Sprawozdanie z Działalności Ochotniczej Straży Pożarnej

Sprawozdanie z działalności Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) to kluczowy dokument podsumowujący roczne działania jednostki. Stanowi ono podstawę do oceny efektywności pracy zarządu, pozyskiwania środków oraz transparentności funkcjonowania organizacji. Poniższa artykuł przedstawia kompleksowy przegląd elementów składowych takiego sprawozdania, uwzględniając zarówno konkretny przykład działalności, jak i ogólne wymogi prawne i administracyjne.

Działalność Ochotniczej Straży Pożarnej w Brzezinach w Roku Sprawozdawczym

Poniżej przedstawiono przykład sprawozdania z działalności Ochotniczej Straży Pożarnej w Brzezinach, które obrazuje różnorodne aspekty funkcjonowania jednostki.

Skład Zarządu OSP Brzeziny

Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej w Brzezinach w roku sprawozdawczym działał w następującym składzie:

• Prezes - dh Marcin Białobrzeski
• Wiceprezes - dh Roman Wargoś
• Wiceprezes - Naczelnik - dh Krzysztof Jastrzębowski
• Z-ca Naczelnika - dh Kamil Wiaderek
• Skarbnik - dh Kamil Hamerszmidt
• Sekretarz - dh Krzysztof Stempniewski
• Gospodarz - dh Sławomir Młotkowski
• Kronikarz - dh Urszula Bartyzel

W roku sprawozdawczym na wieczną służbę odszedł także Członek Honorowy OSP Brzeziny.

Posiedzenia Zarządu

Zarząd OSP w Brzezinach odbył 8 posiedzeń protokołowanych i 3 posiedzenia nieprotokołowane. Przedmiotem posiedzeń były sprawy operacyjne, finansowe, gospodarcze, szkoleniowe oraz działalność kulturalna i sportowa.

Wsparcie i Pozyskiwanie Środków

OSP Brzeziny nie mogłaby funkcjonować bez wsparcia Rady Miasta Brzeziny i Urzędu Miasta w Brzezinach. Rozliczenie finansowe jest zawarte w odrębnym sprawozdaniu finansowym. Jednostka otrzymała dotację na utrzymanie gotowości bojowej przekazaną przez Miasto Brzeziny w kwocie 80 000,00 złotych. Główne składniki kosztów to: zakup materiałów i wyposażenia, zakup energii i paliw, ubezpieczenia, kursy specjalistyczne oraz specjalistyczne serwisy sprzętu ratowniczego, a także konserwacja sprzętu. Dodatkowo, na prowadzenie Orkiestry Dętej przeznaczono 30 000,00 zł.

W roku 2020, dzięki zaangażowaniu Miasta Brzeziny, w szczególności Pani Burmistrz Ilony Skipor, jednostka wzbogaciła się o fabrycznie nowy samochód ratowniczo-gaśniczy GCBA 7/52 Scania wraz ze sprzętem.

W roku 2020 jednostka otrzymała również dotację w kwocie 5 000 zł z fundacji „Pepcolandia”, dzięki której OSP Brzeziny zorganizowała po raz pierwszy w Polsce zawody MINI FireFighter Combat Challenge Brzeziny 2k20. Z dotacji KSRG w kwocie 30 000 zł została wyremontowana ściana budynku od strony południowej, która uległa zniszczeniu podczas pożaru w 2019 roku. Z fundacji Orlen jednostka wzbogaciła się o 4 komplety Środków Ochrony Indywidualnej.

Działalność Operacyjna, Prewencyjna i Edukacyjna

W ramach działalności prewencyjnej odbyto pogadanki dla druhów OSP o tematyce pożarniczej, które prowadził naczelnik dh Krzysztof Jastrzębowski. Jednostka OSP przeprowadziła również pokazy strażackie z elementami zabawy dla wszystkich przedszkoli z miasta, uwzględniając każdą grupę wiekową.

