W codziennej działalności jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) kluczowe jest skuteczne zarządzanie dokumentacją i informacjami dotyczącymi wyjazdów ratowniczo-gaśniczych, szkoleń oraz innych działań operacyjnych. Najważniejszym zadaniem jednostek OSP jest udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych, a w Polsce co roku ma miejsce około pół miliona interwencji strażaków. Prawidłowe dokumentowanie tych działań, w tym potwierdzenie udziału, ma fundamentalne znaczenie zarówno dla celów prawnych, jak i administracyjnych.
Podstawy Prawne i Cel Dokumentu
Dokument potwierdzający udział w działaniu ratowniczym jest powszechnie znany wśród strażaków w całej Polsce. Jest on szczegółowo określony przepisami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie szczegółowej organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego. W tym Rozporządzeniu zamieszczony jest również aktualny wzór tego dokumentu (Załącznik nr 11).
Głównym celem tego dokumentu jest wyznaczenie końca kierowania działaniami ratowniczymi, pod warunkiem obecności na miejscu zdarzenia osoby przewidzianej w przepisach, która potwierdza przekazanie. Warto zaznaczyć, że w przypadku wystąpienia osób poszkodowanych, po udzieleniu im pomocy i przejęciu przez służby medyczne, sporządzany jest inny dokument - karta udzielonej Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy. Zasadniczo przekazanie miejsca zdarzenia nie dotyczy osób.
Samo potwierdzenie w tej formie nie ma umiejscowienia w Kodeksie Postępowania Administracyjnego (KPA). Należy jednak pamiętać, że zarządzenia kierującego działaniem ratowniczym (KDR) związane z korzystaniem przez niego z praw opisanych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 lipca 1992 roku w sprawie zakresu i trybu korzystania z praw przez kierującego działaniem ratowniczym, mają moc decyzji administracyjnej z rygorem natychmiastowej wykonalności, zgodnie z KPA. Skorzystanie z tych praw powinno być odnotowane w raporcie KDR, a nawet sporządzone w formie decyzji KDR, opisanej w KPA. Obowiązujące przepisy nie określają jednak wzorów tych dokumentów, jedynie wskazują, że należą one do dokumentacji prowadzonych działań ratowniczych.
Zamieszczenie zarządzeń KDR, podjętych decyzji, zakazów czy zaleceń w potwierdzeniu przekazania miejsca objętego działaniem ratowniczym jest powszechnie stosowanym rozwiązaniem. Ponadto, osoba podpisująca potwierdzenie kwituje zapoznanie się z uwagami, co jest istotne w przypadku niezrealizowania zaleceń przez np. właściciela budynku i w związku z tym wzięcia przez niego odpowiedzialności za takie zachowanie. Korzystanie z praw KDR odbywa się tylko w okolicznościach wystąpienia stanu wyższej konieczności. W praktyce, np. wydanie zakazu użytkowania urządzeń spalinowych do czasu ich sprawdzenia i naprawy w przypadku zatrucia tlenkiem węgla mieszkańców, jest uzasadnione, ponieważ występuje niebezpieczeństwo rzeczywiste, bezpośrednie, skierowane przeciwko dobru prawnie chronionemu (życiu i zdrowiu mieszkańców). Zgodnie z zasadą subsydiarności, poświęcenie jednego dobra w celu ratowania drugiego (życia i zdrowia) jest jedynym wyjściem, a zgodnie z zasadą proporcjonalności dobro ratowane przedstawia wartość większą od poświęcanego.
Kiedy i Komu Przekazujemy Miejsce Zdarzenia?
Miejsce zdarzenia możemy przekazać właścicielowi, zarządcy, użytkownikowi lub przedstawicielowi organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, Policji czy straży gminnej (miejskiej). W przypadku braku właściwej osoby jesteśmy zobowiązani do powiadomienia właściwego miejscowo Stanowiska Kierowania (SK) o braku osoby wymaganej przepisami i możemy odjechać z miejsca zdarzenia.
Oddzielną kwestią jest zabezpieczenie mienia po odjeździe z miejsca zdarzenia. Jeżeli działania dotyczyły tylko poszkodowanego, to po przekazaniu takiej osoby Zespołowi Ratownictwa Medycznego (ZRM) lub innemu podmiotowi wykonującemu zawód medyczny, możemy odjechać z miejsca zdarzenia, po uprzednim poinformowaniu stanowiska kierowania. Jeżeli jednak działania dotyczyły oprócz osób również mienia, zwierząt czy nieruchomości, musimy przekazać miejsce zdarzenia protokołem.
