Koszty Realizacji Zadań Statutowych Ochotniczych Straży Pożarnych

Koszty realizacji zadań statutowych w Ochotniczych Strażach Pożarnych (OSP) to złożona kwestia, wymagająca od zarządu precyzyjnego zarządzania finansami, zgodności z przepisami prawa oraz transparentności w działaniu. OSP, jako stowarzyszenia, są zobowiązane do dbania o zgodność swojej działalności ze statutem, który stanowi fundament ich funkcjonowania.

Podstawy Działalności i Statut OSP

Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem zarządu jest dbałość o działanie OSP w oparciu o statut. Zarząd dba, by statut OSP był zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach (do 20 maja 2018 roku należało dostosować statuty stowarzyszeń do znowelizowanej ustawy). Jeśli planowany rozwój organizacji nie mieści się już w założonych w nim ramach, zarząd dąży do wprowadzenia takich zmian, by organizacja mogła pracować efektywnie i zgodnie ze swymi możliwościami.

Zarząd inicjuje tylko takie działania, których zakres jest opisany w statucie. Jeśli widzi możliwość rozszerzenia zakresu działalności, zwraca się do walnego zebrania, proponując projekt statutu uwzględniający korzystne dla OSP zmiany. Najlepiej, by planując rozszerzenie zakresu działalności statutowej i formułując wprowadzane do statutu nowe cele działalności, odniósł się do zapisów art. 4 ust. ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie. Wybrać należy oczywiście te obszary, które odpowiadają możliwościom organizacji i potrzebom środowiska, w którym działa (np. działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym albo działalność na rzecz rozwoju przedsiębiorczości na wsi).

Podobnie dostosować należy zapisy statutu, gdy nie przewiduje on wszystkich możliwych źródeł pochodzenia przychodów, np. nawiązek sądowych, albo nowych rodzajów działalności (odpłatnej lub gospodarczej), a pojawia się pomysł na ich rozwinięcie. Jeżeli w organizacji mają zajść zmiany, które obejmują zapisy zawarte w statucie, to statut musi być zaktualizowany i w nowej wersji zatwierdzony przez KRS (obowiązuje dopiero od momentu zatwierdzenia przez sąd). Zarząd OSP musi pamiętać, iż na zgłoszenie informacji do KRS ma siedem dni od zaistniałej zmiany (od daty uchwały o zmianie w składzie organów lub zmianie statutu), a jeśli sąd przesyła postanowienie o wniesieniu poprawek, określa w nim termin złożenia nowych dokumentów, którego także należy się trzymać. Zgłoszeniom do KRS podlegają wszystkie zmiany dotyczące informacji ujawnianych w KRS, także tych, które nie wymagają zmian w statucie. Zmiany informacji ujawnionych w KRS wymagają wypełnienia wniosku KRS-Z20, a jeśli zmiana wymaga także załącznika (np. KRS-ZK dotyczącym zmian w organach, KRS-W-OPP do zgłoszenia zakresu działalności pożytku itp.), to składane są także te załączniki. Do tego załączamy dokumenty potwierdzające zmiany (protokoły, listy, uchwały, ew. rezygnacje, oświadczenia itp.) - wszystkie w oryginale.

Źródła Finansowania Działalności OSP

Finansowanie jednostek OSP leży w kompetencji samorządów. Zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych, koszty funkcjonowania OSP są pokrywane w szczególności z budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Stanowi to podstawowy tryb finansowania, realizowany w formie bezpośredniego wydatku z budżetu gminy.

Finansowanie przez jednostki samorządu terytorialnego

Z punktu widzenia ochotniczych straży pożarnych najistotniejsze jest finansowanie ich działalności przez jednostki samorządu terytorialnego, ponieważ podmioty te w największym zakresie biorą udział w finansowaniu działalności OSP. Art. 10 ust. 1 ustawy o OSP stanowi o zobowiązaniu gminy względem OSP, w zakresie jej finansowania oraz zapewnienia strażakom OSP określonych świadczeń. W ramach tych form finansowania mogą być realizowane powinności podmiotu tworzącego, wymienione w art. 32 ust. 1 ustawy o ochronie przeciwpożarowej, obejmujące pokrywanie kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej.

