Rodzaje i zwoływanie walnych zgromadzeń
Walne zgromadzenie członków koła łowieckiego może mieć charakter zwyczajny lub nadzwyczajny.
Zarząd koła jest zobowiązany do zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w ciągu 14 dni od momentu otrzymania odpowiedniego wniosku. Niezwołanie takiego zgromadzenia w wyznaczonym terminie może prowadzić do określonych konsekwencji prawnych.
Do zawiadomienia o walnym zgromadzeniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dołącza się między innymi projekt porządku obrad. Jest to projekt, który podlega dyskusji i uchwaleniu przez zgromadzenie jako jego wyłączna kompetencja.
Podmioty wskazane w § 39 ust. 1 pkt 2 mają możliwość złożenia pisemnego wniosku o zamieszczenie w projekcie porządku obrad spraw, które nie zostały pierwotnie uwzględnione. Wniosek ten musi zostać przekazany zarządowi koła co najmniej na 10 dni przed planowanym terminem walnego zgromadzenia.
Porządek obrad i podejmowanie uchwał
Zgodnie z nowym Statutem Polskiego Związku Łowieckiego (PZŁ), zniesiono obowiązek podejmowania uchwał wyłącznie w sprawach objętych porządkiem obrad lub przy obecności wszystkich członków koła. Poprzedni Statut dopuszczał wyjątek, gdy uchwała dotyczyła bezpośrednio członka koła, a ten wyraził zgodę na rozpatrzenie sprawy.
Obecnie obowiązujący Statut nie stawia przeszkód w podejmowaniu uchwał zarówno w ramach ustalonego porządku obrad, jak i podczas tzw. wolnych wniosków. Pozwala to na elastyczne reagowanie na potrzeby, na przykład w przypadku konieczności podjęcia pilnej uchwały w sprawie indywidualnej, nieujętej w pierwotnym porządku obrad.
Należy jednak pamiętać, że podejmowanie uchwał poza ustalonym porządkiem obrad nie może służyć obejściu postanowień Statutu. W szczególności, w trybie "pozaporządkowym" nie wolno podejmować uchwał w sprawach wskazanych w §41 Statutu. Dotyczy to spraw związanych z odwołaniem i powołaniem członków organów koła przed upływem kadencji, a także z przyjęciem lub wykluczeniem członka koła. Te kwestie muszą być bezwzględnie uwzględnione w projekcie porządku obrad.
Zatwierdzanie protokołów z walnych zgromadzeń
Kwestia zatwierdzania poprzedniego protokołu walnego zgromadzenia budzi wątpliwości ze względu na sprzeczne zapisy w Statucie. Z jednej strony, §43 ust. 3 Statutu wyraźnie nakazuje zatwierdzenie protokołu najpóźniej na najbliższym walnym zgromadzeniu. Z drugiej strony, §116 ust. 6 wyłącza protokoły z walnych zgromadzeń koła z procedury zatwierdzania.
Mimo tych sprzeczności, zaleca się zatwierdzanie protokołu na najbliższym walnym zgromadzeniu, zgodnie z brzmieniem §43 ust. 3. Jest to czynność, która nie zabiera wiele czasu, a jej sprawna organizacja wyłącza potrzebę odczytywania całego protokołu, zwłaszcza że jest on dostępny dla wszystkich członków zgodnie z §43 ust. 4.
Załączniki do protokołu walnego zgromadzenia
Do protokołu walnego zgromadzenia powinny być dołączone istotne dokumenty. Oprócz listy obecności, warto wykorzystać zgromadzenie do odebrania od członków koła oświadczeń o wyrażeniu zgody na dostarczanie korespondencji drogą elektroniczną. Zgoda taka, złożona pisemnie i podpisana, skutecznie zastępuje tradycyjną korespondencję pocztową, przynosząc kołu oszczędności i ułatwiając pracę.
Kolejnym ważnym załącznikiem są oświadczenia lustracyjne. Zgodnie z art. 33d Prawa łowieckiego, osoby urodzone przed 1 sierpnia 1972 r., które były pracownikami, funkcjonariuszami lub żołnierzami organów bezpieczeństwa państwa, nie mogą wchodzić w skład organów koła. Kandydaci na członków organów koła i komisji rewizyjnej, spełniający ten warunek, muszą złożyć oświadczenia lustracyjne przed wyborami. Złożenie takiego oświadczenia zwalnia z obowiązku jego ponownego składania w przyszłości.
Sankcją za brak złożenia oświadczenia lustracyjnego jest nieważność wyboru kandydata.