Ochotnicza Straż Pożarna prowadzi „Akademię Młodego Strażaka”, której uczestnikami są dzieci oraz młodzież w wieku od 5 do 14 lat - członkowie DDP i MDP. Na zajęciach prowadzonych przez dh Daniela Strumiana oraz dh Marcina Białobrzeskiego poruszane są elementy pierwszej pomocy, bezpieczeństwa i ochrony przeciwpopożarowej. Tematy zajęć dostosowane są do wieku uczestników i przedstawiane w formie zabaw w przyjaznej atmosferze.

W szeregach OSP Brzeziny jest 8 czynnych funkcjonariuszy Państwowej Straży Pożarnej oraz dwóch wykwalifikowanych Ratowników Medycznych.

Najczęściej w akcjach udział brali druhowie:

• Sławomir Młotkowski (101 zdarzeń)
• Marcin Białobrzeski (71 zdarzeń)
• Patryk Śniady (70 zdarzeń)
• Wojciech Młotkowski (68 zdarzeń)
• Daria Wójcik (65 zdarzeń)

Orkiestra Dęta OSP Brzeziny

OSP Brzeziny prowadzi sekcję Orkiestry Dętej, która od 2012 roku współpracuje z orkiestrą Gminnego Centrum Kultury, Sportu, Turystyki i Rekreacji z Dzierżąznej. Współpraca polega na wspólnych występach i koncertach. Obie orkiestry prowadzi kapelmistrz Radosław Szymczyk. Próby orkiestry odbywają się raz w tygodniu po 2 godziny. W roku sprawozdawczym, z uwagi na pandemię, orkiestra wystąpiła tylko 4 razy. Cieszy fakt, że w roku minionym przybyło 4 adeptów do nauki gry na instrumentach, którzy niebawem zasilą szeregi orkiestry.

Niezrealizowane Uchwały

Zarząd OSP w Brzezinach nie zrealizował Uchwały nr 3 Walnego Zebrania Członków OSP Brzeziny z dnia 20.06.2020 r., co podkreśla znaczenie dbałości o przestrzeganie statutu i uchwał organizacji.

Kluczowe Aspekty Prawne i Administracyjne Działalności OSP

Prawidłowe funkcjonowanie Ochotniczej Straży Pożarnej wymaga spełnienia szeregu obowiązków prawnych i administracyjnych.

Statut OSP i Zmiany w Rejestrach

Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem zarządu jest dbałość o działanie OSP w oparciu o statut. Jeśli planowany rozwój organizacji nie mieści się już w założonych w nim ramach (dodatkowe cele, formy działalności, zmiany reprezentacji, możliwość wynagradzania członków zarządu, status OPP, źródła przychodów itp.), zarząd dąży do wprowadzenia takich zmian, by organizacja mogła pracować efektywnie i zgodnie ze swymi możliwościami.

Zgodność Statutu z Ustawą

Zarząd dba, by statut OSP był zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach. Jeżeli w organizacji mają zajść zmiany obejmujące zapisy zawarte w statucie, musi on być zaktualizowany i w nowej wersji zatwierdzony przez Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), obowiązując dopiero od momentu zatwierdzenia przez sąd.

Zarząd inicjuje tylko takie działania, których zakres jest opisany w statucie. Jeśli widzi możliwość rozszerzenia zakresu działalności, zwraca się do walnego zebrania, proponując projekt statutu uwzględniający korzystne dla OSP zmiany. Planując rozszerzenie zakresu działalności statutowej i formułując nowe cele, najlepiej odnieść się do zapisów art. 4 ust. Ustawy. Należy wybrać te obszary, które odpowiadają możliwościom organizacji i potrzebom środowiska, w którym działa (np. działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym albo na rzecz rozwoju przedsiębiorczości na wsi). Podobnie należy dostosować zapisy statutu, gdy nie przewiduje on wszystkich możliwych źródeł przychodów, np. nawiązek sądowych, albo nowych rodzajów działalności (odpłatnej lub gospodarczej), a pojawia się pomysł na ich rozwinięcie.

Zgłaszanie Zmian do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)

Zarząd OSP musi pamiętać, iż na zgłoszenie informacji do KRS ma siedem dni od zaistniałej zmiany (od daty uchwały o zmianie w składzie organów lub zmianie statutu). Jeśli sąd przesyła postanowienie o wniesieniu poprawek, określa w nim termin złożenia nowych dokumentów, którego również należy się trzymać.

