Rozliczanie Odszkodowania za Pożar w Księgach Rachunkowych i Podatkowych

Czym są zdarzenia losowe w rachunkowości?

Zdarzenia losowe to zdarzenia, które występują nagle i są niezależne od woli jednostki. Wyrządzają one szkody w składnikach majątku i są spowodowane zwykle siłami natury, takimi jak wichury, ulewne deszcze, trzęsienia ziemi, gradobicia. Do zdarzeń losowych zalicza się także m.in. pożary, eksplozje gazu, zalania na skutek awarii czy kradzieże z włamaniem.

Zdarzenia losowe a dzień bilansowy

Zdarzenie losowe, które wystąpiło po dniu bilansowym, takie jak np. pożar, powodujący uszkodzenie ważnego zakładu jednostki, zalicza się do zdarzeń wskazujących na stan zaistniały po dniu bilansowym. Jest to zdarzenie, które nie wymaga dokonania korekty w księgach rachunkowych roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe. Jeśli jednak zdarzenie to jest istotne dla użytkowników sprawozdania finansowego, to należy dokładnie opisać je w informacji dodatkowej do tego sprawozdania.

Zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał.

Klasyfikacja skutków zdarzeń losowych w księgach rachunkowych

Skutki zdarzeń losowych ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych i na dobro pozostałych przychodów operacyjnych. Nie dotyczą one bowiem bezpośrednio działalności operacyjnej jednostki i nie są związane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia (por. art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. i ustawy o rachunkowości).

Koszty i przychody odnoszące się do zdarzeń losowych ewidencjonuje się na kontach 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" i 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Zaleca się, aby w obrębie tych kont utworzyć konta analityczne dotyczące poszczególnych zdarzeń losowych. Koszty i przychody związane ze zdarzeniami losowymi nie mogą być ze sobą kompensowane - ich kwotę trzeba ustalać oddzielnie. Stanowi o tym art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Ujmując w księgach koszty i przychody związane ze zdarzeniami losowymi, trzeba uwzględnić zasadę ostrożności. Oznacza to, że w wyniku finansowym należy ująć wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne.

Szczegółowe ujęcie strat majątkowych

Środki trwałe

Środek trwały, który uległ zniszczeniu w wyniku zdarzeń losowych, nie przyniesie w przyszłości jednostce korzyści ekonomicznych, więc trzeba wyksięgować go z ewidencji bilansowej, odnosząc jego nieumorzoną wartość do pozostałych kosztów operacyjnych. Można tego dokonać na podstawie dowodu "LT - Likwidacja środka trwałego" sporządzonego w oparciu o inne dokumenty, np. decyzję kierownika jednostki o postawieniu środka trwałego w stan likwidacji, protokół komisji likwidacyjnej zatwierdzony przez kierownika jednostki, protokół fizycznej likwidacji środka trwałego, protokół otrzymany od odpowiednich służb (np. od straży pożarnej lub policji) lub fakturę w przypadku sprzedaży uszkodzonego środka trwałego. Wyksięgowany środek trwały do czasu jego fizycznej likwidacji można ująć w ewidencji pozabilansowej.

Środki trwałe w budowie

Straty oraz koszty dotyczące usuwania szkód powstałych w wyniku zdarzeń losowych w środkach trwałych w budowie odnoszone są w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych - nie ujmuje się ich na zwiększenie wartości początkowej budowanego środka trwałego. Jak wynika z pkt 6.12 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), do wartości początkowej środka trwałego nie zalicza się strat i szkód poniesionych w trakcie jego budowy oraz kosztów związanych z usuwaniem tych szkód. Przykładem są straty lub koszty usuwania skutków zdarzeń losowych poniesione podczas budowy środka trwałego przed jego przyjęciem do użytkowania (pożar, powódź, straty spowodowane upadłością wykonawcy robót itd.).

