Dla nowo wybranego sekretarza Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) kwestia prawidłowego obiegu dokumentów po walnym zebraniu może być wyzwaniem. Poniższy artykuł stanowi szczegółowy przewodnik, który pomoże w uporządkowaniu i wysyłce niezbędnej dokumentacji do odpowiednich instytucji.
Wymagane dokumenty z zebrania
Podczas walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego OSP powstaje szereg dokumentów. Ważne jest, aby przygotować je w odpowiedniej liczbie egzemplarzy, ponieważ będą one przesyłane do różnych organów. Do podstawowych dokumentów należą:
- Protokół z zebrania
- Uchwały walnego zebrania (np. uchwała nr 1, uchwała nr 2, uchwała nr 3, uchwała nr 4)
- Protokół Komisji Statutowej (jeśli były zmiany w statucie)
- Statut (jeśli był zmieniany)
- Wykaz zmian w statucie (jeśli dotyczy)
- Protokół Komisji Skrutacyjnej
- Protokół Komisji Wyborczej (jeśli były wybory do władz OSP)
- Lista obecności
- Potwierdzenie opłaty uwierzytelniającej statut (jeśli dotyczy)
- Pisemne zgody wybranych na pełnienie konkretnych funkcji w zarządzie (ważny element, o którym często się zapomina)
- Sprawozdanie z działalności ochotniczej straży pożarnej
- Sprawozdanie finansowe i plan finansowy
- Raport ochotniczej straży pożarnej
- Plan działalności
- Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej OSP
Warto również pamiętać, że na wzorach uchwał przygotowanych przez ZOSP RP jest miejsce tylko na podpis przewodniczącego zebrania, ale taki sposób potwierdzania może być niewystarczający dla tych uchwał, które dotyczą zmian zgłaszanych do sądu.
Dokumentacja do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Jeśli podczas zebrania podjęto decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w KRS (np. zmiana zarządu lub statutu), do sądu należy przygotować komplet dokumentów z Walnego Zebrania Członków (WZC) w oryginale. Do KRS należy wysłać:
- Formularz KRS-Z20 (wniosek o zmianę danych)
- Formularz KRS-ZK (jeśli są zmiany w składzie zarządu lub komisji rewizyjnej, w części II wpisuje się również sposób reprezentacji podmiotu, nawet jeśli pozostaje bez zmian)
- Protokół z zebrania
- Uchwały (tylko te dotyczące zgłaszanych zmian, np. uchwała o wyborze nowego zarządu, uchwała o zmianie statutu, uchwała o stwierdzeniu wyborów)
- Lista obecności
- Pisemne zgody wybranych na pracę w zarządzie i komisji rewizyjnej na pełnienie konkretnych funkcji (jest to bardzo ważne, ponieważ brak tego dokumentu często skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków).
- Statut (2 egzemplarze, jeśli był zmieniany)
- Wykaz zmian w statucie (jeśli dotyczy. Jeżeli dokonano zmianę statutu w całości na nowy, to raczej nie ma potrzeby wysyłania tego załącznika, tylko trzeba to zapisać w Uchwale nr 4, że odrzucono w całości tekst starego statutu i przyjęto nowy).
Najważniejsze jest wysłanie oryginałów dokumentów. Jeśli posiadamy tylko jedną kopię, konieczne jest sporządzenie drugiego dokumentu z podpisami wszystkich wymaganych druhów. Procedura zgłoszenia nowego statutu w KRS wygląda niemal tak samo jak w przypadku zmiany kilku paragrafów. Z tą różnicą, że w formularzu zgłoszenia zmian KRS-Z20 w polu C.5 pkt 45 wpisuje się jedynie datę uchwalenia nowego statutu. Ponadto wypełnia się pole C.8 pkt 48 „Zmiana celu działania podmiotu”, nawet jeśli cele nie zostały zmienione. Taka konieczność wynika z faktu, że cały statut został zmieniony, więc sąd traktuje dokument jako nowy statut i nie porównuje go z treścią poprzednio obowiązującego statutu.
Statut oryginalny powinien być podpisany przez członków zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji (każda strona statutu powinna być zaparafowana, podpisy są składane na końcu). Warto, aby został on uwierzytelniony przez sąd. Występujemy z wnioskiem o uwierzytelnienie statutu do Krajowego Rejestru Sądowego, koszt takiego poświadczenia wynosi 40 zł. Zazwyczaj stowarzyszenie/fundacja ma jeden egzemplarz tak poświadczonego statutu. Jeśli zatem do złożenia dokumentów wymagane jest przedłożenie statutu, można dołączyć kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez zarząd stowarzyszenia.
Dokumentacja do Zarządu Gminnego/Powiatowego ZOSP RP
W ciągu dwóch tygodni po walnym zebraniu należy dostarczyć wszystkie dokumenty z zebrania do Zarządu Gminnego ZOSP RP. To samo dotyczy Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP. Kopia ze strony ZOSP RP wskazuje, że:
- Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostaje w aktach OSP.