Problemy prawne i spory w kołach łowieckich
Przedstawione fragmenty dokumentów i opisy sytuacji wskazują na złożoność prawną i potencjalne spory dotyczące funkcjonowania kół łowieckich. Przykładem jest sprawa dotycząca uchwały Walnego Zgromadzenia Członków Koła Łowieckiego z dnia 3 lipca 2021 r. w przedmiocie odwołania członka zarządu oraz ustalenia członkostwa w Kole. Wątpliwości budziły nieprawidłowości podczas poprzednich zgromadzeń, odwołania członków zarządu, sposób przyjmowania nowych członków oraz uchwały organów nadzorczych.
W jednej z opisanych sytuacji, kwestionowano legalność uchwał zarządu koła z dnia 25 czerwca 2018 r. dotyczących przyjęcia nowych myśliwych, w tym K. S., przez osoby, które rzekomo zostały skutecznie odwołane z funkcji w zarządzie w dniu 12 maja 2018 r. Podnoszono, że osoby te nie mogły skutecznie złożyć oświadczenia woli w imieniu koła.
Stanowisko Prezesa Naczelnej Rady Łowieckiej z 11 marca 2019 r. sugerowało, że uchwały podjęte na Walnym Zgromadzeniu w dniu 12 maja 2018 r. są w obrocie prawnym, a uchwała Zarządu Okręgowego PZŁ w T. nr (...) została podjęta sprzecznie z ówcześnie obowiązującym Statutem PZŁ. Wskazywano na potrzebę podjęcia działań nadzorczych wobec Zarządu Okręgowego PZŁ w T.
Zarząd Koła, działający w składzie ustalonym 12 maja 2018 r., podejmował próby wyjaśnienia listy członków koła, zwracając się o pomoc do ZO PZŁ w T. Okazało się, że na liście znalazło się 16 nowych nazwisk osób przyjętych po 12 maja 2018 r. przez osoby nieuprawnione.
Podkreślono, że do wyłącznej kompetencji zarządu koła łowieckiego należy przyjmowanie nowych członków. Zgodnie ze Statutem PZŁ z 2005 r., przyjęcie wymagało spełnienia kilku przesłanek, w tym złożenia pisemnej deklaracji i wysłuchania przez zarząd. Brak spełnienia którejkolwiek z tych przesłanek powodował wadliwość uchwały o przyjęciu.
W opisanym przypadku, uchwały z 25 czerwca 2018 r. podpisane przez osoby niebędące członkami zarządu, w szczególności uchwała o przyjęciu K. S. do Koła, nie mogły być uznane za skuteczne.
Istotny jest również fakt, że jeden z członków "nowo powołanego" zarządu Koła pełni jednocześnie funkcję Łowczego Okręgowego i Przewodniczącego Zarządu Okręgowego PZŁ w T., co stwarza konflikt interesów i możliwość wpływania na czynności nadzorcze nad kołem.
Pojawiły się również kwestie związane z odpowiedzialnością majątkową członków zarządu koła za zobowiązania koła, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.
W kontekście tych sporów, kluczowe jest ustalenie prawidłowego składu zarządu koła i potwierdzenie statusu członków koła, aby zapewnić stabilność prawną i prawidłowe funkcjonowanie organizacji.
Kwestie proceduralne i organizacyjne
Przewodniczący Walnego Zgromadzenia ma prawo zwrócić uwagę osobie zabierającej głos, jeśli odbiega ona od tematu dyskusji. W sprawach formalnych przewodniczący obrad udziela głosu poza kolejnością.
Przed przystąpieniem do głosowania przewodniczący informuje zebranych o zgłoszonych wnioskach i kolejności głosowania. Wnioski dalej idące są głosowane w pierwszej kolejności.
Podczas walnych zgromadzeń powołuje się komisje, takie jak:
- Komisja Skrutacyjna (3 osoby)
- Komisja Wyborcza (3 osoby)
- Komisja Wnioskowa (3 osoby)
Dopuszczalne jest połączenie komisji skrutacyjnej i wyborczej w jedną komisję skrutacyjno-wyborczą.
Zwykła większość głosów oznacza, że więcej osób biorących udział w głosowaniu opowiada się za przyjęciem wniosku niż za jego odrzuceniem. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, dotyczące głosowań wymagających większości kwalifikowanej lub bezwzględnej większości głosów.
W przypadku rezygnacji z pełnienia funkcji w organach koła złożonej podczas Walnego Zgromadzenia, Przewodniczący obrad stwierdza przyjęcie tej informacji do wiadomości.
Wybór członków do organów koła oraz delegatów odbywa się spośród nieograniczonej liczby kandydatów.