Kierownik jednostki może podjąć decyzję o dokonaniu odpisu aktualizującego uszkodzony środek trwały w budowie. Koszty związane z odtworzeniem budowanego środka trwałego, które jednostka poniesie w okresie późniejszym, oraz ewentualne dodatkowe koszty usunięcia skutków zdarzenia losowego, należy wtedy odnieść na konto 76-1 oraz równolegle odwrócić wcześniej dokonany odpis aktualizujący z tytułu utraty wartości. Gdy podjęto decyzję o likwidacji zniszczonego w wyniku zdarzenia losowego środka trwałego w budowie, koszty zgromadzone na koncie 08 przeksięgowuje się na konto 76-1.

Aktywa obrotowe

Jeśli w wyniku zdarzeń losowych zniszczone zostały aktywa obrotowe jednostki (materiały, towary lub wyroby gotowe), ich wartość ujmuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Gdy zapasy w jednostce są ujmowane w cenach ewidencyjnych różniących się od cen zakupu (nabycia) lub kosztów wytworzenia, równolegle trzeba rozliczyć odchylenia od cen ewidencyjnych. Likwidacji zniszczonych zapasów dokonuje się na podstawie decyzji kierownika jednostki. Może ona zostać podjęta np. w oparciu o przedstawioną mu przez komisję likwidacyjną dokumentację. Na okoliczność fizycznej likwidacji zapasów zazwyczaj sporządza się protokół.

Koszty usuwania szkód

Poniesione przez jednostkę w wyniku zdarzeń losowych straty oraz koszty dotyczące usuwania ich skutków odnoszone są na konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne". W przypadku gdy likwidacja zapasów zostanie zlecona firmie zewnętrznej, jej koszty odnosi się na podstawie faktury na konto 76-1.

Ewidencja poszczególnych operacji związanych z usunięciem szkody powstałej wskutek pożaru będzie przebiegała w następujący sposób:

• Usunięcie szkód na podstawie faktury VAT:
  • Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” - wartość netto
  • Wn konto 225 „Rozliczenie VAT naliczonego” - wartość VAT
  • Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” - wartość brutto
• Przeksięgowanie wartości netto:
  • Wn konto 240 „Inne rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie szkód)
  • Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”

Rozliczenie odszkodowania od ubezpieczyciela

Wartość przychodów odnoszących się do zdarzeń losowych, np. odszkodowań otrzymanych od ubezpieczyciela oraz odzysków, odpadów użytkowych uzyskanych z uszkodzonych składników majątku, zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych. Kwotę otrzymanego odszkodowania można ująć na podstawie decyzji ubezpieczyciela zapisem:

• Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
• Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne"

Przykład: Ujęcie w księgach straty i odszkodowania

W czerwcu 2020 r. w hali produkcyjnej wybuchł pożar. Na jego skutek częściowemu zniszczeniu uległa hala i jedna z maszyn produkcyjnych. Koszty naprawy maszyny i remontu hali oraz straty, które wystąpiły w związku z tym zdarzeniem, wyniosły 98.000 zł i zostały ujęte w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. W sierpniu 2020 r. otrzymano odszkodowanie od ubezpieczyciela w kwocie 84.000 zł.

Ewidencja księgowa:

1. Ujęcie kosztów strat i napraw: Wn 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" 98.000 zł
2. Ujęcie należnego odszkodowania: Wn 24 "Pozostałe rozrachunki" 84.000 zł, Ma 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" 84.000 zł

Zdarzenia nadzwyczajne - alternatywna klasyfikacja

Przedsiębiorstwo może uznać pożar za zdarzenie nadzwyczajne. W takiej sytuacji wydatki związane z likwidacją szkody w księgach rachunkowych ewidencjonuje się jako straty nadzwyczajne. Natomiast otrzymane odszkodowanie ujmuje się jako zyski nadzwyczajne.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 33 ustawy o rachunkowości, straty i zyski nadzwyczajne rozumie się jako straty i zyski powstałe na skutek zdarzeń trudnych do przewidzenia, poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia. Ich skutki będą ewidencjonowane za pomocą kont 770 „Zyski nadzwyczajne” i 775 „Straty nadzwyczajne”.

