Prawidłowe zarządzanie majątkiem w Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) jest kluczowe dla jej efektywnego funkcjonowania i rozwoju. Jednym z podstawowych narzędzi, które to umożliwia, jest książka inwentarzowa OSP, często nazywana również księgą majątkową. Jej prowadzenie to odpowiedzialne zadanie, które najczęściej spoczywa na barkach gospodarza jednostki.
Rola Gospodarza OSP w Zarządzaniu Majątkiem
Wzorcowy statut OSP wymienia skład zarządu, a funkcja gospodarza, choć nie zawsze obligatoryjna, jest zdaniem wielu kluczowa dla każdej OSP, która chce dobrze pracować i rozwijać się. Nawet jeśli gospodarz nie jest formalnie członkiem zarządu, powinien być stałym gościem na jego zebraniach, aby rozliczać się ze swoich działań.
Najogólniej określając, gospodarz odpowiada za całość mienia OSP, to znaczy za jego właściwy stan oraz za nadzór nad jego zabezpieczeniem i właściwym użytkowaniem. Do jego obowiązków należy utrzymywanie strażnicy i jej otoczenia w należytym porządku i czystości, co zwłaszcza przy obiektach większych, oznacza organizację systemu utrzymania porządku. Gospodarz ma również pieczę nad tym, aby mienie stowarzyszenia było odpowiednio zabezpieczone przed kradzieżą i innymi stratami. Dotyczy to zarówno zabezpieczenia przed kradzieżą z włamaniem, jak i niedopuszczenia do zbędnego niszczenia pomieszczeń i sprzętu, a także właściwego ubezpieczenia majątku OSP. Stąd też do niego należy dbałość o terminowe zawieranie i przedłużanie umów na ubezpieczenie budynków i sprzętu posiadanego przez straż.
Ponieważ gospodarz zajmuje się obiektem, w którym siedzibę ma OSP, naturalną sprawą jest, że to właśnie on powinien odpowiadać za jego bieżącą eksploatację, w tym prowadzenie przeglądów (kominiarskich, elektrycznych itp.) i konserwację budynku OSP oraz terenów przyległych, w porozumieniu z zarządem. Odpowiada również za sprawy magazynu (czy magazynów). W małej jednostce, gdzie wystarczy jeden niewielki magazyn, gospodarz może być osobiście magazynierem. W OSP dużych, dysponujących zróżnicowanym mieniem o znacznej nieraz wartości, może zajść konieczność podzielenia magazynu na kilka części, np. na magazyn sprzętu, mundurowy oraz materiałów pędnych. Wówczas gospodarz kontroluje i koordynuje działalność magazynierów i odpowiada za ich poprawną pracę. Zaleca się, żeby gospodarz, podobnie jak skarbnik, złożył na ręce prezesa OSP pisemne oświadczenie o odpowiedzialności finansowej w zakresie pełnionych czynności.
Księga Inwentarzowa OSP - Podstawowe Narzędzie
W celu prawidłowego wypełniania swych obowiązków i właściwego ich dokumentowania, gospodarz powinien prowadzić „Księgę majątkową OSP”, zwaną też księgą inwentarzową. Służy ona do bieżącej ewidencji środków trwałych i nietrwałych oraz ich użytkowania. Książka Inwentarzowa OSP to niezbędne narzędzie, które umożliwia dokładne i skuteczne zarządzanie wyposażeniem jednostki. Pozwala na dokładny spis wszystkich sprzętów i wyposażenia, a także śledzenie ich stanu technicznego oraz terminów przeglądów. Dzięki temu gospodarz OSP może w prosty i efektywny sposób zarządzać wyposażeniem, planować przyszłe inwestycje oraz kontrolować koszty.
Nie istnieje jeden, obowiązkowy wzór takiej księgi. Można ją kształtować odpowiednio do potrzeb danej OSP. Właściwe prowadzenie ewidencji majątku OSP jest dość czasochłonne i pracochłonne, niemniej jednak jest konieczne. Gospodarowanie majątkiem powierzonym, z czego musimy się okresowo rozliczać, jest sprawą odpowiedzialną, a większość zatargów na tym tle wynika ze złego prowadzenia dokumentacji.
Struktura Księgi Majątkowej OSP (Cztery Główne Części)
Księga majątkowa OSP składa się zazwyczaj z czterech części, które - w przypadku większej jednostki - mogą stać się oddzielnie prowadzonymi księgami. Książka przeznaczona dla gospodarza OSP umożliwia dokładne i systematyczne prowadzenie ewidencji:
- materiałowej,
- przedmiotów nietrwałych (o małej wartości jednostkowej),
- przedmiotów trwałych (środków trwałych),
- wyposażenia osobistego.
