W strukturach Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) kluczową rolę odgrywa skarbnik, którego funkcja jest niezwykle odpowiedzialna i dotyczy zarządzania finansami jednostki.
Obowiązki i odpowiedzialność skarbnika
Skarbnik, jako członek zarządu, odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej OSP. Jego zadania wyznacza działalność jednostki, w tym posiadanie własnych dochodów poza składkami członkowskimi i sposób ich gospodarowania.
Podstawa prawna i zakres odpowiedzialności
Odpowiedzialność skarbnika wynika bezpośrednio z przepisów:
- Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
- Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.
Nawet jeśli prowadzenie księgowości zostało powierzone zewnętrznej księgowej, za jej pracę nadal odpowiada skarbnik. Odpowiedzialność tę dzieli z prezesem, jednak nie umniejsza to jego własnych obowiązków.
Skarbnik odpowiada także za:
- Prawidłowość wszystkich rozliczeń OSP.
- Ewidencję zgodną z obowiązującymi przepisami.
- Właściwe przechowywanie dokumentów finansowych OSP i ich archiwizację.
Szczególną uwagę należy zwrócić na ochronę danych osobowych zawartych w dokumentach finansowych. Dokumenty te powinny być przechowywane w warunkach gwarantujących bezpieczeństwo i niedostępność dla osób niepowołanych. Zaleca się, aby dokumenty finansowe nie były wynoszone poza teren OSP, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to konieczne dla księgowej, która również podlega przepisom o ochronie danych.
Prawo podpisu i zaangażowanie
Niezbywalnym prawem i obowiązkiem skarbnika jest prawo podpisu na dokumentach finansowych. Bez jego podpisu dokumenty te nie mają mocy prawnej. Zgodnie z § 44 wzorcowego statutu OSP, umowy, akty, pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik.
Pełnienie funkcji skarbnika wymaga nie tylko znajomości stale zmieniającego się prawa i zasad sprawozdawczości, ale także dużego zaangażowania osobistego i czasowego. Osoby bez odpowiedniej wiedzy, nawet z dobrymi chęciami, nie powinny podejmować się tej funkcji.
Gospodarka finansowa OSP a rola skarbnika
Zarząd OSP w pełnym składzie decyduje o sprawach finansowych, jednak materiały potrzebne do podejmowania tych decyzji przygotowuje skarbnik. On również, wraz z prezesem, odpowiada za prawidłową, bieżącą gospodarkę środkami finansowymi.
Obieg dokumentów i ich opis
Przez ręce skarbnika powinny przechodzić wszystkie dokumenty finansowe, takie jak faktury i rachunki. Bardzo korzystne jest opisywanie tych dokumentów na odwrocie, wskazując cel wydatku, osobę dokonującą wydatku oraz ewentualnie osobę, na czyje polecenie został on poczyniony. Skarbnik powinien również parafować przyjęcie dokumentu do odpowiedniego rejestru.
Poszukiwanie dodatkowych środków
Skarbnik jest osobą najlepiej predysponowaną do wyszukiwania sposobów zwiększenia wpływów do kasy OSP. Powinien śledzić możliwości uzyskiwania rozmaitych darowizn, dotacji i innych dochodów. Współpracując z zarządem, aktywnie dąży do pozyskiwania środków finansowych niezbędnych do utrzymania i rozwoju działalności OSP.
Przechowywanie środków pieniężnych
Skarbnik odpowiada za właściwe przechowywanie środków pieniężnych. Najbezpieczniejsze jest korzystanie z obrotu bezgotówkowego i przechowywanie gotówki w banku. Jednakże, w sytuacjach gdy płatność gotówką jest wymagana (np. przy zakupie sprzętu ratowniczego), w kasie podręcznej powinien znajdować się pewien zapas gotówki. Skarbnik musi dbać o bezpieczne przechowywanie tych środków, na przykład w sejfie lub stabilnie zamocowanej kasecie, do której klucz posiada wyłącznie on. Zaleca się, aby zarząd podjął uchwałę określającą górną granicę środków, które można przechowywać w kasie podręcznej.
Unikanie ryzykownych inwestycji
Jako strażnik finansów OSP, skarbnik powinien być odporny na pokusy szybkiego pomnażania zasobów poprzez lokowanie środków na podejrzanie wysoko oprocentowanych kontach. W przypadku niepowodzenia takiej inwestycji, trudno będzie wytłumaczyć członkom stowarzyszenia, że działał w dobrej wierze.
Planowanie finansowe i sprawozdawczość
Do obowiązków skarbnika należy opracowanie rocznego planu finansowego OSP, niezależnie od wielkości obrotów finansowych. Publiczne pieniądze muszą pochodzić z legalnych źródeł i być wydawane w legalny sposób.
Sprawozdanie z wykonania planu
Po zakończeniu okresu finansowego skarbnik sporządza sprawozdanie z wykonania planu. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. nakazuje, aby sprawozdanie finansowe, po jego zatwierdzeniu przez walne zebranie członków, było dołączone do rocznego zeznania podatkowego (CIT-8), które OSP jako płatnik tego podatku powinno złożyć w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od daty walnego zebrania.
Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej
Ponieważ skarbnik zazwyczaj prowadzi bezpośrednią obsługę kasową, wymagane jest, aby złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Sugeruje się, aby takie oświadczenia składali wszyscy członkowie zarządu, co podkreśla ich zbiorową odpowiedzialność za powierzony majątek OSP.
Obsługa kasowa i składki członkowskie
Pełniąc obsługę kasową, skarbnik proponuje zarządowi wysokość rocznej składki członkowskiej, która jest następnie zatwierdzana na walnym zebraniu. Przyjmuje również wpłaty tych składek i prowadzi rejestr członków z zaznaczeniem aktualności wniesienia składek.
Zaleganie z wpłacaniem składek skutkuje zawieszeniem, a następnie utratą praw członkowskich w OSP. Zazwyczaj tylko członkowie z aktualnie opłaconymi składkami mają prawo głosu na walnym zebraniu. Zarząd może podjąć decyzję o skreśleniu z listy członków w przypadku zaległości większej niż rok.
Składki na rzecz Związku OSP RP
Jeśli OSP jest członkiem Związku OSP RP, skarbnik ma dodatkowy obowiązek opłacania zbiorowej składki członkowskiej OSP na rzecz Związku. Wysokość tej składki powinna być określona przez Zarząd Oddziału Gminnego (lub równorzędnego) Związku OSP RP.
Jak zostać księgowym w 6min??Sprawdźcie koniecznie 👇
Podsumowanie roli skarbnika
Rola skarbnika w OSP jest wielowymiarowa i wykracza poza proste zliczanie wpływów i wydawanie pieniędzy na polecenie zarządu. Skarbnik musi na bieżąco prowadzić księgowość zgodną z wymogami prawa, odprowadzać należne podatki, wskazywać na możliwe źródła dochodów i ograniczenia wydatków, a także planować strategię finansową stowarzyszenia w celu zapewnienia możliwości jego działania i rozwoju.
Jeśli OSP posiada dobrego skarbnika, który rzetelnie wywiązuje się ze swoich obowiązków i skutecznie pokonuje trudności finansowe, należy o niego dbać i doceniać jego pracę.
tags: #sprawozdanie #finansowe #skarbnika #osp