Po zakończeniu działań należy dołożyć wszelkich starań, aby zalecenia zostały zrealizowane, stąd niezwykle istotne jest przekazanie miejsca, zaleceń czy zakazów odpowiedniej osobie. Czasem jednak nie ma możliwości przekazania miejsca zdarzenia właścicielowi lub użytkownikowi danego obiektu, dlatego należy posiłkować się przekazaniem go Policji lub Straży Gminnej (Miejskiej). Zazwyczaj nie ma możliwości dotarcia czy skontaktowania się z innymi użytkownikami, niebędącymi na miejscu zdarzenia. Dyskusyjne jest przekazanie miejsca zdarzenia osobie postronnej, np. sąsiadowi. Powyższe wątpliwości dotyczą zazwyczaj sytuacji, gdy właścicielem jest osoba fizyczna lub osoba prawna.
W przypadku mienia należącego do Skarbu Państwa zasadne jest przekazanie miejsca zdarzenia właściwej miejscowo władzy samorządowej (Burmistrz, Wójt lub jego przedstawiciel) lub organom władzy państwowej. Należy pamiętać, że przekazanie miejsca zdarzenia nie jest wymagane zawsze i wszędzie; prawo zezwala na odstąpienie od tej czynności w przypadku braku osoby uprawnionej. Często jednak ocena sytuacji budzi obawy o dostarczenie zaleceń do właściciela, zarządcy czy użytkowników i wtedy należy wspomóc się innymi służbami. Dla przykładu: podczas pożaru budynku mieszkalnego ZRM zabrał wszystkich mieszkańców do szpitala. Obecna na miejscu Policja czy Straż Gminna zabezpiecza miejsce zdarzenia, ustala innych użytkowników obiektu, rodzinę i powiadamia o sytuacji, która wystąpiła. Kontrowersyjne byłoby odjechanie z miejsca zdarzenia i pozostawienie otwartego budynku.
Zgodnie z aktualnym porozumieniem między Komendantem Głównym PSP i Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad (GDDKiA), podczas działań na drogach pod nadzorem GDDKiA, jesteśmy zobowiązani do sporządzenia odpowiedniego potwierdzenia i wypisania zaleceń, zgodnie z opublikowanymi wytycznymi. Adresatem jest zarządca drogi, przedstawiciel GDDKiA. W przypadku dróg niższej kategorii powinno się przekazać miejsce zarządcy tejże drogi.
Co Powinno Zawierać Potwierdzenie Przekazania?
Potwierdzenie powinno zostać sporządzone wobec terenu, obiektu czy mienia objętego działaniem ratowniczym. Może to być dom, mieszkanie, budynek gospodarczy, jezdnia, pojazd, drzewo, maszyna budowlana, rolnicza, łąka, pole uprawne itp. Można skonsultować się z właściwym Stanowiskiem Kierowania, co jest obiektem działań. Często jest to uregulowane wewnętrznymi przepisami danej komendy wojewódzkiej. Pomocnym dokumentem są Zasady Ewidencjonowania Zdarzeń w SWD PSP, gdzie wyczerpująco objaśniono, co powinno być wskazane jako obiekt działań.
Zalecenia i Uwagi Szczegółowe
Zalecenia czy uwagi zawarte w potwierdzeniu przekazania są często istotne dla bezpieczeństwa użytkowników czy mieszkańców. Należy sformułować najważniejsze zalecenia czy zakazy. KDR nie ma faktycznego wpływu na realizację tych zaleceń, jednak osoba, która podpisuje się pod takimi zaleceniami, bierze na siebie odpowiedzialność, zostaje poinformowana o ewentualnych zagrożeniach i powinna dołożyć wszelkich starań do zrealizowania uwag. Nie jest jednak konieczne formułowanie uwag w każdej sytuacji, w każdym protokole; istotne jest samo przekazanie, które równa się zakończeniu działań ratowniczych.
Dobrą praktyką jest każdorazowe zalecenie dozorowania miejsca zdarzenia, które jest potrzebne w większości sytuacji. W ten sposób wyczula się osobę, która przejmuje miejsce zdarzenia, na wypadek wystąpienia powtórnego zagrożenia lub sytuacji, których nie przewidziano. KDR nie ma możliwości fizycznej kontroli obiektów czy mienia objętego działaniami po ich zakończeniu. Odpowiedzialność tę należy skierować na właściciela czy użytkownika, w wyjątkowych sytuacjach na służby. Dotyczy to zwłaszcza obiektów objętych czynnościami prokuratorskimi, które i tak będą dozorowane przez Policję do czasu zakończenia dochodzenia.