Prowadzenie każdej z tych czterech części może być powierzone innej osobie, np. magazynierowi lub innemu druhowi czy druhnie, co jest praktycznym rozwiązaniem.
Ewidencja Materiałowa
Pierwsza część książki poświęcona jest ewidencji materiałowej. Dotyczy ona zapisu zakupów i zużycia materiałów, takich jak materiały budowlane, pędne (benzyna, smary) itp. Każdy rodzaj materiału powinien mieć wykaz na oddzielnej stronie. Można w niej rejestrować materiały począwszy od rękawic, butów, kanistrów, ubrań specjalnych, ubrań kosztowych, łopat, szpadli, toporków, węży różnego rodzaju, pomp, agregatów, latarek, pilarek, aż do samochodów. Ewidencję środków o małej wartości jednostkowej (np. materiały kancelaryjne czy środki utrzymania czystości) można zapisywać na podstawie rachunków zbiorczo. Strony mogą być dedykowane konkretnym materiałom, np. "buty skutery - 1 strona", "buty gumowe typu OFICER - 2 strona", "węże W-52 - 5 strona". Kolumny w księdze powinny zawierać informacje o przychodach, rozchodach (najczęściej wybrakowanie materiału) i aktualnym stanie na remizie. Ceny mogą być wpisywane z momentu zakupu.
Ewidencja Środków o Małej Wartości Jednostkowej (Nietrwałych)
Druga część książki obejmuje ewidencję przedmiotów nietrwałych. Dotyczy ona przedmiotów trwałego użytku o wartości jednostkowej do 3500,00 zł. Są to na przykład odzież, węże, elementy wyposażenia bojowego, artykuły administracyjne, sportowe czy świetlicowe. Przedmioty zaliczone do środków nietrwałych powinny być oznakowane symbolami inwentarzowymi, które mogą zawierać numer inwentarzowy, rok wprowadzenia do użytku i oznaczenie OSP. Zdjęcie środka nietrwałego z ewidencji może nastąpić tylko na podstawie odpowiedniego protokołu zniszczenia.
Ewidencja Środków Trwałych
Trzecia część książki inwentarzowej skupia się na ewidencji środków trwałych. Dotyczy ona gospodarki przedmiotami trwałymi. Według obowiązujących obecnie przepisów finansowych ich wartość jednostkowa jest większa niż 3500,00 zł. Są to na przykład budynki czy samochody, ale także i drobniejszy sprzęt, taki jak motopompy czy agregaty prądotwórcze. Środki trwałe to zazwyczaj większe i droższe przedmioty, które są używane przez dłuższy czas, takie jak pojazdy strażackie, sprzęt do ratownictwa technicznego czy specjalistyczne urządzenia.
Ewidencja Wyposażenia Osobistego
Ostatnia, czwarta część książki inwentarzowej, dedykowana jest ewidencji wyposażenia osobistego Strażaków. Dotyczy ona wyposażenia osobistego wszystkich członków OSP, w tym członków Jednostek Operacyjno-Technicznych (JOT).
Podstawy Prawne i Wymogi Ewidencyjne
Jednostki organizacyjne Skarbu Państwa, a także jednostki budżetowe, do których zaliczają się OSP korzystające ze środków publicznych, są zobowiązane do prowadzenia ewidencji składników majątku. Kierownik jednostki na mocy przepisów krajowych, zasad rachunkowości, regulaminów i instrukcji określa dokładny sposób oraz zasady ewidencjonowania i gospodarowania składnikami majątku.
Obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej w jednostkach budżetowych został nałożony przez rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU poz. 1911). Zgodnie z załącznikiem nr 3 pt. „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” jednostki budżetowe zobowiązane są prowadzić konta ewidencji syntetycznej zgodnie z wykazem kont. Na kontach 310 i 330 prowadzi się ewidencję zapasów, materiałów i towarów przyjętych do magazynu jednostki. Należy pamiętać, że stosowany w jednostce system ewidencji majątku powinien być prowadzony rzetelnie i przedstawiać stan faktyczny.
