Zjazd Oddziału Gminnego (równorzędnego) - kompleksowe druki
Niniejszy dokument zawiera przegląd kluczowych druków i dokumentacji związanej z organizacją i przebiegiem Zjazdu Oddziału Gminnego, Miejsko-Gminnego lub Miejskiego Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej. Wszystkie niezbędne formularze dostępne są w formie archiwum ZIP, co ułatwia ich pobranie i wykorzystanie.
Przygotowanie do zjazdu
Kluczowym dokumentem inicjującym proces zwołania zjazdu jest Uchwała Zarządu Oddziału Gminnego, Miejsko-Gminnego, Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej w sprawie zwołania Zwyczajnego Zjazdu Oddziału. Uchwała ta określa termin i cel spotkania.
Do prawidłowego przeprowadzenia zjazdu niezbędne jest dokładne określenie liczby delegatów. Służy temu Załącznik nr 1 do Uchwały - Zestawienie liczby delegatów OSP na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP oraz przedstawicieli OSP - członków zwyczajnych Związku do Zarządu Oddziału.
W celu zapewnienia sprawnego przebiegu procesu wyborczego i organizacyjnego, opracowano również Harmonogram walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w ochotniczych strażach pożarnych na terenie gminy/miasta. Uzupełnieniem tego harmonogramu jest Plan przygotowań do Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej, który szczegółowo określa kroki niezbędne do organizacji wydarzenia.
Strukturę i zasady obrad zjazdu reguluje Regulamin Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej. Przebieg obrad jest z kolei opisany w Scenariuszu obrad Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
Dokumentacja uczestnictwa i przebiegu zjazdu
Każdy delegat otrzymuje Mandat i zaproszenie dla delegata na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej. Dodatkowo, wszyscy zaproszeni goście otrzymują ogólne Zaproszenie na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
Przebieg zjazdu dokumentowany jest poprzez listy obecności. Prowadzone są dwie główne listy:
- Lista obecności delegatów OSP na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
- Lista obecności ustępujących władz, przedstawicieli OSP do zarządu oddziału oraz gości zaproszonych na Zjazd Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
Prace komisji zjazdowych
W ramach zjazdu powoływane są różne komisje, których prace są szczegółowo dokumentowane:
Komisja Mandatowa
- Protokół z posiedzenia konstytuującego skład Komisji Mandatowej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
- Sprawozdanie Komisji Mandatowej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
Komisja Wyborcza
- Protokół z posiedzenia konstytuującego skład Komisji Wyborczej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
- Sprawozdanie Komisji Wyborczej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
Komisja Uchwał i Wniosków
- Protokół z posiedzenia konstytuującego skład Komisji Uchwał i Wniosków Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
- Sprawozdanie Komisji Uchwał i Wniosków Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
Komisja Skrutacyjna
- Protokół z posiedzenia konstytuującego skład Komisji Skrutacyjnej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
- Sprawozdanie Komisji Skrutacyjnej Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
Uchwały podejmowane na zjeździe
Podczas zjazdu podejmowane są kluczowe decyzje, które znajdują odzwierciedlenie w uchwałach:
- Uchwała nr 1 Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w sprawie rozpatrzenia sprawozdania z działalności Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP i Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP oraz udzielenia absolutorium Zarządowi Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP.
- Uchwała nr 2 Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w sprawie powołania w skład Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko - Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP.
- Uchwała nr 3 Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w sprawie zatwierdzenia składu Zarządu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP.
- Uchwała nr 4 Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w sprawie określenia liczby członków Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku OSP RP oraz ich wyboru.
- Uchwała nr 5 Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w sprawie wyboru delegatów na Zjazd Oddziału Powiatowego Związku OSP RP.
- Uchwała nr 6 Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w sprawie uchwalenia programu działania Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP na lata 2021 - 2026.
Dodatkowe dokumenty i informacje
Wśród pozostałej dokumentacji znajdują się:
- Karta Ewidencyjna działacza Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP.
- Informacja o przebiegu Zjazdu Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
- Informacja zbiorcza z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w ochotniczych strażach pożarnych na terenie działania Oddziału Gminnego/Miejsko-Gminnego/Miejskiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej.
Integracja z systemem Strażak.Online
System Strażak.Online umożliwia przygotowywanie dokumentów na podstawie własnych wzorów. Proces ten wymaga:
- Przygotowania pliku wzoru dokumentu w formacie docx.
- Wstawienia do wzoru odpowiednich znaczników (tagów), które zostaną automatycznie zastąpione danymi z aplikacji.
- Wgrania przygotowanego wzoru do aplikacji Strażak.Online.
Podczas generowania dokumentu użytkownik może wskazać swój wzór lub skorzystać z domyślnego. W przypadku trudności z przygotowaniem własnego wzoru, zaleca się kontakt z pomocą techniczną systemu.