Obowiązki jednostek samorządu terytorialnego w zakresie ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej wynikają także z treści art. 7 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 40 ze zm.), które zaliczone zostały do zadań użyteczności publicznej gminy (art. 9 ust. 4). Tryb udzielania dotacji w oparciu o normę art. 219 ust. 2 ustawy o finansach publicznych jest prostszy niż w przypadku dotacji podmiotowej udzielanej na podstawie art. 218 ustawy o finansach publicznych. Ostateczna decyzja o sposobie pokrywania kosztów funkcjonowania OSP, w tym kosztów związanych z zapewnieniem gotowości bojowej, należy do gminy.

Środki z budżetu państwa

Środki z budżetu państwa przekazywane Komendantowi Głównemu Państwowej Straży Pożarnej są przekazywane w formie dotacji na realizację zadań określonych w art. 3 pkt 1-12 oraz art. 4 ust. 1 ustawy o OSP, na podstawie wniosków złożonych przez ochotniczą straż pożarną do Komendanta Głównego PSP za pośrednictwem komendanta powiatowego (miejskiego) PSP. Warto również zwrócić uwagę, że część kosztów szkoleń prowadzonych dla członków OSP przez Państwową Straż Pożarną ponosi budżet państwa (art. 13 ust. 3 ustawy o OSP).

Dotacje i programy grantowe

Warto zapoznać się z krajowymi programami dotacyjnymi, które cyklicznie przeznaczają środki na działania statutowe lub wzmocnienie potencjału organizacji. Inne źródło środków to stałe programy grantowe wielu działających w Polsce fundacji. Cele programów są bardzo często zbieżne z częścią celów statutowych OSP, więc straże mają otwartą drogę do pozyskiwania tych środków.

Zbiórki publiczne i 1% podatku

Ściśle określone jest także wydatkowanie środków ze zbiórek publicznych, których cel podajemy w zgłoszeniu, albo z odpisów 1% podatku - zgodnie z zakresem OPP i ew. wskazanym przez podatnika celem. Jeśli OSP planuje zbiórkę publiczną, zgłasza ją na portalu www.zbiorki.gov.pl. Portal służy do kontrolowania terminów składania sprawozdań z przebiegu zbiórki publicznej, a następnie sprawozdań z wydatkowania środków ze zbiórki.

Darowizny i składki członkowskie

O finansowaniu zakupów pieniędzmi ze składek można w OSP zadecydować z większą dowolnością, np. przygotować poczęstunek na walne zebranie członków. Niestety, zdarza się, że podobnie zarząd traktuje środki z darowizn, jako „własne”, zapominając, że one także muszą być wydane wyłącznie na cele statutowe. Nawet jeśli darczyńca przekazuje pieniądze bez wskazania celu, to chodzi mu z pewnością o statutowe cele OSP, np. pomoc w zakupie sprzętu, wyszkoleniu MDP, wyposażeniu orkiestry w instrumenty, a niekoniecznie chciałby, żeby z tych środków kupowano wiązanki ślubne czy imieninowe dla druhów albo przedstawicieli władz.

Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn (ile pieniędzy w danym roku weszło z darowizn, a ile wydano), nie tylko tych, których cel został przez darczyńcę określony. A jeśli już został określony, to dobrze byłoby przedstawić mu rozliczenie wydatku, to właściwa praktyka, która zapewnia dobry odbiór w środowisku. Potwierdza, że naszej organizacji warto przekazywać pieniądze.

Wyodrębnienie środków na Młodzieżowe Drużyny Pożarnicze (MDP) i Dziecięce Drużyny Pożarnicze (DDP)

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o OSP, ochotnicze straże pożarne mogą tworzyć Młodzieżowe Drużyny Pożarnicze (MDP) oraz Dziecięce Drużyny Pożarnicze (DDP). Jeżeli OSP utworzyła w ramach swojej struktury MDP lub DDP, to działają one jako część OSP. W związku z tym członkowie MDP lub DDP są zwykle członkami OSP, a więc są również strażakami OSP w rozumieniu art. 1 ust. 3 ustawy o OSP. Art. 32 ust. 5 ustawy o OSP stanowi podstawę prawną finansowania przez gminę innych świadczeń na rzecz MDP lub DDP.

Zarządzanie Finansami i Dokumentacja Księgowa

Prawidłowe prowadzenie księgowości jest kluczowe dla rozliczeń z organami dotującymi, zapewnienia stabilności finansowej i budowania zaufania społecznego. Najlepiej, gdy większość operacji finansowych odbywa się poprzez rachunek bankowy, nie tylko te dotyczące dotacji.

