Na czele każdej Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP), jako stowarzyszenia, stoi zarząd, który jest wybierany przez walne zebranie członków. OSP są najliczniej reprezentowaną organizacją pozarządową w Polsce, a ich aktywność nie ogranicza się tylko do działań ratowniczych, ale także obejmuje popularyzację wiedzy z zakresu bezpieczeństwa, kultury, sportu, rekreacji i ochrony środowiska. W Polsce jest ponad 16,5 tysiąca OSP, a na początku 2018 roku w gminach wiejskich i wiejsko-miejskich funkcjonowało 16 390 jednostek, z czego 4341 włączono do Krajowego Systemu Ratowniczo-Gaśniczego (KSRG). Spośród niemal 700 000 osób działających przy OSP, aż 228 394 strażaków może brać bezpośrednio udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych oraz ratownictwa technicznego, powodziowego, chemicznego, ekologicznego, medycznego, wysokościowego, wodnego i poszukiwawczo-ratowniczego.
Działalność Ochotniczych Straży Pożarnych opiera się na przepisach ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, ustawy - Prawo o stowarzyszeniach oraz ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
Rola i Wybór Zarządu OSP
Zarząd OSP kieruje pracą jednostki, reprezentuje ją na zewnątrz, wypowiada się w jej imieniu, a także dba o majątek i nim zarządza. Zarząd podejmuje decyzje w imieniu całego stowarzyszenia, aby nie zwoływać walnego zebrania za każdym razem, gdy trzeba podjąć jakąś decyzję. Walne zebranie członków OSP jest najwyższą władzą stowarzyszenia. Odbywa się ono zazwyczaj co pięć lat i podczas niego wybierane są osoby, które będą tworzyć zarząd, bez początkowego wskazania konkretnych funkcji. Nowo powołany zarząd ustala, kto jakie obowiązki przejmie w rozpoczynającej się kadencji, decydując o podziale funkcji.
Zgodnie ze związkowym wzorem statutu, zarząd OSP powinien składać się od 5 do 9 osób. Mimo tradycji obsadzania licznego zarządu, w małych środowiskach wiejskich zdarzają się już minimalne, pięcioosobowe składy. Ma to związek zarówno z malejącym zaangażowaniem mieszkańców, jak i obawą członków stowarzyszenia przed wzięciem na siebie obowiązków na całą kadencję, często z powodu braku rozeznania w konkretnych zadaniach. Warto jednak dążyć do realizowania modelu podziału kompetencji i do przypisania odpowiednich ról odpowiednim osobom, myśląc o tym na długo przed walnym zebraniem wyborczym.
Kluczowe Funkcje w Zarządzie OSP i Ich Obowiązki
Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, co oznacza brak podległości i nadrzędności. Tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym członkom mogą być ujęte w regulaminie pracy zarządu, przyjętym uchwałą zarządu (bez konieczności zatwierdzania go przez walne zebranie). Poniżej przedstawiamy obligatoryjne i dodatkowe funkcje w zarządzie OSP.
Prezes Zarządu OSP
Prezes jest jedyną funkcją, której kompetencje są wskazane w statucie wzorcowym. Do jego głównych zadań należy reprezentowanie OSP na zewnątrz oraz kierowanie pracami zarządu. Prezes kreuje aktywność i czuwa nad organizacją pracy zarządu: zwołuje posiedzenia, proponuje porządek obrad, przewodniczy zebraniom i przedstawia projekty uchwał. Ma również obowiązek złożyć walnemu zebraniu sprawozdanie z działalności zarządu za dany rok. Statut nie zakłada, że prezes musi mieć konkretne kwalifikacje, a nacisk kładzie się raczej na predyspozycje osobiste.
Naczelnik OSP
Naczelnik, który pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa, jest powołany przez zarząd do dowodzenia jednostką. Jego najważniejszym zadaniem jest zorganizowanie Jednostki Operacyjno-Technicznej (JOT) i nadzór nad jej działalnością. Zarząd, wybierając naczelnika, kieruje się jego doświadczeniem i predyspozycjami. Dobry naczelnik powinien cieszyć się zaufaniem oraz posiadać takie cechy jak doświadczenie, odpowiedzialność, dyspozycyjność, zdolność kierowania ludźmi, konsekwencja i postępowanie zgodne z zasadami. Powinien być również gotowy do podnoszenia swoich kompetencji, zwłaszcza w obliczu nowych zagrożeń (przyrodniczych, ekologicznych, chemicznych, komunikacyjnych, wodnych, pogodowych itp.). Osoby wyznaczone do działania w JOT muszą być w wieku 18-65 lat, posiadać aktualne badania lekarskie oraz ukończyć przeszkolenie pożarnicze odpowiednie do zajmowanej funkcji.