Ewidencja strat nadzwyczajnych

Jeżeli spółka uzna pożar za tego typu zdarzenie, straty z tego tytułu w środkach trwałych w części niezamortyzowanej ich wartości powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych w następujący sposób:

• Wn konto 775 „Straty nadzwyczajne”
• Ma konto 010 „Środki trwałe”

W przypadku środków trwałych w budowie do strat zalicza się pełną kwotę poniesionych nakładów:

• Wn konto 775 „Straty nadzwyczajne”
• Ma konto 080 „Środki trwałe w budowie”

Taka ewidencja dotyczy sytuacji, w której w wyniku szkody środek trwały ulega likwidacji.

Indywidualna ocena zdarzeń nadzwyczajnych

Warto pamiętać, że zdarzenia nadzwyczajne w zależności od charakteru firmy powinny być rozpatrywane indywidualnie. W praktyce często pojawia się sytuacja, w której dane zdarzenie ma charakter nadzwyczajny dla jednej spółki, natomiast dla innej nie ma takiego charakteru. I tak na przykład straty w środkach trwałych spowodowane powodzią, pożarem, huraganem itp. dla wielu jednostek gospodarczych są zdarzeniami nadzwyczajnymi. Jednak zakłady ubezpieczeń nie mogą zaliczyć do strat nadzwyczajnych roszczeń odszkodowawczych z tytułu powyższych zdarzeń losowych, zgłoszonych przez posiadaczy polis ubezpieczeniowych w ramach ubezpieczenia od tego rodzaju ryzyka.

Każda firma powinna w zakładowym planie kont opisać zdarzenia, które będzie ewidencjonować jako straty i zyski nadzwyczajne. Kryterium rozstrzygającym, czy dane zdarzenie ma charakter nadzwyczajny, jest brak jego związku z ogólnym ryzykiem gospodarowania oraz trudność jego przewidzenia. Warto zwrócić uwagę na fakt, że począwszy od 2005 roku pozycja zysków i strat nadzwyczajnych nie występuje w Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej.

Utrata przedmiotu leasingu operacyjnego a odszkodowanie

Rozliczanie umów leasingu operacyjnego nie zostało uregulowane w ustawie o rachunkowości. W kwestii tej można skorzystać ze wskazówek zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" (KSR nr 5).

Z pkt 5.12 KSR nr 5 wynika, że w razie wygaśnięcia umowy na skutek utraty przedmiotu leasingu (np. jego kradzieży lub zniszczenia w pożarze) korzystającego obciąża - o ile umowa to przewiduje - zapłata przewidzianych w umowie opłat oraz wartości utraconego przedmiotu leasingu. Kwota tych płatności stanowi dla korzystającego zobowiązanie wobec finansującego, obciążające drugostronnie pozostałe koszty operacyjne.

W przypadku gdy kwota odszkodowania jest większa od kwoty zobowiązania korzystającego wobec leasingodawcy, leasingodawca przelewa różnicę na konto korzystającego. Otrzymane od firmy leasingowej odszkodowanie jednostka zaliczy do pozostałych przychodów operacyjnych.

Ewidencja księgowa utraty przedmiotu leasingu

Ewidencja księgowa rozliczenia z leasingodawcą w przypadku utraty przedmiotu leasingu może przebiegać następująco:

1. Zaksięgowanie opłat leasingowych jako pozostałych kosztów operacyjnych:
   • Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne"
   • Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" (w analityce: Rozrachunki z leasingodawcą)
2. Zmniejszenie kwoty zobowiązania wobec leasingodawcy w związku z wypłatą odszkodowania przez ubezpieczyciela:
   • Wn konto 21 lub 24-9
   • Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne"

Zdarzenie to można zatem rozliczyć w wartości netto.

Prezentacja w sprawozdaniu finansowym

W sprawozdaniu finansowym dane o skutkach zdarzeń losowych należy zawrzeć w dodatkowych informacjach i objaśnieniach. Zamieszcza się w nich datę zdarzenia losowego, jego charakterystykę i wartość poniesionej straty oraz uzyskanych przychodów. Jeśli jednostka sporządza dodatkowe informacje i objaśnienia według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, dane na ten temat wykaże w ust. 2 pkt 10.