Zgłoszeniom do KRS podlegają wszystkie zmiany dotyczące informacji ujawnianych w rejestrze, także tych, które nie wymagają zmian w statucie, jak np. adres siedziby. Zmiany informacji ujawnionych w KRS wymagają wypełnienia wniosku KRS-Z20, a jeśli zmiana wymaga także załącznika (np. KRS-ZK dotyczącego zmian w organach, KRS-W-OPP do zgłoszenia zakresu działalności pożytku publicznego itp.), to składane są także te załączniki. Do tego załącza się dokumenty potwierdzające zmiany (protokoły, listy, uchwały, ew. rezygnacje, oświadczenia itp.) - wszystkie w oryginale.

Zarządzanie Finansami i Sprawozdawczość Finansowa

Prawidłowe zarządzanie finansami i spełnianie obowiązków sprawozdawczych to filar stabilnego funkcjonowania OSP.

Prawidłowe Prowadzenie Księgowości

Najlepiej, gdy większość operacji finansowych odbywa się poprzez rachunek bankowy, nie tylko te dotyczące dotacji. Jeśli zarząd zakłada operowanie gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne raporty kasowe, chociaż w małych OSP wystarczy jedna karta raportu na cały rok, najczęściej i tak obejmuje ledwie kilka-kilkanaście pozycji) i na każdą operację mieć dowód księgowy.

Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych; faktury i rachunki zatwierdzają na odwrocie podpisem wskazane w nim osoby (zwykle pod względem rachunkowym zatwierdza je skarbnik, merytorycznym osoba z zarządu odpowiadająca za zadanie, do wypłaty: prezes, a potwierdza dokonanie zapłaty osoba, która dokonywała przelewu lub wypłaty). Dokumenty są układane w chronologii, z podziałem na bank i kasę. Takie opisy są szczególnie ważne dla księgowego, który nie powinien domyślać się, czy dany koszt jest prawidłowo zrealizowany, tzn. czy jest kosztem statutowym. Trzeba pamiętać, że koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej powinien być opodatkowany.

Wydatkowując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia (i uwzględniać je w opisie faktury). Pieniądze z dotacji są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku, na które donator wyraził zgodę. Ściśle określone jest także wydatkowanie środków ze zbiórek publicznych, których cel podajemy w zgłoszeniu, albo z odpisów 1% podatku - zgodnie z zakresem OPP i ew. wskazanym przez podatnika celem.

Pieniądze ze składek można w OSP wydatkować z większą dowolnością, np. przygotować poczęstunek na walne zebranie członków. Środki z darowizn również muszą być wydane wyłącznie na cele statutowe. Nawet jeśli darczyńca przekazuje pieniądze bez wskazania celu, to chodzi mu z pewnością o statutowe cele OSP, np. pomoc w zakupie sprzętu czy wyszkoleniu MDP.

Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn (ile pieniędzy w danym roku weszło z darowizn, a ile wydano), nie tylko tych, których cel został przez darczyńcę określony. Jeśli już został określony, dobrze byłoby przedstawić mu rozliczenie wydatku, co zapewnia dobry odbiór w środowisku i potwierdza, że organizacji warto przekazywać pieniądze.

Obowiązki Sprawozdawcze

Wszystkie organizacje, bez względu na wielkość obrotów danego roku (także te, które prowadzą uproszczoną rachunkowość i nawet jeśli nie miały żadnych przychodów i kosztów), mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rokrocznie CIT-8 (do 31 marca). Jest to zeznanie podatkowe o przychodach i kosztach poprzedniego roku podatkowego. W wersji papierowej mogą je składać organizacje, które miały wszystkie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych i nie składały za dany rok podatkowy żadnego PIT.