Ewolucja Metod Ewidencji Majątku
W przeszłości majątek rejestrowany był w formie tradycyjnej (papierowej) w księgach inwentarzowych. Wraz z rozwojem cyfryzacji na rynku pojawiły się różne narzędzia elektroniczne i programy komputerowe pozwalające na prowadzenie ewidencji za pomocą nowoczesnych systemów elektronicznych. Przykładem takiego rozwiązania jest program mOSP z systemem bazodanowym MS SQL Server, ułatwiający kompleksową obsługę jednostek straży pożarnych.
Obecnie istnieje wiele firm proponujących swoje rozwiązania. W strukturach Państwowej Straży Pożarnej (PSP) nie ma unifikacji stosowanych systemów ewidencji majątku, a także przepisów szczegółowych regulujących gospodarkę mieniem. Mając na względzie różnorodność wybranych przez jednostki rozwiązań (od tradycyjnej formy papierowej przez arkusze kalkulacyjne czy stosowanie odpowiednich programów), należy podkreślić, że dobry system powinien zapewniać kompleksową ewidencję i zarządzanie majątkiem jednostki. Ważne, by zastosowane rozwiązania opierały się na jednolitych kartotekach, zawierających ewidencję analityczną środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję pozabilansową. Kartoteki ewidencji analitycznej stanowią bowiem szczegółowy rejestr dla odpowiedników ich kont syntetycznych prowadzonych przez działy finansowe.
Wyzwania w Ewidencji Sprzętu Strażackiego
Specyfika funkcjonowania PSP i OSP jest nieco inna niż pozostałych jednostek Skarbu Państwa. Często jednostki organizacyjne Państwowej Straży Pożarnej rezygnują z dokładnego znakowania poszczególnych składników mienia stanowiącego wyposażenie np. pojazdów ratowniczo-gaśniczych, skupiając się na ujęciu całościowym (np. wykaz sprzętu w samochodzie). W omawianym przypadku sprzęt zainstalowany w pojeździe musi się zgadzać ilościowo, ale nie zawsze monitorowane są jego przesunięcia pomiędzy samochodami. Dla użytkownika dwa identyczne elementy armatury pożarniczej (np. dwie takie same prądownice) nie stanowią różnicy przy całościowym ujęciu wyposażenia. Jednak w przypadku ewidencji przedmioty te stanowią różne obiekty, mające unikalne numery inwentarzowe. Taka sytuacja wymaga precyzyjnego systemu ewidencji.
Nowoczesne Technologie w Zarządzaniu Majątkiem OSP
Rozwój urządzeń mobilnych, technologii oraz programów ewidencjonujących majątek daje użytkownikom wiele możliwości prawidłowego nadzoru.
Kody Kreskowe (Barkody)
Większość programów komputerowych służących do kompleksowej ewidencji mienia zapewnia możliwość wygenerowania, poza numerem inwentarzowym, barkodu, unikalnego dla każdego składnika majątku. Jest to nic innego jak kod kreskowy, który może być odczytany za pomocą skanera. Ułatwia to codzienną pracę osób odpowiedzialnych za ewidencjonowanie majątku jednostki. Dzięki mobilnemu skanerowi można sczytać składniki majątku pozostawione w danej lokalizacji i porównać je ze stanem ewidencyjnym, co jest pomocne przy zmianie miejsca przechowywania danego sprzętu z jednego pomieszczenia na drugie.
Należy mieć jednak na względzie, że oklejenie sprzętu pożarniczego kodami kreskowymi niesie ze sobą ryzyko szybkiego uszkodzenia, odklejenia i zgubienia naklejek z barkodem, ze względu na trudne warunki użytkowania. W tym wypadku tradycyjne oznakowanie sprzętu przez naniesienie trwałą techniką numeru inwentarzowego (np. wybicie, grawerowanie, malowanie) może okazać się bardziej skuteczne.
Technologia RFID (Radio-Frequency Identification)
Naprzeciw potrzebom użytkowników i problemom ewidencji wychodzi technologia RFID (Radio-Frequency Identification). Wykorzystuje ona fale radiowe nadawane przez skaner (kolektor danych) do zasilenia anteny wbudowanej do tagu (chipu) z zapisanymi danymi, takimi jak np. numer inwentarzowy. Chipy (anteny) bez wzbudzenia falą radiową o odpowiedniej częstotliwości są nieaktywne.
