Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracownika biurowego

Stanowisko pracownika administracji, powszechnie określane jako pracownik biurowy, jest kluczowym elementem funkcjonowania wielu organizacji. Taka osoba odpowiada za zarządzanie i koordynowanie codziennej pracy biura, w tym za kontakty z klientami, zakupy, obsługę urządzeń biurowych, prowadzenie rejestrów, sporządzanie pism oraz kontrolę nad korespondencją przychodzącą i wychodzącą. Jest to pracownik, który w zależności od branży, zajmuje się pracą biurową i obsługą klientów, zazwyczaj spędzając przy monitorze komputera powyżej 4 godzin dziennie. Sporadycznie opuszcza miejsce pracy w celu wykonania prac dodatkowych, np. przenoszenia dokumentów.

Charakterystyka stanowiska pracy

Opis i zakres obowiązków

Praca pracownika administracji wykonywana jest przez 8 godzin dziennie w systemie jednozmianowym, głównie w pozycji siedzącej przed monitorem komputerowym. Obowiązki powierzone przez pracodawcę wiążą się z:

• wykonywaniem zadań powierzonych przez przełożonego;
• przyjmowaniem interesantów;
• obsługą komputera i programów biurowych;
• prowadzeniem dokumentacji zgodnie z procedurą ustaloną przez zakład pracy;
• obsługą innych urządzeń biurowych.

Środowisko i warunki pracy

Podstawowym miejscem pracy jest pomieszczenie biurowe znajdujące się w zamkniętym, parterowym budynku. Pomieszczenie jest jasne i funkcjonalnie urządzone meblami typowymi dla biura. Komunikacja z innymi pomieszczeniami biurowca odbywa się poprzez korytarze ogólnodostępne. Biuro jest często odwiedzane przez osoby postronne i pracuje w nim kilka osób jednocześnie.

Biuro powinno być odpowiednio zaprojektowane zgodnie z normami, mówiącymi między innymi o wysokości pomieszczenia i powierzchni wolnej podłogi przypadającej na każdego z zatrudnionych. Wysokość pomieszczenia do pracy wynosi 3 metry. Na każdego pracownika zatrudnionego w pomieszczeniu stałej pracy przypada 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia. W pomieszczeniu biurowym powierzchnia nie zajęta przez żadne urządzenia techniczne, sprzęt itp. wynosi powyżej 2 m². Nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia.

Pomieszczenie jest oświetlone światłem naturalnym i sztucznym, spełniającym wymagania Polskich Norm. Oświetlenie w korytarzach jest oświetleniem sztucznym i spełniającym wymagania Polskich Norm. Podłogi są odporne na ścieranie, nacisk oraz łatwe do utrzymania w czystości.

W pomieszczeniu biurowym zapewniona jest wentylacja naturalna i mechaniczna. Urządzenia grzewcze pozwalają na ogrzewanie pomieszczenia w porach obniżonej temperatury.

Wymagania wobec pracownika

W stosunku do pracownika biurowego wymaga się:

• Uprawnienia: zależnie od wymagań pracodawcy.
• Kwalifikacje: zależnie od wymagań pracodawcy.
• Badania: wstępne i okresowe badania lekarskie.
• Szkolenia BHP i inne:
  • instruktaż ogólny BHP;
  • instruktaż stanowiskowy;
  • okresowe szkolenie BHP nie rzadziej niż co 6 lat;
  • inne uznane przez pracodawcę za niezbędne.