Jeśli OSP prowadzi pełną księgowość, sporządzenie CIT-8 poprzedzone jest przygotowaniem sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217) na wzorze według załącznika nr 6 do tej ustawy. W US często informują, że jeśli OSP nie prowadzi działalności gospodarczej i wszystkie środki przeznacza na działalność statutową, wystarczy zwykłe sprawozdanie finansowe.

OSP jako organizacja związkowa zobowiązana jest do składania sprawozdań i raportów OSP, których wzory zamieszczone są zawsze na początku roku na stronie Związku (www.zosprp.pl) w zakładce „kampania sprawozdawczo-wyborcza”.

Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych) z podaniem terminu granicznego. Zgodnie z przepisami ustawy o statystyce publicznej mają obowiązek złożenia sprawozdania.

Jeśli OSP planuje zbiórkę publiczną, zgłasza ją na portalu www.zbiorki.gov.pl (zgłoszenie elektroniczne z użyciem podpisu zaufanego lub możliwe jest pobranie formularzy do wypełnienia i przesłania w wersji papierowej). Portal służy do kontrolowania terminów składania sprawozdań z przebiegu zbiórki publicznej, a następnie sprawozdań z wydatkowania środków ze zbiórki.

Ważnym obowiązkiem jest terminowe składanie sprawozdań z wydatkowania dotacji. Sprawozdanie, złożone w terminie określonym umową dotacji (dla projektów realizowanych ze środków publicznych jest to zwykle 30 dni od terminu zakończenia realizacji zadania), musi odpowiadać na pytanie, czy osiągnięto założone we wniosku wskaźniki i rezultaty. W razie kontroli organizacja musi posiadać dokumentację zadania, która potwierdzi jego prawidłową realizację: np. dowody księgowe, listy, umowy, deklaracje udziału, zdjęcia zakupionych materiałów, ewidencję sprzętu, dokumentację promocji i inne przewidziane w złożonym wniosku o dotację. Jeśli kwota dotacji nie została wydatkowana w całości, należy trzymać się określonych w umowie terminów wyznaczonych na zwrot pozostałych środków. Zarząd nie może unikać wypełniania tych obowiązków.

Zarządzanie Danymi Osobowymi (RODO)

OSP jest administratorem danych osobowych, które w trakcie prowadzonych działań zbiera, przechowuje i przetwarza. Bardzo ważnym obowiązkiem, który wynika z RODO, jest poinformowanie o tym zainteresowanych osób. OSP przetwarza także dane swoich członków i rzadko ma na to ich zgodę. Łatwo to naprawić, przygotowując nowy wzór deklaracji członkowskiej/aktualizacyjnej, w której „starzy” członkowie wypełnią część aktualizacyjną, podając tylko konieczne do kontaktu dane, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie i dodatkowo wyrażając (lub nie) zgodę na wykorzystanie wizerunku, np. w celach promocji i informowania o działaniach organizacji.

RODO budzi wiele emocji, jednak najważniejsze jest trzymanie się zasady zbierania minimalnej ilości danych i tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a jeśli już jest, to przechowywanie ich w sposób bezpieczny. Do oceny, czy warunki przechowywania danych są bezpieczne, służy analiza ryzyka - drugi dokument obowiązkowy, który organizacja powinna posiadać.

Odpowiedzialność Zarządu i Absolutorium

Zarząd rozliczany jest z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową organizacji. Walne zebranie członków - po uzyskaniu opinii organu kontroli (komisji rewizyjnej) - udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, czyli podejmuje uchwałę o tym, że akceptuje (lub nie akceptuje) działania i decyzje podejmowane w określonym czasie przez zarząd.

Zdarza się, że organizacja poprzez nieprawidłowe działania zarządu wpada w kłopoty, np. nie rozliczyła prawidłowo dotacji i grozi jej zwrot środków lub zalega z płatnością podatków (np. podatku dochodowego od osób fizycznych - od wynagrodzeń zatrudnianych osób) czy składek na ubezpieczenia społeczne. Wówczas grożą jej konsekwencje finansowe. Zasada jest taka, że za powyższe zobowiązania organizacji odpowiada ona sama własnym majątkiem. Zgodnie z ordynacją podatkową (art. 116 oraz 116a), dopiero w sytuacji, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się w całości lub części bezskuteczna, wówczas każdy członek zarządu ponosi całym swoim majątkiem solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe (ten przepis dotyczy także odpowiedzialności za nierozliczone dotacje ze środków publicznych). Przepisy ordynacji podatkowej odnoszą się w tym zakresie także do zaległości za składki na ubezpieczenia społeczne.