Obieg dokumentów księgowych

Jeśli zarząd zakłada operowanie gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne raporty kasowe, chociaż w małych OSP wystarczy jedna karta raportu na cały rok) i na każdą operację mieć dowód księgowy. Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych. Faktury i rachunki zatwierdzają na odwrocie podpisem wskazane w nim osoby (zwykle pod względem rachunkowym zatwierdza je skarbnik, merytorycznym osoba z zarządu odpowiadająca za zadanie, do wypłaty: prezes, a potwierdza dokonanie zapłaty osoba, która dokonywała przelewu lub wypłaty). Dokumenty są układane w chronologii, z podziałem na bank i kasę. Takie opisy są szczególnie ważne dla księgowego, który nie powinien się domyślać, czy dany koszt jest prawidłowo zrealizowany, tzn. czy jest kosztem statutowym.

Opisowanie wydatków i ich zgodność ze statutem

Trzeba pamiętać, że koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej, powinien być opodatkowany. Wydatkując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia i uwzględniać je w opisie faktury. Pieniądze z dotacji są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku, na które donator wyraził zgodę.

Dokumentowanie wydatków bez faktur

W przypadku wydatków, na które nie można uzyskać faktury (np. drobne zakupy na potrzeby wydarzeń), można wystawić druk KW (kasa wypłaciła) i wprowadzić tę operację do książki skarbnika. Podobnie, dla przychodów można stosować druk KP (kasa przyjęła), z wpisanym wskazaniem celu wpłaty (np. na cele statutowe). Ważne jest, aby wszystkie operacje były rzetelnie udokumentowane, aby uniknąć problemów w przypadku kontroli.

Obowiązki Sprawozdawcze i Rachunkowość OSP

Ochotnicze Straże Pożarne, działając jako stowarzyszenia, podlegają przepisom ustawy o rachunkowości i są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeśli jednostki te nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą stosować uproszczone zasady rachunkowości, określone w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Jednostki Mikro i Uproszczona Sprawozdawczość

Na podstawie art. 3 ust. 1a ustawy o rachunkowości, OSP, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą być traktowane jako tzw. jednostki mikro. Warunkiem uzyskania takiego statusu jest podjęcie przez walne zebranie członków OSP uchwały w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem uproszczeń. Jednostki mikro przy sporządzaniu sprawozdania finansowego mogą korzystać z następujących uproszczeń:

• Możliwość rezygnacji z zachowania zasady ostrożności przy wycenie poszczególnych składników aktywów i pasywów.
• Brak możliwości wyceny aktywów i pasywów według wartości godziwej i skorygowanej ceny nabycia.
• Sporządzenie sprawozdania finansowego według wzorów zamieszczonych w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości.
• Możliwość rezygnacji ze sporządzania informacji dodatkowej pod warunkiem przedstawienia informacji uzupełniających do bilansu określonych w ustawie.

OSP prowadząca działalność gospodarczą może być traktowana jako jednostka mikro, jeżeli w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, nie przekroczyła co najmniej dwóch z trzech wielkości: 1 500 000 zł w sumie aktywów, 3 000 000 zł w przychodach netto ze sprzedaży i 10 osób w średniorocznym zatrudnieniu.

Sprawozdania Finansowe i Podatkowe

Minimalną formą planowania w OSP jest wypełnienie związkowego wzoru planu finansowego, które zwykle odbywa się w oparciu o dane roku poprzedniego i obejmuje stałe przychody (składki członkowskie, gminne dotacje celowe na utrzymanie strażnic) oraz koszty (energii elektrycznej, podatków, składek do związku). Dobrze, gdy planowanie poprzedzone jest analizą poprzednich działań i rozważeniem wszystkich potrzeb oraz możliwości, a także szans na pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania.

Wszystkie organizacje, bez względu na wielkość obrotów (także te, które prowadzą uproszczoną rachunkowość, i nawet jeśli nie miały żadnych przychodów i kosztów), mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rokrocznie CIT-8 (do 31 marca). Jest to zeznanie podatkowe o przychodach i kosztach poprzedniego roku podatkowego. Jeśli OSP prowadzi pełną księgowość, to sporządzenie CIT-8 poprzedzone jest przygotowaniem sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217) na wzorze według załącznika nr 6 do tej ustawy.