Na przykład, w województwie łódzkim wprowadzono wewnętrzne zalecenia dotyczące zdarzeń, podczas których stwierdzono występowanie tlenku węgla. W tych zaleceniach zawarto zapis, który powinien znaleźć się w potwierdzeniu przekazania, dotyczący wyeliminowania zagrożenia od urządzeń spalinowych, brzmiący: „zakaz użytkowania przewodów i urządzeń spalinowych do czasu przeglądu tych urządzeń przez uprawnione organy”. Jest to zdanie, które wyczerpuje ten temat i można dodać wyjaśnienia, iż najlepiej będzie wezwać kominiarza do przeglądu urządzeń spalinowych, a w razie wystąpienia objawów zatrucia tlenkiem węgla lub zadymienia powiadomić straż pożarną. Warto pamiętać o uprawnieniach, jakie posiada KDR w kwestii wpisywania zakazów do potwierdzenia przekazania.
Przypadek Wypadku Drogowego
Przykładową trudną, ale powszechną sytuacją jest wypadek w ruchu drogowym. Przekazujemy osoby poszkodowane ZRM, drogę zarządcy, a pojazdy właścicielom i Policji. W przypadku zderzenia trzech pojazdów, jeśli wszystkie zostały objęte działaniami, teoretycznie należy sporządzić trzy protokoły. Jednak, gdy na miejscu nie ma właścicieli lub Policja nadal prowadzi swoje czynności, przekazanie Policji wszystkich pojazdów jednym protokołem do czasu zakończenia ich czynności jest właściwe. Jeśli właściciel lub użytkownik pojazdu jest na miejscu i działania były prowadzone na tym pojeździe, to należy go przekazać.
W przypadku drogi, KDR jest zobowiązany powiadomić zarządcę, który powinien przybyć na miejsce zdarzenia. W przypadku dróg wojewódzkich, powiatowych czy gminnych jest to znacząco utrudnione, zwłaszcza po godzinach urzędowania. Po usunięciu zagrożeń chemiczno-ekologicznych z jezdni, działania ratownicze się kończą, a KDR informuje SK o braku zarządcy na miejscu. Dobrą praktyką jest wystosowanie prośby do Policji o kontakt z zarządcą drogi i przekazanie informacji o zdarzeniu, nawet w późniejszym terminie, szczególnie w przypadku uszkodzenia infrastruktury drogowej. W przypadku stwierdzenia niebezpieczeństwa dla użytkowników drogi, należy rozważyć jej zamknięcie, po konsultacji z Policją.
Praktyczne Aspekty i Wyzwania w Dokumentacji OSP
W przypadku gdy na miejscu zdarzenia są wyłącznie jednostki OSP, zadaniem dowódcy z OSP jest zgromadzenie niezbędnych informacji, które posłużą później do przygotowania informacji ze zdarzenia. Zebrane informacje wykorzystywane są między innymi do sporządzenia informacji ze zdarzenia. Nazwa, rodzaj, miejsce zdarzenia, czas trwania, notatka to podstawowe dane identyfikujące akcje. Określenie odpowiedniej nazwy akcji pozwoli w przyszłości na łatwe odnalezienie i sprawdzenie szczegółów zdarzenia. Rodzaj akcji będzie przydatny w różnego rodzaju raportach i zestawieniach. Czas trwania posłuży do wyliczenia należnego ekwiwalentu. Odpowiednio określona lokalizacja zdarzenia jednoznacznie wskaże, gdzie dana akcja miała miejsce. Warto rozważyć zapisanie współrzędnych geograficznych, dzięki którym w przyszłości będzie można przygotować zobrazowanie na mapie. Notatka z akcji to miejsce, w którym można uwzględnić opis przebiegu działań.
Dokumentowanie Udziału Strażaków
Żadna akcja nie mogłaby się odbyć bez strażaków. Oprócz imienia i nazwiska dobrym pomysłem jest określenie funkcji, jaką pełnił strażak. Lista uczestników akcji będzie niezbędna podczas przygotowywania wniosku o ekwiwalent. Wiele jednostek przygotowuje okresowe zestawienia (miesięczne, kwartalne) zawierające informacje o uczestnictwie poszczególnych strażaków w akcjach. Zestawienie takie zawiera zazwyczaj informację o liczbie akcji oraz czasie udziału. W papierowych raportach z akcji, które można jeszcze dzisiaj spotkać w wielu jednostkach, znajduje się tabela zatytułowana „Przybyli na alarm”. Ważne jest, aby dokumentować obecność wszystkich strażaków, którzy przybyli na alarm, nawet jeśli nie wszyscy mogli uczestniczyć w akcji.
