Pytanie, czy Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) mogą uczestniczyć w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych, jest często zadawane. Odpowiedź brzmi: tak, OSP mają taką możliwość. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, która kwalifikuje je jako podmioty uprawnione do prowadzenia działalności w sferze pożytku publicznego.
Podstawy prawne i cel konkursów ofert
Otwarte konkursy ofert są mechanizmem określonym przez ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Ich celem jest umożliwienie organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom działającym w sferze pożytku publicznego, takim jak OSP, realizacji zadań publicznych na rzecz mieszkańców. Konkursy te są ogłaszane przez organy administracji publicznej, na przykład Zarządy Powiatów, działające na podstawie ustawy o samorządzie powiatowym oraz wspomnianej ustawy o działalności pożytku publicznego.
Podstawą do ogłoszenia konkursu jest uchwalony przez radę gminy, powiatu lub sejmik wojewódzki program współpracy z organizacjami pozarządowymi. Ogłoszenie konkursu wymaga także zabezpieczenia stosownych środków w budżecie jednostki samorządu terytorialnego. Ustawa zachęca samorządy do wczesnego ogłaszania konkursów, co może nastąpić już na podstawie projektu uchwały budżetowej, co pozwala na szybsze rozpoczęcie procedur po przyjęciu programu współpracy.
Procedura ogłaszania i przebieg konkursu
Ogłoszenie otwartego konkursu ofert jest odpowiednikiem specyfikacji istotnych warunków zamówienia i musi precyzyjnie określać zarówno przedmiot konkursu, jak i procedurę jego przeprowadzenia. Musi być ono zamieszczone co najmniej w trzech formach, na co najmniej 21 dni przed terminem składania ofert:
- na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP),
- na tablicy ogłoszeń w siedzibie organu administracji ogłaszającego konkurs,
- na stronie internetowej organu administracji ogłaszającego konkurs.
Ogłoszenie może być również opublikowane w prasie.
Wymogi ogłoszenia konkursowego
W ogłoszeniu o konkursie muszą znaleźć się konkretne informacje, takie jak:
- Rodzaj zadania - może być określony szeroko (np. "szkolenie sportowe dla dzieci i młodzieży") lub wąsko (np. "warsztaty z zakresu udzielania pierwszej pomocy"). Często promowane są projekty innowacyjne i kreatywne.
- Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania, która musi mieć pokrycie w budżecie.
- Zasady przyznawania dotacji - określa się, czy konkurs może wygrać jedna, czy więcej organizacji, a także ewentualne ograniczenia dotyczące przeznaczenia dotacji (np. zakaz finansowania działalności politycznej czy religijnej, zakaz wydatkowania środków na zakup nieruchomości).
- Terminy i warunki realizacji zadania - precyzyjne określenie terminu oraz szczegółowych warunków wykonania, np. zadanie musi być zrealizowane wyłącznie na rzecz mieszkańców danego powiatu w określonym przedziale czasowym.
- Termin składania ofert - należy doprecyzować, jak będą traktowane wnioski wysłane pocztą (data wpływu czy stempla pocztowego). Oferty złożone po terminie lub zawierające braki formalne nie będą rozpatrywane.
- Tryb i kryteria stosowane przy wyborze oferty oraz termin dokonania wyboru. Kryteria te są kluczowe dla organizacji przygotowujących oferty.
- Informacja o zrealizowanych zadaniach tego samego rodzaju w roku ogłoszenia konkursu i roku poprzedzającym, wraz z wysokością dotacji.
Składanie ofert
Oferty muszą być złożone na właściwym wzorze i zawierać szczegółowy opis, kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania, z uwzględnieniem wysokości dotacji, która nie może przekroczyć 90 proc. wartości finansowej całego zadania. Pozostałe 10 proc. to wkład własny. Wymagany jest wkład finansowy lub zamiennie wkład osobowy, np. świadczenia wolontariuszy, stanowiący co najmniej 10 proc. wartości całego zadania. Oferty z wkładem finansowym są często premiowane wyżej. Niekiedy ogłoszeniodawca rezygnuje z możliwości wprowadzania oszacowanej wartości wkładu rzeczowego do kalkulacji.
W ofercie powinien znaleźć się również szczegółowy opis, w jaki sposób zadanie zostanie zrealizowane z uwzględnieniem zapisów ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Dokumentacja realizacji zadania, np. w formie zdjęć, jest często wymagana.
Ocena ofert
Po wpłynięciu ofert następuje ich ocena, która składa się z dwóch etapów:
Ocena formalna
Obejmuje sprawdzenie terminowości złożenia oferty, kompletności wymaganych załączników, złożenia na właściwym formularzu, poprawności rachunkowej i kompletności wypełnienia tabel kosztorysowych, a także zgodności oferty z wymogami ogłoszenia.
Ocena merytoryczna i komisja konkursowa
Oceny merytorycznej dokonuje komisja konkursowa powołana przez organ administracji publicznej. W jej skład wchodzą przedstawiciele organu wykonawczego (urzędnicy) oraz osoby wskazane przez organizacje pozarządowe. Kluczowe jest zapewnienie bezstronności, dlatego w komisji nie mogą zasiadać przedstawiciele organizacji biorących udział w danym konkursie, ani urzędnicy z nimi związani. Komisja ocenia:
- możliwość realizacji zadania publicznego,
- proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób zaangażowanych,
- planowany przez organizację wkład własny (finansowy lub osobowy),
- analizę i ocenę realizacji zadań publicznych zleconych danej organizacji w latach poprzednich.
Jak działa dystrybucja filmowa – wyjaśnienie dystrybutorów filmowych [Etapy tworzenia filmu, odcinek 6]
Komisja sporządza ranking złożonych ofert lub rekomendacje dotyczące zlecenia zadania i udzielenia dotacji. Może również zaproponować zmniejszenie wnioskowanej dotacji, jeśli uzna, że nie wszystkie pozycje budżetu są uzasadnione. Opinia komisji w formie protokołu jest jawna. Na podstawie jej rekomendacji organ przyznający dotację podejmuje decyzję w formie zarządzenia lub uchwały, powiadamiając organizację na piśmie o przyznaniu lub odmowie przyznania dotacji.
Kto może wziąć udział w konkursie ofert?
W otwartym konkursie ofert, ogłoszonym zgodnie z Ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, mogą brać udział:
- stowarzyszenia,
- fundacje,
- organizacje kościelne,
- spółdzielnie socjalne,
- inne podmioty prowadzące działalność w sferze pożytku publicznego, do których zalicza się również Ochotnicze Straże Pożarne (OSP).
Warunkiem udziału jest posiadanie osobowości prawnej lub ułomnej osobowości prawnej. Zadania mogą być wykonywane wyłącznie w ramach działalności nieodpłatnej lub odpłatnej, co oznacza, że podmiot musi prowadzić działalność pożytku publicznego.
Wymogi wobec organizacji i wspólne oferty
Organ administracji może wprowadzić dodatkowe wymogi dotyczące organizacji ubiegających się o dotację, najczęściej związane z udokumentowanym doświadczeniem lub kwalifikacjami do realizacji określonych zadań.
Ustawa przewiduje również możliwość, że dwie lub więcej organizacji pozarządowych lub podmiotów uprawnionych (w tym OSP) mogą złożyć wspólną ofertę. Jeśli taka oferta uzyska dofinansowanie, organizacje muszą zawrzeć ze sobą umowę określającą zadania i obowiązki każdej z nich podczas realizacji zadania publicznego.