jest rozwiązaniem dla całej jednostki - to znaczy, że każdy strażak może włączyć się w ewidencję danych. Dane strażaka można powiązać z danymi użytkownika, dzięki czemu wszyscy członkowie jednostki mogą korzystać z aplikacji. Takie podejście umożliwia wgląd strażaków w swoje dane, a także zaangażowanie się w inne obszary działalności. Elastyczny system uprawnień dostępny w aplikacji pozwala na optymalny podział obowiązków i zapewnienie zgodności z przepisami RODO.
Aplikacja umożliwia kompleksową ewidencję danych strażaków. Poza modułem strażaków dostępne jest jeszcze 10 odpowiednio przygotowanych modułów, w których zgromadzisz wszystkie dane dotyczące funkcjonowania OSP. Dane mogą być dostępne praktycznie z każdego urządzenia z dostępem do internetu.
[1] Tekst jednolity - Dz. U. z 2012 r., poz. 591 z późn. zm.
[2] Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz. U. z 1999 r., Nr 69, poz. 763 z późn. zm.)
[3] Wzór stanowiący załącznik nr 1 do tego rozporządzenia.