Ujęcie strat i odszkodowań w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR)

Straty w towarach handlowych w KPiR

Niezawinioną stratę w towarach handlowych, zniszczonych w wyniku pożaru, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP). Aby odliczenie straty nie wzbudziło wątpliwości organów skarbowych, należy posiadać dokumentację zdarzenia, czyli np. protokół straconych towarów, protokoły lub informacje od właściwych służb (np. straży pożarnej, policji). Straty te muszą być niezawinione przez podatnika i właściwie udokumentowane, tzn. nie były zawinione przez przedsiębiorcę (lub jego pracowników) i nie są następstwem niedbalstwa podatnika oraz nie dotyczą naruszenia przepisów lub braku nadzoru.

Aby strata mogła zostać uznana za niezawinioną, przedsiębiorca powinien dołożyć wszelkich starań, aby towary były odpowiednio zabezpieczone. Na okoliczność wystąpienia strat w towarach handlowych w wyniku np. pożaru podatnik powinien sporządzić protokół. Prawidłowe udokumentowanie poniesionej straty jest bowiem jednym z podstawowych warunków zaliczenia jej wartości do kosztów uzyskania przychodów. Aby protokół strat mógł być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, powinien zawierać co najmniej dane wskazane w par. 11 ust. 3 rozporządzenia.

W przypadku poniesienia straty w towarach handlowych przedsiębiorca powinien zmniejszyć kwotę kosztów ujętą uprzednio w kolumnie 10 księgi podatkowej. Zatem wartość straty, w dacie jej poniesienia, trzeba wpisać do księgi ze znakiem minus lub na czerwono w kolumnie 10 (zob. par. 11 ust. 1 rozporządzenia). Natomiast w przypadku, gdy strata nie została zawiniona przez podatnika i można zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów, jej kwotę ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Stosownie bowiem do art. 14 ust. 2 ustawy o PIT, za przychody z działalności gospodarczej uważa się również przychody z odpłatnego zbycia składników majątku będących: środkami trwałymi, składnikami majątku, o których mowa w art. 22a ust. 1, wartościami niematerialnymi i prawnymi - wykorzystywanymi na potrzeby związane z działalnością gospodarczą. W przypadku odszkodowań za straty w środkach obrotowych (np. towarach handlowych) przychód powstaje w dacie jego otrzymania zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT.

Otrzymane odszkodowanie w KPiR

Kwotę otrzymanego od firmy ubezpieczeniowej odszkodowania za zniszczone w wyniku pożaru towary ujmuje się w księdze w kolumnie 8 "Pozostałe przychody", która jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów. Zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów są dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody (par. 22 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Należy tutaj wskazać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych, z wyjątkiem odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane zgodnie z art. 27 ust. 1 lub art. 30c ustawy.

Koszty napraw powypadkowych pojazdów w KPiR

Faktury za poniesione koszty naprawy ubezpieczonego przedmiotu podatnik wprowadza jako "Pozostałe wydatki" i wykazuje w kolumnie 13 KPiR, niezależnie od tego, czy sam pokrywa koszty naprawy, czy koszty te zostaną zwrócone w formie odszkodowania przez firmę ubezpieczeniową. Jednakże w przypadku strat poniesionych co do samochodów, rozliczenie kosztów i przychodów z nimi związanych zależy od wykupionego ubezpieczenia.

Podatek VAT związany z naprawami

Podatek VAT związany z otrzymanym zwrotem kosztów naprawy jest możliwy do odliczenia, jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT.

Przykład 1 (Czynny podatnik VAT): Podatnik jest czynnym płatnikiem podatku VAT. Koszt naprawy pojazdu osobowego ubezpieczonego OC i AC wynosi 8 000 zł netto, podatek VAT 1 840 zł, kwota brutto 9 840 zł. Dodatkowo ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie w wysokości 8 000 zł.Fakturę kosztową należy zaksięgować do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kwocie netto (8 000 zł), podatek VAT w wysokości 1 840 zł powinien zostać wykazany w JPK_V7. Z kolei odszkodowanie należy zaksięgować w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody, w dacie otrzymania odszkodowania.

