W każdej Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP), będącej stowarzyszeniem z osobowością prawną, władze składają się z walnego zebrania, zarządu i komisji rewizyjnej. W skład tych władz wchodzą ich członkowie. W trakcie trwania kadencji może pojawić się konieczność uzupełnienia składu danego organu.
W takich sytuacjach, rozwiązania należy szukać w statucie OSP. Statut to najważniejszy dokument (akt wewnętrzny) jednostki, będący pisemnie potwierdzoną informacją o zasadach działania OSP. Wszystkie aktywności podejmowane przez OSP muszą być zgodne ze statutem i nie mogą mu zaprzeczać.
Długość trwania kadencji wybieralnych władz (zarządu i komisji rewizyjnej) zależy od decyzji OSP, jednak kadencja władz OSP trwa zazwyczaj pięć lat, a ich wybór odbywa się w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów. Warto pamiętać, że nawet przy długiej kadencji wybrana osoba nie musi pozostać w organie do końca - może zrezygnować z pełnionej funkcji. Rezygnacja jest osobistą decyzją i nie wymaga akceptacji uchwały danej władzy.
Kooptacja Członków Zarządu
W przypadku zmniejszenia się liczby pochodzących z wyboru członków władz w trakcie trwania kadencji, władzom tym przysługuje prawo kooptacji spośród członków OSP.
Zgodnie ze Statutem Wzorcowym OSP, Zarząd może dokooptować do swojego składu nowych członków na miejsce ustępujących, pod warunkiem, że liczba dokooptowanych członków władz nie przekroczy 1/3 liczby członków pochodzących z wyboru w danym roku. Oznacza to, że przy pięcioosobowym składzie Zarządu można dokooptować jednego członka, przy sześcioosobowym - dwóch, a przy dziewięcioosobowym - trzech.
Warunki i Procedura Kooptacji w Zarządzie
- Ustąpienie z funkcji: Dokooptowanie nowych członków Zarządu jest możliwe, jeżeli zachodzą dwa warunki łącznie i jednocześnie. Pierwszy warunek to ustąpienie z funkcji członka Zarządu przez daną osobę. Ustąpienie jest aktem dobrowolnym i nie wymaga uzasadnienia.
- Brak odwołania: Ustąpienia nie można mylić z odwołaniem z funkcji członka Zarządu, którego dokonuje nadzwyczajne Walne Zebranie Członków przed upływem terminu kadencji Zarządu. W przypadku odwołania członka Zarządu przez nadzwyczajne Walne Zebranie Członków, Walne Zebranie może, ale nie musi powołać w miejsce członka odwołanego nowego członka Zarządu. Jeżeli nowy członek Zarządu nie zostanie powołany, to nie może być także dokooptowany przez Zarząd nowy członek Zarządu, a skład osobowy Zarządu ulegnie zmniejszeniu. Powołanie przez Walne Zebranie Członków nowego członka Zarządu na miejsce odwołanego stanie się konieczne, jeżeli dana OSP w swoim statucie sztywno określiła, ile członków ma liczyć Zarząd.
- Fakultatywny charakter: Kooptowanie jest fakultatywne, co oznacza, że po ustąpieniu członka Zarządu, Zarząd nie ma obowiązku dokooptować nowego członka do Zarządu. Obowiązek ten będzie istniał, jeżeli statut danej OSP sztywno określa liczbę członków Zarządu. Jeżeli statut natomiast określa, że liczba członków może wynosić np. od 5 do 9, wówczas Zarząd ma elastyczność w decydowaniu o uzupełnieniu składu.
Regulacja statutowa wyraźnie mówi, że dokooptacji dokonuje Zarząd i nie ustala w tym zakresie żadnych kompetencji dla Walnego Zebrania Członków. Tym samym, zatwierdzenie tych zmian na najbliższym Walnym Zebraniu poprzez przyjęcie stosownej uchwały nie jest wymagane.