Identyfikacja i ocena zagrożeń zawodowych

Zagrożenia związane z pracą biurową

Z wykonywaniem zawodu pracownika biurowego wiążą się różnorodne zagrożenia, które mogą wpływać na zdrowie i bezpieczeństwo. Główne zagrożenia to:

• Problemy ergonomiczne: Bóle pleców, rąk i ramion, długotrwałe zmęczenie, urazy układu mięśniowo-szkieletowego spowodowane długotrwałą pracą w wymuszonej pozycji przy komputerze.
• Obciążenie wzroku: Osłabienie wzroku, łzawienie, podrażnienie oczu wynikające ze zbyt długiej pracy przy monitorze.
• Zagrożenia fizyczne:
  • Upadki, potknięcia i poślizgnięcia na tym samym poziomie (śliskie, nierówne powierzchnie, pośpiech) lub na niższy poziom (schody).
  • Uderzenia o nieruchome przedmioty (źle ustawione meble i wyposażenie).
  • Zranienia ostrymi elementami (zszywacze, nożyczki, spinacze).
  • Poparzenia w wyniku kontaktu z gorącymi napojami.
• Zagrożenia środowiskowe:
  • Niedostateczne lub niewłaściwe oświetlenie.
  • Słaba wentylacja pomieszczeń biurowych, niewłaściwa temperatura i wilgotność.
  • Nadmierny hałas emitowany przez sprzęt biurowy, rozmowy, telefony.
  • Promieniowanie elektromagnetyczne (działanie pola magnetycznego lub elektrycznego).
• Zagrożenia chemiczne: Ozon, tlenki azotu emitowane przez sprzęt biurowy (np. drukarki, kopiarki).
• Zagrożenia psychospołeczne: Problemy związane ze złymi stosunkami międzyludzkimi, wysokie obciążenie psychiczne, ryzyko oskarżeń, ataków fizycznych i słownych.

Metodyka oceny ryzyka zawodowego

Wartościowanie ryzyka zawodowego jest kluczowym elementem zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. W tym przypadku zostało ono wykonane w formie tabeli, z zastosowaniem metody zaproponowanej przez Polską Normę PN-N-18002.

Metoda PHA - wstępna analiza zagrożeń

Metoda PHA (z ang. Preliminary Hazard Analysis) to wstępna analiza zagrożeń, w której szacuje się stopień szkody (S) i prawdopodobieństwo szkody (P). Parametry S i P szacowane są w sześciu poziomach, którym przypisuje się określone charakterystyki. Szacując stopień szkód, należy przyjąć możliwe największe skutki zdrowotne. W szacowaniu prawdopodobieństwa należy wziąć pod uwagę warunki pracy i zdarzenia, jakie miały miejsce w przeszłości, sposób organizacji pracy, doświadczenie i kwalifikacje pracowników. Ryzyko zawodowe wartościowane jest w trzech poziomach (akceptowalne, dopuszczalna akceptacja, niedopuszczalne). Metoda ta jest jedną z najbardziej znanych i uniwersalnych metod oceny ryzyka zawodowego. Stosuje się ją do oceny stanowisk i procesów pracy, w których występują częste zmiany ekspozycji zatrudnionych pracowników na czynniki środowiska pracy.

Metoda wg Polskiej Normy PN‑N‑18002:2011 (skala trójstopniowa)

Dla niemierzalnych czynników środowiska pracy, metoda wg Polskiej Normy PN‑N‑18002:2011 w skali trójstopniowej najlepiej opisuje ryzyko na stanowisku administracyjno-biurowym. Dla każdego zidentyfikowanego zagrożenia należy szacować ciężkość i prawdopodobieństwo następstw.

Szacowanie ciężkości następstw

Charakterystyka następstw:

• O małej szkodliwości: Urazy i choroby, które nie powodują długotrwałych dolegliwości i absencji w pracy, np.: czasowe pogorszenie stanu zdrowia, niewielkie stłuczenia i zranienia, podrażnienie oczu, objawy niewielkiego zatrucia, bóle głowy.
• O średniej szkodliwości: Urazy i choroby, które powodują niewielkie, ale długotrwałe lub nawracające okresowo dolegliwości i są związane z okresami absencji, np.: zranienia, oparzenia drugiego stopnia na niewielkiej powierzchni ciała, alergie skórne, nieskomplikowane złamania, zespoły przeciążeniowe układu mięśniowo-szkieletowego (np. zapalenie ścięgna).
• O dużej szkodliwości: Urazy i choroby, które powodują ciężkie i stałe dolegliwości i/lub śmierć, np.: oparzenia trzeciego stopnia, oparzenia drugiego stopnia na dużej powierzchni ciała, amputacje, skomplikowane złamania z następową dysfunkcją, choroby nowotworowe, toksyczne uszkodzenia narządów wewnętrznych i układu nerwowego w wyniku narażenia na czynniki chemiczne, zespół wibracyjny, zawodowe uszkodzenia słuchu, astma, zaćma.