Jednym z wyzwań, z jakimi mierzą się jednostki OSP, jest potrzeba uzyskania zaświadczenia o udziale w akcji dla strażaka do pracy, w którym będzie napisane, że brał udział w akcji w określonych godzinach, co uniemożliwiło mu dotarcie do pracy na czas. W praktyce, MSK może wystawić takie zaświadczenie lub naczelnik OSP może je wystawić, a MSK podbije pieczątką, potwierdzając zgodność z ewidencją zdarzeń. Niestety, często brakuje jednolitych wzorów takich dokumentów, a procedury ich wydawania bywają skomplikowane ze względu na specyfikę ewidencji w różnych jednostkach i na różnych poziomach (MSK, gmina).
Ważne jest, aby na bieżąco dokumentować, kto i kiedy brał udział w działaniach. W niektórych jednostkach każdy strażak ma swoją kartę, gdzie wpisywany jest numer zdarzenia, czas itd. Zgodnie z rozporządzeniem KSRG, Załącznik nr 11 stanowi wzór potwierdzenia udziału w działaniach ratowniczych, który dotyczy zarówno strażaków PSP, jak i OSP. Udział w działaniu ratowniczym danego ratownika potwierdza KDR. Niestety, w praktyce często zdarza się, że dyspozytorzy MSK/PSK nie zbierają na bieżąco pełnych list uczestników, a jedynie dane dowódcy, co utrudnia późniejsze generowanie indywidualnych zaświadczeń.
Ewidencja Sprzętu i Środków
Jeżeli podczas działań używano specjalistycznego sprzętu, warto zanotować taką informację. Oprócz informacji o rodzaju sprzętu, dobrym pomysłem jest dopisanie strażaka, który go używał. Podczas używania sprzętu spalinowego, podobnie jak w pojazdach, zaleca się uwzględnienie czasu pracy. Podczas prowadzenia działań oprócz paliwa zużywane są również inne środki. W przypadku pożaru może to być woda lub środek pianotwórczy, a podczas wypadku sorbent.
Rodzaje prowadzonych działań ratowniczych, takie jak podawanie środków gaśniczych w natarciu, prace rozbiórkowe konstrukcji budowlanych, tamowanie krwotoków zewnętrznych i opatrywanie ran, to tylko trzy z ponad 40 rodzajów, które można znaleźć we wzorze informacji ze zdarzenia. Informacje o prowadzonych działaniach są niezbędne dla Stanowiska Kierowania, ale również w przypadku jednostek OSP warto przechowywać takie dane. Często zdarza się, że na akcji nie działa się samemu. Zapisanie informacji o wszystkich służbach będących na miejscu nie jest konieczne, ale bywa wykorzystywane np. przy publikowaniu informacji w mediach społecznościowych.
Narzędzia Wspierające Dokumentację w OSP
Jeżeli podczas akcji pojawi się potrzeba zanotowania jakiejś informacji, najwygodniejszą formą może być papierowy notes, tablet lub telefon. Sytuacja wygląda inaczej po zakończeniu działań, po powrocie do remizy. Jeżeli jednostka zdecyduje się na papierowe dokumentowanie akcji, warto mieć przygotowany szablon, który będzie wypełniany. W szablonie można określić istotne dla jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie pominie się niektóre z informacji, które chce się gromadzić, a po dłuższym czasie może być trudno je uzupełnić.
Cyfrowe Rozwiązania dla OSP
W przypadku dokumentacji elektronicznej dostępnych jest więcej możliwości. Można wspomagać się programami, z których korzysta się na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na ich podstawie przygotować potrzebne zestawienia. Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Niektóre z nich, np. Strażak.Online, pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków, można szybko i wygodnie zacząć działać. Należy pamiętać, że korzystając z aplikacji, nie trzeba rezygnować z formy papierowej.
OSpanel.pl i Moduł "Potwierdzenia"
OSpanel.pl to nowoczesne narzędzie stworzone z myślą o wsparciu pracy strażaków-ochotników, ułatwiające zarówno bieżące planowanie, jak i archiwizowanie istotnych dokumentów. Jednym z najważniejszych elementów tego rozwiązania jest moduł „Potwierdzenia”.