Wiceprezesi Zarządu OSP
Statut wzorcowy mówi o wyborze dwóch wiceprezesów. Głównym zadaniem wiceprezesa jest wspomaganie i, w razie potrzeby, zastępowanie prezesa. Wymaga to stałej współpracy z prezesem i pozostałymi członkami zarządu. Wiceprezes może, za zgodą prezesa, reprezentować zarząd OSP na zewnątrz w zakresie swoich spraw i podpisywać dokumenty. Najczęściej spotykanym przypadkiem jest uprawnienie wiceprezesa-naczelnika do samodzielnego prowadzenia spraw związanych z szeroko pojętym ratownictwem, w które inni wiceprezesi nie powinni ingerować. W razie nieobecności naczelnika i jego zastępcy, inny wiceprezes może czasowo przejąć obowiązki organizacyjne JOT.
Rola wiceprezesa wymaga dużej elastyczności, ponieważ może on mieć powierzony stały zakres obowiązków, a także różne zagadnienia wynikające z bieżącej pracy zarządu. Może on nadzorować wykonywanie konkretnych spraw (np. rozbudowa strażnicy) lub przejąć obowiązki innego członka zarządu w przypadku jego niezdolności do wykonywania ich osobiście (z wyjątkiem funkcji skarbnika, której uprawnienia są niezbywalne). W statucie Związku OSP RP przewidziano obligatoryjne powoływanie komisji młodzieżowych na każdym szczeblu organizacyjnym. Często spotykanym rozwiązaniem jest przypisanie funkcji opiekuna Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP) jednemu z wiceprezesów, co zapewnia mu autonomię działania i możliwość prowadzenia samodzielnych działań zewnętrznych. Takie rozwiązanie upraszcza sprawę i pozwala rozszerzyć pole działalności opiekuna, dając mu uprawnienia i odpowiedzialność za kontakty zewnętrzne w obszarze działalności młodzieżowej. Podobnie, jeśli w OSP działa orkiestra, funkcja wiceprezesa-kapelmistrza może zapewnić dużą autonomię w prowadzeniu orkiestry. Należy jednak unikać zasiadania w zarządzie figurantów, którzy nie angażują się w pracę. Wyjątkiem może być uhonorowanie zasłużonego, wiekowego druha, powierzając mu funkcję symboliczną i reprezentacyjną, choć statut nie przewiduje funkcji "honorowego prezesa".
Skarbnik
Skarbnik dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów (dowodów) księgowych, takich jak faktury, rachunki, noty księgowe, KP/KW itp., i kompletuje je w chronologii. Prowadzi na bieżąco raport kasowy i czuwa nad terminowym wypełnieniem obowiązku złożenia rokrocznie zeznania podatkowego CIT-8, a w przypadku pełnej księgowości - także sprawozdania finansowego. Opracowuje roczny plan finansowy we współpracy z zarządem oraz sprawozdanie z wykonania planu. Przeprowadza inwentaryzację wyposażenia przynajmniej raz na dwa lata, a raz na cztery lata - inwentaryzację środków trwałych. Uprawnienia i odpowiedzialność skarbnika są niezbywalne.
Sekretarz
Sekretarz jest odpowiedzialny za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji OSP. W organizacjach sięgających po środki z dotacji, współpracując z koordynatorami projektów, może czuwać także nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych (wniosków, sprawozdań, umów) w części dotyczącej ogólnych informacji o OSP. Dobrze jest, aby sekretarz posiadał podstawowe kompetencje cyfrowe.
Kronikarz i Inne Funkcje
Kronikarz lub inna osoba prowadząca strony jednostki wykorzystuje różne narzędzia i technologie informatyczne, aby dokumentować ważniejsze wydarzenia w OSP, często na portalach społecznościowych, i by podawane informacje były atrakcyjne oraz wpływały na korzystny odbiór organizacji w społeczności. Innymi dodatkowymi funkcjami, wybieranymi w razie potrzeby, są gospodarz czy zastępca naczelnika.
