Walne zebranie członków to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP), a tworzą go wszyscy jego członkowie. Działalność OSP opiera się na pracy zarządu, który podejmuje większość decyzji w bieżących sprawach. Niemniej jednak, kluczowe decyzje, takie jak przyjęcie sprawozdań czy wybór władz, wymagają zatwierdzenia przez walne zebranie.
Zwoływanie Walnego Zebrania
Walne zebranie zwołuje zarząd OSP w terminach określonych w statucie. Prawidłowe zwołanie Walnego Zebrania Członków (WZC) oznacza zawiadomienie wszystkich członków o terminie i miejscu zebrania oraz o porządku obrad. Należy pamiętać, że dla określenia prawomocności uchwał, najważniejsza jest prawidłowo sporządzona lista obecnych.
Przygotowanie do Walnego Zebrania
Weryfikacja Listy Członków i Kworum
Przed zwołaniem WZC warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często zdarza się, że w raportach zarząd podaje ogólną liczbę członków zwyczajnych, która nijak się ma do rzeczywistej liczby osób „czynnych” w OSP. Taka sytuacja może powodować trudność w zwołaniu prawomocnego zebrania, mającego zdolność podejmowania uchwał.
Podstawą do uporządkowania spraw członkowskich jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby w ostatnich latach wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego (przede wszystkim z płacenia składek) i czy nie ma podstaw do zawieszenia lub skreślenia ich z listy członków. Zarząd przeprowadza weryfikację na tyle wcześnie, by zgodnie z trybem określonym w statucie dana osoba miała czas na uregulowanie zaległości lub, w razie skreślenia, na ewentualne odwołanie.
Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest istotne ze względu na określenie kworum. Kworum to wymagana statutem liczba członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach. Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji.
Wsparcie Dokumentacyjne ZOSP RP
Bardzo pomocnym, i dla wielu zarządów wystarczającym „przewodnikiem”, jest opracowany przez Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP (ZOSP RP) komplet wzorów kilkunastu dokumentów związanych z przebiegiem WZC. Są one aktualizowane rokrocznie na stronie Związku w zakładce „Kampania sprawozdawcza”.
Z tego kompletu należy wybierać te formularze, które odpowiadają przebiegowi konkretnego zebrania. Każdy taki dokument można edytować, co oznacza, że można go wypełniać elektronicznie i w razie potrzeby poprawiać wielokrotnie przed wydrukiem, co znacznie zaoszczędzi czas. Na przykład, OSP, które prowadzą księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości i sporządzają sprawozdanie finansowe według załącznika 6 do ustawy, na zebraniu sprawozdawczym muszą przyjąć uchwałę w tej sprawie. Do wzoru protokołu może być również konieczne dołączenie dodatkowych załączników.
Przygotowanie Listy Obecności
Prawidłowo sporządzona lista obecnych jest kluczowa dla określenia prawomocności uchwał. Biorąc pod uwagę, że wśród obecnych są członkowie o różnym statusie (zwyczajni, wspierający, honorowi, młodzież z MDP) oraz zaproszeni goście, bardzo ważne jest, by osoba „wtajemniczona” czuwała nad zbieraniem podpisów, aby uniknąć pomyłek.
Dobrą praktyką, szczególnie w większych liczebnie strażach, jest wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych). Ułatwi to pracę komisji mandatowej i szybkie ustalenie spełnienia warunku kworum.
Przebieg Walnego Zebrania
Powoływanie Komisji
Trudno jest w pełni ocenić, jak w rzeczywistości udaje się powoływanie wszystkich przewidzianych statutem komisji, zwłaszcza gdy są sygnały, że w części OSP trudno nawet zwołać prawomocne zebranie. W małych OSP jest możliwe łączenie komisji.
W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest obsadzenie w komisji skrutacyjno-wyborczej osób, które nie będą kandydowały do organów. Osoba licząca głosy nie może uczestniczyć w przygotowywaniu wyborów i obliczaniu głosów za i przeciw swojej kandydaturze. Ta sama zasada będzie dotyczyła mniej liczebnych walnych zebrań (w małych OSP, gdy trudno powołać składy komisji), których członkowie na początku obrad zdecydowali, że głosowanie będzie jawne, a sam przewodniczący będzie obliczał głosy.
Natomiast komisja uchwał i wniosków, powoływana na każdym zebraniu (z założenia), zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał, które przedstawia WZC.
Głosowania i Podejmowanie Uchwał
Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej.
Walne zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego. Jeśli w WZC przewidziane są wybory lub zmiana statutu, do pracy włączają się odpowiednie komisje (np. skrutacyjno-wyborcza, statutowa), które, działając z prowadzącym zebranie, organizują przypisane im czynności i głosowanie.
W obradach zebrania sprawozdawczo-wyborczego przewodniczący zwykle przewiduje przerwę następującą po wyborach organów. W tym czasie nowo wybrane organy mają okazję przeprowadzić swoje pierwsze zebrania w celu ukonstytuowania się składu.
Lęk przed przebudzeniem w...
Sprawozdanie Finansowe
Sprawozdanie finansowe, przygotowane według wzoru OSP, jest kluczowym dokumentem przedstawianym i zatwierdzanym podczas walnego zebrania. Jego przyjęcie jest podstawą do dalszego funkcjonowania jednostki w zakresie finansów.
Dokumentacja i Archiwizacja
Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP. Nie ma terminu granicznego, ponieważ stanowi ona udokumentowanie historii organizacji.
Na wzorach uchwał przygotowanych przez ZOSP RP jest miejsce tylko na podpis przewodniczącego zebrania, ale trzeba pamiętać, że taki sposób potwierdzania może być niewystarczający dla tych uchwał, które dotyczą zmian zgłaszanych do sądu. Pozostałe dokumenty uzupełniające to załączniki do uchwał: sprawozdania z działalności, sprawozdania finansowe, sprawozdania organów, raporty, plany finansowe, wykaz zmian w statucie itp.
Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC (w oryginale) składający się z: protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) oraz np. statutu (w 2 egzemplarzach).