- Drugi egzemplarz protokołu wraz z załącznikami przekazuje się do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP w terminie 7 dni po odbyciu zebrania.
Po przeprowadzeniu na terenie gminy walnych zebrań we wszystkich OSP, każdy zarząd Oddziału Gminnego ZOSP RP w terminie dwóch tygodni po zakończeniu zebrań - nie później niż do dnia 15 maja 2026 r. - powinien przekazać do zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP „Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczych OSP” na terenie gminy wraz z protokołami walnych zebrań- generowaną również w Systemie OSP.
Dokumentacja do Urzędu Skarbowego
Obowiązki względem Urzędu Skarbowego dotyczą głównie sprawozdawczości finansowej i podatkowej. Za to odpowiada przede wszystkim skarbnik, ale warto znać kluczowe aspekty:
Roczne rozliczenie CIT-8
Niezależnie od wyboru sposobu prowadzenia księgowości (pełnej czy uproszczonej), obowiązkiem każdej OSP jest wypełnienie i przekazanie do Urzędu Skarbowego deklaracji CIT-8 w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (dla CIT-8 za 2025 r. będzie to 31 marca 2026 r.). Zakres działalności większości OSP sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać w deklaracji CIT-8.
Obecnie istnieje możliwość składania deklaracji za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy bez posiadania podpisu kwalifikowanego. Dopuszcza się również dostarczenie zeznania CIT-8 do US w tradycyjnej wersji papierowej z ręcznym podpisem osoby sporządzającej deklarację i osób reprezentujących OSP, jeśli OSP osiągała wyłącznie dochody zwolnione z podatku dochodowego.
Sprawozdanie finansowe
Sporządzanie corocznego sprawozdania finansowego to obowiązek wszystkich OSP prowadzących pełną księgowość - niezależnie od tego, czy prowadzą wyłącznie działalność statutową, czy również działalność gospodarczą i nawet wtedy, gdy w poprzednim roku nie prowadziły działalności. Termin sporządzenia i podpisania finansowego sprawozdania za 2025 r. to 31 marca 2026 r.
Warto jeszcze zaznaczyć, że istotnym jest, żeby WZC oprócz zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podjęło również uchwałę o zadysponowaniu nadwyżki finansowej, z przeznaczeniem na cele statutowe, co daje prawo do zwolnienia z podatku dochodowego (na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
Do Urzędu Skarbowego należy również przekazać ksero protokołu komisji rewizyjnej i sprawozdania finansowego.
Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK)
Jeśli OSP spełnia warunki i decyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów i ma ku temu prawomocne umocowanie WZC, to zawiadamia o swoim wyborze naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Od 1 stycznia 2026 roku Ustawa o Zmianie Ustawy o Działalności Pożytku Publicznego (UZDPP) wprowadza istotne zmiany w warunkach korzystania z UEPiK, poszerzając krąg organizacji pozarządowych mogących z niej skorzystać. Ważne jest jednak rachunkowe wyodrębnienie każdej z form prowadzonej działalności: nieodpłatnej, odpłatnej i gospodarczej, a także pożytku publicznego.
Wybory do władz OSP i Komisji Rewizyjnej
W tym roku powołuje się nowych członków zarządu, komisji rewizyjnej itp. Nie ma potrzeby uchwały mówiącej o odwołaniu starego zarządu, ponieważ z samego statutu wynika, ile trwa kadencja zarządu. W skład zarządu powinni wchodzić: prezes, wiceprezes-naczelnik, zastępca naczelnika, sekretarz, skarbnik i gospodarz. W zarządzie mogą być ponadto kronikarz, opiekun MDP i inni członkowie bez określonych funkcji. Zabronione jest łączenie działalności w zarządzie i jednocześnie w komisji rewizyjnej.
Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania. Uchwały w sprawie zmiany statutu, rozwiązania OSP oraz zbycia i nabycia nieruchomości, podejmowane są większością 2/3 ogólnej liczby głosów.
Archiwizacja dokumentów
Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP (nie ma terminu granicznego, jest to udokumentowanie historii organizacji). Ostatnia kopia dokumentów zawsze zostaje w jednostce OSP.
Wskazówki dodatkowe
- Zwyczajne walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze członków OSP zwoływane są przez zarząd OSP, który powiadamia członków o terminie, miejscu i porządku obrad z wyprzedzeniem określonym przez statut OSP (minimum 7 dni).
- Przed zwołaniem WZC warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania.
- W małych OSP jest możliwe łączenie komisji, np. mandatowej i uchwał i wniosków lub skrutacyjnej i wyborczej.
- W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest obsadzenie w komisji skrutacyjno-wyborczej osób, które nie będą kandydowały do organów.
- ZOSP RP opracowało komplet wzorów kilkunastu dokumentów związanych z przebiegiem WZC, aktualizowanych rokrocznie na stronie Związku w zakładce „Kampania sprawozdawcza”.
tags: #dokumentacja #osp #po #ebraniu