Związek Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej liczy ponad 100 lat (1921-2019 r.) i jest ogólnopolskim, samorządnym, trwałym stowarzyszeniem zrzeszającym ochotnicze straże pożarne oraz inne osoby prawne, posiadającym osobowość prawną. Jest kontynuatorem chlubnych tradycji. Celem Związku OSP RP jest m.in. działanie na rzecz ochrony życia, zdrowia i mienia przed pożarami, klęskami żywiołowymi oraz zagrożeniami ekologicznymi lub innymi miejscowymi zagrożeniami. W strukturach Związku OSP RP działa około 16 200 ochotniczych straży pożarnych i blisko 600 000 strażaków-ochotników, w tym około 500 000 strażaków czynnych.
Związek OSP RP organizuje liczne imprezy na różnych szczeblach, takie jak: festiwale orkiestr OSP, festiwale piosenki strażackiej, spotkania zespołów scenicznych OSP, turnieje wiedzy pożarniczej pt. „Młodzież zapobiega pożarom”, konkursy kronik OSP, konkursy na pamiętniki, wspomnienia, relacje i opracowania „Z dziejów OSP”, konkursy plastyczne pt. „Młodzież zapobiega pożarom” oraz zawody sportowo-pożarnicze.
Rola i obowiązki zarządu OSP
Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem zarządu OSP jest dbałość o działanie organizacji w oparciu o statut. W przypadku, gdy planowany rozwój organizacji nie mieści się już w założonych ramach statutowych (np. dodatkowe cele, formy działalności, zmiany reprezentacji, możliwość wynagradzania członków zarządu, status OPP, źródła przychodów), zarząd dąży do wprowadzenia takich zmian, by organizacja mogła pracować efektywnie i zgodnie ze swymi możliwościami. Zarząd dba, by statut OSP był zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach. Jeżeli w organizacji mają zajść zmiany obejmujące zapisy zawarte w statucie, to statut musi być zaktualizowany i w nowej wersji zatwierdzony przez Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), co obowiązuje dopiero od momentu zatwierdzenia przez sąd.
Aktualizacja statutu i rozszerzenie działalności
Zarząd inicjuje działania, których zakres jest opisany w statucie. Jeśli widzi możliwość rozszerzenia zakresu działalności, zwraca się do walnego zebrania, proponując projekt statutu uwzględniający korzystne dla OSP zmiany. Planując rozszerzenie zakresu działalności statutowej i formułując wprowadzane nowe cele działalności, należy odnieść się do zapisów art. 4 ust. 1 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Należy wybrać te obszary, które odpowiadają możliwościom organizacji i potrzebom środowiska, w którym działa (np. działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym albo działalność na rzecz rozwoju przedsiębiorczości na wsi).
Podobnie należy dostosować zapisy statutu, gdy nie przewiduje on wszystkich możliwych źródeł pochodzenia przychodów, np. nawiązek sądowych, albo nowych rodzajów działalności (odpłatnej lub gospodarczej), a pojawia się pomysł na ich rozwinięcie.
Zarządzanie finansami i dokumentacją
Prowadzenie rachunkowości
Najlepiej, gdy większość operacji finansowych odbywa się poprzez rachunek bankowy, nie tylko te dotyczące dotacji. Jeśli zarząd zakłada operowanie gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne raporty kasowe, chociaż w małych OSP wystarczy jedna karta raportu na cały rok, często obejmująca ledwie kilka-kilkanaście pozycji) i na każdą operację mieć dowód księgowy.
Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych. Faktury i rachunki są zatwierdzane na odwrocie podpisem wskazanych osób (zwykle pod względem rachunkowym zatwierdza je skarbnik, merytorycznym osoba z zarządu odpowiadająca za zadanie, do wypłaty prezes, a dokonanie zapłaty potwierdza osoba, która dokonywała przelewu lub wypłaty). Dokumenty są układane w chronologii, z podziałem na bank i kasę. Takie opisy są szczególnie ważne dla księgowego, który nie powinien się domyślać, czy dany koszt jest prawidłowo zrealizowany, tzn. czy jest kosztem statutowym. Trzeba pamiętać, że koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej, powinien być opodatkowany.
