Kwestia możliwości łączenia funkcji prezesa zarządu Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) z mandatem radnego w tej samej gminie budzi liczne wątpliwości prawne. Wiele stowarzyszeń OSP, choć faktycznie nie prowadzi działalności gospodarczej, ma taki zapis w swoich statutach. Ponadto, korzystanie z mienia gminnego, takiego jak remiza czy samochód, dodatkowo komplikuje sytuację prawną.
Łączenie funkcji Prezesa OSP z mandatem Radnego: konflikty i zakazy
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, prezes OSP, która korzysta z mienia gminnego oddanego do użytku przez OSP, nie jest wyłączony z możliwości równoczesnego sprawowania mandatu radnego w tej gminie. Ochotnicza Straż Pożarna nie jest jednostką organizacyjną gminy. Dlatego wobec prezesa OSP nie znajdą zastosowania przepisy zakazujące łączenia mandatu radnego z funkcjami kierowników i zastępców jednostek gminnych (art. 24b ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym).
Nie ulega wątpliwości, że wykonywanie przez OSP zadań statutowych i funkcji określonych w ustawie z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej nie jest wyrazem prowadzenia działalności gospodarczej - w rozumieniu art. 2 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Stowarzyszenie jest zrzeszeniem o celach niezarobkowych, co oznacza, że statutowym celem stowarzyszenia nie może być prowadzenie działalności skierowanej na osiąganie zysku (art. 2 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach). Jednak może ono prowadzić działalność gospodarczą według ogólnych zasad określonych w odrębnych przepisach (art. 3 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach).
Zakaz łączenia funkcji radnego z inną działalnością rodzi się z tego, że radny nie powinien podejmować się dodatkowych zajęć mogących podważyć zaufanie jego wyborców (art. 24e ustawy o samorządzie gminnym). Szczególnym zakazem łączenia funkcji radnego z inną działalnością jest - wynikający z art. 24f ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym - zakaz pełnienia przez radnego funkcji przedstawiciela lub pełnomocnika podmiotu, który by prowadził działalność gospodarczą wykorzystując mienie gminy.
Kluczowe znaczenie ma zapis w statucie OSP o możliwości prowadzenia działalności gospodarczej oraz korzystanie z mienia gminy. Nawet jeśli działalność ta nie jest prowadzona faktycznie, samo jej dopuszczenie w dokumentach stowarzyszenia może stanowić podstawę do zakwestionowania legalności łączenia funkcji. W takiej sytuacji, radny ma 3 miesiące od złożenia ślubowania na uregulowanie sytuacji.
Studia przypadków
- W jednej z podlaskich gmin radnym został długoletni prezes lokalnej OSP. Po wyborach, mimo że OSP nie prowadziła faktycznie działalności gospodarczej, wojewoda wezwał radnego do wyjaśnień, ponieważ statut jednostki zawierał zapis o takiej możliwości, a straż korzystała z remizy gminnej i samochodu gminy. Radny, chcąc uniknąć utraty mandatu, złożył rezygnację z funkcji prezesa i został członkiem zarządu bez prawa reprezentacji.
- W małej miejscowości w Wielkopolsce doszło do konfliktu w radzie gminy, gdy okazało się, że nowo wybrany radny był również prezesem OSP, która wynajmowała część remizy pod działalność gospodarczą lokalnej firmie remontowej. Choć wynajem był drobny i miał charakter pomocniczy, wojewoda uznał, że radny reprezentuje stowarzyszenie prowadzące działalność z wykorzystaniem mienia gminy.
- W jednej z gmin mazowieckich, po wyborach samorządowych, nowy radny - również prezes OSP - podjął szybkie działania, by zmienić statut straży i usunąć zapis o możliwości prowadzenia działalności gospodarczej. Wraz z druhami zwołał walne zebranie, przegłosowano zmianę, a nowy statut zgłoszono do KRS.
Praktyka pokazuje, że w takich sytuacjach konieczne jest jednoznaczne uregulowanie statusu OSP w kontekście działalności gospodarczej i korzystania z mienia gminy, aby uniknąć utraty mandatu radnego.
Struktura i rola organów w Ochotniczej Straży Pożarnej
Zarząd OSP: skład i kompetencje
Statut wzorcowy OSP określa skład zarządu i opisuje zadania. Wymienionych jest pięć niezbędnych funkcji w zarządzie: prezes, naczelnik straży (sprawujący jednocześnie funkcję wiceprezesa), jeden lub dwóch wiceprezesów, sekretarz i skarbnik. Oprócz wymienionych, można utworzyć w zarządzie także funkcje gospodarza, kronikarza i zastępcy naczelnika straży. Trzeba tylko na walnym zebraniu zapewnić dla nich w składzie zarządu odpowiednią liczbę miejsc.
Minimalny skład zarządu to pięć osób, a maksymalny opisany - dziewięć osób. Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, pomiędzy nimi nie ma podległości i nadrzędności. W przypadku ustąpienia członków zarządu w trakcie kadencji, zarząd może dokooptować nowych członków, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 ustalonego składu.