Szacowanie prawdopodobieństwa następstw

Charakterystyka prawdopodobieństwa:

• Mało prawdopodobne: Następstwa zagrożeń, które nie powinny wystąpić podczas całego okresu aktywności zawodowej pracownika.
• Prawdopodobne: Następstwa zagrożeń, które mogą wystąpić nie więcej niż kilkakrotnie podczas okresu aktywności zawodowej pracownika.
• Wysoce prawdopodobne: Następstwa zagrożeń, które mogą wystąpić wielokrotnie podczas okresu aktywności zawodowej pracownika.

Wartościowanie poziomu ryzyka

Wartościowanie ryzyka można przeprowadzić przez odczytanie jego wartości z matrycy w skali trzystopniowej. Ryzyko dopuszczalne to wartości 1-2, natomiast ryzyko niedopuszczalne to 3-4 (dla małej i średniej ciężkości następstw) lub 3-9 (dla dużej ciężkości następstw).

Norma zaleca również - w zależności od poziomu wartościowania ryzyka - podjęcie niezbędnych działań profilaktycznych.

Legenda wartościowania ryzyka:

• C - ciężkość następstw
• P - prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia
• R - poziom ryzyka

Poziom ryzyka:

• M - małe
• Ś - średnie
• D - duże

Szczegółowa ocena ryzyka i działania profilaktyczne

Poniższa tabela przedstawia podsumowanie oceny ryzyka zawodowego dla wybranych zagrożeń na stanowisku pracownika biurowego, wraz z zaproponowanymi działaniami profilaktycznymi. Przeprowadzona ocena przed i po zaproponowanych działaniach korygujących pozwala zauważyć sens ich stosowania, dążąc do minimalizacji ryzyka końcowego do poziomu "MAŁE".

Aspekty prawne i organizacyjne BHP

Akty prawne

Ocena ryzyka zawodowego i zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom biurowym opiera się na szeregu przepisów prawnych, w tym:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. 2003 nr 169 poz. 1650 ze zm.).
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 69 poz. 332 ze zm.).
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973).
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz. U. 1996 nr 114 poz. 545 ze zm. Dz. U. 2002 nr 127 poz. 1092).

Ważne są również materiały informacyjne, takie jak "Komputerowe stanowisko pracy - aspekty zdrowotne i ergonomiczne" oraz informator "Środki ochrony indywidualnej".

Środki ochrony przeciwpożarowej

W celu minimalizacji ryzyka pożarowego na stanowisku pracownika biurowego należy stosować szereg działań zapobiegawczych:

• Przestrzeganie zakazu palenia tytoniu w pomieszczeniach pracy.
• Przestrzeganie zakazu używania otwartego ognia w pomieszczeniach zagrożonych pożarem.
• Prowadzenie okresowych kontroli sprzętu przeciwpożarowego i pomieszczeń.
• Zapewnienie łatwego dostępu do sprzętu przeciwpożarowego.
• Wyposażenie obiektów w systemy sygnalizacji pożaru: półautomatyczne (przyciski alarmowe) i automatyczne (czujniki np. dymu, ciepła).

W przypadku urządzeń ciśnieniowych, należy stosować te dopuszczone decyzją UDT do produkcji, obrotu i eksploatacji, a także przeprowadzać przeglądy eksploatowanych urządzeń ciśnieniowych podlegających dozorowi technicznemu.