Zasady wydatkowania środków
Wydatkowując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia i uwzględniać je w opisie faktury. Pieniądze z dotacji są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku, na które donator wyraził zgodę. Ściśle określone jest także wydatkowanie środków ze zbiórek publicznych, których cel podajemy w zgłoszeniu, albo z odpisów 1% podatku - zgodnie z zakresem OPP i ewentualnie wskazanym przez podatnika celem.
O finansowaniu zakupów pieniędzmi ze składek można w OSP zadecydować z większą dowolnością, np. przygotować poczęstunek na walne zebranie członków. Zarząd musi pamiętać, że środki z darowizn, nawet jeśli są traktowane jako „własne”, muszą być wydane wyłącznie na cele statutowe. Nawet jeśli darczyńca przekazuje pieniądze bez wskazania celu, to chodzi mu z pewnością o statutowe cele OSP, np. pomoc w zakupie sprzętu, wyszkoleniu Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych (MDP), wyposażeniu orkiestry w instrumenty, a niekoniecznie o kupowanie wiązanek ślubnych czy imieninowych. Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn (ile pieniędzy w danym roku weszło z darowizn, a ile wydano), nie tylko tych, których cel został przez darczyńcę określony. Właściwą praktyką, która zapewnia dobry odbiór w środowisku, jest przedstawienie darczyńcy rozliczenia wydatku, potwierdzające, że organizacji warto przekazywać pieniądze.
Obowiązki sprawozdawcze
Zarząd OSP musi pamiętać, iż na zgłoszenie informacji do KRS ma siedem dni od zaistniałej zmiany (od daty uchwały o zmianie w składzie organów lub zmianie statutu). Jeśli sąd przesyła postanowienie o wniesieniu poprawek, określa w nim termin złożenia nowych dokumentów, którego także należy się trzymać. Zgłoszeniom do KRS podlegają wszystkie zmiany dotyczące informacji ujawnianych w KRS, także tych, które nie wymagają zmian w statucie, jak np. zmiana adresu.
Zmiany informacji ujawnionych w KRS wymagają wypełnienia wniosku KRS-Z20, a jeśli zmiana wymaga także załącznika (np. KRS-ZK dotyczącego zmian w organach, KRS-W-OPP do zgłoszenia zakresu działalności pożytku), to składane są także te załączniki. Do tego załącza się dokumenty potwierdzające zmiany (protokoły, listy, uchwały, ewentualne rezygnacje, oświadczenia itp.) - wszystkie w oryginale.
Zarząd dokumentuje swoją pracę, działania organizacji i odpowiada za prawidłowe dokumentowanie posiedzeń walnego zebrania członków. Wszystkie dokumenty, jakie powstają w kadencji danego zarządu, nie są dokumentami tego zarządu, ale organizacji, należy dbać o ich właściwe przygotowywanie, przechowywanie i archiwizowanie. Okres przechowywania dokumentów najczęściej wykracza poza okres kadencji. Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum 5 lat (ale np. sprawozdań finansowych nie niszczymy wcale), dokumenty zatrudnieniowe nawet 50 lat. Czas przechowywania dokumentacji projektów określony jest w umowach dotacji, zwykle nie krótszy niż 5 lat. Wiele pozostałych dokumentów to tak naprawdę historia organizacji, jej działań, wkładu pracy różnych osób, prawidłowości podejmowanych decyzji, dlatego trudno jednoznacznie odpowiedzieć, co i kiedy niszczyć.