Walne Zebranie Członków (WZC) i Dokumentacja Posprawozdawcza

Walne zebranie członków to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia, a tworzą go wszyscy jego członkowie. Działalność OSP opiera się na pracy zarządu i to on podejmuje większość decyzji w bieżących sprawach.

Organizacja i Przebieg Walnego Zebrania Członków

Walne zebranie zwołuje zarząd w terminach określonych w statucie. Przed zwołaniem WZC warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często zdarza się, że w raportach zarząd podaje ogólną liczbę członków zwyczajnych, która nijak ma się do rzeczywistej liczby osób „czynnych” w OSP, co powoduje trudność w zwołaniu prawomocnego zebrania, mającego zdolność podejmowania uchwał. Podstawą do uporządkowania spraw członkowskich jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby w ostatnich latach wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego (przede wszystkim z płacenia składek) i czy nie ma podstaw do zawieszenia lub skreślenia ich z listy członków. Zarząd przeprowadza weryfikację na tyle wcześnie, by zgodnie z trybem określonym w statucie dana osoba miała czas na uregulowanie zaległości lub w razie skreślenia na ew. odwołanie. Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest istotne ze względu na określenie kworum (wymaganej statutem liczby członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach). Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji.

Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej. Prawidłowo zwołano WZC, tzn. zawiadomiono wszystkich członków o terminie i miejscu zebrania oraz porządku obrad. Najważniejsza do określenia prawomocności uchwał jest prawidłowo sporządzona lista obecnych. Biorąc pod uwagę, że są wśród nich członkowie o różnym statusie (zwyczajni, wspierający, honorowi, młodzież z MDP) oraz zaproszeni goście, bardzo ważne jest, by ktoś „wtajemniczony” czuwał nad zbieraniem podpisów, by nie było pomyłek. Dobrą praktyką jest też wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych).

Trudno powiedzieć, jak w rzeczywistości udaje się powoływanie wszystkich przewidzianych komisji, skoro w części OSP trudno nawet zwołać prawomocne zebranie. W małych OSP jest możliwe łączenie komisji, np. mandatowej z uchwał i wniosków. W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest obsadzenie w komisji skrutacyjno-wyborczej osób, które nie będą kandydowały do organów. Osoba licząca głosy nie może uczestniczyć w przygotowywaniu wyborów i obliczaniu głosów za i przeciw swojej kandydaturze. Ta sama zasada będzie dotyczyła mniej liczebnych walnych zebrań, których członkowie na początku obrad zdecydowali, że głosowanie będzie jawne, a sam przewodniczący będzie obliczał głosy.

Walne zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego. Jeśli w WZC przewidziane są wybory lub zmiana statutu, do pracy włącza się odpowiednie komisje (skrutacyjno-wyborcza, statutowa), które działając z prowadzącym zebranie organizują przypisane im czynności i głosowanie. Natomiast powoływana na każdym zebraniu komisja uchwał i wniosków zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał, które przedstawia WZC. W obradach zebrania sprawozdawczo-wyborczego przewodniczący zwykle przewiduje przerwę następującą po wyborach organów, w tym czasie mają one okazję przeprowadzić swoje pierwsze zebrania dla ukonstytuowania się składu.

Wzory Dokumentów dla Kampanii Sprawozdawczej

Bardzo pomocnym i dla wielu zarządów wystarczającym „przewodnikiem” jest opracowany przez ZOSP RP komplet wzorów kilkunastu dokumentów związanych z przebiegiem WZC, aktualizowanych rokrocznie na stronie Związku w zakładce „Kampania sprawozdawcza”. Z tego kompletu należy wybierać te formularze, które odpowiadają przebiegowi zebrania. Każdy taki dokument można edytować, czyli wypełniać elektronicznie i w razie czego poprawiać wielokrotnie przed wydrukiem, co zaoszczędza czas.