OSP jako organizacja związkowa zobowiązana jest do składania sprawozdań i raportów OSP, których wzory zamieszczone są zawsze na początku roku na stronie związku (www.zosprp.pl). Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych) i zgodnie z przepisami ustawy o statystyce publicznej mają obowiązek złożenia sprawozdania. Formularz zawiera część dotyczącą sprawozdania finansowego (wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) oraz sprawozdanie merytoryczne. Organizacje, które osiągnęły w danym roku przychody do 100 tys. zł, wypełniają sprawozdanie OPP uproszczone, a pozostałe rozszerzone.

Rozliczenia dotacji

Ważnym obowiązkiem jest terminowe składanie sprawozdań z wydatkowania dotacji. Sprawozdanie, złożone w terminie określonym umową dotacji (dla projektów realizowanych ze środków publicznych jest to zwykle 30 dni od terminu zakończenia realizacji zadania), musi odpowiadać na pytanie, czy osiągnęliśmy założone we wniosku wskaźniki i rezultaty (w razie kontroli organizacja musi posiadać dokumentację zadania, która potwierdzi jego prawidłową realizację: np. dowody księgowe, listy, umowy, deklaracje udziału, zdjęcia zakupionych materiałów, ewidencję sprzętu, dokumentację promocji i inne przewidziane w złożonym wniosku o dotację). Jeśli nie wydatkowaliśmy kwoty dotacji w całości, należy trzymać się określonych w umowie terminów wyznaczonych na zwrot pozostałych środków.

Odpowiedzialność Zarządu i Konsekwencje Prawne

Wypełniania powyższych obowiązków zarząd nie może unikać. Zarząd rozliczany jest z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową organizacji. Walne zebranie członków - po uzyskaniu opinii organu kontroli (komisji rewizyjnej) - udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, czyli podejmuje uchwałę o tym, że akceptuje (lub nie akceptuje) działania i decyzje podejmowane w określonym czasie przez zarząd.

Zdarza się, że organizacja poprzez nieprawidłowe działania zarządu wpada w kłopoty, np. nie rozliczyła prawidłowo dotacji i grozi jej zwrot środków lub zalega z płatnością podatków czy składek na ubezpieczenia społeczne. Grożą jej konsekwencje finansowe. Za powyższe zobowiązania organizacji odpowiada ona sama własnym majątkiem. Zgodnie z ordynacją podatkową (art. 116 oraz 116a) dopiero w sytuacji, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się w całości lub części bezskuteczna, wówczas każdy członek zarządu ponosi całym swoim majątkiem solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe (ten przepis dotyczy także odpowiedzialności za nierozliczone dotacje ze środków publicznych). Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych przepisy ordynacji podatkowej odnoszą się w tym zakresie także do zaległości za składki na ubezpieczenia społeczne.

Obowiązki związane z RODO

OSP jest administratorem danych osobowych, które w trakcie prowadzonych działań zbiera, przechowuje i przetwarza. Bardzo ważnym obowiązkiem, który wynika z RODO, jest poinformowanie o tym zainteresowane osoby. OSP przetwarza także dane swoich członków i rzadko ma na to ich zgodę. Można to naprawić, przygotowując nowy wzór deklaracji członkowskiej/aktualizacyjnej, w której „starzy” członkowie wypełnią część aktualizacyjną, podając tylko konieczne do kontaktu dane, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie i dodatkowo wyrażając (lub nie) zgodę na wykorzystanie wizerunku, np. w celach promocji i informowania o działaniach organizacji. Najważniejsze jest trzymanie się zasady zbierania minimalnej ilości danych i tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a jeśli już jest, to przechowywanie ich w sposób bezpieczny. Do oceny, czy warunki są bezpieczne, służy analiza ryzyka, drugi dokument obowiązkowy, który organizacja powinna mieć.

Przechowywanie dokumentacji

Zarząd dokumentuje swoją pracę, działania organizacji i odpowiada za prawidłowe dokumentowanie posiedzeń walnego zebrania członków. Wszystkie dokumenty, jakie powstają w kadencji danego zarządu, nie są dokumentami tego zarządu, ale organizacji. Należy dbać o ich właściwe przygotowywanie, przechowywanie i archiwizowanie. Okres przechowywania dokumentów najczęściej wykracza poza okres kadencji. Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum 5 lat (ale np. sprawozdań finansowych nie niszczymy wcale), dokumenty zatrudnieniowe nawet 50 lat. Czas przechowywania dokumentacji projektów określony jest w umowach dotacji, zwykle nie krótszy niż 5 lat. Natomiast wiele pozostałych dokumentów to tak naprawdę historia organizacji, jej działań, wkładu pracy różnych osób, prawidłowości podejmowanych decyzji, dlatego trudno jednoznacznie odpowiedzieć, co i kiedy niszczyć.