Kooptacja Członków Komisji Rewizyjnej
Podobne zasady jak w przypadku Zarządu obowiązują również w przypadku dokooptowania członków Komisji Rewizyjnej. Organem kontroli wewnętrznej OSP jest Komisja Rewizyjna, a jej zadania opisane są w obowiązującym statucie. Komisja jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym i wybiera spośród siebie przewodniczącego, który ją później reprezentuje.
Warunki i Procedura Kooptacji w Komisji Rewizyjnej
- Ustąpienie z funkcji: Dokooptowanie nowych członków Komisji Rewizyjnej jest możliwe, jeżeli zachodzą dwa warunki łącznie i jednocześnie. Pierwszy warunek to ustąpienie z funkcji członka Komisji Rewizyjnej przez daną osobą. Ustąpienie jest aktem dobrowolnym i nie wymaga uzasadnienia.
- Limit liczbowy: Jeżeli w trakcie kadencji któryś z członków Komisji przestanie pełnić swe obowiązki, Komisja Rewizyjna OSP może dokooptować do swojego składu nowych członków na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 jej składu.
- Fakultatywny charakter: Dokooptowanie jest fakultatywne, co oznacza, że po ustąpieniu członka Komisji Rewizyjnej, ciało to nie ma obowiązku dokooptować nowego członka do swojego grona. Obowiązek ten będzie istniał, jeżeli statut danej OSP sztywno określa liczbę członków Komisji Rewizyjnej. Jeżeli statut natomiast określa, że liczba członków Komisji może wynosić np. od 3 do 5, to Komisja ma większą elastyczność w decydowaniu o uzupełnieniu składu.
Regulacja statutowa wyraźnie mówi, że dokooptacji dokonuje Komisja Rewizyjna i nie ustala w tym zakresie żadnych kompetencji dla Walnego Zebrania Członków.
Znaczenie Statutu i Prawa o Stowarzyszeniach
Tryb uzupełnienia składu organu stowarzyszenia zależy bezpośrednio od zapisów statutu. Czasem w statutach są zapisy o możliwości dokooptowania członka organu przez pozostałych członków danego organu. Jeśli statut nie przewiduje możliwości dokooptowania brakujących członków organu, to trzeba przeprowadzić wybory uzupełniające poprzez głosowanie walnego zebrania.
Istotne jest również ustalenie, czy w okresie, kiedy dany organ nie ma wymaganej liczby członków, zaplanowane są jakieś kwestie, którymi ten organ ma się zajmować. Z drugiej strony, znaczenie ma też to, czy pomimo mniejszego składu niż to wynika ze statutu, organ jest zdolny do podejmowania uchwał. Często w statucie jest zapis, że uchwała jest ważna, jeśli zapada przy określonej liczbie członków organu uprawnionych do głosowania (tzw. kworum). W przypadku Zarządu i Komisji Rewizyjnej, kworum zazwyczaj nie stanowi problemu, gdyż są to stosunkowo nieliczne organy (np. Zarząd 5 osób - kworum 3; Komisja Rewizyjna 3 osoby - kworum 2). Jednak trudności mogą pojawić się na Walnym Zebraniu Członków, dlatego w statucie warto przewidzieć tzw. drugi termin spotkania.
Obowiązki Formalne po Kooptacji
Kiedy już uzupełniony zostanie skład organu, należy pamiętać o dopełnieniu obowiązku zgłoszenia zmian do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Termin na zgłoszenie zmian to 7 dni od dnia dokonania zmiany (wyboru nowego członka organu).
Zmianę zgłaszamy na formularzu KRS-Z20 (podstawowy) oraz KRS-ZK (na którym wpisuje się konkretne zmiany osobowe we władzach). Do formularzy należy dołączyć dokumenty poświadczające zaistniałą sytuację, tj. rezygnację ustępującego członka oraz uchwałę odpowiedniego organu o uzupełnieniu składu/powołaniu nowego członka organu.
Dobrym zwyczajem jest zawiadamianie o zmianach także zarządu oddziału powiatowego Związku OSP RP (jeśli OSP jest członkiem Związku) i komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej (PSP).
tags: #dokooptowanie #czlonka #zarzadu #osp