Eksięgowy| podpisanie sprawozdania do KRS
Planowanie i pozyskiwanie środków
Minimalną formą planowania w OSP jest wypełnienie związkowego wzoru planu finansowego, które zwykle odbywa się w oparciu o dane roku poprzedniego i obejmuje stałe przychody (składki członkowskie, gminne dotacje celowe na utrzymanie strażnic) oraz koszty (energii elektrycznej, podatków, składek do związku). Dobrze, gdy planowanie poprzedzone jest analizą poprzednich działań i rozważeniem wszystkich potrzeb oraz możliwości, a także szans na pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania.
Najlepiej jednak, gdy zarząd przygotowuje się nie tylko do powtórzenia planu „rok do roku”, ale czyni wysiłki, by zdiagnozować potrzeby członków OSP oraz środowiska, w którym działa, i rozważa możliwości poszerzania działań w oparciu o nowe źródła przychodów. Jeśli np. brak jest środków na sfinansowanie działania MDP, można zaplanować zbiórkę publiczną na ten cel i z jej środków zakupić sprzęt do ćwiczeń albo opłacić instruktora, który poprowadzi atrakcyjne zajęcia. Warto zapoznać się z krajowymi programami dotacyjnymi, które cyklicznie przeznaczają środki na działania statutowe lub wzmocnienie potencjału organizacji. Inne źródło środków to stałe programy grantowe wielu działających w Polsce fundacji. Cele programów są bardzo często zbieżne z częścią celów statutowych OSP, więc straże mają otwartą drogę do pozyskiwania tych środków.
Roczne sprawozdania i deklaracje
Wszystkie organizacje, bez względu na wielkość obrotów danego roku (także te, które prowadzą uproszczoną rachunkowość, i nawet jeśli nie miały żadnych przychodów i kosztów), mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rokrocznie CIT-8 (do 31 marca). Jest to zeznanie podatkowe o przychodach i kosztach poprzedniego roku podatkowego. W wersji papierowej mogą je składać organizacje, które miały wszystkie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych i nie składały za dany rok podatkowy żadnego PIT.
Jeśli OSP prowadzi pełną księgowość, to sporządzenie CIT-8 poprzedzone jest przygotowaniem sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217) na wzorze według załącznika nr 6 do tej ustawy. OSP jako organizacja związkowa zobowiązana jest do składania sprawozdań i raportów OSP, których wzory zamieszczone są zawsze na początku roku na stronie związku (www.zosprp.pl) w zakładce „kampania sprawozdawczo-wyborcza”.
Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych), z podaniem terminu granicznego. Zgodnie z przepisami ustawy o statystyce publicznej mają obowiązek złożenia sprawozdania. Formularz zawiera część dotyczącą sprawozdania finansowego organizacji (wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) oraz sprawozdanie merytoryczne. Organizacje, które osiągnęły w danym roku przychody do 100 tys. zł, wypełniają sprawozdanie uproszczone, a pozostałe rozszerzone.
Jeśli OSP planuje zbiórkę publiczną, zgłasza ją na portalu www.zbiorki.gov.pl (zgłoszenie elektroniczne z użyciem podpisu zaufanego lub możliwe jest pobranie formularzy do wypełnienia i przesłania w wersji papierowej). Portal służy do kontrolowania terminów składania sprawozdań z przebiegu zbiórki publicznej, a następnie sprawozdań z wydatkowania środków ze zbiórki.
Ważnym obowiązkiem jest terminowe składanie sprawozdań z wydatkowania dotacji. Sprawozdanie, złożone w terminie określonym umową dotacji (dla projektów realizowanych ze środków publicznych jest to zwykle 30 dni od terminu zakończenia realizacji zadania), musi odpowiadać na pytanie, czy osiągnięto założone we wniosku wskaźniki i rezultaty. W razie kontroli organizacja musi posiadać dokumentację zadania, która potwierdzi jego prawidłową realizację (np. dowody księgowe, listy, umowy, deklaracje udziału, zdjęcia zakupionych materiałów, ewidencję sprzętu, dokumentację promocji i inne przewidziane w złożonym wniosku o dotację). Jeśli nie wydatkowano kwoty dotacji w całości, należy trzymać się określonych w umowie terminów wyznaczonych na zwrot pozostałych środków. Zarząd nie może unikać wypełniania powyższych obowiązków.