Do zadań zarządu należy przede wszystkim reprezentowanie interesów OSP i realizowanie uchwał i wytycznych walnego zebrania. Zarząd zwołuje walne zebranie - sprawozdawcze i sprawozdawczo-wyborcze zgodnie ze statutem, a nadzwyczajne w razie potrzeby. Zarząd informuje również sąd rejestrowy i organ nadzorujący (urząd gminy) o swoim składzie, o miejscu zamieszkania członków, a także o adresie siedziby OSP lub jego zmianie. Na życzenie organu nadzorującego, zarząd udziela wszelkich wyjaśnień dotyczących działalności OSP oraz udostępnia niezbędne dokumenty (oryginały tylko w lokalu OSP).
Zarząd opracowuje projekty rocznego planu działalności i budżetu OSP, które uchwala walne zebranie oraz składa sprawozdania z ich wykonania. Ma również prawo do zaciągania w imieniu OSP zobowiązań finansowych. Podejmuje uchwały w sprawie przyjmowania i skreślania z listy członków OSP, a także w sprawie przyznawania dyplomów i nagród oraz występowania z wnioskami o przyznanie odznaczeń i odznak.
Sposób reprezentacji: Zwyczajowo większość OSP zachowuje zapis ze związkowego wzorca statutu, który często przewiduje dwuosobową reprezentację do składania oświadczeń woli przed instytucjami. W praktyce, OSP coraz częściej decydują się na zmianę statutu, uprawniając do podpisywania „dwóch członków zarządu działających łącznie, w tym prezesa lub wiceprezesa”. Wszyscy członkowie zarządu mają obowiązek podpisania, z użyciem profilu zaufanego, specjalnego pliku sprawozdania finansowego przygotowanego w wersji elektronicznej, jeśli OSP prowadzi pełną księgowość. Bank musi mieć informacje, które osoby upoważnione są do obsługi rachunku i w jakim zakresie.
Zarząd kieruje całą bieżącą działalnością OSP pomiędzy walnymi zebraniami, które odbywają się zwykle raz w roku. Posiedzenia zarządu odbywają się według potrzeb, co najmniej raz na kwartał i są zwoływane przez prezesa. Do ważności uchwał wymagana jest obecność co najmniej ½ ogólnej liczby członków zarządu, a uchwały są podejmowane zwykłą większością głosów. Prezes proponuje porządek posiedzenia i wspólnie z sekretarzem przygotowuje projekty uchwał.
Funkcje w Zarządzie OSP: Prezes i Naczelnik
Najważniejsze funkcje w OSP to prezes i naczelnik. Ich role są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania jednostki.
Prezes OSP
Główną postacią każdej OSP powinien być prezes. Zgodnie z § 26 wzorcowego statutu OSP: „Prezes zarządu reprezentuje OSP na zewnątrz i kieruje pracami zarządu”. Prezes bezpośrednio lub za pośrednictwem innych członków zarządu kieruje działalnością całego stowarzyszenia i koordynuje działania innych funkcyjnych w zarządzie OSP. Przysługuje mu prawo zwoływania zebrań zarządu oraz prawo (i obowiązek) podpisywania dokumentów, zwłaszcza finansowych.
Prezes powinien być swoistym symbolem OSP i to on ma statutowe prawo i obowiązek do jej reprezentowania przed organami zewnętrznymi. Wszyscy członkowie zarządu podlegają bezpośrednio prezesowi, choć każdy powinien mieć przypisany zakres czynności i pewną autonomię. Rolą prezesa jest właściwy podział kompetencji wśród członków zarządu i koordynacja ich działań, a także pełnienie roli arbitra w przypadku sporów. Władze OSP, w tym prezes, ponoszą odpowiedzialność zarówno przed członkami OSP, jak i przed władzami samorządowymi i państwowymi, o czym mówi art. 296 Kodeksu Karnego.
Naczelnik OSP
Najbliższym współpracownikiem prezesa jest jego pierwszy zastępca - wiceprezes, tradycyjnie będący naczelnikiem straży. Naczelnik jest jedynym członkiem zarządu, którego obowiązki i uprawnienia zostały potraktowane w statucie dość szczegółowo i są przypisane tylko jemu. Wynika to z jego głównej roli - dowódcy ratowników.
W § 29 statutu wzorcowego stwierdzono, że „naczelnik kieruje jednostką operacyjno-techniczną jednoosobowo w formie rozkazów i poleceń”. Na naczelniku spoczywa pełna odpowiedzialność za działalność jednostki operacyjno-technicznej (JOT), czyli zespołu ratowniczego. Naczelnik kieruje wnioski do zarządu w sprawie składu osobowego JOT, jest zobowiązany do prowadzenia podstawowych szkoleń (nie uprawniających do udziału w akcjach ratowniczych, te organizują PSP), czuwa nad przestrzeganiem dyscypliny przez członków OSP, kieruje akcjami ratowniczo-gaśniczymi i przeciwpożarową działalnością zapobiegawczą. Może również opracowywać opinie i wnioski w sprawie stanu ochrony przeciwpożarowej miejscowości oraz wyposażenia OSP.