Moduł „Potwierdzenia” umożliwia sprawne zarządzanie potwierdzeniami udziału strażaków w działaniach ratowniczo-gaśniczych, ćwiczeniach, szkoleniach i innych aktywnościach jednostki. Dzięki przejrzystemu interfejsowi i intuicyjnemu systemowi obsługi, dowódcy lub osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji mogą łatwo:
- Weryfikować obecność członków załogi - sprawdzić, kto faktycznie brał udział w danym zdarzeniu czy szkoleniu, a następnie zarejestrować tę informację w systemie.
- Generować i archiwizować potwierdzenia - zaledwie kilkoma kliknięciami stworzyć gotowy do wydruku dokument PDF, który może zostać podpisany przez dowódcę zastępu. Taki dokument może stanowić formalne potwierdzenie udziału poszczególnych ratowników w konkretnym zdarzeniu.
- Zachować pełną spójność dokumentacji - wszystkie potwierdzenia są gromadzone w jednym, bezpiecznym miejscu, co ułatwia późniejszy dostęp, analizę danych oraz przygotowywanie raportów dla zwierzchnich jednostek lub organów kontrolnych.
Rozwój systemu przewiduje wzbogacenie modułu „Potwierdzenia” o możliwość generowania pełnego meldunku z miejsca zdarzenia do Powiatowego lub Miejskiego Stanowiska Kierowania (PSK/MSK). Planowana rozbudowa systemu pozwoli na wykorzystanie tych narzędzi w trakcie dojazdu do zdarzenia. W ten sposób dowódcy zastępów będą mogli tworzyć i wysyłać niezbędną dokumentację na bieżąco, bez konieczności czekania na zakończenie działań. Przyczyni się to do skrócenia czasu reakcji, usprawnienia obiegu informacji oraz usprawnienia procesów zarządzania dokumentacją operacyjną.
Znaczenie Prawidłowej Dokumentacji
Gromadzenie danych służy przygotowywaniu raportów, zestawień oraz wniosków. Podstawowym przykładem wniosku przygotowywanego na bazie informacji z akcji jest wniosek o ekwiwalent. Wielu strażaków OSP przeznacza środki z ekwiwalentu na rzecz jednostki, co nie zmienia faktu, że i tak jednostka musi przygotować odpowiedni dokument i złożyć go do urzędu. Wzór oraz częstotliwość jego składania zależy od ustaleń pomiędzy urzędem a OSP. Niektóre jednostki składają wniosek po każdej akcji, inne przygotowują zbiorczy wniosek. W przypadku, gdy przygotowywanie wniosku o ekwiwalent zabiera zbyt dużo czasu, pomocne może być skorzystanie z programu takiego jak Strażak.Online.
Dane dotyczące akcji mogą być także przydatne podczas sporządzania wniosków o dofinansowania i sprawozdań. Potrzebne dane to np. liczba akcji w określonych latach, średnia liczba akcji za okres lub liczba uczestników w akcjach w roku sprawozdawczym. Aby móc w każdej chwili odpowiedzieć na pytania takie jak: "W ilu akcjach w tym roku brała udział jednostka?", "Jakiego rodzaju były to akcje?", "Kiedy była ostatnia?", "Jaki jest średni czas wyjazdu?", wygodnie jest prowadzić ewidencję przy wykorzystaniu odpowiedniego programu komputerowego.
Staranność przy wypełnianiu dokumentacji może pomóc osobom, które wezwały pomoc, ale także samej jednostce na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji. Należy pamiętać, że dokumentacja jest przechowywana przez długi czas na wypadek ewentualnego dochodzenia czy spraw sądowych. Po dłuższym czasie dokumentacja zazwyczaj jest jedynym argumentem kierującego działaniem ratowniczym, ponieważ ludzka pamięć jest zawodna i po kilku latach mogą wystąpić trudności z odtworzeniem całej sytuacji. Zdarzały się w Polsce przypadki analizowania zdarzeń przez sądy po kilku latach od ich wystąpienia, co znacząco utrudnia składanie szczegółowych wyjaśnień. Wartym uwagi dokumentem dla Kierującego Działaniami Ratowniczymi jest z pewnością dokument „Zasady ewidencjonowania zdarzeń w systemie wspomagania decyzji PSP”, w którym przedstawiono szczegółowe zasady sporządzania informacji ze zdarzenia.
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Im więcej danych będzie gromadzonych, tym więcej można dowiedzieć się o kondycji jednostki.
tags: #potwierdzenie #udzialu #w #zdarzeniu #osp