Należy również zapobiegać tworzeniu się mieszanek wybuchowych z powietrzem (np. gazu) poprzez zainstalowanie czujników gazu i zapewnienie skutecznej wentylacji pomieszczeń.

Środki organizacyjne i techniczne

Właściwe podejście do projektowania biura oraz sprawny technicznie i nowoczesny sprzęt pozwalają na minimalizację zagrożeń. Szczególną uwagę należy przykładać do odpowiedniego zaprojektowania ciągów komunikacyjnych, takich jak korytarze, aby eliminować zagrożenia jak upadek czy potknięcie. Ważne jest prawidłowe oznaczenie wszelkich progów i stopni, na przykład za pomocą taśm antypoślizgowych i specjalnych oznaczeń.

Biuro powinno być wyposażone w meble biurowe, takie jak biurko dostosowane do pracy z komputerem, krzesło do pracy biurowej, szafy i regały na dokumenty. Szafy i regały na dokumenty powinny być tak ustawione w pomieszczeniu biurowym, aby pracownik musiał wstać od komputera, np. do odłożenia segregatora, co tym samym wymusza przerwę dla oczu od pracy przed monitorem ekranowym.

Stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy powinno być tak usytuowane w pomieszczeniu, aby zapewniało pracownikowi swobodny dostęp. Odległość między sąsiednimi monitorami powinna wynosić co najmniej 0,6 metra, a między pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora co najmniej 0,8 metra. Odległość oczu pracownika powinna wynosić 400-750 milimetrów. Monitory ekranowe powinny być umieszczone minimum metr od okien, a szerokości przejść pomiędzy stanowiskami z monitorami ekranowymi powinny wynosić 0,75 metra. Monitor ekranowy komputera powinien mieć wyraźne i czytelne znaki, stabilny obraz, jaskrawość i kontrast, a także możliwość regulacji minimum dwadzieścia stopni w tył i minimum pięć stopni w przód. Ekran powinien być wyposażony w filtr z matrycą antyodbiciową.

Podstawowym parametrem oświetlenia jest poziom eksploatacyjnego natężenia oświetlenia, który powinien wynosić co najmniej 500 luksów na stanowisku biurowym w obszarze zadania (na dokumentach i klawiaturze), zgodnie z polską normą PN‑EN 12464‑1:2012. Dopuszcza się obniżenie do 300 luksów dla pracy wykonywanej w niezwykle krótkim czasie. Ważna jest również równomierność oświetlenia i ograniczenie olśnienia odbiciowego pochodzącego od ekranu monitora.

Urządzenia, przewody, gniazda, przedłużacze, rozgałęźniki powinny być sprawne technicznie i gwarantować bezpieczeństwo pracy. Instalacje elektryczne muszą być wykonane i eksploatowane w sposób prawidłowy, nie narażając pracowników na porażenia prądem elektrycznym, przepięcia atmosferyczne, szkodliwe oddziaływanie pól elektromagnetycznych oraz nie powodując zagrożenia wybuchowego i pożarowego.

Niezależnie od powyższego, w sytuacjach wymagających szczególnej ostrożności (np. podczas epidemii), aktualny pozostaje wymóg zachowania odległości między stanowiskami pracy wynoszącej co najmniej półtora metra lub zapewnienia środków ochrony osobistej, jeżeli jest niemożliwe zachowanie tej odległości.

Działania zapewniające niski poziom stresu

Pracodawca powinien podejmować działania zapewniające niski poziom stresu, w tym obiektywną ocenę psychospołecznych warunków pracy w zakładzie. Problemy spowodowane złymi stosunkami międzyludzkimi mogą negatywnie wpływać na samopoczucie pracowników, prowadząc do obciążenia psychicznego. Minimalizacja takich czynników jest częścią kompleksowej oceny ryzyka zawodowego.

tags: #ocena #ryzyka #zawodowego #pracownik #biurowy #pozar