Komisja Rewizyjna: Organ Kontroli Wewnętrznej
Komisja rewizyjna to organ kontroli wewnętrznej OSP. Jej członkowie mają za zadanie kontrolować działalność statutową OSP, ze szczególnym uwzględnieniem spraw finansowych. Komisja powinna przynajmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu działalności. Organizacja spotkań komisji rewizyjnej może wyglądać podobnie do spotkań zarządu. Zalecaną praktyką jest, aby protokoły ze spotkań komisji rewizyjnej były dostępne dla wszystkich członków stowarzyszenia. W praktyce najczęściej na zebraniu sprawozdawczym przedstawiane jest sprawozdanie komisji. W wielu jednostkach komisja rewizyjna jest zapraszana na spotkania zarządu z głosem doradczym.
Dobre Praktyki dla Nowo Wybranego Zarządu OSP
Formalności i Organizacja Początkowa
- Prawna zmiana władz stowarzyszenia: Każda zmiana we władzach stowarzyszenia wymaga aktualizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz w innych instytucjach.
- Przejęcie dokumentacji i podział pracy: Obowiązkiem ustępującego zarządu jest przekazanie całej dokumentacji. Warto zapoznać się ze sposobem prowadzenia ewidencji i zastanowić się nad jej usprawnieniem. Odpowiedni podział obowiązków jest kluczem do dobrze funkcjonującej jednostki, a funkcje członków zarządu determinują ich zadania. Warto angażować wszystkich strażaków w pracę jednostki, wyznaczając osoby odpowiedzialne za konkretne obszary poza zarządem.
- Plan działania: Nowo wybrany zarząd powinien stworzyć i przedstawić całej jednostce dobry plan działania.
Komunikacja i Przejrzystość Działania
Istotny jest dostęp do informacji z zebrań zarządu i komisji rewizyjnej.
- Informowanie o pracy zarządu: Po każdym zebraniu warto napisać podsumowanie dla wszystkich członków OSP, oparte o protokół, a nawet upublicznić cały protokół. Zapewnia to strażakom świadomość problemów i podejmowanych decyzji.
- Informowanie o planowanych przedsięwzięciach: Wydarzenia znane z wyprzedzeniem można wpisać do wspólnego kalendarza, umożliwiając strażakom zaplanowanie czasu. Po zakończeniu wydarzenia warto przesłać sprawozdanie wszystkim strażakom.
- Wiedza o aktywności strażaka: Warto, aby każdy strażak miał wgląd w dane, które go bezpośrednio dotyczą, np. jego aktywność w jednostce.
- Skrzynka „Do zarządu”: Przygotowanie i ustawienie w remizie skrzynki na anonimowe uwagi i informacje do zarządu to dobry pomysł na usprawnienie komunikacji i zapobieganie sporom.
- Strona internetowa i portale społecznościowe: Zdecydowana większość jednostek posiada konta w mediach społecznościowych, publikując bieżące i archiwalne wydarzenia, docierając do lokalnej społeczności. Warto również rozważyć stworzenie strony internetowej do prezentacji historii i bieżących wydarzeń jednostki.
Gotowość Bojowa i Bezpieczeństwo
- Wydzielenie zespołu ratowniczo-gaśniczego (JOT): Należy zapewnić prawidłowe funkcjonowanie JOT.
- Dbanie o zdrowie strażaków: Nowy zarząd powinien skontrolować stan środków ochrony indywidualnej (ŚOI) strażaków i wyznaczyć priorytety zakupowe. Kluczową kwestią jest wydzielenie w jednostce strefy brudnej i czystej jako element profilaktyki zapobiegania nowotworom.
- Monitorowanie gotowości bojowej: Warto rozważyć wprowadzenie systemu, w którym strażacy mogą deklarować swoją dostępność w przypadku alarmu.
- Sprawozdania z akcji: Każdą akcję należy traktować jako cenne doświadczenie, którym warto dzielić się ze wszystkimi strażakami tworzącymi zespół wyjazdowy.
Integracja i Promocja Jednostki
Wspólne działania integrują jednostkę i budują jej wizerunek.
- Piknik strażacki: Organizacja festynów, dni dziecka czy pikników strażackich buduje dobry wizerunek jednostki w społeczności lokalnej i poszerza zdolności organizacyjne.
- Zbiórka krwi: Organizowanie zbiórek krwi we współpracy z Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa ratuje życie i promuje szczytną ideę.
- Dzień otwarty: To dobra okazja na zaprezentowanie jednostki w lokalnej społeczności.
- Szkolenia otwarte: Oprócz wewnętrznych szkoleń podnoszących gotowość bojową, warto przygotować szkolenia dla okolicznych mieszkańców, np. z zakresu udzielania pierwszej pomocy.