Wyzwania w Finansowaniu Działań OSP

Strażacy ochotnicy często uczestniczą w akcjach poza swoją gminą, m.in. na drogach krajowych i ekspresowych. Koszty takich interwencji ponoszą macierzyste gminy jednostek. Wydatki te stają się poważnym obciążeniem dla gminnych budżetów.

Na przykład, Gmina Śmigiel, położona przy węźle drogi ekspresowej S5, regularnie zmaga się ze skutkami wypadków drogowych. Zastępca burmistrza Śmigla, Marcin Jurga, podkreśla, że jednostki OSP realizują zadania poza terenem gminy, a strażakom trzeba wypłacić ekwiwalent, a wyjazdy generują koszty związane z zużyciem sprzętu i wozów. W 2024 roku jednostki OSP z gminy Śmigiel podjęły 329 interwencji, z czego 43 (13 proc.) poza jej obszarem.

Podobny problem dostrzegają władze gminy Stare Miasto koło Konina. Janusz Frysiak, zastępca wójta, wskazuje, że duże akcje ratownicze mogą kosztować dziesiątki tysięcy złotych, np. uzupełnienie jednego zbiornika na pianę to często kilkanaście tysięcy złotych. W gminie Nowe Miasto wypłaca się strażakom ekwiwalent - 25 zł za godzinę udziału w akcji. Jeżeli wyjeżdża wóz bojowy, to za każdą godzinę jest to 150 zł. Zsumowanie tych kosztów, włącznie z paliwem i materiałami eksploatacyjnymi, daje bardzo wysokie kwoty. Samorządowcy domagają się zmian w przepisach.

Kategoryzacja Kosztów Statutowych

Dla każdej fundacji i stowarzyszenia realizacja celów statutowych jest głównym obowiązkiem, a jednocześnie warunkiem funkcjonowania w sektorze organizacji pozarządowych. Właśnie wokół tych celów koncentruje się cała działalność NGO - zarówno merytoryczna, jak i finansowa. Dlatego tak istotne jest prawidłowe rozliczanie wydatków oraz wykazywanie ich spójności ze statutem.

Rodzaje kosztów statutowych

Wydatki organizacji pozarządowej można podzielić na dwie główne grupy:

1. Koszty bezpośrednie realizacji celów statutowych - są to wydatki ściśle związane z działaniami opisanymi w statucie, np.:
   • organizacja szkoleń, warsztatów, wydarzeń edukacyjnych;
   • prowadzenie działań pomocowych czy charytatywnych;
   • finansowanie projektów badawczych, edukacyjnych lub kulturalnych;
   • zakup materiałów i usług niezbędnych do realizacji projektów;
   • wynagrodzenia osób zatrudnionych przy realizacji zadań statutowych.
2. Koszty administracyjne (pośrednie) związane z celami statutowymi - nie są one celem samym w sobie, ale umożliwiają realizację działań statutowych, np.:
   • opłaty za wynajem biura, za media i internet;
   • usługi księgowe, prawne i doradcze;
   • koszty obsługi administracyjnej projektów;
   • wydatki na promocję i komunikację (jeśli wspierają realizację celów statutowych).

Wydatki, które nie mogą być uznane za statutowe

Nie wszystkie koszty ponoszone przez fundację czy stowarzyszenie mogą zostać zaliczone jako związane z celami statutowymi. Do tej kategorii zaliczamy:

• wydatki niezwiązane z działalnością opisaną w statucie (np. prywatne zakupy członków organizacji);
• nadmierne koszty reprezentacyjne, które nie mają związku z realizacją celów;
• inwestycje i zakupy niemające uzasadnienia w bieżącej działalności;
• finansowanie działalności stricte gospodarczej, jeśli jest prowadzona poza zakresem statutowym.

Takie wydatki, jeśli zostaną nieprawidłowo zakwalifikowane, mogą narazić organizację na konsekwencje prawne i finansowe - w tym utratę zaufania grantodawców czy darczyńców. Każde sprawozdanie finansowe NGO powinno jasno pokazywać, że wydatkowane środki służą celom statutowym. To wymóg prawny, ale też fundament transparentności i wiarygodności organizacji.

tags: #koszty #realizacji #zadan #statutowych #osp