Poniżej przedstawiono przykładowe wzory druków na kampanię sprawozdawczą:

Druki obowiązujące:

• Protokół z walnego zebrania sprawozdawczego (3 strony)
• Zał. nr 1 do protokołu: Lista obecności członków OSP i MDP na walnym zebraniu sprawozdawczym (1 str.)
• Zał. nr 2 do protokołu: Sprawozdanie z działalności ochotniczej straży pożarnej (2 str.)
• Zał. nr 3 do protokołu: Sprawozdanie finansowe i plan finansowy ochotniczej straży pożarnej (3 str.)
• Zał. nr 3a do protokołu: Sprawozdanie finansowe OSP prowadzącej działalność statutową (2 str.)
• Zał. nr 4: Raport ochotniczej straży pożarnej
• Zał. nr 5 do protokołu: Plan działalności ochotniczej straży pożarnej (2 str.)
• Zał. nr 6 do protokołu: Uchwała nr 1 z walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.)
• Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej OSP (3 str.)
• Lista obecności osób zaproszonych do udziału w walnym zebraniu sprawozdawczym OSP (1 str.)
• Protokół Komisji Mandatowej walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.)

Druki uzupełniające:

• Protokół Komisji Uchwał i Wniosków walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.)
• Protokół Komisji Skrutacyjnej walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.)
• Protokół Komisji Statutowej walnego zebrania sprawozdawczego (1 str.)
• Uchwała nr 2 walnego zebrania sprawozdawczego OSP (1 str.)
• Wykaz zmian w Statucie OSP (1 str.)

Na przykład OSP, które prowadzą księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości i sporządzają sprawozdanie finansowe wg zał. 6 do ustawy, na zebraniu sprawozdawczym muszą przyjąć uchwałę w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Obieg i Archiwizacja Dokumentów po Walnym Zebraniu

Po Walnym Zebraniu Członków należy odpowiednio postępować z dokumentacją. Protokół wraz z załącznikami (takimi jak lista obecności, sprawozdanie z działalności, sprawozdanie finansowe, raport OSP, plan działalności, uchwała nr 1) powinien być dystrybuowany w następujący sposób:

• Jeden egzemplarz pozostaje w aktach OSP.
• Drugi egzemplarz przekazuje się do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP w terminie 7 dni po odbyciu zebrania.
• W przypadku każdorazowych zmian w składzie Zarządu OSP i Komisji Rewizyjnej OSP, powiadamia się o nich Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Po zebraniu sprawozdawczym nie musowo wysyłać dokumentów do sądu, chyba że nastąpiła zmiana zarządu lub statutu OSP.

Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP; stanowi ona udokumentowanie historii organizacji i nie ma określonego terminu granicznego przechowywania. Na wzorach uchwał przygotowanych przez ZOSP RP jest miejsce tylko na podpis przewodniczącego zebrania, ale trzeba pamiętać, że taki sposób potwierdzania może być niewystarczający dla tych uchwał, które dotyczą zmian zgłaszanych do sądu.

Wszystkie dokumenty, jakie powstają w kadencji danego zarządu, nie są dokumentami tego zarządu, ale organizacji. Należy dbać o ich właściwe przygotowywanie, przechowywanie i archiwizowanie. Okres przechowywania dokumentów najczęściej wykracza poza okres kadencji. Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum 5 lat (ale np. sprawozdań finansowych nie niszczymy wcale), dokumenty zatrudnieniowe nawet 50 lat. Czas przechowywania dokumentacji projektów określony jest w umowach dotacji, zwykle nie krótszy niż 5 lat. Natomiast wiele pozostałych dokumentów to tak naprawdę historia organizacji, jej działań, wkładu pracy różnych osób, prawidłowości podejmowanych decyzji.

Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w KRS, to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC (w oryginale) składający się z: protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) i np. statutu (2 egzemplarze).

tags: #dokument #sprawozdanie #z #dzialalnoscoi #osp