Ochrona danych osobowych (RODO)
OSP jest administratorem danych osobowych, które w trakcie prowadzonych działań zbiera, przechowuje i przetwarza. Bardzo ważnym obowiązkiem, który wynika z RODO, jest poinformowanie o tym zainteresowane osoby. OSP przetwarza także dane swoich członków i rzadko ma na to ich zgodę. Łatwo to naprawić, przygotowując nowy wzór deklaracji członkowskiej/aktualizacyjnej, w której „starzy” członkowie wypełnią część aktualizacyjną, podając tylko konieczne do kontaktu dane, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie i dodatkowo wyrażając (lub nie) zgodę na wykorzystanie wizerunku, np. w celach promocji i informowania o działaniach organizacji.
RODO budzi dużo emocji i wydaje się skomplikowane dla małych organizacji. Najważniejsze jest trzymanie się zasady zbierania minimalnej ilości danych i tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a jeśli już jest, to przechowywanie ich w sposób bezpieczny. Do oceny, czy warunki przechowywania są bezpieczne, służy analiza ryzyka - drugi obowiązkowy dokument, który organizacja powinna mieć.
Odpowiedzialność zarządu i absolutorium
Zarząd jest rozliczany z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową organizacji. Walne zebranie członków - po uzyskaniu opinii organu kontroli (komisji rewizyjnej) - udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, czyli podejmuje uchwałę o tym, że akceptuje (lub nie akceptuje) działania i decyzje podejmowane w określonym czasie przez zarząd.
Bardzo rzadko, ale jednak zdarza się, że jakaś organizacja poprzez nieprawidłowe działania zarządu wpada w kłopoty, np. nie rozliczyła prawidłowo dotacji i grozi jej zwrot środków lub zalega z płatnością podatków (np. podatku dochodowego od osób fizycznych - od wynagrodzeń zatrudnianych osób) czy składek na ubezpieczenia społeczne, co grozi konsekwencjami finansowymi.
Zgodnie z ordynacją podatkową (art. 116 oraz 116a), za zobowiązania organizacji odpowiada ona sama własnym majątkiem. Dopiero w sytuacji, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się w całości lub części bezskuteczna, wówczas każdy członek zarządu ponosi całym swoim majątkiem solidarną odpowiedzialność (czyli wszyscy członkowie zarządu odpowiadają wspólnie) za zaległości podatkowe (ten przepis dotyczy także odpowiedzialności za nierozliczone dotacje ze środków publicznych). Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych przepisy ordynacji podatkowej odnoszą się w tym zakresie także do zaległości za składki na ubezpieczenia społeczne.
Zarząd Oddziału Wojewódzkiego
Prezes zarządu oddziału wojewódzkiego reprezentuje oddział wojewódzki oraz powołuje, po zasięgnięciu opinii prezydium zarządu oddziału wojewódzkiego, zarząd wykonawczy oddziału wojewódzkiego w liczbie od jednego do trzech członków. Zarząd wykonawczy oddziału wojewódzkiego podejmuje decyzje w zakresie zwykłego zarządu i zarządza majątkiem oddziału wojewódzkiego. Prezydium zarządu oddziału wojewódzkiego może upoważnić prezesa zarządu oddziału wojewódzkiego bądź zarząd wykonawczy oddziału wojewódzkiego do podejmowania decyzji w zakresie przekraczającym zwykły zarząd do określonej wysokości zaciąganych jednorazowo zobowiązań.
Zarząd wykonawczy, w oparciu o uzyskane na podstawie statutu uprawnienia, reprezentuje oddział w czynnościach wywołujących skutki na zewnątrz, w tym w zakresie zaciągania zobowiązań majątkowych.
tags: #opinia #zarzadu #osp #w #malopolsce