Zalety RFID w OSP
Dzięki temu rozwiązaniu możliwy jest odczyt danych z odległości nawet kilku metrów (w zależności od mocy sygnału urządzenia i wielkości anteny). Zastosowanie odczytu zdalnego:
- przeprowadza inwentaryzację lub bieżącą kontrolę majątku szybciej,
- pozwala na wychwycenie niedostępnych składników majątku (np. laptop pracownika przebywającego na urlopie, który jest zamknięty w szufladzie biurka),
- ułatwia oznakowanie i ewidencjonowanie elementów narażonych na działanie czynników zewnętrznych, czyli tych wykorzystywanych podczas działań ratowniczo-gaśniczych.
Tagi RFID nie mają ograniczeń geometrycznych i występują m.in. jako przeklejane etykiety z możliwością zadruku, przypinki, opaski samozaciskowe, karty, breloki czy odporne na uszkodzenia mechaniczne i chemiczne tzw. hard-tagi. Zastosowanie technologii RFID pozwala na użytkowanie anteny w obudowie odpornej na działanie czynników zewnętrznych, jak również umiejscowienie samego chipa wewnątrz obudowy urządzeń.
Przykłady Zastosowania i Potencjalny Rozwój
Odpowiednio przygotowany program może zapewniać np. wgranie do kolektora danych wyposażenia, które stanowi ewidencję pomieszczenia. Wówczas osoba sprawdzająca majątek może na bieżąco wychwycić nieprawidłowości i zweryfikować fizyczny stan wyposażenia względem danych w ewidencji. Nieograniczone możliwości systemów informatycznych mogą służyć nie tylko weryfikacji ilościowej zgromadzonego mienia, lecz także dzięki funkcji alertu przypominać o zbliżającym się terminie wykonania przeglądu, legalizacji czy kalibracji urządzenia. Szczególnie przydatne może to być w przypadku sprzętu specjalistycznego, który nie jest wykorzystywany na co dzień, np. butle do aparatów ochrony dróg oddechowych.
Aplikacje pozwalają np. na wychwycenie wśród zaprogramowanych chipów jednego, który nas interesuje. Po wcześniejszym zsynchronizowaniu z programem do ewidencji, aplikacja identyfikuje tylko poszukiwany chip i na zasadzie gry „ciepło - zimno” pozwala na jego odnalezienie (im bliżej chipu znajdował się kolektor, tym większa była częstotliwość wydawanego przez niego dźwięku). Rozwiązanie takie może być pomocne w identyfikacji sprzętu, który trzeba np. poddać serwisowi. Wyobraźmy sobie sytuację, w której wiemy, że jedna z butli znajdujących się w pojeździe musi przejść legalizację w UDT. Bez odpowiedniego skatalogowania sprzętu należałoby weryfikować kolejno każdą z nich, a mając pecha, można by trafić na nią jako na ostatnią.
Ciekawostkę stanowi rozwiązanie stosowane w niektórych instytucjach, gdzie budynki są podzielone za pomocą specjalnych stałych bramek będących skanerami RFID. Pozwala to na rejestrowanie każdego przemieszczenia urządzenia wewnątrz stref w obiekcie. Tagi RFID są obecnie często wykorzystywane w szpitalach, a w kontekście strażackim warto zastanowić się nad możliwością wszycia takich chipów w ubrania specjalne strażaków, co dawałoby możliwość kontroli nad ich odpowiednią konserwacją.
Technologia znakowania i identyfikacji składników majątku za pomocą RFID jest obecnie wprowadzona do użytku w Komendzie Głównej PSP.
Znaczenie Prawidłowej Ewidencji i Wizja Przyszłości
Niewątpliwie przed nami dalsze etapy rozwoju systemów służących ewidencji majątku. Cyfryzacja stosowanych rozwiązań prowadzi do oszczędności czasu i lepszego nadzoru nad mieniem wykorzystywanym w instytucjach państwowych. Odpowiedzialni za prawidłowe gospodarowanie majątkiem kierownicy jednostek muszą zostać uświadomieni przez swoich pracowników realizujących czynności związane z ewidencją, że warto odejść od tradycyjnych książek inwentarzowych czy ewidencji prowadzonej w arkuszu kalkulacyjnym na rzecz nowoczesnych rozwiązań. Rozwój stosowanych środowisk programowych jest również uzależniony od potrzeb jednostek.
Prawidłowo prowadzona książka inwentarzowa OSP, niezależnie od wybranej metody, jest fundamentem odpowiedzialnego zarządzania majątkiem i umożliwia sprawną pracę jednostki, planowanie inwestycji oraz kontrolę kosztów.
tags: #ksiazke #inwentarzowa #osp #jak #prowadzic