Przykład 2 (Podatnik zwolniony z VAT): Podatnik jest zwolniony z VAT. Koszt naprawy pojazdu osobowego ubezpieczonego OC i AC wynosi 8 000 zł netto, podatek VAT 1 840 zł, kwota brutto 9 840 zł. Dodatkowo ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie w wysokości 8 000 zł.Kwotę za naprawę środka należy zaksięgować w kwocie brutto jako "pozostałe wydatki" w kolumnie 13 KPiR. Z kolei odszkodowanie należy zaksięgować w KPiR w kolumnie 8, również w dacie wypłaty odszkodowania.

Rozliczenie odszkodowań związanych z samochodem osobowym

W przypadku napraw powypadkowych pojazdów dotyczących składników majątku związanych z prowadzoną działalnością należy sprawdzić, w jakiej wartości będzie wypłacane odszkodowanie. Jest to uzależnione od możliwości odliczenia podatku VAT w związku z używaniem pojazdu.

Pojazd osobowy ubezpieczony wyłącznie OC

W przypadku odszkodowania dotyczącego samochodu, który jest ubezpieczony wyłącznie w ramach ubezpieczenia obowiązkowego OC, nie księguje się kosztów, wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 48) ustawy o PIT:

Art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Z kolei przychodem, który należy ująć w ewidencji, jest całość otrzymanego odszkodowania, wynika to z art. 14 ust. 2 pkt 12) ustawy o PIT:

Art. 12 ust. 2 pkt 12) ustawy o PIT: Przychodem z działalności gospodarczej są również: otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.

Przykład 3 (Samochód firmowy OC): Samochód firmowy, który podlegał 50% odliczeniu VAT, uległ wypadkowi. Był on objęty wyłącznie ubezpieczeniem obowiązkowym OC.Przychód firmy z otrzymanego ubezpieczenia ujmuje się w pełnej kwocie. Firma ubezpieczeniowa jest zobligowana do wypłaty odszkodowania w kwocie netto powiększonej o część podatku VAT, która nie podlega odliczeniu. Podatnik natomiast musi zapłacić podatek VAT w części podlegającej odliczeniu i wykazać w JPK_V7.

Pojazd osobowy ubezpieczony OC i AC

Jeśli samochód podlega dodatkowo ubezpieczeniu AC, wydatki związane z naprawą samochodu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. A wartość wypłaconego odszkodowania w całości stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, oczywiście na dzień wypłaty odszkodowania. W przypadku faktur kosztowych związanych z naprawą, czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT w wartości w jakiej przysługuje mu możliwość odliczenia:

• 50% bez dodatkowych formalności, jeśli pojazd użytkowany jest prywatnie i w działalności.

Przykład 4 (Samochód firmowy OC i AC, 50% VAT): Samochód firmowy, który podlegał 50% odliczeniu VAT, uległ wypadkowi. Samochód objęty był ubezpieczeniem OC i AC.Przychód firmy stanowi pełna wartość otrzymanego odszkodowania - wartość netto powiększona o 50% podatku VAT, która nie podlega odliczeniu. Podatnik jest zobligowany do zapłaty podatku w części podlegającej odliczeniu. W dniu wypłaty odszkodowania zalicza się je do przychodów podlegających opodatkowaniu i faktury kosztowe również można zaliczyć do kosztów podatkowych.

• 100%, jeśli pojazd użytkowany jest wyłącznie w działalności i są spełnione warunki do pełnego odliczenia.

Przykład 5 (Samochód leasingowany AC, 100% VAT): Podatnik wykonał naprawę samochodu osobowego, który użytkował w ramach leasingu, posiadał ubezpieczenie AC. Otrzymana faktura opiewała na kwotę netto: 10 000 zł, VAT 2 300 zł, kwota brutto: 12 300 zł. Podatnik przedstawił fakturę ubezpieczycielowi i zwrócił się o zwrot poniesionych kosztów w wartości netto (podatnik pokrywa w całości koszty podatku VAT, gdyż ma możliwość odliczenia go w 100%). Dodatkowo w kolejnym miesiącu podatnik otrzymał informację z warsztatu, że ubezpieczyciel zapłacił za wystawioną fakturę.Otrzymaną fakturę przedsiębiorca powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczyć podatek VAT. Przychód z tytułu odszkodowania podatnik powinien zaksięgować w kolumnie 8 KPiR jako pozostałe przychody.

tags: #odszkodowanie #za #pozar #ksiegowanie