Naczelnik jest jedyną osobą wymienioną we wzorcowym statucie, upoważnioną do udzielania wyróżnień (jednoosobowo ustnie lub pisemnie, bądź wnioskując do zarządu o nagrody) oraz stosowania środków dyscyplinarnych (upomnienie ustne lub pisemna nagana). Wykluczenie z członkostwa w stowarzyszeniu jest jednak ostatecznością.
Współpraca Prezesa i Naczelnika
Rola prezesa i naczelnika jest tak ważna, że statut jednoznacznie je rozdziela, wymagając dobrej współpracy. W czasie akcji dowodzi naczelnik, jego zastępca lub inna wyznaczona przez naczelnika osoba. W OSP nie ma wojskowego pojęcia „rangi” czy „stopnia”, jest pojęcie funkcji. Członkowie zarządu czy komisji rewizyjnej, będąc czynnymi ratownikami, podczas akcji podlegają dowodzącemu. Nawet jeśli prezes jest ratownikiem, w czasie akcji pełni przypisaną mu funkcję ratowniczą w JOT.
Wydaje się, że optymalny podział obowiązków między nimi zachodzi, gdy prezes jest w stałym kontakcie organizacyjnym z gminą, a naczelnik - w kontakcie operacyjnym z JRG, z którą współpracuje OSP.
Pozostałe funkcje w Zarządzie
- Sekretarz: W organizacjach sięgających po środki z dotacji, sekretarz współpracuje z koordynatorami projektów, może czuwać także nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych. Powinien posiadać podstawowe kompetencje cyfrowe.
- Skarbnik: Dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów księgowych (faktur, rachunków, not księgowych, KP/KW itp.) i kompletuje je w chronologii. Prowadzi na bieżąco raport kasowy i czuwa nad terminowym wypełnieniem obowiązku złożenia zeznania podatkowego CIT-8 oraz sprawozdania finansowego. Opracowuje we współpracy z zarządem roczny plan finansowy. Skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej. Przynajmniej raz na dwa lata przeprowadza inwentaryzację wyposażenia, a raz na cztery lata inwentaryzację środków trwałych.
- Kronikarz/Gospodarz: Kronikarz zajmuje się dokumentowaniem ważniejszych wydarzeń w OSP, często wykorzystując portale społecznościowe. Gospodarz dba o mienie OSP.
Komisja Rewizyjna: organ kontroli wewnętrznej
Organem kontroli wewnętrznej OSP jest komisja rewizyjna, której zadania opisane są w statucie. Komisja jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym i wybiera spośród siebie przewodniczącego. Ma obowiązek co najmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu działalności statutowej OSP, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich. Komisja rewizyjna składa na walnych zebraniach sprawozdania z przeprowadzonych kontroli, wraz z oceną działalności OSP, i wnioskuje o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium.
Komisja ma też prawo i obowiązek bieżącego przedstawiania zarządowi uwag i wniosków, dotyczących jego pracy. W skład komisji rewizyjnej powinni wchodzić druhowie z dużym doświadczeniem i rozwagą, np. byli prezesi czy skarbnicy.
Wymogi wobec członków komisji rewizyjnej: Członek komisji rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP, współmałżonkiem członka tego Zarządu ani pozostawać z członkami tego zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia. Nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za przestępstwo z winy umyślnej. W odróżnieniu od innych stowarzyszeń, członek komisji rewizyjnej OSP nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie ze strony macierzystej OSP, chyba że jest ratownikiem i otrzymuje ekwiwalent za udział w akcjach/szkoleniach lub jest konserwatorem sprzętu.
Wymogi wiekowe dla członków władz OSP
Kwestia wymogów wiekowych dla członków władz OSP, w szczególności prezesa, jest często poruszana. Zgodnie z Art. 3 ust. 2 Prawa o stowarzyszeniach, małoletni w wieku od 16 do 18 lat, którzy mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, mogą należeć do stowarzyszeń i korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego, z tym że w składzie zarządu stowarzyszenia większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych. Członkowie Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP) powyżej 16 lat mogą być wybierani do władz OSP.
Jednak bycie wybranym do "władz OSP" (pojęcie szerokie obejmujące walne zebranie, zarząd, komisję rewizyjną) nie jest równoznaczne z możliwością pełnienia funkcji wymagających pełnej zdolności do czynności prawnych. W przypadku funkcji takich jak prezes czy naczelnik, praktyka i interpretacja prawna wskazują na konieczność pełnoletności. Prezes reprezentując jednostkę i podejmując decyzje finansowe musi mieć pełne prawa obywatelskie, których 16-latek nie posiada.
Sąd rejestrowy może odmówić aktualizacji wpisu w KRS, jeśli prezes jest osobą niepełnoletnią, ponieważ przy podawaniu daty urodzenia wymogiem jest pełnoletność, ze względu na konieczność składania podpisów i ponoszenia odpowiedzialności prawnej i finansowej, której osoba niepełnoletnia nie może w pełni wziąć na siebie.